- Електронне виставлення рахунків-фактур B2B стане обов'язковим для всіх іспанських компаній та самозайнятих осіб протягом 1 або 2 років після видання Міністерського наказу, який активує рішення для публічного виставлення рахунків-фактур.
- Податкове агентство Іспанії (AEAT) через Verifactu та публічне сховище рахунків-фактур контролюватиме цілісність даних, терміни платежів та боротиметься із простроченнями платежів.
- Компанії повинні використовувати структуровані формати (особливо Facturae), затверджене програмне забезпечення та зберігати рахунки-фактури в цифровому вигляді щонайменше 4 роки.
- Недотримання обов'язкового електронного виставлення рахунків може призвести до високих штрафів, але передбачення змін дозволяє підвищити ефективність та зменшити адміністративні витрати.
Обов’язкове електронне виставлення рахунків повністю змінить спосіб виставлення рахунків підприємствами та фрілансерами в Іспанії. Якщо ви володієте бізнесом, є фрілансером або працюєте в адміністративному відділі, вам слід розуміти, чого вимагає закон, фактичні терміни та які інструменти вам знадобляться, щоб уникнути прострочення та ризику штрафів.
Хоча ця тема обговорюється вже багато років, широке впровадження електронних рахунків-фактур B2B все ще перебуває на стадії розгортання та залежить від ключових регуляторних змін: технічних регламентів до Закону Crea y Crece та Міністерського наказу, який регулюватиме рішення для публічних рахунків-фактур. Тим часом вже існують чинні зобов'язання (особливо з урядом) та досить чітко визначені терміни, які слід ретельно контролювати.
Що ж таке електронний рахунок-фактура та що робить його «обов’язковим»?
Коли ми говоримо про електронний рахунок-фактуру, ми маємо на увазі не простий PDF-файл, доданий до електронного листа, а структурований документ в електронному форматі , який видається, надсилається, отримується та зберігається повністю в цифровому вигляді, відповідно до дуже специфічних технічних та правових вимог.
Цей тип рахунку-фактури зазвичай генерується у форматах на основі XML (таких як Facturae, UBL або CII), що дозволяє бухгалтерським системам, ERP та платіжним платформам зчитувати та обробляти його автоматично, без необхідності вводити дані вручну чи переглядати цифри на папері.
Дійсний електронний рахунок-фактура повинен гарантувати автентичність емітента та цілісність вмісту (зазвичай за допомогою електронного підпису або захищених каналів передачі), містити всі обов'язкові поля Регламенту виставлення рахунків (ідентифікаційний номер платника податків, бази оподаткування, ставки та збори ПДВ, дати, опис, умови оплати тощо) та зберігатися в оригінальному форматі протягом встановленого законом терміну зберігання.
Ми називаємо це «обов’язковим», коли певне правило вимагає, щоб у певних операціях (наприклад, між компаніями та фахівцями в Іспанії або з державною адміністрацією) цей рахунок-фактура завжди виставлявся та отримувався в електронному форматі та відповідав певному стандарту.
Правова база: Закон Crea y Crece, Закон про боротьбу з шахрайством, Verifactu та роль AEAT
Зобов'язання використовувати електронне виставлення рахунків-фактур в Іспанії ґрунтується на двох основних, взаємодоповнюючих регуляторних основах: Законі 18/2022 про створення та розвиток компаній (Закон «Створюй та розвивайся») та Законі 11/2021, відомому як Закон про боротьбу з шахрайством . Кожен з них стосується різних, але тісно пов'язаних аспектів.
З одного боку, Закон «Створюй та розвивайся» має на меті сприяти підприємництву, зменшити бюрократичні перешкоди та узагальнити електронне виставлення рахунків-фактур у B2B для підвищення прозорості та боротьби із затримками платежів. Стаття 12 запроваджує поступове зобов'язання використовувати електронне виставлення рахунків-фактур у транзакціях між підприємствами та професіоналами.
З іншого боку, Закон про боротьбу з шахрайством зосереджений на боротьбі з податковим шахрайством та регулює так звані електронні системи виставлення рахунків (EBS), вимагаючи, щоб програмне забезпечення відповідало низці вимог для запобігання маніпуляціям (видалення рахунків-фактур, подвійне використання, зміна записів тощо). У цих рамках була створена система Verifactu , яка відповідає за автоматичне надсилання записів про виставлення рахунків до Податкового управління.
Державне податкове управління (AEAT) відіграватиме провідну роль: воно повинно мати публічне електронне рішення для виставлення рахунків-фактур , яке діятиме як центральне сховище та джерело інформації для контролю за простроченими платежами, а також механізми для отримання звітів про платежі, затримки або неплатежі від компаній та фахівців.
Коли обмін рахунками-фактурами B2B здійснюється повністю через приватні платформи, ці платформи повинні автоматично надсилати копію кожного рахунку-фактури до публічної системи . Звідти Податкове агентство Іспанії (AEAT) отримуватиме статистику платежів та термінів їх погашення, яка надсилатиметься до Державної обсерваторії приватних прострочених платежів для моніторингу того, які сектори більш чи менш ефективно дотримуються правил.
Календар: Коли електронне виставлення рахунків-фактур між компаніями стане обов'язковим?
Питання на мільйон доларів полягає в тому, коли електронне виставлення рахунків-фактур між підприємствами та фахівцями стане обов'язковим. Відповідь залежить від кількох регуляторних етапів і була відкладена, але загальна структура зрозуміла: поетапне впровадження на основі обсягу рахунків-фактур.
Закон «Створюй та розвивайся» набрав чинності 19 жовтня 2022 року, але призупинив дію статті 12 (електронне виставлення рахунків B2B) до її нормативної розробки та затвердження Міністерського наказу, що регулює технічні деталі публічного рішення та прийняті формати.
Цей розвиток впроваджується через Королівський указ та Міністерський наказ Міністерства фінансів . Проект Королівського указу було подано на громадське обговорення в червні 2023 року, а Рада міністрів схвалила текст, який розвиває електронний рахунок-фактуру B2B, 24/25 березня 2026 року, в очікуванні наказу, який активує систему.
Після публікації Міністерського наказу, що регулює рішення AEAT щодо виставлення публічних рахунків, почнуться остаточні терміни для компаній та самозайнятих осіб, які будуть такими:
- Компанії з оборотом понад 8 000 000 євроВони матимуть термін 1 рік з моменту публікації Міністерського наказу адаптуватися та розпочати виставляти й отримувати електронні рахунки-фактури у своїх відносинах B2B. У сценаріях дат, які розглядає AEAT, це може віднести нас приблизно до липня 2027 року.
- Компанії та самозайняті особи з оборотом менше 8 000 000 євроВони матимуть площа 2 років з того ж Наказу про адаптацію, що передбачувано вказувало б на середину 2028 року.
З цього моменту в операціях B2B в Іспанії загальним правилом буде електронне виставлення рахунків-фактур та цифрове зберігання протягом щонайменше 4 років , доступне для податкових перевірок та перевірок у будь-який час.
Варто зазначити, що 2026 рік обіцяє стати критичним перехідним роком : хоча повне зобов'язання B2B не набуде чинності до початку дії термінів, компанії, які випередять їх, матимуть більше можливостей для тестування систем, формування команд та вдосконалення процесів без поспіху.
Зв'язок з Verifactu та програмами виставлення рахунків
Електронне виставлення рахунків B2B та Verifactu – це різні частини головоломки, хоча й тісно пов’язані. У той час як перший зосереджується на форматі та каналі обміну рахунками-фактурами , Verifactu займається автоматичним надсиланням записів про виставлення рахунків до Податкового агентства Іспанії (AEAT) та цілісністю цих даних.
З моменту впровадження Verifactu (липень 2025 року), програми виставлення рахунків, які хочуть бути сучасними, повинні надавати низку функцій: генерувати повний та незмінний запис для кожного рахунку-фактури, надсилати його до AEAT за бажанням або автоматично, а також залишати однозначний доказ відсутності маніпуляцій.
Запланований графік у цій сфері, після однорічного мораторію, оголошеного наприкінці 2025 року, приблизно такий: компанії (юридичних осіб) повинні використовувати програмне забезпечення, сумісне з Verifactu, з 1 січня 2027 року , тоді як самозайняті особи та інші платники податків матимуть час до 1 липня 2027 року.
Наразі, за винятком тих, хто вже зобов'язаний це робити іншими способами (наприклад, виставляючи рахунки Адміністрації), надсилання всіх рахунків до AEAT через Verifactu не є обов'язковим, але обов'язковим буде використання затверджених або адаптованих програм , що відповідають технічним вимогам Закону про боротьбу з шахрайством.
На практиці це означає, що вам потрібно буде переглянути ваше поточне програмне забезпечення для виставлення рахунків-фактур та оцінити, чи варто оновлюватися до Verifactu та електронного виставлення рахунків B2B, чи потрібно інтегрувати певний API, чи краще перейти на ERP або хмарне рішення, яке вже підготовлене до обох.
Обов'язкові вимоги та винятки: хто повинен виписувати електронні рахунки-фактури
Кінцева мета полягає в тому, щоб зобов'язання охоплювало практично всі транзакції B2B на території Іспанії , але правила передбачають нюанси залежно від типу транзакції, обсягу бізнесу та територіального охоплення.
По-перше, існує група платників податків, які були зобов'язані це робити протягом багатьох років: усі компанії та самозайняті особи, які виставляють рахунки державним адміністраціям, повинні виставляти електронні рахунки-фактури з січня 2015 року відповідно до Закону 25/2013 та Закону про контракти у державному секторі.
Крім того, ті, хто виступає підрядниками та субпідрядниками Адміністрації за контрактами на суми, що перевищують певні, також повинні використовувати електронне виставлення рахунків-фактур у своїх взаємодіях, коли платежі здійснюються за цими державними контрактами.
Згідно із Законом Crea y Crece, електронне виставлення рахунків поширюється на всі операції між підприємствами (B2B). Очікується, що через один-два роки після видання Міністерського наказу всі приватні іспанські підприємства будуть зобов'язані використовувати електронне виставлення рахунків, коли одержувачем є підприємство або професійна особа, зареєстрована в Іспанії.
Однак, існують деякі можливі винятки або винятки , які обговорюються та визначатимуть фактичний обсяг зобов'язання. Серед тих, що фігурують у проектах та попередніх повідомленнях, виділяються наступні:
- B2C-операціїЦе зобов'язання наразі не поширюється на операції з кінцевими споживачами. Іншими словами, продажі приватним клієнтам все ще можуть документуватися за допомогою паперових рахунків-фактур або неструктурованих форматів, якщо цього не вимагає інший нормативний акт.
- Операції з іноземними клієнтамиВиключатимуться ті, у яких одна зі сторін не має свого головного офісу економічної діяльності, постійного представництва, місця проживання чи звичайного місця проживання для цілей виставлення рахунків-фактур в Іспанії.
- Деякі самозайняті особи та малі та середні підприємства з дуже низьким обсягом діяльностіРозглядаються сценарії звільнення для платників податків, які виставляють рахунки на суму менше 85 000 євро на рік, тих, хто сплачує податки за спрощеною податковою системою, деяких сільськогосподарських секторів або певної оптової торгівлі, хоча ці деталі необхідно буде підтвердити в остаточних положеннях.
- Транзакції з низькою вартістюБагато транзакцій на суму до 400 євро або ті, для яких вже використовуються спрощені рахунки-фактури, можуть бути виключені з суворого обов'язку структурованого електронного виставлення рахунків, як і суми до 3.000 євро в таких секторах, як готельний бізнес, пасажирські перевезення або перукарські послуги, серед інших.
У будь-якому випадку, навіть коли виписка електронних рахунків-фактур не є обов'язковою в певній ситуації, ніщо не заважає платнику податків добровільно обрати постійне використання електронних рахунків-фактур для стандартизації своїх процесів , що в середньостроковій перспективі може значно спростити внутрішнє управління.
Технічні вимоги, формати та паперові документи рахунків-фактур
Щоб дотримуватися нормативних актів, недостатньо просто «оцифрувати» рахунок-фактуру; це має бути зроблено у форматі, який відповідає вимогам структурування та сумісності, встановленим законодавством. В Іспанії еталонним стандартом є Facturae , офіційний формат, що пропагується Міністерством економіки.
Фактури базуються на XML-файлі з дуже суворою структурою (наразі найпоширенішою версією є 3.2.2), де кожен елемент даних має відповідний тег: інформація про емітента та одержувача, деталізовані рядки, податки, підсумки, способи оплати тощо. Навіть незначна структурна помилка може призвести до автоматичного відхилення платформами, що перевіряють рахунок-фактуру.
Поряд із Facturae, правила передбачають прийняття інших стандартних структурованих форматів, що широко використовуються на міжнародному рівні, таких як UBL (Universal Business Language) або CII, і навіть PDF з електронним підписом у певних контекстах, за умови гарантування його автоматичного зчитування та сумісності з іншими системами.
У таких секторах, як транспорт і логістика, впровадження фактур та структурованих форматів є особливо просунутим, оскільки вони дозволяють інтеграцію електронних рахунків-фактур із системами TMS, ERP, eCMR та накладними , зменшуючи розбіжності в сумах та автоматизуючи звірки.
Незалежно від формату, програмне забезпечення, яке ви використовуєте для виставлення рахунків-фактур, повинно мати можливість виставляти, отримувати та зберігати рахунки-фактури у цих стандартах , а також обмінюватися обов'язковими статусами (надіслано, прийнято, відхилено, оплачено тощо), що є ключовим для контролю термінів оплати та боротьби із затримками платежів.
Переваги для компаній та самозайнятих осіб, що виходять за рамки дотримання закону
Обов'язкове використання може здатися нав'язливим, але правда полягає в тому, що добре впроваджена система електронних рахунків-фактур пропонує дуже очевидні переваги у повсякденному житті , особливо для тих, хто обробляє значний обсяг документів.
З економічної точки зору, перехід з паперового до електронного формату значно знижує витрати на друк, доставку, фізичне архівування та знищення документів . Крім того, це зменшує людський фактор, усуваючи необхідність переписувати дані, що призводить до меншої кількості повернень та меншої витрати часу на виправлення.
Крім того, централізоване зберігання всіх рахунків-фактур у доступному цифровому сховищі значно спрощує процес пошуку інформації, відповіді на запити та підготовки бухгалтерських звітів або податкових декларацій. Підключення до бухгалтерських систем або податкових форм значно спрощується.
З точки зору казначейства, поєднання електронних рахунків-фактур зі звітами про стан справ та такими системами, як Verifactu, значно ускладнює приховування затримок платежів . Це має сприяти формуванню культури більш розумних умов оплати та зменшенню комерційної простроченості, що є чіткою метою Закону Crea y Crece.
Зрештою, вплив на сталий розвиток та безпеку є незначним: зменшення використання паперу та фізичного транспортування документів зменшує вплив на навколишнє середовище, а хмарне сховище та резервне копіювання мінімізують ризик втрати даних через збої обладнання або добре керовані інциденти безпеки.
Критерії вибору програмного забезпечення та планування цифрового переходу
Ключем до досягнення всього вищезазначеного є програмне забезпечення для виставлення рахунків. Вибір правильного програмного забезпечення або ретельний перегляд того, яке ви вже використовуєте, має вирішальне значення для плавного переходу. Йдеться не лише про дотримання закону, а й про підвищення ефективності вашої щоденної роботи.
Загалом, має сенс обрати бухгалтерське або рахунково-фактурне рішення, сумісне з Facturae, готове до Verifactu та яке дозволяє автоматизувати якомога більше процесів . В ідеалі, система повинна інтегрувати виставлення рахунків, бухгалтерський облік, стягнення платежів, платежі, інвентаризацію та, якщо можливо, нарахування заробітної плати, щоб уникнути інформаційних «силосів».
Оцінюючи інструменти, важливо враховувати такі аспекти, як зручність використання інтерфейсу (він інтуїтивно зрозумілий і не вимагає ступеня магістра для виставлення рахунку), легкість навчання для команди та крива адаптації. Дуже потужна, але непридатна для використання програма часто використовується недостатньо.
Також важливо, щоб програмне забезпечення було масштабованим та інтегрувалося з іншими рішеннями, які ви вже використовуєте або які можуть знадобитися (CRM, POS, платформи електронної комерції, банківські операції тощо), бажано через API або стандартні конектори. Це матиме вирішальне значення в міру зростання вашого бізнесу.
Щодо інфраструктури, багато компаній обирають хмарні додатки, які дозволяють доступ з будь-якого місця, віддалену роботу та усувають необхідність обслуговування власних серверів , ручного оновлення версій або створення локальних резервних копій.
Внутрішнє навчання та практичні кроки для адаптації
Яким би хорошим не було програмне забезпечення, якщо люди, які користуються ним щодня, не опанують його, зміни можуть стати джерелом розчарування. Саме тому важливо спланувати базове, цілеспрямоване навчання для персоналу, який виписує, отримує або перевіряє рахунки-фактури.
Гарна стратегія зазвичай поєднує короткі навчальні сесії з базового використання програмного забезпечення з короткими довідковими матеріалами (внутрішні посібники, короткі відео, поширені запитання) та період інтенсивнішої підтримки під час впровадження змін. Чим легше людям ставити запитання та розв’язувати свої сумніви, тим плавнішим буде перехід.
Також не рекомендується намагатися оцифрувати все одразу. Найрозумніший підхід — розробити графік поступових кроків , починаючи, наприклад, з невеликої групи клієнтів чи постачальників, з якими легко працювати, або з певних типів документів, і розширюючи обсяг у міру стабілізації системи.
Мета полягає в тому, щоб досягти обов'язкових термінів з уже існуючими процесами, без необхідності імпровізувати в останню хвилину. Це передбачає перегляд внутрішніх робочих процесів (як затверджуються рахунки-фактури, хто їх перевіряє, як узгоджуються платежі) та адаптацію їх до нового цифрового середовища замість простого копіювання паперового процесу.
Зрештою, важливо буде повідомити про зміни клієнтів та постачальників , пояснити, як вони бажають отримувати або надсилати рахунки-фактури, а також узгодити формати та канали, щоб уникнути непорозумінь (наприклад, чи будуть використовуватися приватні платформи, сертифікована електронна пошта, клієнтські портали тощо).
Спеціальні зобов'язання у сфері транспорту та логістики
Транспортно-логістичний сектор є одним із секторів, на який реформа найбільше вплинула, як через обсяг транзакцій, так і через необхідність синхронізації бухгалтерських та логістичних даних . Тут обов'язкове електронне виставлення рахунків-фактур є не лише податковим питанням, а й операційним.
Транспортні компанії повинні остаточно відмовитися від надсилання рахунків-фактур у PDF або паперовому форматі та перейти на сумісні структуровані формати (Facturae, UBL або CII), які інтегруються з TMS, ERP та платформами великих міжнародних вантажовідправників або клієнтів.
Дані рахунку-фактури повинні узгоджуватися з відповідними логістичними документами (транспортні замовлення, eCMR, накладні). Будь-які розбіжності у вазі, упаковках або датах можуть призвести до відхилення рахунків-фактур, затримки платежів або навіть штрафів, якщо будуть виявлені закономірності відстеження.
Крім того, логіка станів (рахунок-фактура надіслано, прийнято, відхилено, оплачено) стає особливо актуальною для уникнення судових позовів та затримок платежів , а також для дотримання максимальних термінів платежів, встановлених законом як захід проти прострочених платежів.
Хоча деякі конкретні технічні зобов'язання для транспорту все ще залежать від остаточних нормативних актів, очевидно, що компанії в цьому секторі, які передбачають зміни — шляхом коригування своїх систем управління ресурсами (TMS), систем планування ресурсів підприємства (ERP) та платформ обміну документами — матимуть значну перевагу, коли електронне виставлення рахунків стане повністю неминучим.
Штрафи та ризики недотримання обов'язкового електронного виставлення рахунків-фактур
Ігнорування цих змін неможливе. Нормативи передбачають низку штрафів та фінансових санкцій для тих, хто, будучи зобов'язаним це робити, не виставляє, не керує або не зберігає свої електронні рахунки-фактури належним чином, або хто використовує програмне забезпечення подвійного призначення чи невідповідне вимогам.
Серед санкцій, що розглядаються в проектах нормативних актів та в практиці Адміністрації, є штрафи до 10 000 євро за порушення, пов'язані з системами виставлення рахунків, які можуть бути збільшені у випадках рецидиву або коли доведено явний намір на шахрайство.
Також враховуються штрафи, які розраховуються як відсоток від обсягу транзакцій, за які не було належним чином виставлено рахунок , наприклад, 1% від загальної суми, що не була належним чином зареєстрована, з мінімальними та максимальними сумами за квартал, які можуть коливатися від 300 до 6.000 євро.
Якщо порушення впливає на зберігання або збереження рахунків-фактур (наприклад, вони не зберігаються протягом необхідних 4 років або їх неможливо отримати в оригінальному форматі), штрафи можуть бути встановлені у розмірі 300 євро за кожну відповідну транзакцію або 2% від суми відповідних рахунків-фактур, залежно від того, що більше.
Окрім прямого економічного впливу, використання невідповідного програмного забезпечення або відсутність можливості відстеження у рахунках-фактурах може призвести до втрати допомоги, такої як Цифровий комплект , проблем із репутацією клієнтів та постачальників, і навіть, у дуже серйозних випадках податкового шахрайства, тимчасового призупинення діяльності або анулювання реєстрації платника податків.
Як фрілансери, малі та середні підприємства та великі компанії можуть підготуватися?
Адаптація до електронних рахунків-фактур не обов'язково має бути травматичною, якщо до неї підходити як до добре спланованого проекту цифровізації , а не просто як до формальності в останню хвилину. Хоча остаточні технічні деталі все ще залежать від майбутніх нормативних актів, є кроки, які ви можете зробити вже зараз.
Для самозайнятих осіб першим кроком зазвичай є вибір простої, але сумісної з електронним виставленням рахунків програми для виставлення рахунків , налаштування цифрового сертифіката , ознайомлення з новим форматом рахунків-фактур та забезпечення безпечного та організованого зберігання всієї документації.
У випадку малих і середніх підприємств та великих компаній може знадобитися дещо ширший проект, що включає аудит поточної системи, інтеграцію з бухгалтерським обліком, банками та складськими запасами , визначення нових робочих процесів затвердження рахунків-фактур та навчання різних команд (адміністрації, фінансів, продажів тощо).
У всіх випадках наполегливо рекомендується бути в курсі змін у регуляторних актах (шляхом консультацій з офіційними джерелами або зверненням до спеціалізованих консультантів) і не соромтеся звертатися за професійною допомогою, особливо якщо ви маєте справу з великими обсягами рахунків-фактур або працюєте в кількох країнах з різними правилами.
Мета полягає в тому, щоб після повного впровадження цієї вимоги видача, отримання та архівування електронних рахунків-фактур стали природною частиною щоденної діяльності підприємства без перебоїв або перерв у діяльності.
Широке впровадження обов'язкового електронного виставлення рахунків може здатися складним завданням, але за умови ефективного управління воно стає реальною можливістю модернізувати процеси, скоротити витрати, отримати контроль над фінансами та покращити відносини з державними органами та діловими партнерами . Найкращий спосіб перетворити це юридичне зобов'язання на явну конкурентну перевагу – це почати підготовку завчасно.
