Як використовувати штучний інтелект в Excel та Word: Copilot, ChatGPT та режим агента

Інформатек Діджитал » Ресурси » Як використовувати штучний інтелект в Excel та Word: Copilot, ChatGPT та режим агента

Штучний інтелект справив потужний вплив на інструменти продуктивності, які ми використовуємо щодня, і сьогодні завдяки Copilot та помічникам, таким як ChatGPT, можна працювати швидше та плавніше в Excel та Word. Вам не потрібно бути експертом: за допомогою підказок природною мовою ви можете створювати аналізи, формати, чернетки та формули, які раніше вимагали часу та спеціалізованих знань.

У наступних рядках ви дізнаєтеся, як максимально ефективно використовувати Copilot в Excel та Word, які його переваги, де його знайти, як запитати саме те, що вам потрібно , щоб він виконав правильні завдання з першого разу, а також які обмеження та вимоги слід враховувати (наприклад, кредити за використання або план Copilot Pro). Ми також розглянемо «Режим агента» – еволюцію цих можливостей для ітеративного управління багатоетапними завданнями.

Що може зробити для вас штучний інтелект в Excel?

Copilot в Excel розроблений для спрощення повсякденних завдань: він може отримувати дані з Інтернету або вашої організації , допомагати виділяти відповідну інформацію, сортувати та фільтрувати, створювати формули з чіткими поясненнями та виявляти закономірності та тенденції за лічені секунди.

Однією з його переваг є імпорт даних. Якщо ваш файл зберігається в OneDrive або SharePoint, або вам потрібно імпортувати загальнодоступні дані, Copilot може підготувати вашу електронну таблицю, підключившись до цих джерел і надаючи вам вміст у діапазоні або таблиці, готовій до використання.

Це також корисно для форматування. Ви можете, наприклад, попросити його показувати лише комірки з числами, встановити фільтр зі значеннями вище певного порогу або застосувати власний критерій сортування, щоб зробити ваше представлення більш керованим.

У розділі обчислень Copilot допомагає створювати нові стовпці та рядки за допомогою операцій на основі існуючих даних, а також пояснює, як працює кожна формула та як автоматизувати завдання за допомогою програмування макросів в Excel крок за кроком, щоб не покладатися лише на «копіювання та вставку».

Зрештою, ви можете безпосередньо запитати його про ваші дані. У швидких відповідях він надаватиме зведення, діаграми, зведені таблиці, тенденції та викиди, щоб ви могли швидко знаходити відповідну інформацію та не губитися в нескінченних електронних таблицях.

Де знайти Copilot та як почати роботу в Excel

Доступ простий: на вкладці «Головна» ви побачите значок Copilot на стрічці. Звідти ви можете відкрити розмовний інтерфейс, скористатися попередньо налаштованими варіантами підказок або ввести власний запит своїми словами.

Інший спосіб активувати його – вибрати клітинку. Це відображає миготливий значок, пов’язаний із Copilot, що дозволяє виконувати контекстні дії в цій конкретній точці аркуша – ідеально підходить для швидких операцій.

Перш ніж почати, найкраще мати ваші дані у добре структурованій таблиці або діапазоні. Це допоможе Copilot точно їх читати та пропонувати однозначні формули або зведення, уникаючи незрозумілих помилок , спричинених неправильно інтерпретованими клітинками.

Типовий робочий процес буде таким: ви відкриваєте Copilot, обираєте між створенням чогось нового, запитом формул або форматуванням, підсумовуванням або безпосереднім спілкуванням з цільовою аудиторією. Якщо ви оберете чат, ви зможете ставити подальші запитання, щоб ітеративно вдосконалювати результат , доки він не буде ідеальним.

Генерація формул в Excel за допомогою ChatGPT або Copilot

Вам не потрібна точна технічна підказка, щоб отримати корисні формули. Просто уявіть, що ви розмовляєте з людиною та невимушено пояснюєте, чого хочете досягти та які у вас є дані, а штучний інтелект поверне структуру формули та її логіку.

Якщо ваш опис не зовсім правильний, ви можете почати із загального запитання, наприклад, «знайти значення у стовпці», і ШІ відповість необхідною структурою та аргументами. Таким чином, ви зрозумієте, яка функція найкраще відповідає вашим потребам і як налаштувати кожен параметр відповідно до вашої конкретної ситуації.

Коли вам потрібно щось скопіювати та вставити без змін, точно опишіть розташування кожного фрагмента даних. Наприклад: «У мене є числові значення у стовпці C до рядка 200, і мені потрібна формула в комірці E5, яка підраховує, скільки комірок дорівнює 5». Маючи цю інформацію, штучний інтелект згенерує точну формулу, орієнтовану на правильні діапазони та комірки.

Цей підхід однаково добре працює з іншими поширеними завданнями: підготовкою таблиці, яку потім потрібно фільтрувати, перетворенням чисел у штрих-коди за допомогою певної формули або плануванням видалення дублікатів у наборі даних.

Практична порада: перегляньте отриману формулу або протестуйте її з підмножиною даних. Моделі штучного інтелекту є потужними, але іноді вони можуть пропонувати щось, що не ідеально відповідає вашій електронній таблиці, особливо якщо вихідна структура незрозуміла.

Копілот у Word: від чернетки до фінальної версії

Щойно ви відкриєте новий документ, Copilot з’явиться вгорі, готовий прийняти вашу першу інструкцію. Ви можете попросити його створити чернетку з певним форматом, тоном або приблизною довжиною, і за лічені секунди у вас буде початковий текст для редагування.

Під час процесу штучний інтелект навіть пропонує розширення запиту, щоб зробити його ефективнішим. Коли він повертає чернетку, ви можете зберегти, повторно створити або видалити її, а також відредагувати запит, щоб уточнити його , або підготувати документ до цифрового підпису, не починаючи щоразу з нуля.

Окрім початкового текстового поля, існує два дуже корисних способи використання Copilot у Word. По-перше, ви можете відкривати контекстні дії для будь-якого абзацу, щоб розгортати, переписувати, змінювати стилі, витягувати таблицю або узагальнювати ідеї одним клацанням миші.

З іншого боку, зі стрічки ви можете відкрити бічну панель із чат-ботом. Там ви можете запитувати зміни до документа, створювати новий чернетку, створювати зображення для вставки або отримувати відповіді на свої запитання під час письма, тож дослідження та письмо йдуть пліч-о-пліч.

Шаблони, аналіз та практичні приклади в Excel

Окрім формул, Copilot може створювати корисні структури. Наприклад, якщо запитати календар на певний місяць із рядками для нотаток та днями тижня зверху, програма поверне шаблон, який можна вставити безпосередньо на аркуш.

Варто зазначити, що іноді інструкції щодо стилю чи кольору можуть не зовсім відповідати вашому опису. У таких випадках Copilot може надати вам структуру та інструкції для ручного завершення форматування за лічені секунди.

Що стосується аналітики, завантаження набору даних (наприклад, продажі за країнами) та запитання «яка країна найчастіше з’являється у стовпці B?» повертає результат та його пояснення. Потім пропонується доповнювати запити , такі як загальний обсяг продажів за країнами або найпопулярніший продукт у кожному регіоні.

Така динаміка робить дослідницький аналіз гнучким: ви ставите запитання, перевіряєте дані та продовжуєте заглиблюватися з новими питаннями, не маючи потреби спочатку налаштовувати важку структуру зведених таблиць або складних формул.

Презентації PowerPoint на льоту

Copilot може створити презентацію з нуля за допомогою простого запиту. Якщо ви визначите мету (наприклад, запуск продукту) та надасте список специфікацій або ключових моментів, він поверне набір слайдів із заголовками, ідеями та візуальними матеріалами , готовими до перегляду.

Він також може створювати зображення, виділяти ключові дані та, в певних сценаріях, використовувати документи Word або Excel як основу для презентації. Хоча деякі з цих функцій можуть ще розвиватися, початковий процес створення слайдів вже економить значну кількість часу.

Вимоги, кредити за використання та Copilot Pro

Якщо ви вже сплатили за Microsoft 365 Personal або Family, ви можете отримати доступ до Copilot у Word, Excel та PowerPoint без додаткової плати, але він використовує систему кредитів. Кожен запит штучного інтелекту використовує один кредит, і ви маєте 60 кредитів на місяць , які поновлюються на початку наступного місяця.

Ви можете перевірити свій баланс на сайті account.microsoft.com, у розділі вашої підписки. Ідея полягає в тому, щоб ви спробували та звикли до штучного інтелекту. Якщо вам цього недостатньо, є Copilot Pro за 22 євро на місяць , який знімає обмеження та дозволяє використовувати штучний інтелект без обмежень.

Важлива деталь щодо сімейного плану: лише основний власник підписки має доступ до Copilot у додатках. Інші спільні користувачі не мають цих функцій у Word або Excel, що слід пам’ятати, якщо ви керуєте підпискою вдома.

Що стосується взаємодії, вам не потрібна Windows, ПК Copilot+ чи нейронний процесор: обробка відбувається в хмарі, тому Copilot працює практично ідентично в Інтернеті та на робочому столі.

Режим агента та офісний агент: що це таке та як їх використовувати

Так званий «Режим агента» виводить співпрацю зі штучним інтелектом на новий рівень. Його мета — демократизувати розширені функції, щоб за допомогою підказок природною мовою штучний інтелект міг керувати багатоетапними завданнями для створення високоякісних документів, електронних таблиць та презентацій.

Наприклад, в Excel ви можете запросити бюджет домогосподарства з категоріями (оренда, їжа, матеріали, паливо, дозвілля) та правилами, які попереджають вас про перевищення ліміту; у малому та середньому бізнесі ви можете налаштувати базовий фінансовий аналіз, який заощадить багато ручної роботи.

У Word агент допомагає з резюме, листами, звітами чи короткими викладами, пропонуючи покращення та ставлячи запитання для уточнення вашого наміру. Ідея полягає в ітеративній роботі: ви починаєте з підказки та керуєте ШІ, щоб удосконалювати результат , доки він не підійде.

Залежно від поточної доступності, режим агента активний у програмі Frontier для ліцензіатів Microsoft 365 Copilot та передплатників Microsoft 365 Personal або Family. Наразі він пропонується в веб-версії та англійською мовою, з планами розширення на настільні комп’ютери. Щоб використовувати його в Excel, потрібно встановити надбудову Excel Labs та ввімкнути відповідну опцію.

Крім того, агент Office у чаті Copilot може створювати презентації PowerPoint та документи Word з інструкцій, і очікується, що ця інтеграція розшириться, щоб зменшити тертя між ідеями та кінцевими результатами.

Найкращі практики для запитів від ШІ

• Чіткий контекстОпишіть, які у вас є дані (стовпці, рядки, назви таблиць) та який результат ви очікуєте.
• Точність визначення місцезнаходженняЯкщо потрібно вставити формулу, вкажіть цільові та вихідні стовпці й комірки.
• Швидка ітерація: запросити перший проект або структуру, а потім попросити внести конкретні зміни.
• ПеревіркаПеревірте формули та результати на невеликих вибірках, перш ніж застосовувати їх до цілого.

Випадки використання, які працюють особливо добре

В Excel чудово справляються такі завдання, як структурування (шаблони календарів, бюджети, форматовані списки), дослідницький аналіз із послідовними питаннями та створення/пояснення формул для поширених обчислень .

У Word, створення тексту з нуля з певним тоном та форматом, переписування абзаців, розширення ідей та створення інтегрованих таблиць або зображень дозволяє пришвидшити шлях до кінцевого документа.

Коли вам потрібні презентації, Copilot створює слайд-колоду із заголовками, маркованими списками та візуальними посібниками на основі добре написаної підказки та довідкових матеріалів. Далі йде ітеративний процес удосконалення контенту та дизайну , який приведе вас до професійного результату.

Як писати кращі підказки

Подумайте про цілі та обмеження. «Мені потрібен короткий звіт (300-400 слів), у офіційному тоні, з трьома розділами та підсумковою таблицею з ключовими показниками» краще, ніж «дайте мені звіт». В Excel фраза «у комірці E5 мені потрібна формула, яка підраховує значення, що дорівнюють 5 у клітинці C2:C200» зрозуміліша, ніж розпливчастий запит на підрахунок.

Додавайте довідкові дані, коли це можливо: назву таблиці, заголовки стовпців, діапазони або очікувані приклади. Якщо перша спроба не ідеальна, попросіть внести поступові зміни («використовуйте роздільники тисяч», «сортуйте від найбільшого до найменшого», «використовуйте більш особистий тон»), щоб поступово наблизитися до бажаного результату.

Зрештою, він поєднує підказки щодо структури та стилю. Спочатку запитується структура (індекс, розділи, блоки даних), потім уточнюється тон і завершується виконанням конкретних завдань (додавання рядка підсумку, вставка зображення, створення зведеної таблиці з фільтрами).

Обмеження та реалістичні очікування

Хоча ШІ може впоратися з великим обсягом роботи, іноді він не застосовує певний формат, як запитувалося, або відхиляється від початкового запиту . Це нормально: наполягайте на більш конкретних інструкціях або попросіть покрокові інструкції, якщо ви бажаєте завершити вручну.

Пам’ятайте про систему кредитів у Microsoft 365 Personal або Family: кожен запит у Word, Excel або PowerPoint споживає один кредит, а щомісячний ліміт становить 60 кредитів. Якщо вам потрібне необмежене інтенсивне використання, є варіант Copilot Pro за 22 євро на місяць.

Зрештою, режим агента наразі доступний лише в Інтернеті та англійською мовою, а для Excel потрібні Excel Labs; інтеграція з часом розширюватиметься, тому оновлення є ключовим фактором для отримання максимальної віддачі від нього.

З огляду на весь цей діапазон, використання ШІ в Excel та Word означає перехід від механічних завдань до цілеспрямованого підходу: ви імпортуєте або описуєте свої дані, запитуєте аналіз або чернетки своїми словами, перевіряєте та коригуєте короткими ітераціями, а стратегічну та креативну частину зберігаєте, тоді як ШІ пришвидшує повторювані дії та надає вам контекст для прийняття кращих рішень.

Пов'язана стаття:

Microsoft тестує безкоштовну версію Office з рекламою та обмеженими функціями