- Безкоштовний обсяг пам’яті Google (15 ГБ) розподіляється між Gmail, Диском і Фото, і коли він заповнюється, надсилання та отримання електронних листів блокується.
- Інструмент Google One дозволяє діагностувати, що займає найбільше місця, та масово видаляти електронні листи, файли та фотографії, завжди очищуючи кошик.
- Фільтри за розміром, датою та типом вмісту в Gmail, на Диску та в Фото допомагають позбутися великих вкладень, старих електронних листів та відео, що займають багато місця.
- Якщо після оптимізації вам все ще не вистачає місця, альтернативою може бути оновлення до Google One або звернення до адміністратора з проханням про додаткове сховище в робочих облікових записах.
Якщо ви щодня користуєтеся Gmail, ваша поштова скринька, ймовірно, перетворилася на цифровий сміттєвий ящик : тисячі електронних листів, розсилки, які ви ніколи не читаєте, величезні вкладення, і на додачу до всього, Google Фото та Диск також додають гігабайти до купи. Хоча може здатися, що 15 ГБ, які надає вам Google, достатньо для всього, щойно він заповнюється, починаються попередження та проблеми.
Коли ви наближаєтесь до ліміту сховища, Google може вас відключити: Gmail припиняє надсилати та отримувати електронні листи , Диск припиняє завантажувати файли, а Фото припиняє створювати резервні копії. Перш ніж ви досягнете цього моменту, варто навчитися звільняти місце в Gmail (та решті вашого облікового запису Google) організовано, швидко та, перш за все, без перерв, не втрачаючи нічого важливого.
Як працює сховище Google і чому Gmail переповнюється
Перше, що потрібно зрозуміти, це те, що ці 15 ГБ безкоштовного сховища призначені не лише для Gmail: вони розподілені між Gmail, Google Диском і Google Фото . Крім того, є й інші, менш помітні елементи, такі як резервні копії WhatsApp на Android або дані з програм, які також використовують той самий простір для зберігання.
Коли обсяг сховища вичерпано, Google застосовує низку досить серйозних обмежень . У Gmail ви не можете надсилати або отримувати повідомлення, а вхідні електронні листи повертаються відправнику зі сповіщенням про повну поштову скриньку. На Диску нові файли більше не синхронізуються та не завантажуються, а в Документах, Таблицях, Презентаціях та інших офісних програмах Google ви не можете створювати нові документи або дозволяти іншим редагувати існуючі.
У Google Фото блокування означає, що нові резервні копії фотографій і відео не створюватимуться . Усе, що ви зберегли, залишиться там, але новий контент не додаватиметься, доки ви не звільните або не придбаєте більше місця для зберігання. І будьте обережні: якщо ви нічого не зробите, ви можете пропускати важливі електронні листи днями, навіть не усвідомлюючи цього.
Щоб перевірити обсяг пам’яті, що залишився, ви побачите індикатор використання внизу Gmail. Звідти ви можете перейти на сторінку керування пам’яттю, на якій детально показано, скільки місця Gmail, Диск і Фото використовують окремо . Це найчіткіший спосіб точно визначити, де криється проблема.
Використовуйте Google One та офіційний інструмент для звільнення місця
Google централізував майже все, що пов’язано з очищенням місця для зберігання на платформі Google One. Навіть без підписки ви можете використовувати панель керування сховищем , щоб побачити, що займає місце, та масово видалити те, що вам не потрібно.
На комп’ютері перейдіть до Google One та відкрийте розділ «Сховище». Там ви знайдете розділ під назвою «Поверніть своє місце », у якому згруповано опції звільнення місця за сервісом (Gmail, Диск, Фото) та типом контенту (великі файли, спам, елементи в кошику тощо).
У розділі «Звільнити місце в обліковому записі» ви можете переглядати такі категорії, як кошик, спам, дуже великі файли або вміст програм. Залежно від категорії, ви матимете опції сортування , фільтрації або зміни способу подання (список або сітка), що полегшить перегляд великої кількості елементів перед їх видаленням.
У Google Фото на цій самій панелі відображаються фотографії та відео, готові до видалення; якщо ви хочете щось зберегти, ви можете завантажити це на свій комп’ютер, перш ніж відправляти в кошик. Вибравши те, що ви хочете видалити, натисніть «Видалити» (або «Перемістити в кошик», якщо ви перебуваєте у Фото) і, коли Google запитає, підтвердіть свою згоду на остаточне видалення, поставивши позначку в полі згоди.
Майте на увазі, що якщо ви видаляєте тисячі елементів одночасно , може знадобитися до 48-72 годин, щоб звільнене місце правильно відобразилося у вашому обліковому записі, тому не панікуйте, якщо спочатку шкала ледве рухається.
Діагностуйте проблему: Диск, Gmail або Фото
Перш ніж починати видаляти дані мимоволі, варто з’ясувати, який сервіс використовує найбільше місця. Перейдіть на сторінку drive.google.com/drive/quota , щоб переглянути файли на Диску, відсортовані від найбільшого до найменшого. Це дуже чіткий спосіб побачити, чи не займають ваш простір відео, великі резервні копії чи документи, які у вас були роками.
У цьому режимі просто клацніть правою кнопкою миші на будь-якому великому файлі, який вам не потрібен, і виберіть «Перемістити в кошик ». Коли у кошику буде достатньо файлів, перейдіть до папки «Кошик» на Диску та натисніть «Очистити кошик», щоб звільнити місце.
У випадку Gmail діагностика здійснюється безпосередньо з самого електронного листа, використовуючи оператори пошуку, такі як larger:10M, для пошуку повідомлень із великими вкладеннями або фільтри за датою для пошуку дуже старих листів. Щось подібне відбувається і у Фото, де відео зазвичай є основними винуватцями надмірного обсягу пам’яті.
Для робочих або шкільних облікових записів (Google Workspace) ліміт сховища встановлюється вашою ліцензією або вашим адміністратором. У цих випадках, якщо ви не можете придбати додаткове сховище безпосередньо, вам потрібно буде звернутися до адміністратора , щоб оновити свій тарифний план або звільнити сховище з консолі організації.
Просунутий трюк: звільніть Gmail, перенісши всі свої електронні листи в інший обліковий запис
Якщо ви з тих, хто ніколи нічого не видаляє, і ваш обліковий запис накопичує повідомлення роками, найшвидшим рішенням може бути не перенесення електронної пошти на іншу, а перенесення всієї історії Gmail до іншого облікового запису . Таким чином, ви практично очистите свою поштову скриньку, не втрачаючи листів, які хочете зберегти.
Процес включає створення нового облікового запису Gmail та його налаштування для завантаження всіх листів зі старого облікового запису через POP3, видалення копії зі старого облікового запису. Перш ніж щось робити, наполегливо рекомендується скористатися Google Takeout для створення повної резервної копії ваших листів на випадок будь-яких проблем під час передачі.
У вихідному обліковому записі перейдіть до Налаштувань > «Переглянути всі налаштування» > «Пересилання та POP/IMAP» і ввімкніть доступ POP для всіх повідомлень. Важливо вибрати опцію «Видаляти копію Gmail під час доступу до повідомлень через POP », оскільки це гарантуватиме, що електронні листи, завантажені новим обліковим записом, автоматично видалятимуться з вихідного облікового запису.
Далі увійдіть у свій новий обліковий запис Gmail і перейдіть у Налаштування > «Облікові записи та імпорт». У розділі «Перевіряти пошту з інших облікових записів» додайте свій старий обліковий запис і виконайте кроки для його налаштування через POP3. Розпочнеться масове завантаження, яке, залежно від обсягу електронних листів, може зайняти значний час.
Після того, як ви переконаєтеся, що всі важливі повідомлення успішно завантажено до нового облікового запису, ви можете вимкнути POP-запити звідти та в оригінальному обліковому записі очистити кошик , щоб повністю звільнити місце. Це радикальний захід, але він надзвичайно ефективний для облікових записів зі схильністю до цифрового накопичення.
Очищення Gmail крок за кроком: розмір, вік, спам та сміття
Окрім другого трюку з обліковим записом, варто навчитися керувати Gmail зсередини. Першим логічним кроком є пошук електронних листів із найбільшими вкладеннями , оскільки, видаливши лише кілька повідомлень, ви можете звільнити багато мегабайтів (або навіть гігабайт) одразу.
У рядку пошуку Gmail можна розгорнути додаткові параметри (стрілка праворуч від рядка пошуку) та скористатися полем «Розмір» для пошуку повідомлень розміром понад X МБ. Ви також можете безпосередньо використовувати синтаксис size:20MB або larger:10M у рядку пошуку. Важливо дотримуватися формату (без пробілів та M для мегабайтів), інакше пошук буде в байтах і не працюватиме.
Щойно ви побачите всі великі електронні листи, перегляньте ті з них, які вам дійсно потрібно зберегти. Тим, у кого є важливі документи, спочатку завантажте вкладення на свій комп’ютер або інший хмарний сервіс, а потім видаліть електронний лист і очистіть кошик . Це гарантує, що ви не втратите жодної інформації та звільнить якомога більше місця.
Ще одна ефективна тактика — це таргетування дуже старих електронних листів. Використовуючи оператор `older_than:1y`, ви можете знайти всі повідомлення, старші за один рік; за потреби ви можете замінити «y» для років на «m» для місяців або «d» для днів. Знову ж таки, виберіть усі електронні листи, які вам більше не потрібні, та видаліть їх.
Не забудьте перевірити папки «Спам» і «Кошик». Хоча повідомлення автоматично видаляються через 30 днів, усе в них продовжує займати місце до того часу. В обох папках ви знайдете кнопку, щоб очистити все одразу («Очистити кошик зараз» або «Видалити всі спам-повідомлення зараз»).
Очищення поштової скриньки не має сенсу, якщо ви знову перебуваєте у стані спокою після двох місяців. Один із найкращих способів контролювати Gmail – це скасувати підписку на електронні листи, які вам не корисні . Більшість розсилок та маркетингових листів містять посилання «Скасувати підписку» внизу повідомлення, а Gmail іноді відображає подібне посилання поруч з іменем відправника.
Якщо ви справді перевантажені десятками розсилок, варто приділити хвилинку, щоб відкрити кілька рекламних листів, скасувати підписку та таким чином зменшити постійний потік, який заповнює вашу поштову скриньку та місце для зберігання. Менше вхідних листів означає менше листів, які вам доведеться видаляти в майбутньому.
Ви також можете створювати автоматичні фільтри для архівування певних повідомлень, надсилання їх до певної мітки або переміщення безпосередньо до кошика. У рядку пошуку Gmail за допомогою кнопки параметрів ви можете фільтрувати за відправником, темою, розміром або ключовими словами, а потім вирішувати, що робити з усіма електронними листами, які відповідають цьому шаблону.
Використання міток і категорій допомагає підтримувати чистоту у вашій поштовій скриньці, не видаляючи все. Вкладки Gmail (Основні, Соціальні мережі, Реклама, Сповіщення, Форуми) вже забезпечують початкову фільтрацію; якщо ви звикнете періодично перевіряти Рекламу та Соціальні мережі, щоб майже повністю їх очистити, вплив на обсяг пам’яті буде величезним.
І пам’ятайте, що «Архівування» не звільняє місце; воно лише видаляє електронні листи з головного вікна. Це корисно для упорядкування електронної пошти, але якщо ви хочете відновити гігабайти, вам доведеться фактично видалити електронні листи, а потім очистити кошик.
Відео, фотографії та великі файли в Google Фото
Хоча пошук зосереджений на Gmail, значна частина проблеми часто пов’язана з Google Фото. Відео, особливо з високою роздільною здатністю, можуть швидко заповнити місце для зберігання за лічені місяці, якщо ви часто виконуєте автоматичне резервне копіювання.
Щоб відображати лише відео, ви можете перейти за спеціальною URL-адресою Фото для цього типу контенту: https://photos.google.com/search/_tv_video. Там ви побачите всі свої відео одночасно та зможете вибрати ті, які вам більше не потрібно відправляти в кошик.
Ще один корисний спосіб перегляду можна знайти на сторінці https://photos.google.com/unsupportedvideos, де перелічено відео, несумісні з Фото, і тому вони нелегко відображаються в інших результатах пошуку. Такі файли також займають багато місця, тому, якщо вони вам не потрібні, можете їх видалити.
Вкладка «Огляд» у Google Фото групує контент за людьми, місцями, знімками екрана, відео або творами, такими як анімація та фільми. Це чудове місце, щоб знайти групи старих або повторюваних фотографій (наприклад, подорожі багаторічної давнини, яку ви вже зберегли на жорсткому диску) та звільнити кілька гігабайт одним махом.
Після того, як ви перемістили багато фотографій і відео до кошика, перейдіть до розділу «Кошик» у Фотографіях і натисніть «Очистити кошик». Як і в Gmail і на Диску, місце не буде відновлено, доки ви не виконаєте цей крок . І знову ж таки, якщо ви видалите багато контенту, зміни можуть відобразитися на панелі сховища не раніше, ніж закінчаться.
Google Диск, резервні копії WhatsApp та інші часто недооцінені функції
Окрім електронних листів і фотографій, ваш обліковий запис Google може містити інші приховані елементи, які займають значне місце. Яскравим прикладом є резервні копії WhatsApp на Android , які зберігаються на Диску та вже деякий час враховуються у вашому ліміті сховища.
Щоб переглянути ці резервні копії на телефоні, відкрийте додаток Google One, перейдіть до розділу «Сховище» та в розділі «Звільнити місце в обліковому записі» знайдіть опцію «Видалити інші елементи» й виберіть WhatsApp. Там ви зможете переглянути доступні резервні копії та видалити ті, які вам більше не потрібні.
Якщо ви бажаєте зробити це з вашого браузера, ви можете перейти на сторінку one.google.com/backup/management/whatsapp. Поруч із кожною резервною копією ви знайдете опцію «Видалити резервну копію ». Навіть якщо ви видалите поточну резервну копію, WhatsApp продовжуватиме створювати резервні копії в майбутньому відповідно до налаштувань програми, тому перевірте ці налаштування також, щоб уникнути частого створення великих файлів.
На Диску, окрім завантажених вами файлів, ви також побачите елементи, якими з вами поділилися інші користувачі. Важливо знати, що файли в розділі «Спільний доступ» не враховуються у вашій квоті сховища (це робить власник), якщо ви не зробите копію або не завантажите власні файли до спільних папок. У такому разі копія або нові файли враховуватимуться у вашій квоті.
Зрештою, Диск для комп’ютерів може показувати використання пам’яті інакше, ніж те, що ви бачите в Інтернеті, оскільки спільні файли, які ви синхронізуєте, займають місце на вашому локальному жорсткому диску, навіть якщо вони не впливають на ваше хмарне сховище. Це нормальна поведінка, і вона не означає, що Google забирає у вас додаткові гігабайти.
Поширені проблеми зі звільненням місця та способи їх вирішення
Одна з найпоширеніших помилок — думати, що місце звільняється миттєво. Коли ви видаляєте багато елементів поспіль, системам Google може знадобитися від 48 до 72 годин, щоб правильно перерахувати обсяг пам’яті. Протягом цього часу лічильник може виглядати завислим, навіть якщо ви вже виконали свою домашню роботу.
Якщо ви придбали додатковий обсяг пам’яті за допомогою Google One, але новий обсяг не відображається, зачекайте до 24 годин. Якщо після цього часу обсяг все ще не відображається, вийдіть зі свого облікового запису Google, увійдіть знову та перевірте сторінку оплати, щоб переконатися, що платіж пройшов. Якщо з вашої картки стягнуто плату, але новий обсяг пам’яті не відображається, можливо, ви придбали план для іншого облікового запису ; перевірте, чи у вас відкрито кілька облікових записів.
На iPhone або iPad іноді допомагає примусово закрити додаток Google One та знову відкрити його для синхронізації із серверами. Конкретні кроки для закриття додатків залежать від вашої версії iOS, тому, якщо ви не впевнені, краще звернутися до служби підтримки Apple.
Ще однією поширеною проблемою є те, що після оновлення до тарифного плану з вищим або меншим обсягом сховища Gmail все ще не дозволяє надсилати або отримувати електронні листи. У таких випадках найкраще почекати до 24 годин , вийти з системи та знову ввійти, або навіть спробувати надіслати електронний лист з вікна анонімного перегляду або іншого браузера (Edge, Firefox тощо), щоб виключити проблеми з кешуванням.
Також існує певна плутанина щодо фотографій у розділі «Економія місця» (раніше «Висока якість»), завантажених до 1 червня 2021 року: ці зображення та відео не враховуються у вашій квоті сховища . Якщо ви видалите багато такого типу контенту, ви можете не побачити жодних змін у використанні сховища саме з цієї причини.
Коли має сенс платити за Google One та як цим керувати
Якщо після ретельного очищення у вас все ще мало місця або ви просто не хочете обмежуватися лімітом у 15 ГБ, ви можете розглянути можливість оновлення свого тарифного плану до Google One. Існують платні варіанти від 100 ГБ додаткового сховища, при цьому обсяг (і ціна) збільшуються за потреби.
Час від часу Google пропонує безкоштовні пробні версії Google One для нових користувачів. У таких випадках ви отримаєте запрошення активувати пробний період, протягом якого ви зможете безкоштовно користуватися додатковим обсягом пам’яті протягом обмеженого часу. Вам потрібно буде додати спосіб оплати, але плата не стягуватиметься до закінчення пробного періоду , за умови, що ви не забудете скасувати підписку до закінчення терміну, якщо не хочете продовжувати.
Якщо ви керуєте Google One через веб-сайт (не через Apple App Store), ви можете змінити свій тарифний план, перейти з місячної на річну підписку або скасувати підписку в розділі налаштувань Google One у розділі «Змінити тарифний план». На Android ви також можете керувати підпискою через налаштування програми та Google Play.
На iPhone та iPad все складніше: якщо ви придбали план через веб-сайт, ви не зможете змінити його з додатка . У такому разі вам потрібно буде скасувати поточний план на веб-сайті Google One, а якщо ви хочете повністю керувати ним з iOS, підписатися на новий план через App Store.
І навпаки, якщо ваш обліковий запис призначений для роботи чи навчання, ви не можете самостійно придбати додаткове сховище. Вам потрібно буде попросити адміністратора Google Workspace збільшити ваш ліміт або змінити ліцензію , оскільки ці облікові записи керуються централізовано.
Зрештою, звільнення місця в Gmail та вашому обліковому записі Google передбачає поєднання кількох стратегій: використання офіційного інструменту Google One, видалення великих і старих електронних листів (постійне очищення папок зі спамом і кошиком), перевірка Диска, Фото та резервних копій, таких як резервна копія WhatsApp, а також краще керування розсилками та контентом, які ви отримуєте щодня. Якщо 15 ГБ все ще недостатньо, оновлення до Google One може бути найзручнішим способом перестати постійно боротися з попередженням «сховище майже заповнене».