Động vật ẩn danh trên Google Drive là gì và cách kiểm soát chúng

Informatec Digital » Tài nguyên » Động vật ẩn danh trong Google Drive là gì và cách kiểm soát chúng

Nếu bạn đã từng đang làm việc yên bình trên một tài liệu, bảng tính hoặc bài thuyết trình và đột nhiên thấy một biểu tượng động vật với cái tên lạ xuất hiện ở góc trên bên phải , có lẽ bạn đã hơi giật mình. Những vị khách lạ mặt này được gọi là "động vật ẩn danh" của Google Drive , và mặc dù chúng có thể thu hút sự chú ý, nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là bạn đã bị hack hay bất cứ điều gì tương tự.

Google đã quyết định thêm chút hài hước vào một vấn đề nghiêm túc như quản lý quyền truy cập bằng cách hiển thị người dùng ẩn danh dưới dạng các loài động vật có tên dễ thương: Chồn hôi ẩn danh, Gấu Koala ẩn danh, Thỏ ẩn danh, Kraken ẩn danh… Đằng sau mỗi nhân vật này là một người thật đang xem tập tin của bạn, nhưng vì nhiều lý do khác nhau, họ không xuất hiện với tên hoặc tài khoản Google của mình. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về chúng, lý do tại sao chúng xuất hiện và cách bạn có thể kiểm soát mọi thứ.

Động vật ẩn danh trên Google Drive là gì?

Về cơ bản, "động vật ẩn danh" là những người dùng đang xem hoặc chỉnh sửa tệp Google (Docs, Sheets hoặc Slides) mà không được xác định bởi tài khoản nào mà bạn có thể nhìn thấy . Thay vì hiển thị tên và ảnh đại diện, Google sẽ biểu thị họ bằng hình bóng động vật và một nhãn như "hải mã ẩn danh" hoặc "sóc ẩn danh".

Điều này đặc biệt xảy ra khi tài liệu được chia sẻ qua liên kết công khai hoặc liên kết mà bất kỳ ai cũng có thể truy cập được . Trong những trường hợp đó, Google không phải lúc nào cũng có thể liên kết hoạt động của người dùng với một tên cụ thể, vì vậy họ sử dụng hệ thống "thú cưng" ẩn danh này để cho biết rằng ai đó khác hiện đang truy cập tệp.

Đằng sau mỗi hình ảnh động vật là một người dùng, người đó có thể chỉ đơn giản là đọc hoặc chỉnh sửa nội dung, tùy thuộc vào quyền truy cập được cấu hình cho tệp . Hệ thống hình ảnh động vật ẩn danh tự nó không làm tăng rủi ro; điều tạo nên sự khác biệt chính là loại quyền truy cập mà bạn đã cấp cho tài liệu.

Trước đây, Google chỉ sử dụng màu sắc để phân biệt từng người dùng kết nối với một tài liệu được chia sẻ . Khi các công cụ cộng tác của mình phát triển, công ty đã quyết định làm cho nó trực quan và dễ hiểu hơn, và bắt đầu liên kết mỗi người dùng chưa được xác định danh tính với một con vật, ngoài việc cung cấp cho họ biểu tượng riêng.

Danh sách này khá dài và đa dạng: dê núi, kỳ nhông, gấu koala, vượn cáo, cá sấu, thú ăn kiến, khủng long, cá heo, vịt, voi, chồn, cáo, ếch, hươu cao cổ, nhím, hà mã, linh cẩu, chó rừng, báo, hổ, lạc đà không bướu, cá nốt, chồn nâu, khỉ, đười ươi, rái cá, gấu trúc, chim cánh cụt, tatu, kỳ giông, lửng, dơi, hải ly, trâu, lạc đà, tắc kè, báo săn, sóc, chinchilla, chupacabra, chim cốc, chó sói đồng cỏ, quạ, chó dingo, thú mỏ vịt, trăn, gấu trúc nhà, tê giác, cừu, chuột chù, chồn hôi, rùa, hải mã, sói, chuột túi đất… Mỗi tên trong số này có thể xuất hiện dưới dạng “ẩn danh” trong tài liệu của bạn.

Tại sao lại xuất hiện người dùng không xác định hoặc động vật ẩn danh?

Khi bạn thấy một người dùng mà bạn không nhận ra, cho dù đó là một cái tên lạ hay thậm chí là một con vật ẩn danh , thì thường là do cách bạn chia sẻ tệp và cách người kia truy cập vào tệp đó. Google liệt kê một số tình huống điển hình có thể xảy ra điều này, và việc nhận biết chúng sẽ giúp tránh những bất ngờ không mong muốn.

Một trong những lý do phổ biến nhất là tệp tin được chia sẻ qua danh sách phân phối hoặc danh sách gửi thư . Trong những trường hợp này, tài liệu được gửi đến toàn bộ một nhóm (ví dụ: một nhóm làm việc hoặc một lớp học), và khi ai đó trong danh sách đó truy cập tệp tin thông qua liên kết chung, họ có thể xuất hiện với tư cách người dùng ẩn danh nếu không có lời mời riêng hoặc nếu họ không đăng nhập bằng tài khoản thông thường của mình.

Việc xuất hiện biểu tượng động vật ẩn danh cũng rất phổ biến vì tập tin đã được chia sẻ với người không có tài khoản Google hoặc chưa đăng nhập . Nếu người đó mở liên kết, họ sẽ có thể truy cập tập tin theo quyền bạn đã cấp (xem, bình luận hoặc chỉnh sửa), nhưng Google không thể hiển thị tên thật của họ ở đầu trang, do đó mới có biểu tượng động vật.

Một tình huống rất phổ biến khác là ai đó có quyền chỉnh sửa hoặc truy cập vào liên kết đã chuyển tiếp nó cho bên thứ ba . Hãy tưởng tượng bạn chia sẻ một tài liệu công việc với đồng nghiệp, và họ lại chuyển tiếp liên kết đó cho một người khác trong nhóm của họ mà không nói cho bạn biết. Người này có thể đăng nhập với tư cách người dùng ẩn danh và hiện ra với bạn dưới dạng "con cáo ẩn danh" hoặc bất kỳ con vật nào khác khi xem nội dung.

Bạn cũng có thể thấy một cái tên lạ thay vì người liên hệ quen thuộc vì người đó đã đổi tên tài khoản Google của họ . Nếu bạn nghi ngờ đó có thể là người quen, bạn có thể kiểm tra địa chỉ email của họ trong phần "Chia sẻ" bên trong tệp để tìm hiểu.

Trong nhiều trường hợp, lý do dẫn đến việc truy cập trái phép này là do tệp tin được cấu hình là "công khai trên web" hoặc "bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập ". Ở các chế độ chia sẻ này, bất kỳ ai nhận được liên kết, sao chép nó hoặc tìm thấy nó đều có thể truy cập và xem (hoặc thậm chí chỉnh sửa) tệp tin theo các tùy chọn bạn đã chọn, mặc dù hệ thống hiển thị nó như một tệp tin ẩn danh.

Cách Google xác định động vật ẩn danh

Khi bạn thấy các biểu tượng động vật trên thanh trên cùng của Google Docs, Sheets hoặc Slides, Google thực chất đang cho biết sự hiện diện của những người dùng đã truy cập tệp mà không cần lời mời cá nhân hoặc khi hồ sơ của họ không hiển thị với bạn . Điều này không có nghĩa là hệ thống không biết về họ; nó chỉ đơn giản có nghĩa là bạn, với tư cách là chủ sở hữu hoặc người chỉnh sửa, sẽ chỉ nhìn thấy họ thông qua hình thức biểu thị chung này.

Google phân biệt rõ ràng giữa người dùng được mời riêng lẻ và người dùng tham gia thông qua liên kết được chia sẻ . Những người bạn đã gửi lời mời qua email cá nhân sẽ hiển thị tên và ảnh đại diện (nếu có). Ngược lại, những người tham gia chỉ thông qua liên kết chung, không có lời mời trực tiếp, sẽ hiển thị là người dùng ẩn danh.

Hành vi này cũng áp dụng khi tài liệu được mở cho "bất kỳ ai có liên kết" hoặc "bất kỳ ai trên internet đều có thể tìm và xem được ". Trong những trường hợp này, bạn không kiểm soát được ai truy cập tài liệu một cách riêng lẻ, vì vậy Google không liệt kê tên thật của họ mà nhóm họ lại dưới các biệt danh động vật để bạn có thể thấy có bao nhiêu người đang kết nối cùng lúc và họ đang xem phần nào của tài liệu.

Hệ thống màu sắc và hình ảnh động vật cho phép bạn dễ dàng xác định phần nào của văn bản mà mỗi người dùng đang xem xét trong thời gian thực . Mỗi con vật ẩn danh sẽ có con trỏ, vùng chọn và màu biểu tượng riêng, vì vậy ngay cả khi bạn không nhìn thấy tên thật của nó, bạn vẫn có thể theo dõi hành động của nó trong tệp.

Điều quan trọng cần lưu ý là bạn chỉ có thể thấy tên thật của mọi người nếu bạn cấp quyền truy cập cho họ một cách rõ ràng thông qua lời mời cá nhân hoặc nếu họ nằm trong danh sách gửi thư liên kết với các địa chỉ email cụ thể. Nếu không, họ sẽ tiếp tục xuất hiện dưới dạng các loài động vật ẩn danh, ngay cả khi bạn có thể đoán được họ là ai dựa trên ngữ cảnh.

Nếu bạn muốn kiểm tra xem một cái tên lạ trong tập tin của mình có thuộc về người quen hay không, bạn có thể mở hộp thoại "Chia sẻ" và xem lại các địa chỉ email có quyền truy cập . Trong phần đó, khi di chuột qua tên người dùng, địa chỉ email của họ sẽ được hiển thị, cho phép bạn xác nhận xem đó có phải là người bạn đang tìm kiếm hay không.

Những tình huống điển hình mà động vật ẩn danh xuất hiện

Trên thực tế, các động vật ẩn danh thường xuất hiện khi có sự sử dụng rộng rãi các liên kết và tài liệu được chia sẻ và cấu hình để truy cập rộng rãi . Điều này rất phổ biến trong môi trường học tập, thiết lập làm việc nhóm hoặc các dự án mở, nơi cần nhiều người có thể xem hoặc chỉnh sửa đồng thời.

Ví dụ, nếu bạn là giáo viên hoặc người hướng dẫn và bạn chia sẻ một tài liệu với cả lớp thông qua một liên kết trên nền tảng giáo dục hoặc trong một email hàng loạt , hầu hết học sinh của bạn có thể truy cập tài liệu đó mà không cần bạn phải mời từng người. Khi họ bắt đầu truy cập tài liệu, bạn sẽ thấy "gấu trúc ẩn danh", "cá heo ẩn danh", "cừu ẩn danh" và những biểu tượng khác xuất hiện ở phía trên khi họ xem hoặc điền thông tin.

Trong các công ty và nhóm làm việc, việc sử dụng các liên kết chung cũng khá phổ biến để bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể truy cập được. Ví dụ, một người từ phòng nhân sự có thể chia sẻ bảng tính kèm liên kết trong một cuộc trò chuyện nội bộ để bất kỳ ai cần đều có thể tham khảo. Nếu mọi người không đăng nhập bằng tài khoản chính hoặc quyền truy cập không bị giới hạn cho người dùng cụ thể, bạn sẽ thấy những đồng nghiệp đó là người dùng ẩn danh.

Trong các dự án mở hơn, chẳng hạn như tài liệu cộng tác công khai, biểu mẫu có kết quả được chia sẻ hoặc hướng dẫn cộng đồng, động vật ẩn danh gần như phổ biến. Bất kỳ ai có liên kết đều có thể tham gia, và bạn chỉ có thể biết được có bao nhiêu người tham gia nhờ các biểu tượng động vật xuất hiện và biến mất theo thời gian thực.

Cũng có những trường hợp thông thường hơn, chẳng hạn như khi bạn chia sẻ tài liệu với một người bạn không có tài khoản Gmail, hoặc người đó truy cập tài liệu từ cửa sổ trình duyệt ẩn danh mà không đăng nhập . Ngay cả khi đó là người bạn tin tưởng, Google vẫn sẽ coi họ là khách truy cập ẩn danh và do đó, sẽ gán cho họ một trong những biệt danh động vật dễ thương này.

Rủi ro và hiểu lầm: Động vật ẩn danh có nguy hiểm không?

Việc nhìn thấy một "quái vật biển ẩn danh" hay "con chồn hôi ẩn danh" lang thang trong tài liệu của bạn có thể khiến bạn nghĩ rằng ai đó đã đột nhập, nhưng sự xuất hiện của những "động vật ẩn danh" này tự nó không ngụ ý bất kỳ vụ hack hay vi phạm bảo mật nào . Đó chỉ đơn giản là cách Google hiển thị những người dùng mà danh tính của họ không được liên kết với một cái tên mà bạn có thể nhìn thấy.

Vấn đề không nằm ở bản thân con vật, mà nằm ở quyền chia sẻ tệp . Nếu tài liệu được thiết lập ở chế độ công khai hoặc cho phép bất kỳ ai truy cập thông qua liên kết, thì việc thấy các con vật ẩn danh là điều bình thường, bởi vì điều đó có nghĩa là bạn đã cho phép quyền truy cập rộng rãi như vậy.

Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu thấy những người dùng ẩn danh không mong muốn trong một tập tin mà bạn cho là riêng tư , đó có thể là dấu hiệu cho thấy tài liệu đang được chia sẻ với nhiều người hơn bạn nghĩ, hoặc ai đó có quyền truy cập đã chuyển tiếp nó mà không thông báo cho bạn. Trong trường hợp đó, bạn nên xem lại cài đặt chia sẻ và điều chỉnh quyền.

Một quan niệm sai lầm phổ biến khác là, vì người dùng ẩn danh nên họ không thể để lại dấu vết hoặc không bị giới hạn. Trên thực tế, khả năng thao tác của họ với tập tin phụ thuộc vào thiết lập của bạn: nếu họ chỉ có quyền đọc, họ sẽ không thể chỉnh sửa hoặc xóa bất cứ thứ gì ; nếu bạn cho phép họ chỉnh sửa, họ sẽ có thể sửa đổi nội dung, nhưng giống như bất kỳ người chỉnh sửa nào khác.

Từ góc độ bảo mật, Google ghi lại hoạt động nội bộ để duy trì tính bảo mật của dịch vụ, nhưng bạn chỉ thấy "con vật" đó mà thôi. Nếu bạn lo lắng về việc ai đó có thể xem tài liệu nhạy cảm của mình, giải pháp không phải là "săn lùng" con vật ẩn danh mà là thiết lập các giới hạn phù hợp về người có thể nhận liên kết và những gì họ có thể làm với tệp tin đó.

Cách giới hạn người có thể xem hoặc chỉnh sửa tệp của bạn

Nếu bạn muốn giảm thiểu hoặc loại bỏ sự xuất hiện của các loài động vật không rõ danh tính trong tài liệu của mình, điều quan trọng là phải điều chỉnh quyền chia sẻ sao cho chỉ những người bạn chọn mới có thể truy cập chúng . Google Drive cung cấp một số tùy chọn để kiểm soát điều này với độ chính xác khá cao.

Cách an toàn nhất để quản lý quyền truy cập là gửi lời mời cá nhân đến các địa chỉ email cụ thể . Thay vì chia sẻ liên kết công khai, bạn thêm từng người dùng một, những người được phép xem, bình luận hoặc chỉnh sửa tệp. Bằng cách đó, khi họ truy cập, tên của họ sẽ hiển thị chứ không phải là người dùng ẩn danh.

Một biện pháp quan trọng khác là tránh, bất cứ khi nào có thể, chế độ "bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem/chỉnh sửa" . Cài đặt này rất tiện lợi để chia sẻ nhanh chóng, nhưng nó mở ra khả năng liên kết được lan truyền rộng rãi hơn dự định, có thể dẫn đến việc người lạ - hoặc ít nhất là người dùng không xác định - truy cập vào tài liệu của bạn.

Nếu bạn đã chia sẻ một tệp và bắt đầu thấy quá nhiều người dùng không xác định truy cập, bạn có thể thay đổi quyền bất cứ lúc nào bằng nút "Chia sẻ" . Tại đó, bạn có thể thu hồi quyền truy cập chung, hạn chế quyền truy cập cho những người cụ thể, thay đổi cấp độ truy cập từ "người chỉnh sửa" thành "người đọc" hoặc thậm chí ngừng chia sẻ tệp hoàn toàn.

Đối với các tài liệu mà bạn chỉ muốn người khác đọc mà không cho phép chỉnh sửa, nên thiết lập tùy chọn chỉ đọc . Bằng cách này, ngay cả khi ai đó truy cập tài liệu thông qua một liên kết thông thường và xem ẩn danh, họ cũng không thể sửa đổi nội dung. Điều này đặc biệt hữu ích cho các báo cáo, hướng dẫn sử dụng hoặc tài liệu thông tin không yêu cầu chỉnh sửa cộng tác.

Cuối cùng, thỉnh thoảng bạn nên kiểm tra các tùy chọn chia sẻ nâng cao của Google Drive . Ở đó, bạn có thể xem ai có thể chia sẻ tệp, ai có thể thêm người dùng mới và liệu có bất kỳ quyền kế thừa nào từ thư mục cha có thể ảnh hưởng đến nó hay không. Việc xem xét nhanh các tùy chọn này có thể giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối về quyền truy cập.

Thực hành tốt nhất để tránh bất ngờ với động vật ẩn danh

Ngoài việc cấu hình quyền truy cập chính xác, có một số biện pháp tốt nhất sẽ giúp bạn kiểm soát tài liệu Google Drive của mình và giảm thiểu sự xuất hiện của người dùng không mong muốn . Điều quan trọng không phải là sống trong sợ hãi, mà là làm rõ ai đang truy cập tài liệu của bạn và tại sao.

Một trong những lời khuyên đầu tiên là hãy suy nghĩ kỹ về việc bạn sẽ cho phép ai truy cập trước khi chia sẻ liên kết . Nếu nội dung nhạy cảm hoặc mang tính cá nhân, tốt nhất là nên dành vài giây để nhập địa chỉ email của những người cụ thể cần xem nội dung đó, thay vì dùng câu nói thông thường "bất cứ ai có liên kết đều có thể truy cập".

Nếu có thể, hãy cố gắng gửi tệp qua lời mời cá nhân thay vì liên kết công khai . Bước đơn giản này đảm bảo rằng khi bạn mở tài liệu, bạn sẽ thấy tên thật của những người được kết nối, chứ không phải một tập hợp các loài động vật mà bạn không nhận ra danh tính.

Một cách làm tốt khác là xem lại các quyền mặc định mà bạn cấp khi chia sẻ toàn bộ thư mục . Đôi khi, toàn bộ thư mục được mở cho nhiều người hơn bạn nghĩ, và khi bạn tạo một tệp mới bên trong thư mục đó, tệp mới sẽ kế thừa cấu hình này. Điều này có thể dẫn đến việc các tài liệu được tạo ra với quyền truy cập rộng hơn mức dự định.

Nếu bạn làm việc trong một nhóm, việc thống nhất một số quy tắc nội bộ về cách chia sẻ liên kết có thể rất hữu ích. Ví dụ, quyết định rằng tài liệu không được chuyển tiếp ra ngoài nhóm mà không tham khảo ý kiến ​​của người sở hữu trước, hoặc các tệp chứa dữ liệu nhạy cảm không bao giờ được để ở chế độ "bất kỳ ai cũng có thể xem liên kết". Những quy tắc nhỏ này giúp giảm đáng kể nguy cơ truy cập trái phép.

Cuối cùng, nếu bạn bắt gặp hình ảnh một con vật ẩn danh trong một tập tin quan trọng, hãy coi đó là dấu hiệu để xem lại cài đặt chia sẻ của mình và xác nhận rằng mọi thứ đều ổn . Không nhất thiết phải là vấn đề nghiêm trọng, nhưng đó là một lý do chính đáng để đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể xem hoặc chỉnh sửa nội dung đó.

Hiểu rõ các biểu tượng động vật ẩn danh là gì, tại sao chúng xuất hiện và cách quản lý chúng sẽ giúp bạn tận dụng tối đa khả năng cộng tác thời gian thực của Google Drive mà không ảnh hưởng đến bảo mật và quyền riêng tư của tệp tin . Với quyền truy cập được cấu hình đúng cách và việc sử dụng liên kết có trách nhiệm, những biểu tượng động vật này sẽ không còn là mối đe dọa bí ẩn mà chỉ đơn giản là một dấu hiệu thân thiện cho thấy những người khác đang cùng làm việc trên cùng một tài liệu với bạn.