- Sự khác biệt giữa chữ ký số được chứng nhận và chữ ký viết tay có thể nhìn thấy, cũng như sự đảm bảo về tính xác thực và tính toàn vẹn của chúng.
- Office cho phép sử dụng dòng chữ ký và dòng ẩn, cùng với khả năng xác thực và kiểm soát trạng thái tài liệu.
- AutoFirma ký PDF bằng chứng chỉ (p12/pfx), thêm chữ ký và dấu hiệu có thể nhìn thấy được và xác minh tính hợp lệ.
Hình ảnh minh họa: Ảnh chụp màn hình ví dụ về việc ký tài liệu trong Windows.
Ký tài liệu trên Windows không chỉ đơn thuần là viết nguệch ngoạc lên file PDF. Chữ ký điện tử xác thực tác giả, bảo toàn nội dung và có thể cung cấp dấu thời gian; trong khi chữ ký viết tay hoặc hình ảnh chữ ký chỉ mang tính trực quan. Trong hướng dẫn thực hành này, bạn sẽ tìm hiểu cách ký trong Office (Word, Excel và PowerPoint) , cách thực hiện với AutoFirma cho PDF và các tùy chọn bạn có với Microsoft Edge, đồng thời đề cập đến chứng chỉ, xác thực và xóa chữ ký.
Nếu bạn thường xuyên làm việc với tài liệu, bạn sẽ muốn phân biệt giữa các loại chữ ký khác nhau và biết mỗi loại mang lại những đảm bảo gì. Với chữ ký điện tử dựa trên chứng chỉ , người nhận có thể xác minh rằng tệp tin không bị sửa đổi và người ký đúng là người mà họ tự xưng; còn với chữ ký viết tay thông thường, điều này không thể thực hiện được. Chúng ta hãy đi thẳng vào vấn đề chính, nhưng không bỏ sót bất cứ điều gì.
Chữ ký số thực sự là gì?
Chữ ký số giống như một con dấu điện tử được mã hóa áp dụng cho nội dung kỹ thuật số (tài liệu, macro , email). Con dấu này xác nhận hai điều: tài liệu đó có nguồn gốc từ người ký và chưa bị sửa đổi kể từ khi được ký. Điều quan trọng cần hiểu là tính bảo mật không được cung cấp bởi hình thức trực quan của chữ ký, mà là bởi mật mã và xác thực chứng chỉ.
Để ký điện tử các tài liệu, bạn cần một chứng chỉ số hợp lệ . Chứng chỉ này bao gồm khóa công khai của bạn và được cấp bởi một tổ chức chứng nhận (CA) đáng tin cậy . Chứng chỉ này tương tự như một giấy tờ tùy thân điện tử và có ngày hết hạn (thường là hàng năm), vì vậy bạn cần gia hạn hoặc lấy chứng chỉ mới khi nó hết hạn.
Chữ ký điện tử cung cấp bốn đảm bảo chính: tính xác thực (xác định người ký), tính toàn vẹn (nội dung không bị sửa đổi), tính không thể phủ nhận (người ký không thể phủ nhận việc mình đã ký) và, trong một số điều kiện nhất định, chứng nhận có dấu thời gian nếu tài liệu được đóng dấu thời gian từ một máy chủ đáng tin cậy.
Để quá trình xác thực này có hiệu lực, cần đáp ứng một số điều kiện: chữ ký phải hợp lệ , chứng chỉ không được hết hạn, nhà phát hành phải đáng tin cậy và chứng chỉ phải được cấp bởi một tổ chức cấp chứng chỉ (CA) được công nhận. Nếu thiếu các yêu cầu này, quá trình xác minh có thể thất bại hoặc hiển thị cảnh báo trong trình xem tài liệu.
Nhận chứng chỉ số trong Windows
Nếu bạn định trao đổi các tài liệu đã ký với bên thứ ba, tốt nhất là nên lấy chứng chỉ từ một Tổ chức cấp chứng chỉ (CA ) được công nhận. Nhiều tổ chức công cộng, công ty và nhà cung cấp được công nhận cấp chứng chỉ, và cũng có những lựa chọn miễn phí. Chứng chỉ này sẽ cho phép người khác xác minh chữ ký của bạn mà không cần phải sử dụng bạn làm người tham khảo.
Nếu bạn cần ký tài liệu ngay lập tức và không muốn mua chứng chỉ, Windows và Office cho phép bạn tạo chứng chỉ riêng để sử dụng ngay lập tức trong môi trường của mình. Hãy nhớ rằng phương pháp này chỉ dành cho mục đích thử nghiệm hoặc sử dụng nội bộ, vì việc xác minh của bên thứ ba có thể yêu cầu chứng chỉ do một cơ quan có thẩm quyền bên ngoài cấp để xác thực toàn diện.
Trong Windows, bạn có thể xem các chứng chỉ cá nhân từ kho chứng chỉ hệ thống. Ví dụ, trong các môi trường cũ, người ta thường truy cập chúng thông qua Internet Explorer bằng cách vào Công cụ > Tùy chọn Internet > Nội dung > Chứng chỉ > tab Cá nhân. Mặc dù IE không còn được sử dụng, kho chứng chỉ vẫn hoạt động và được chia sẻ bởi Edge và thậm chí cả Chrome.
Đăng nhập vào Microsoft Office: Các đường kẻ hiện rõ và ẩn
Office bổ sung một tính năng rất hữu ích: dòng chữ ký . Đó là một dấu hiệu tương tự như dòng bạn thấy trên tài liệu in, nhưng có thêm các chức năng khác. Nó cho phép bạn chỉ định người cần ký, các hướng dẫn cần tuân theo và tạo chữ ký điện tử khi người nhận hoàn tất quy trình.
Khi bạn chèn dòng chữ ký trong Word hoặc Excel, người soạn thảo có thể chỉ định thông tin chi tiết của người ký (tên, chức danh, email) và các hướng dẫn như "xem lại nội dung trước khi ký". Khi tệp điện tử được gửi đến đúng người, họ sẽ thấy dòng chữ ký và thông báo yêu cầu chữ ký của họ. Bằng cách ghi lại hình ảnh hiển thị của họ (đánh máy, viết tay hoặc hình ảnh), Office đồng thời thêm chữ ký điện tử để xác thực danh tính của họ.
Tạo dòng chữ ký trong Word hoặc Excel
Để chèn dòng chữ ký vào tài liệu hoặc bảng tính của bạn, hãy đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn dòng chữ ký xuất hiện và chọn Chèn > Dòng chữ ký trong nhóm Văn bản. Trong hộp cài đặt, bạn có thể điền vào các trường sẽ hiển thị bên dưới dòng chữ ký.
- Nhập tên của người ký được đề xuất.
- Thêm, nếu có thể, chức vụ hoặc chức danh chuyên nghiệp.
- Bao gồm địa chỉ thư điện tử của người ký (tùy chọn).
- Viết hướng dẫn cho người ký (ví dụ: kiểm tra tính chính xác của nội dung trước khi ký).
- Kích hoạt nếu bạn muốn các tùy chọn này: cho phép bình luận của người ký và hiển thị ngày chữ ký dọc theo dòng.
Nếu tài liệu cần nhiều chữ ký, hãy lặp lại quy trình để thêm các dòng chữ ký vào những vị trí thích hợp. Bằng cách này, mỗi người sẽ biết cần ký vào đâu và quy trình làm việc sẽ rõ ràng hơn.
Ký dòng chữ ký
Người nhận tập tin nên di chuột qua dòng đó, nhấp chuột phải và chọn Ký . Nếu tài liệu được mở ở Chế độ xem được bảo vệ và được tin cậy, họ nên nhấp vào "Chỉnh sửa dù sao" để tiếp tục.
- Bạn có thể viết tên của bạn cho một chữ ký đã đánh máy bên cạnh chữ X.
- Nếu bạn có thiết bị cảm ứng hoặc máy tính bảng, bạn có thể vẽ chữ ký trên bức tranh.
- Hoặc bạn có thể sử dụng một hình ảnh chữ ký của bạn bằng cách “Chọn hình ảnh” và chọn tệp từ máy tính của bạn.
- Để hoàn tất, hãy chọn Ký tên. Office sẽ thêm chữ ký số và hiển thị nút "Chữ ký" ở phía dưới.
Sau khi hoàn tất, tài liệu sẽ hiển thị trạng thái có chữ ký điện tử , và bạn có thể xem chi tiết từ bảng chữ ký để xác minh tính hợp lệ, đơn vị cấp chứng chỉ và các thông tin đáng tin cậy khác.
Xóa chữ ký số có thể nhìn thấy
Nếu bạn mắc lỗi hoặc cần thực hiện lại quy trình, bạn có thể xóa chữ ký bằng cách nhấp chuột phải vào dòng chữ ký và chọn "Xóa chữ ký". Hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận; sau khi xác nhận, chữ ký sẽ bị xóa và tài liệu sẽ trở lại trạng thái có thể chỉnh sửa.
Chữ ký số vô hình trong Word, Excel và PowerPoint
Nếu bạn không muốn hiển thị hộp chữ ký, Office cũng cho phép bạn ký ẩn . Chữ ký sẽ được nhúng vào tệp và được hiển thị bằng nút "Chữ ký" và thông tin trong mục Tệp > Thông tin.
Để thêm chữ ký điện tử, hãy vào Tệp > Thông tin , chọn các tùy chọn bảo vệ tài liệu và nhấp vào "Thêm chữ ký điện tử". Office sẽ hiển thị thông báo với chi tiết về quy trình; sau đó, trong ô Ký, hãy cho biết mục đích của chữ ký và xác nhận bằng "Ký".
Khi chèn chữ ký, tệp sẽ trở thành tệp chỉ đọc để ngăn chặn việc sửa đổi trái phép. Nếu cần chỉnh sửa lại, bạn phải xóa chữ ký hoặc tạo một phiên bản mới của tài liệu.
Để xóa chữ ký ẩn, hãy quay lại Tệp > Thông tin và mở bảng chữ ký. Bên cạnh tên người ký, nhấp vào mũi tên, chọn "Xóa chữ ký" và xác nhận bằng "Có". Thao tác này sẽ khôi phục tệp về trạng thái có thể chỉnh sửa, cho phép bạn ký lại tệp sau này.
Ký tài liệu PDF bằng AutoFirm (Windows)
AutoFirma là công cụ miễn phí từ Bộ Kinh tế và Chuyển đổi số được thiết kế để ký điện tử các tài liệu. Nó đáng tin cậy, tương thích với các chứng chỉ thông dụng (p12/pfx) và rất linh hoạt đối với chữ ký và hình mờ hiển thị rõ ràng.
Tải xuống và cài đặt AutoFirma
Luôn tải xuống từ trang web chính thức của Cổng thông tin quản lý điện tử: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Tại đó, bạn sẽ tìm thấy các trình cài đặt cho Windows (32/64 bit) , Linux và macOS. Hãy chọn phiên bản phù hợp với hệ điều hành của bạn.
Trên máy tính Windows 10 64-bit, tải xuống gói AutoFirma dành cho Windows 64-bit (tệp AutoFirma64.zip). Giải nén tệp, chạy trình cài đặt (ví dụ: AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe) và hoàn tất các bước hướng dẫn. Sau khi hoàn tất, ứng dụng sẽ được cài đặt và sẵn sàng để ký.
Chuẩn bị chứng chỉ số trong Windows
Để ký, bạn cần một chứng chỉ hợp lệ, được cài đặt trong kho chứng chỉ của Windows hoặc có sẵn trong tệp p12/pfx . Nếu bạn có chứng chỉ trong tệp, hãy cài đặt bằng cách nhấp đúp hoặc nhấp chuột phải và chọn "Cài đặt PFX".
Trình hướng dẫn sẽ hỏi bạn về vị trí lưu trữ : Người dùng hiện tại (chỉ dành cho người dùng của bạn) hoặc Máy tính cục bộ (cho tất cả người dùng). Nhập mật khẩu chứng chỉ, bật bảo vệ khóa riêng và chọn tùy chọn xuất nếu bạn muốn có thể trích xuất nó trong tương lai. Bạn có thể để Windows tự động chọn kho lưu trữ "Cá nhân".
Sau khi chấp nhận, chứng chỉ sẽ được cài đặt và khả dụng cho Internet Explorer/Edge/Chrome . Nếu bạn sử dụng Firefox, hãy nhớ rằng trình duyệt này quản lý kho chứng chỉ riêng của nó, và bạn sẽ cần nhập chứng chỉ từ chính trình duyệt. AutoFirma phát hiện các chứng chỉ hệ thống và cũng cho phép bạn chọn chúng từ một tệp hoặc kho chứng chỉ của Firefox.
Ký PDF bằng AutoFirma
Mở AutoFirma và nhấp vào " Chọn tệp để ký ". Chọn tệp PDF bạn muốn ký. Ứng dụng sẽ phát hiện đó là tệp PDF và cung cấp cho bạn hai tùy chọn cho phần hiển thị:
- Chữ ký hiển thị Trong PDF: thêm một hộp có hình ảnh (chữ ký được quét của bạn) và văn bản.
- Thương hiệu dễ thấy (hình mờ): Chèn hình ảnh vào một hoặc nhiều trang tại vị trí bạn chỉ định.
Bạn có thể kích hoạt cả hai tùy chọn. Khi bạn nhấp vào "Ký tên", hãy chọn trang và khu vực bạn muốn đặt hộp chữ ký. AutoFirma cho phép bạn điều chỉnh tọa độ, chiều rộng và chiều cao , thậm chí tạo một trang trống ở cuối để đặt chữ ký nếu bạn muốn.
Thêm hình ảnh chữ ký viết tay của bạn (ở các định dạng như JPEG, GIF hoặc PNG ) và văn bản bạn muốn hiển thị. Xin lưu ý rằng hình ảnh này chỉ mang tính chất minh họa; tính hợp pháp được đảm bảo bởi chữ ký điện tử dựa trên chứng chỉ của bạn . Xem trước bản xem trước và nếu mọi thứ đều chính xác, hãy chấp nhận. Bạn có thể lưu các cài đặt này để sử dụng sau này.
Nếu bạn thêm hình ảnh thương hiệu dễ nhận biết, trợ lý ảo sẽ yêu cầu hình ảnh đó (ví dụ: logo) và vị trí đặt hình ảnh. Điều này hữu ích để làm nổi bật tác giả hoặc xác định tổ chức trong các tài liệu chính thức hoặc của doanh nghiệp.
Bây giờ hãy chọn chứng chỉ số bạn sẽ sử dụng để ký. AutoFirma sẽ hiển thị các chứng chỉ hệ thống, nhưng bạn có thể thay đổi nguồn (kho lưu trữ Firefox hoặc tệp p12/pfx). Tùy thuộc vào cài đặt bảo mật được cấu hình trong quá trình cài đặt, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận hoặc nhập mật khẩu chứng chỉ .
Cuối cùng, hãy quyết định nơi lưu tệp PDF đã ký và tên tệp (AutoFirma thường thêm hậu tố "_signed"). Khi hoàn tất, bạn sẽ thấy thông báo rằng quá trình đã hoàn thành thành công và bạn có thể mở tài liệu để kiểm tra kết quả.
Khi bạn mở tệp PDF bằng trình đọc của mình (ví dụ: Adobe Acrobat Reader), bạn sẽ thấy một thông báo xác nhận cho biết tệp đã được ký và chữ ký hợp lệ. Từ bảng chữ ký, bạn có thể xem "Chi tiết chữ ký" và "Chi tiết chứng chỉ" để xác nhận người phát hành, thời hạn hiệu lực và các thuộc tính khác.
Đăng nhập bằng Microsoft Edge và các công cụ khác
Nếu bạn cần nhanh chóng ký tên lên một tệp PDF mà không muốn cài đặt bất cứ thứ gì, Microsoft Edge có các công cụ chú thích có thể giúp ích. Hãy nhớ rằng đây là chữ ký trực quan, không phải chữ ký số mã hóa.
- Mở PDF trong Edge.
- Sử dụng thanh công cụ chỉnh sửa/xem ở trên cùng.
- lựa chọn Vẽ và điều chỉnh màu sắc và độ dày của nét vẽ.
- Vẽ chữ ký của bạn bằng chuột, ngón tay hoặc bút stylus trên màn hình cảm ứng.
Adobe Acrobat Reader cũng cho phép bạn thêm chữ ký viết tay bằng cách nhập hình ảnh hoặc vẽ. Các dịch vụ trực tuyến như SmallPDF hỗ trợ các tùy chọn này và thậm chí cho phép bạn chụp chữ ký viết tay bằng camera . Hãy nhớ: những chữ ký này tiện lợi và nhanh chóng, nhưng chúng không thể thay thế chữ ký điện tử có chứng chỉ khi bạn cần tính hợp pháp.
Ứng dụng chữ ký: Chọn ứng dụng nào và có những hạn chế gì?
Có những chương trình thông dụng (Word, Adobe Acrobat) có thể ký vào các tài liệu mà chúng tạo ra, nhưng chúng có hai nhược điểm điển hình : không phải tất cả người tạo tài liệu đều có thể ký vào đó, và người nhận thường cần cùng một ứng dụng để xác minh chữ ký một cách chính xác.
Các công cụ chữ ký điện tử chuyên dụng (như AutoFirma ) khắc phục được những rào cản này: chúng có thể ký hầu hết mọi loại tệp và được tải xuống miễn phí. Đối với các thủ tục hành chính hoặc quy trình xử lý tài liệu trang trọng hơn, AutoFirma thường là lựa chọn phù hợp nhất.
Xác minh, thu hồi và hiểu rõ tính hợp lệ
Sau khi ký, bạn nên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký. Trình xem sẽ hiển thị liệu chứng chỉ có hợp lệ hay không, chuỗi tin cậy có chính xác hay không và nội dung có bị sửa đổi kể từ khi ký hay không. Nếu có vấn đề, bạn sẽ thấy cảnh báo về chứng chỉ đã hết hạn hoặc tổ chức phát hành không xác định.
Các tổ chức cấp chứng chỉ có thể thu hồi chứng chỉ (ví dụ, nếu khóa bị xâm phạm). Hệ thống xác minh tham khảo danh sách thu hồi hoặc các dịch vụ trực tuyến để xác nhận rằng chứng chỉ vẫn đáng tin cậy . Do đó, việc sử dụng chứng chỉ từ các tổ chức cấp chứng chỉ được công nhận là rất quan trọng.
Khi một tập tin Office nhận được dấu thời gian từ máy chủ bảo mật , chữ ký đó sẽ có thêm các thuộc tính chứng thực trong một số trường hợp nhất định, giúp củng cố chuỗi tin cậy và xác định thời điểm ký một cách rõ ràng.
Mẹo thực tế và những lỗi thường gặp
Trước khi ký, hãy xác minh rằng chứng chỉ của bạn hợp lệ và được lưu trữ ở đúng vị trí (Cá nhân, Người dùng hoặc Máy tính). Nếu bạn đang sử dụng AutoFirma, hãy kiểm tra xem chứng chỉ có xuất hiện trong trình chọn của nó hay không hoặc đã chuẩn bị sẵn tệp p12/pfx và mật khẩu của nó.
Trong Office, hãy quyết định xem bạn cần một đường kẻ hiển thị để hướng dẫn người ký hay bạn muốn chữ ký ẩn để tránh ảnh hưởng đến thiết kế. Hãy nhớ rằng sau khi ký, tài liệu có thể trở thành chỉ đọc, vì vậy hãy thực hiện tất cả các thay đổi trước khi ký.
Nếu người nhận không thể xác minh chữ ký, chứng chỉ đó có thể không đến từ một CA đáng tin cậy cho hệ thống của họ. Trong các môi trường khép kín hơn, một giải pháp là phân phối chứng chỉ gốc/trung gian của tổ chức để thiết lập lòng tin . Trong các môi trường mở, hãy luôn sử dụng CA công cộng được công nhận.
Khi bạn nhúng hình ảnh chữ ký của mình vào tệp PDF, hãy nhớ rằng nó chỉ mang tính chất hình thức . Điều thực sự xác thực chữ ký là chữ ký điện tử dựa trên chứng chỉ của bạn; đó là những gì người nhận sẽ thấy trong phần chữ ký khi kiểm tra chi tiết.
Tài nguyên và tài liệu tham khảo hữu ích
Để biết thêm chi tiết về chữ ký số trong Office, bạn có thể tham khảo tài liệu chính thức và các nguồn thông tin công khai. Ví dụ, các hướng dẫn thực hành về cách ký tài liệu PDF bằng các trình đọc phổ biến và tài liệu từ các cơ quan chính phủ giải thích về việc xác minh chứng chỉ.
- Hướng dẫn của FNMT về chữ ký PDF: Tải xuống bản PDF (xác minh và hội đồng những người ký tên)
- Hướng dẫn quản lý Aragon: Tải xuống bản PDF (các tùy chọn của chữ ký điện tử (trong PDF)
Nắm vững các công cụ này sẽ cho phép bạn đáp ứng hầu hết mọi nhu cầu: từ việc yêu cầu ai đó ký vào tài liệu Word với dòng chữ ký đến việc hoàn tất hợp đồng PDF bằng AutoFirma, hoặc thêm chữ ký viết tay trong Edge khi bạn chỉ cần một dấu hiệu trực quan . Với chứng chỉ hợp lệ, hướng dẫn rõ ràng và xác minh cuối cùng, việc ký điện tử trong Windows trở thành một quy trình đơn giản và đáng tin cậy.