- Microsoft 365 là một dịch vụ trả phí, nhưng có những cách chính thức để sử dụng miễn phí, chẳng hạn như các gói dành cho giáo dục và doanh nghiệp.
- Phiên bản web của Office cho phép bạn sử dụng Word, Excel và PowerPoint miễn phí, mặc dù các tính năng nâng cao bị hạn chế.
- Tài khoản của sinh viên và nhân viên sẽ trở nên không hợp lệ khi mối quan hệ với trung tâm hoặc công ty kết thúc, vì vậy nên lên kế hoạch cho các phương án thay thế.
Nếu bạn đang băn khoăn làm thế nào để sử dụng Office 365 mà không cần trả phí bản quyền , bạn không phải là người duy nhất. Word, Excel, PowerPoint và các ứng dụng tương tự đã trở thành những công cụ gần như không thể thiếu cho cả việc học tập và làm việc, nhưng việc đăng ký Microsoft 365 không phải lúc nào cũng khả thi về mặt tài chính, đặc biệt nếu bạn vừa mới tốt nghiệp hoặc mới bắt đầu đi làm.
Trước khi đăng ký gói thuê bao hàng năm hoặc hàng tháng, bạn nên tìm hiểu tất cả các cách hợp pháp và chính thức mà Microsoft cung cấp để truy cập Office mà không cần trả phí, hoặc ít nhất là trong một thời gian. Có các tùy chọn sử dụng lâu dài dành cho một số đối tượng người dùng nhất định (như sinh viên hoặc giáo viên), các lựa chọn dành cho doanh nghiệp, và thậm chí cả một phiên bản web hoàn toàn miễn phí có thể dễ dàng đáp ứng nhu cầu của nhiều người dùng.
Microsoft 365 là gì và tại sao nó hầu như luôn là dịch vụ trả phí?
Microsoft 365, được biết đến trong nhiều năm với tên gọi Office 365, là phiên bản đăng ký của bộ ứng dụng Office truyền thống . Thay vì trả phí bản quyền một lần, bạn sẽ trả phí định kỳ (thường là hàng năm hoặc hàng tháng) để có quyền truy cập vào các phiên bản mới nhất của Word, Excel, PowerPoint, Outlook và các ứng dụng khác, cũng như dung lượng lưu trữ OneDrive và các tính năng đám mây bổ sung.
Điểm khác biệt chính so với các phiên bản Office cũ, phải mua một lần, là với Microsoft 365, các ứng dụng được cập nhật liên tục : bạn nhận được các tính năng mới, cải tiến bảo mật và công cụ ngay khi Microsoft phát hành, mà không cần phải mua phiên bản mới sau mỗi vài năm.
Tuy nhiên, mô hình đăng ký thuê bao đồng nghĩa với việc đối với hầu hết người dùng, đây là một dịch vụ trả phí. Microsoft dựa phần lớn hoạt động kinh doanh của mình vào các giấy phép này, vì vậy các cách để có được nó miễn phí rất hạn chế và thường chỉ dành cho những đối tượng cụ thể (sinh viên, giáo viên hoặc nhân viên của các tổ chức đã trả phí).
Điều quan trọng cần hiểu là các phương pháp chúng ta sẽ thảo luận tập trung vào các cách hợp pháp để sử dụng Microsoft 365 mà không cần trả tiền trực tiếp . Chúng ta sẽ không nói về các phần mềm bẻ khóa, giấy phép lậu hoặc bất cứ điều gì tương tự, bởi vì ngoài việc bất hợp pháp, chúng còn là nguồn gốc của các vấn đề bảo mật và không đáng để mạo hiểm.
Microsoft 365 miễn phí dành cho sinh viên và giáo viên
Cách rõ ràng, chính thức và đáng tin cậy nhất để có được Microsoft 365 miễn phí là thông qua chương trình Office 365 Education . Chương trình này được thiết kế dành cho các cơ sở giáo dục và cung cấp quyền truy cập miễn phí vào toàn bộ bộ ứng dụng cho học sinh và giáo viên, với điều kiện trường học, cao đẳng hoặc đại học đó đã đăng ký với Microsoft.
Trên thực tế, điều này có nghĩa là nếu tổ chức của bạn đáp ứng các yêu cầu và đã đăng ký, bạn có thể sử dụng Word, Excel, PowerPoint và các dịch vụ khác hoàn toàn miễn phí miễn là bạn vẫn còn liên kết với tổ chức đó. Điều này không chỉ áp dụng cho phiên bản web; thông thường nó cũng bao gồm khả năng cài đặt các ứng dụng máy tính để bàn trên nhiều thiết bị.
Điều quan trọng là chính cơ sở giáo dục đó đã đăng ký hoặc kích hoạt gói dịch vụ này. Nếu vậy, họ thường sẽ cung cấp cho bạn một tài khoản email của tổ chức (chẳng hạn như [email protected] hoặc tương tự) mà bạn có thể sử dụng để đăng ký hoặc đăng nhập vào trang web Microsoft 365 để kích hoạt giấy phép dành cho giáo dục.
Khi chương trình được kích hoạt, tài khoản giáo dục này cho phép bạn cài đặt Office trên tối đa năm thiết bị khác nhau được liên kết với tài khoản người dùng của bạn: ví dụ, máy tính để bàn ở nhà, máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại di động. Miễn là mối quan hệ của bạn với trường học vẫn còn hiệu lực, giấy phép sẽ vẫn hoạt động và được tự động gia hạn.
Nếu bạn không chắc trường học, cao đẳng hay đại học của mình có tham gia chương trình Office 365 Education hay không, cách tốt nhất là hỏi phòng đăng ký, bộ phận CNTT hoặc giáo viên . Trong nhiều trường hợp, các trường đã cung cấp chương trình này, nhưng sinh viên không phải lúc nào cũng biết đến nó, vì vậy bạn nên liên hệ và yêu cầu thông tin đăng nhập nếu mình đủ điều kiện.
Điều gì sẽ xảy ra khi bạn hoàn thành việc học và làm mất email từ trung tâm?
Một tình huống khá phổ biến là khi bạn hoàn thành việc học và đột nhiên phát hiện ra rằng email của trường hoặc đại học của bạn đã ngừng hoạt động . Ngay khi trường đóng tài khoản học tập của bạn, bạn cũng mất quyền truy cập vào giấy phép Microsoft 365 liên kết.
Điều này có nghĩa là ngay cả khi bạn đã cài đặt Word, Excel hoặc PowerPoint trên máy tính của mình, các ứng dụng này sẽ không còn hoạt động nữa . Bạn vẫn có thể mở các tệp ở chế độ chỉ đọc trong một thời gian, nhưng các hạn chế, cảnh báo về việc hết hạn đăng ký và các hạn chế khi tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu sẽ dần xuất hiện.
Đây là lúc nhiều sinh viên mới tốt nghiệp tự hỏi liệu có cách nào để tiếp tục sử dụng Office mà không phải trả phí thuê bao cá nhân 60-70 euro , ít nhất là cho đến khi tình hình tài chính của họ ổn định. Về mặt pháp lý, các lựa chọn có phần hạn chế hơn, nhưng vẫn có những giải pháp thay thế thú vị cho phép bạn tiếp tục làm việc với Office hoặc các giải pháp tương tự mà không mất phí.
Lời khuyên đầu tiên khi bạn biết mình sắp mất quyền truy cập là hãy tải xuống và sao lưu tất cả tài liệu được lưu trữ trên OneDrive bằng tài khoản học tập của bạn. Điều này đảm bảo bạn không bị mất các bài tập, ghi chú hoặc dự án quan trọng khi trường học vô hiệu hóa giấy phép và dung lượng lưu trữ liên quan.
Sau khi dọn dẹp xong, đã đến lúc quyết định xem có đáng để mua giấy phép cá nhân, tìm cách khác để có được Microsoft 365 miễn phí (ví dụ: thông qua công ty) hay chuyển sang một giải pháp thay thế miễn phí như LibreOffice, Google Docs hoặc các bộ ứng dụng văn phòng dựa trên đám mây khác.
Nhận Microsoft 365 miễn phí thông qua công ty hoặc tổ chức của bạn.
Ngoài môi trường giáo dục, một cách phổ biến khác để sử dụng Office mà không cần tự trả tiền là tận dụng các giấy phép đã được công ty bạn mua. Nhiều công ty đăng ký các gói doanh nghiệp Microsoft 365 bao gồm một số lượng người dùng và thiết bị nhất định.
Trong những trường hợp này, bộ phận CNTT (hoặc người có thẩm quyền) có thể cấp cho bạn giấy phép Microsoft 365 được liên kết với tài khoản công ty của bạn, cho phép bạn sử dụng Word, Excel, PowerPoint và các ứng dụng khác mà không phải trả thêm phí trên máy tính mà công ty cho là phù hợp.
Thông thường, giấy phép này được dành riêng cho máy tính làm việc hoặc các thiết bị được sử dụng riêng cho công việc . Không phải tất cả các công ty đều cho phép bạn cài đặt cùng một giấy phép trên máy tính cá nhân ở nhà, vì điều này phát sinh thêm chi phí và thuộc chính sách tài nguyên nội bộ của họ.
Tuy nhiên, một số tổ chức cho phép cài đặt trên nhiều thiết bị, đặc biệt nếu bạn làm việc từ xa hoặc cần kết nối từ nhà . Trong trường hợp này, lựa chọn tốt nhất là nói chuyện với người giám sát trực tiếp hoặc nhóm CNTT để hỏi xem bạn có thể cài đặt giấy phép trên máy tính cá nhân của mình hay không.
Hãy nhớ rằng ngay cả khi bạn không thanh toán trực tiếp, giấy phép kinh doanh vẫn thuộc sở hữu của công ty và phụ thuộc vào việc bạn tiếp tục làm việc tại đó . Nếu bạn thay đổi công việc hoặc hợp đồng của bạn kết thúc, công ty có thể thu hồi quyền truy cập của bạn và các ứng dụng sẽ bị vô hiệu hóa, tương tự như trường hợp tài khoản học tập khi bạn hoàn thành việc học.
Dùng thử Office miễn phí khi mua máy tính mới.
Một lựa chọn khác, mặc dù thời gian có hạn hơn nhiều, là khi bạn mua một máy tính mới có cài đặt sẵn Windows . Thông thường, những máy tính này sẽ bao gồm bản dùng thử miễn phí Microsoft 365, mà bạn có thể kích hoạt ngay khi bật máy tính và thiết lập tài khoản của mình.
Thời gian dùng thử thường kéo dài từ 1 đến 6 tháng, tùy thuộc vào chương trình khuyến mãi và nhà sản xuất. Trong thời gian này, bạn có thể sử dụng Word, Excel, PowerPoint và các dịch vụ khác như thể bạn đang trả phí cho gói đăng ký đầy đủ, với tất cả các tính năng và không bị hạn chế.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần hiểu là đây là giấy phép tạm thời . Sau khi thời gian dùng thử kết thúc, hệ thống sẽ thông báo cho bạn rằng gói đăng ký của bạn đã hết hạn và sẽ nhắc bạn gia hạn bằng cách trả phí tương ứng. Nếu không, các hạn chế tương tự sẽ được áp dụng như đối với bất kỳ tài khoản Microsoft 365 nào đã hết hạn.
Nếu muốn tránh những bất ngờ không mong muốn, bạn nên tắt tính năng tự động gia hạn và ghi nhớ ngày kết thúc thời gian dùng thử . Bằng cách đó, bạn có thể bình tĩnh đánh giá xem liệu việc tiếp tục trả phí có thực sự đáng giá hay không, liệu bạn có nên chuyển sang phiên bản web miễn phí hay muốn nâng cấp lên một bộ ứng dụng văn phòng khác.
Các giấy phép dùng thử này rất hữu ích nếu bạn cần một giải pháp tạm thời , ví dụ như để hoàn thành một dự án, một bài luận cuối năm hoặc một nhiệm vụ chuyên môn cụ thể. Tuy nhiên, chúng không phải là một giải pháp ổn định lâu dài để duy trì tài khoản Microsoft 365 miễn phí, vì sớm muộn gì bạn cũng sẽ phải trả phí hoặc tìm một giải pháp thay thế khác.
Phiên bản web của Office: Sử dụng Word, Excel và PowerPoint miễn phí
Cách đơn giản và dễ tiếp cận nhất để sử dụng Office mà không cần trả phí bản quyền là sử dụng phiên bản trực tuyến miễn phí của Microsoft . Thông qua trình duyệt của bạn, Microsoft cung cấp quyền truy cập miễn phí vào các phiên bản web của Word, Excel, PowerPoint và các dịch vụ khác, miễn là bạn có tài khoản Microsoft (ví dụ: tài khoản thường được sử dụng cho Outlook, Xbox hoặc Windows).
Để sử dụng, bạn chỉ cần truy cập trang web Microsoft 365, đăng nhập bằng tài khoản cá nhân của mình và truy cập phiên bản trực tuyến của các ứng dụng Office . Bạn không cần cài đặt bất cứ thứ gì trên máy tính và có thể làm việc trực tiếp trên các tài liệu được lưu trữ trong OneDrive, dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft.
Điều cần lưu ý? Phiên bản này không bao gồm tất cả các tính năng nâng cao của gói trả phí. Ví dụ, trong Word, bạn sẽ không thể thêm trích dẫn hoặc tài liệu tham khảo bằng các công cụ tự động , cũng như không có quyền truy cập vào một số bố cục và kiểu chỉnh sửa dành cho các tài liệu học thuật hoặc chuyên nghiệp rất phức tạp.
Excel cũng thiếu một số công thức và tùy chọn phân tích dữ liệu nâng cao , cũng như một số công cụ tự động hóa. Và PowerPoint không cung cấp tất cả các hiệu ứng hoạt hình, chuyển tiếp và các tính năng phức tạp hơn cho các bài thuyết trình chi tiết.
Ngay cả với những hạn chế này, thực tế là đối với việc sử dụng hàng ngày của hầu hết người dùng—bài tập ở trường, tài liệu đơn giản, bảng tính cơ bản hoặc bài thuyết trình tiêu chuẩn— phiên bản trực tuyến của Office là quá đủ . Đây là một giải pháp hoàn toàn hợp pháp, miễn phí, có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt và kết nối internet.
Hơn nữa, phương pháp này hoạt động rất giống với Google Drive và Google Docs . Các tệp của bạn được lưu trên đám mây (trong dung lượng OneDrive miễn phí của bạn), cho phép bạn truy cập chúng từ máy tính, máy tính bảng hoặc thậm chí điện thoại di động khác. Bạn chỉ cần đăng nhập để tiếp tục làm việc chính xác từ nơi bạn đã dừng lại.
Ưu điểm và nhược điểm của phiên bản web so với giấy phép đầy đủ
Nếu bạn đang phân vân giữa việc chỉ sử dụng phiên bản Office trực tuyến miễn phí hoặc trả phí theo gói đăng ký, hãy so sánh nhanh xem bạn được gì và mất gì trong mỗi trường hợp . Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng quyết định xem việc nâng cấp lên phiên bản trả phí có đáng giá hay không, hoặc liệu tùy chọn trực tuyến có đủ dùng hay không.
Trong số những ưu điểm của phiên bản web, nổi bật nhất dĩ nhiên là nó miễn phí và có thể truy cập từ hầu hết mọi thiết bị . Bạn không cần một máy tính mạnh, không tốn dung lượng ổ cứng để cài đặt chương trình, và bạn có thể làm việc trên máy tính của người khác (như máy tính của thư viện) chỉ bằng cách đăng nhập bằng tài khoản của mình.
Một ưu điểm quan trọng khác là khả năng tự động đồng bộ hóa tập tin lên OneDrive , giúp giảm nguy cơ mất tài liệu do lỗi ổ cứng hoặc quên sao chép chúng vào ổ USB. Hơn nữa, khả năng cộng tác thời gian thực với người khác hoạt động rất mượt mà, tương tự như Google Docs.
Tuy nhiên, điểm bất lợi là phiên bản web phụ thuộc vào kết nối internet tương đối ổn định . Mặc dù một số tính năng cho phép sử dụng ngoại tuyến một phần thông qua trình duyệt, nhưng trải nghiệm không được mượt mà như khi sử dụng các ứng dụng máy tính để bàn đã được cài đặt.
Bạn cũng sẽ không có quyền truy cập vào một số tính năng nâng cao có sẵn trong phiên bản Microsoft 365 trả phí, điều này có thể là vấn đề nếu bạn làm việc với các tài liệu kỹ thuật, các dự án phức tạp hoặc khối lượng dữ liệu lớn . Trong trường hợp đó, giấy phép cá nhân hoặc chuyên nghiệp có thể là lựa chọn đáng cân nhắc.
Các lựa chọn thay thế miễn phí nếu bạn không muốn trả phí bản quyền.
Nếu sau khi xem xét tất cả các lựa chọn hợp pháp để sử dụng Microsoft 365 miễn phí, bạn thấy rằng không có lựa chọn nào phù hợp với mình, bạn có thể cân nhắc chuyển sang các bộ ứng dụng văn phòng hoàn toàn miễn phí khác . Chúng không phải là Office, nhưng chúng khá gần và, đối với nhiều người dùng, đáp ứng tốt hơn nhu cầu hàng ngày của họ.
Giải pháp thay thế nổi tiếng nhất là LibreOffice , một bộ phần mềm mã nguồn mở bao gồm trình soạn thảo văn bản, bảng tính, phần mềm trình chiếu và các công cụ khác, tương thích với Windows, macOS và Linux. Nó có thể mở và lưu tài liệu ở định dạng Microsoft Office, mặc dù đôi khi có thể có một số khác biệt nhỏ về định dạng.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Google Docs, Sheets và Slides thông qua Google Drive, hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây và chỉ cần tài khoản Google. Triết lý hoạt động rất giống với phiên bản web của Office: làm việc cộng tác, lưu trữ trực tuyến và truy cập trình duyệt mà không cần cài đặt.
Có những lựa chọn thay thế ít được biết đến hơn ( WPS Office , OnlyOffice, v.v.), nhưng xét về độ ổn định, khả năng tương thích và cộng đồng người dùng, LibreOffice và Google Docs thường được khuyên dùng nhiều nhất nếu mục tiêu của bạn là tránh trả phí bản quyền và vẫn sử dụng trong môi trường hợp pháp và an toàn.
Việc lựa chọn giữa các tùy chọn này và phiên bản web của Office sẽ phụ thuộc vào mức độ bạn cần duy trì sự gắn bó với hệ sinh thái của Microsoft , chia sẻ tài liệu với những người luôn làm việc với Word hoặc Excel, hoặc tận dụng các tích hợp cụ thể với các dịch vụ khác của công ty.
Nếu bạn xác định rõ đối tượng người dùng của mình—sinh viên, giáo viên, nhân viên hoặc người dùng cá nhân—và nắm rõ tất cả các tùy chọn chính thức hiện có, thì việc tìm cách sử dụng Office miễn phí hoặc với chi phí giảm đáng kể không quá khó . Cho dù thông qua giấy phép dành cho giáo dục hay doanh nghiệp, thời gian dùng thử hay phiên bản web miễn phí, đều có những cách để tiếp tục sử dụng các ứng dụng phổ biến nhất của Microsoft mà không tốn quá nhiều tiền.
