Cách tự động hủy đăng ký nhận email trên Gmail

Informatec Digital » Recursos » Cách tự động hủy đăng ký nhận email trên Gmail

Nếu hộp thư đến của bạn ngập tràn các bản tin, ưu đãi và email tiếp thị, thì việc bạn muốn biết cách hủy đăng ký tự động trong Gmail mà không cần phải mất công tìm kiếm cái liên kết nhỏ xíu ở cuối mỗi tin nhắn là điều dễ hiểu. Gmail đã bổ sung một số tính năng trong những năm gần đây để giúp bạn sắp xếp lại mớ hỗn độn đó.

Ngoài các liên kết hủy đăng ký truyền thống, giờ đây bạn còn có màn hình "Quản lý đăng ký" tập trung , các liên kết truy cập nhanh bên cạnh người gửi và các tùy chọn như chặn hoặc đánh dấu là thư rác. Bằng cách kết hợp các công cụ này, bạn có thể dọn dẹp hộp thư đến của mình hàng loạt và có một hộp thư đến dễ quản lý hơn nhiều, mà không bỏ lỡ những tin nhắn bạn thực sự muốn nhận.

Đăng ký nhận email trong Gmail chính xác là gì?

Trên thực tế, đăng ký nhận email là bất kỳ danh sách nào bạn tham gia khi đăng ký trên các trang web, cửa hàng trực tuyến, dịch vụ hoặc ứng dụng gửi cho bạn các tin nhắn định kỳ: bản tin, chương trình khuyến mãi, thông báo tiếp thị, tóm tắt hoạt động, v.v. Thông thường, chúng ta đồng ý nhận chúng gần như mà không nhận ra, chỉ đơn giản là để hoàn tất quá trình đăng ký một cách nhanh chóng.

Gmail xác định nhiều email trong số này là email quảng cáo hoặc email hàng loạt . Nhờ các bộ lọc và, ngày càng nhiều hơn, trí tuệ nhân tạo, nó có thể nhóm và phân loại chúng (ví dụ: trong tab Khuyến mãi) và hiển thị cho bạn các tùy chọn đặc biệt để quản lý chúng, chẳng hạn như liên kết "Hủy đăng ký" quen thuộc xuất hiện bên cạnh người gửi.

Những tin nhắn này được gửi qua các danh sách phân phối . Điều này có nghĩa là một người gửi có thể có nhiều danh sách (ví dụ: tin tức, ưu đãi, nhắc nhở, v.v.), và khi bạn hủy đăng ký, bạn có thể chỉ rời khỏi một danh sách cụ thể chứ không phải tất cả. Đó là lý do tại sao tính năng Quản lý đăng ký tập trung lại hữu ích đến vậy ; nó nhóm tất cả những email mà Gmail phát hiện là email đăng ký từ cùng một người gửi lại với nhau.

Điều quan trọng nữa là phải phân biệt giữa việc hủy đăng ký nhận email và việc chỉ đơn giản là chuyển thư đến thư rác . Chặn hoặc đánh dấu email là thư rác không phải lúc nào cũng hủy đăng ký nhận email trong hệ thống của người gửi, nhưng nó giúp ngăn những email đó tiếp tục làm phiền bạn trong hộp thư đến.

Cách sử dụng liên kết "Hủy đăng ký" trực tiếp trong email.

Cách nhanh nhất và trực tiếp nhất để bắt đầu dọn dẹp hộp thư đến của bạn là sử dụng liên kết mà Gmail hiển thị bên cạnh tên người gửi ở đầu tin nhắn. Trong nhiều email quảng cáo, bạn sẽ thấy tùy chọn như "Hủy đăng ký" hoặc "Hủy đăng ký của bạn" ngay bên cạnh địa chỉ email của người gửi.

Để sử dụng phương pháp này trên máy tính, bạn chỉ cần truy cập Gmail từ phiên bản web , mở thư bạn muốn hủy đăng ký và nhìn vào thanh địa chỉ nơi hiển thị tên người gửi. Nếu Gmail phát hiện đó là danh sách gửi thư hợp lệ, nó sẽ hiển thị liên kết hủy đăng ký rõ ràng, mà không cần bạn phải cuộn xuống cuối email.

Nhấp vào liên kết "Hủy đăng ký" sẽ mở một cửa sổ bật lên nhỏ. Gmail sẽ hỏi bạn xác nhận xem bạn có muốn hủy đăng ký hay chuyển đến trang web của người gửi. Nếu nhà cung cấp cho phép, chỉ cần chấp nhận hủy đăng ký từ cửa sổ đó sẽ giúp bạn ngừng nhận tin nhắn từ danh sách đó.

Đôi khi, người gửi không cho phép hủy đăng ký trực tiếp từ Gmail. Trong những trường hợp đó, thay vì tùy chọn hủy đăng ký, bạn sẽ thấy một tùy chọn tương tự như "Truy cập trang web ". Điều này có nghĩa là bạn phải hoàn tất quy trình trên trang web của công ty, thường là thông qua một biểu mẫu hoặc bảng tùy chọn email.

Điều quan trọng cần biết là khi bạn hủy đăng ký nhận email cụ thể, bạn có thể chỉ hủy đăng ký khỏi một trong các danh sách gửi thư liên quan đến người gửi đó. Nếu công ty đó gửi cho bạn nhiều loại bản tin khác nhau, một số bản tin có thể vẫn còn hoạt động. Để xem tất cả các bản tin liên quan đến người gửi đó cùng một lúc, hãy sử dụng tùy chọn Quản lý đăng ký trong menu bên cạnh.

Quản lý tất cả các gói đăng ký của bạn từ tùy chọn “Quản lý gói đăng ký”.

Một trong những tính năng mới thiết thực nhất mà Google đang triển khai là màn hình "Quản lý đăng ký" . Tính năng này có sẵn trên cả phiên bản web và ứng dụng di động, mặc dù nó đang được kích hoạt dần dần, vì vậy bạn có thể chưa thấy nó trong tài khoản của mình và có thể phải đợi vài ngày.

Để truy cập mục này từ máy tính, hãy mở Gmail và nhìn vào menu bên trái . Nhấp vào "Thêm" để mở rộng tất cả các mục bổ sung và tìm mục "Quản lý đăng ký" , thường nằm bên dưới biểu tượng Thùng rác. Quy trình tương tự trên thiết bị di động: mở menu bên cạnh, mở rộng các tùy chọn bổ sung, rồi vào cùng mục đó.

Khi bạn vào mục "Quản lý đăng ký", Gmail sẽ hiển thị cho bạn danh sách tất cả người gửi mà nó xác định là nguồn đăng ký: bản tin, chương trình khuyến mãi, thông báo tự động, v.v. Với mỗi mục, bạn sẽ thấy tên người gửi, địa chỉ email liên kết và số lượng tin nhắn nhận được gần đây, giúp bạn nhanh chóng xác định ai đang làm đầy hộp thư đến của mình.

Màn hình này hoạt động như một bảng điều khiển tập trung: từ đây bạn có thể hủy đăng ký nhận thư từ nhiều người gửi cùng lúc, mà không cần phải mở từng email một. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đã lâu không dọn dẹp hộp thư đến và có hàng tá đăng ký đang hoạt động mà không còn mang lại lợi ích gì nữa.

Hãy nhớ rằng tính năng này vẫn đang được triển khai, vì vậy một số tài khoản có thể chưa thấy tùy chọn này. Gmail khuyến nghị bạn nên cập nhật ứng dụng và dịch vụ thường xuyên, đồng thời kiểm tra menu định kỳ để tìm tùy chọn này, vì nó đang được kích hoạt dần dần trên tất cả các khu vực và hồ sơ.

Cách hủy đăng ký hàng loạt từ mục “Quản lý đăng ký”

Khi bạn đã vào mục "Quản lý đăng ký", việc hủy đăng ký nhận email từ nhiều người gửi cùng một lúc khá đơn giản và có thể giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Gmail sẽ hiển thị danh sách các dịch vụ gửi email cho bạn thông qua đăng ký, và bên phải mỗi người gửi , bạn sẽ thấy nút hủy đăng ký hoặc tương tự.

Thông thường, bạn sẽ thấy nút "Hủy đăng ký" hoặc "Hủy" . Nhấp vào đó sẽ mở một hộp thoại, trong đó Gmail hỏi bạn có muốn xác nhận hủy đăng ký nhận thư từ người gửi đó hay không. Chỉ cần chọn "Hủy đăng ký", và hệ thống sẽ gửi yêu cầu xóa bạn khỏi tất cả các danh sách gửi thư đang hoạt động liên kết với người gửi đó.

Khi bạn quản lý đăng ký từ bảng điều khiển này, Gmail cố gắng tập trung tất cả các danh sách từ cùng một người gửi . Không giống như việc hủy đăng ký một email riêng lẻ, mục tiêu ở đây là hủy tất cả các đăng ký đang hoạt động liên quan đến địa chỉ đó chỉ bằng một thao tác duy nhất, giúp giảm đáng kể số lượng tin nhắn trong tương lai.

Sau khi bạn xác nhận hủy đăng ký, Gmail thường chuyển các email mới từ người gửi đó vào thư mục Thư rác trong khi yêu cầu của bạn đang được xử lý. Bạn sẽ thấy thông báo trong những email đó cho biết chúng nằm trong thư rác vì bạn đã hủy đăng ký. Nếu sau này bạn đổi ý, bạn có thể mở một trong những email đó và đánh dấu là "Không phải thư rác" để email đó được trả về hộp thư chính của bạn.

Điều quan trọng là phải kiên nhẫn. Mặc dù yêu cầu hủy đăng ký được gửi ngay lập tức, nhưng có thể mất vài ngày để người gửi ngừng gửi email cho bạn. Trong thời gian này, bạn vẫn có thể nhận được một số tin nhắn còn sót lại, điều này là bình thường đối với các hệ thống lên lịch gửi thư trước hoặc có nhiều quy trình cập nhật nội bộ.

Chặn người gửi và đánh dấu email là thư rác

Đôi khi, ngay cả sau khi bạn đã cố gắng hủy đăng ký, một số người gửi vẫn tiếp tục hoặc không hoàn toàn tôn trọng yêu cầu của bạn. Trong những trường hợp này, Gmail cho phép bạn chặn trực tiếp địa chỉ email hoặc đánh dấu tin nhắn của người gửi đó là thư rác để chúng không còn xuất hiện trong hộp thư đến của bạn nữa.

Để chặn một người gửi cụ thể khỏi máy tính của bạn, hãy mở một trong những email của người đó, đi đến góc trên bên phải của tin nhắn và nhấp vào menu "Thêm" (biểu tượng ba chấm) . Trong danh sách các tùy chọn, bạn sẽ thấy "Chặn [người gửi]". Chọn tùy chọn này sẽ tự động chuyển bất kỳ tin nhắn nào từ địa chỉ đó vào thư mục thư rác của bạn.

Chặn có một điểm khác biệt quan trọng: nó thường không chính thức hủy đăng ký của bạn trong cơ sở dữ liệu của người gửi, nhưng trên thực tế, bạn sẽ không còn thấy email của họ trong hộp thư đến của mình nữa. Đây là một biện pháp tốt để chống lại các email dai dẳng, đáng ngờ hoặc không đáng tin cậy, và nó bổ sung cho quy trình hủy đăng ký truyền thống.

Nếu bạn vô tình chặn ai đó, bạn có thể bỏ chặn họ bằng phương pháp tương tự . Bạn cũng có thể thỉnh thoảng kiểm tra thư mục thư rác để tìm lại những email không nên có ở đó, đánh dấu chúng là "Không phải thư rác" để giúp huấn luyện bộ lọc của Gmail.

Việc đánh dấu email là thư rác cũng giúp hệ thống lọc tự động cải thiện độ chính xác. Khi nhiều người dùng đánh dấu tin nhắn từ cùng một người gửi là không mong muốn, Gmail sẽ có nhiều khả năng phân loại chúng là thư rác một cách mạnh mẽ hơn , ngay cả trước khi bạn phải chặn chúng theo cách thủ công, do đó giúp hộp thư đến của bạn sạch hơn.

Xem và đánh giá tất cả các email bạn đã đăng ký nhận.

Nếu bạn muốn dọn dẹp kỹ lưỡng và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào, tốt nhất là nên xem lại toàn bộ danh sách người gửi mà Gmail coi là đăng ký nhận email. Để làm điều này, hãy đăng nhập vào Gmail trên máy tính của bạn và, ở cột bên trái , mở rộng lại phần "Thêm" cho đến khi bạn tìm thấy tùy chọn "Quản lý đăng ký".

Trên màn hình tập trung này, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các dịch vụ, cửa hàng, bản tin và nền tảng thường xuyên gửi email cho bạn. Bên cạnh mỗi mục, bạn sẽ thấy số lượng tin nhắn gần đây bạn đã nhận được, để bạn có thể nhanh chóng quyết định xem mình muốn tiếp tục đăng ký hay hủy đăng ký.

Ngoài việc hủy đăng ký, bạn cũng có thể xem tất cả email từ một người gửi bằng cách nhấp vào tên hoặc ảnh đại diện của họ. Điều này rất hữu ích để xem xét loại nội dung họ gửi: bạn có thể muốn giữ lại bản tin có thông tin thú vị nhưng muốn xóa bỏ bản tin khác có nội dung quảng cáo quá lộ liễu hoặc không liên quan.

Trong một số trường hợp, khi bạn cố gắng hủy đăng ký từ bảng này, Gmail sẽ hiển thị một cửa sổ bật lên với hai tùy chọn: truy cập trang web của người gửi để quản lý việc hủy đăng ký trực tiếp hoặc chặn họ khỏi Gmail. Nếu bạn không muốn phải xử lý các biểu mẫu bên ngoài, bạn có thể chọn chặn họ để họ không làm phiền bạn trong hộp thư chính nữa.

Cái nhìn tổng quan về các đăng ký nhận email này cho phép bạn kiểm soát email của mình dễ dàng hơn nhiều. Thay vì phải vật lộn với việc liên tục hủy đăng ký thủ công, bạn chỉ cần dành vài phút để xem xét từng người gửi riêng lẻ , chỉ giữ lại những email có giá trị và loại bỏ tất cả những email không cần thiết cùng một lúc.

Quản lý các kết nối tài khoản Google của bạn với các ứng dụng và dịch vụ.

Một nguồn phổ biến khác của các tin nhắn quảng cáo là các dịch vụ và ứng dụng của bên thứ ba mà bạn đã đăng nhập bằng tài khoản Google của mình. Nhiều nền tảng tận dụng kết nối này để gửi cho bạn các thông báo, tóm tắt hoặc các chiến dịch tiếp thị đến địa chỉ Gmail được liên kết với tài khoản của bạn.

Để kiểm tra các kết nối này từ máy tính của bạn, hãy mở Gmail và nhấp vào ảnh đại diện của bạn ở góc trên bên phải. Sau đó, chọn "Quản lý tài khoản Google" để truy cập vào bảng cài đặt chung của tài khoản.

Trong bảng điều khiển đó, ở menu bên trái, hãy vào mục "Bảo mật" . Cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy mục "Kết nối của bạn với các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba" hoặc mục tương tự, nơi tập hợp tất cả các ứng dụng có quyền truy cập vào tài khoản Google của bạn.

Nhấp vào “Xem tất cả kết nối” để xem danh sách đầy đủ. Trên màn hình này, bạn sẽ thấy số lượng ứng dụng và dịch vụ được liên kết với tài khoản của mình. Nếu bạn xác định được bất kỳ ứng dụng hoặc dịch vụ nào bạn không còn sử dụng hoặc không tin tưởng, hãy chọn chúng và sử dụng tùy chọn xóa hoặc thu hồi quyền truy cập để ngắt kết nối.

Bằng cách xóa các kết nối này, tài khoản Gmail của bạn sẽ không còn được liên kết trực tiếp với dịch vụ nói trên nữa, điều này thường giúp giảm thiểu thư rác và email quảng cáo từ các nền tảng đó. Việc dọn dẹp này bổ sung cho việc hủy đăng ký, và đặc biệt hữu ích nếu bạn đã sử dụng cùng một tài khoản trong nhiều năm để đăng ký trên đủ loại trang web.

Mẹo sắp xếp và giải phóng dung lượng Gmail

Ngoài các thông báo đăng ký, một trong những vấn đề thường gặp khi hộp thư đến của bạn đầy email là thiếu dung lượng lưu trữ . Nếu bạn sắp đạt đến giới hạn dung lượng lưu trữ, Gmail có thể bắt đầu hiển thị cảnh báo và, trong trường hợp nghiêm trọng, ngăn bạn gửi hoặc nhận tin nhắn mới cho đến khi bạn giải phóng dung lượng.

Một trong những khuyến nghị của Google là tìm và xóa những email có dung lượng lớn nhất , đặc biệt là những email có tệp đính kèm lớn. Bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này từ thanh tìm kiếm của Gmail bằng cách nhập, ví dụ: larger:15MB . Truy vấn này sẽ hiển thị cho bạn tất cả các tin nhắn có dung lượng lớn hơn 15MB, cho phép bạn quyết định xóa những tin nhắn nào.

Việc lọc bỏ những email cũ không còn cần thiết cũng rất hữu ích. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng các tham số tìm kiếm như before:YYYY/MM/DD , thay thế ngày bằng năm, tháng và ngày bạn muốn. Bằng cách này, bạn sẽ tìm thấy các tin nhắn nhận được trước ngày đó và có thể xóa các bản tin, chương trình khuyến mãi hoặc các thông tin liên lạc trùng lặp chỉ chiếm dung lượng.

Đừng quên rằng khi bạn xóa email, chúng sẽ được chuyển vào thùng rác Gmail , và chừng nào chúng còn ở đó, chúng sẽ tiếp tục chiếm dung lượng lưu trữ. Sau khi bạn đã chọn và xóa xong các tin nhắn, hãy vào thùng rác và làm trống nó để giải phóng dung lượng và khôi phục dung lượng lưu trữ cho tài khoản của bạn.

Bằng cách kết hợp quản lý đăng ký, chặn người gửi và các bộ lọc tìm kiếm nâng cao này, bạn có thể chuyển từ hộp thư đến ngập tràn email vô ích sang một môi trường được tổ chức và sắp xếp hợp lý hơn, nơi chỉ những tin nhắn thực sự có giá trị mới được giữ lại và không gian được sử dụng hiệu quả hơn.

Gmail hoạt động như thế nào khi bạn hủy đăng ký hoặc chặn ai đó?

Khi bạn quyết định hủy đăng ký, dù là từ chính email đó hay từ mục "Quản lý đăng ký", Gmail sẽ tự động gửi yêu cầu đến hệ thống của người gửi để xóa bạn khỏi danh sách tương ứng. Từ đó trở đi, nhà cung cấp dịch vụ sẽ xử lý yêu cầu và ngừng gửi tin nhắn cho bạn.

Trong giai đoạn chuyển tiếp này, có thể kéo dài vài ngày , việc tiếp tục nhận một số email đã lên lịch trước đó là điều bình thường. Gmail thường chuyển chúng vào thư rác hoặc đánh dấu chúng bằng thông báo cho biết bạn đã hủy đăng ký, để chúng không tiếp tục làm đầy hộp thư đến của bạn trong khi quá trình đang được hoàn tất.

Nếu thay vì hủy đăng ký, bạn chọn chặn người gửi , Gmail sẽ không thông báo cho nhà cung cấp dịch vụ; nó chỉ đơn giản là tự động chuyển tiếp tin nhắn của họ vào thư mục thư rác. Đây là biện pháp quyết liệt hơn từ góc nhìn của người dùng, vì bạn sẽ không còn nhận được bất kỳ email nào từ nguồn đó nữa, ngay cả những email có thể chứa thông tin hữu ích.

Một chi tiết quan trọng khác là khi bạn hủy đăng ký khỏi một danh sách cụ thể, Gmail có thể hiển thị cho bạn một mã định danh duy nhất hoặc ID danh sách thay vì tên người gửi thông thường. Điều này xảy ra vì nhiều hệ thống gửi thư hàng loạt quản lý danh sách bằng cách sử dụng các mã định danh kỹ thuật, nhưng đối với bạn, hành vi vẫn giống nhau: danh sách đó không còn được sử dụng để gửi email cho bạn nữa.

Trước khi chặn hoặc hủy đăng ký một cách bừa bãi, bạn nên xem lại nội dung tin nhắn của người gửi để chắc chắn rằng bạn thực sự không cần nhận email của họ . Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn tiếp tục nhận các thông báo quan trọng (như cập nhật bảo mật hoặc thanh toán) và chỉ hủy đăng ký khỏi các chiến dịch tiếp thị quá mức.

Vì sao một số email lại bị đưa vào thư rác và điều đó ảnh hưởng như thế nào đến các đăng ký nhận email của bạn

Email bị đưa vào thư mục spam do nhiều yếu tố kết hợp: bộ lọc tự động, hành vi của người dùng khác và các đặc điểm đáng ngờ trong nội dung hoặc tên miền của người gửi. Hệ thống phân tích các yếu tố như việc sử dụng một số từ ngữ nhất định, các liên kết không đáng tin cậy hoặc các tệp đính kèm có khả năng gây nguy hiểm.

Nếu người gửi bị đánh dấu là thư rác nhiều lần hoặc tên miền của họ có hoạt động đáng ngờ , tin nhắn của họ có nhiều khả năng bị đưa vào thư mục thư rác. Điều này có thể ảnh hưởng đến cả email quảng cáo và bản tin hợp pháp nếu chúng không được cấu hình đúng cách hoặc nếu cơ sở dữ liệu đã lỗi thời.

Việc gửi hàng loạt tin nhắn đến các danh sách liên lạc được quản lý kém, thường chứa nhiều địa chỉ không hoạt động hoặc người dùng không nhớ đã đăng ký, cũng đóng một vai trò nhất định. Khi nhiều người đánh dấu những email này là thư rác, bộ lọc của các dịch vụ như Gmail sẽ trở nên khắt khe hơn đối với tên miền đó.

Các thiết lập kỹ thuật của người gửi (xác thực, chính sách bảo mật, bản ghi SPF, DKIM, DMARC, v.v.) cũng đóng vai trò quan trọng. Nếu các thiết lập này không được cấu hình đúng cách, ngay cả khi nội dung là hợp lệ, Gmail có thể coi những email này là có khả năng nguy hiểm hoặc không đáng tin cậy và lọc chúng vào thư rác như một biện pháp phòng ngừa.

Toàn bộ quy trình này có nghĩa là ngay cả sau khi hủy đăng ký, một số tin nhắn còn sót lại vẫn có thể bị coi là thư rác . Điều này không có nghĩa là việc hủy đăng ký không được áp dụng; mà chỉ đơn giản là chúng là các thư đang chờ xử lý hoặc tin nhắn từ các danh sách phụ. Trong những trường hợp này, việc tiếp tục đánh dấu chúng là thư rác hoặc sử dụng chức năng chặn chỉ làm cho bộ lọc tự động tinh chỉnh thêm mà thôi.

Với tất cả các tùy chọn này—hủy đăng ký nhận email riêng lẻ, bảng điều khiển "Quản lý đăng ký" tập trung, chặn người gửi, xem xét kết nối với các ứng dụng của bên thứ ba và dọn dẹp các tin nhắn lớn hoặc cũ—Gmail cung cấp một loạt công cụ khá toàn diện để bất kỳ người dùng nào cũng có thể lấy lại quyền kiểm soát hộp thư đến của mình , giảm thiểu sự phiền nhiễu của email quảng cáo và kiểm soát dung lượng lưu trữ mà không cần phải sử dụng các dịch vụ bên ngoài hoặc các giải pháp phức tạp.