- Các phương pháp xem dung lượng lưu trữ còn trống và dung lượng đã sử dụng từ ứng dụng web và ứng dụng máy tính để bàn.
- Các chiến lược chi tiết để giải phóng dung lượng bằng cách xóa các tập tin lớn, dọn sạch thùng rác và quản lý tệp đính kèm Outlook.
- Có những khác biệt cơ bản trong quản lý dung lượng lưu trữ giữa tài khoản cá nhân và tài khoản chuyên nghiệp hoặc giáo dục.
Đôi khi chúng ta dành cả đời để lưu trữ tài liệu, ảnh và thư mục trên đám mây mà không nhận ra rằng dung lượng không phải là vô hạn. Đột nhiên, chúng ta gặp phải cảnh báo " ổ đĩa đầy" đáng sợ và bị mắc kẹt, không thể tải lên thêm bất kỳ tệp nào nữa. Điều này có thể gây ra rắc rối thực sự nếu bạn làm việc nhóm hoặc có các tệp quan trọng đang chờ được đồng bộ hóa.
Tin tốt là Microsoft 365 cung cấp nhiều cách để sắp xếp lại mớ hỗn độn kỹ thuật số của chúng ta. Nó không chỉ đơn thuần là xóa bỏ một cách bừa bãi, mà còn giúp xác định những gì đang chiếm nhiều dung lượng nhất để bạn có thể đưa ra quyết định thông minh về việc giữ lại những gì và loại bỏ những gì vào thùng rác, cho dù bạn đang sử dụng tài khoản cá nhân hay doanh nghiệp.
Kiểm tra dung lượng lưu trữ từ máy tính
Nếu bạn không muốn mở trình duyệt, bạn có thể xem nhanh thông tin từ ứng dụng đồng bộ hóa của Windows. Chỉ cần tìm biểu tượng OneDrive màu xanh lam trong khu vực thông báo (gần đồng hồ), nhấp chuột phải vào đó và mở biểu tượng bánh răng cài đặt. Tại đó, hãy tìm mục Quản lý dung lượng lưu trữ ; điều này sẽ đưa bạn đến một trang hiển thị phần trăm dung lượng đã sử dụng và, hữu ích nhất, danh sách các tệp lớn nhất được sắp xếp theo kích thước để bạn có thể tìm thấy thông tin cần thiết ngay lập tức.
Quản lý thông qua cổng web OneDrive.
Đối với những người thích sự tiện lợi của trình duyệt web, truy cập trang web là lựa chọn toàn diện nhất. Sau khi đăng nhập, bảng điều hướng bên trái sẽ hiển thị cho bạn ngay lập tức dung lượng trống và dung lượng đã sử dụng. Nhấp vào giá trị đó sẽ tự động chuyển hướng bạn đến phần thống kê dung lượng lưu trữ của OneDrive , nơi bạn có thể phân tích từng thư mục để xem thư mục nào đang chiếm nhiều dung lượng lưu trữ đám mây.
Có một mẹo nhanh để đi thẳng vào vấn đề: bạn có thể truy cập URL onedrive.live.com/?v=managestorage . Điều này cho phép bạn bỏ qua một vài thao tác nhấp chuột và truy cập trực tiếp vào phần quản lý hạn mức, nơi bạn cũng có nút để xóa thùng rác — một bước quan trọng vì các tệp đã xóa vẫn tiếp tục được tính vào hạn mức của bạn cho đến khi bạn xóa chúng vĩnh viễn.
Sự khác biệt giữa tài khoản cá nhân và tài khoản chuyên nghiệp
Việc sử dụng OneDrive cá nhân không giống như sử dụng OneDrive cho công việc hoặc trường học. Đối với tài khoản cá nhân, giới hạn thường được xác định bởi gói đăng ký Microsoft 365 hoặc gói miễn phí của bạn. Nếu vượt quá giới hạn, tệp của bạn sẽ trở thành chế độ chỉ đọc , nghĩa là bạn có thể tải xuống nhưng không thể chỉnh sửa hoặc thêm bất kỳ nội dung mới nào.
Đối với các tài khoản chuyên nghiệp hoặc giáo dục, việc quản lý sẽ khác, vì quản trị viên CNTT của tổ chức bạn sẽ quyết định hạn mức lưu trữ. Nếu hết dung lượng, ngoài việc xóa các tập tin, lựa chọn tốt nhất của bạn là liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của công ty để yêu cầu tăng hạn mức. Hãy nhớ rằng với các tài khoản này, dung lượng lưu trữ bao gồm cả thư mục cá nhân của bạn và bất kỳ mục nào trong thùng rác của trang web.
Cách giải phóng không gian hiệu quả
Khi dung lượng lưu trữ đám mây của bạn đầy, việc chỉ xóa một vài bức ảnh là không đủ. Để dọn dẹp triệt để, tốt nhất bạn nên kiểm tra một vài thứ. Đầu tiên, hãy vào thùng rác OneDrive và xóa sạch hoàn toàn; bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy có bao nhiêu gigabyte tích tụ ở đó mà chúng ta thậm chí không nhận ra. Bạn cũng nên kiểm tra các thư mục được chia sẻ , vì đôi khi chúng ta đồng bộ hóa nội dung từ các nguồn khác có thể ảnh hưởng đến dung lượng lưu trữ của mình.
Một vấn đề quan trọng khác là email. Vì Microsoft 365 tích hợp dung lượng lưu trữ, các tệp đính kèm từ Outlook.com có thể chiếm nhiều dung lượng. Hãy vào cài đặt gói đăng ký của bạn trong Outlook và mở rộng phần dung lượng lưu trữ email . Từ đó, bạn có thể sắp xếp email theo kích thước và xóa những email có tệp đính kèm quá lớn, đồng thời nhớ xóa cả các mục trong thư mục Thư rác và Mục đã xóa.
Nếu bạn sử dụng các công cụ hiện đại hơn như Microsoft Loop hoặc Designer , đừng quên dọn dẹp không gian làm việc của mình. Trong Loop, bạn có thể xóa các trang và ý tưởng lỗi thời, còn trong Designer, điều quan trọng là phải xem lại phần Dự án của tôi để xóa bất kỳ hình ảnh do AI tạo ra nào mà bạn không còn cần nữa.
Mẹo để tránh tình trạng đầy bộ nhớ
Để tránh tình trạng này tái diễn, bạn nên áp dụng một số biện pháp tốt nhất. Ví dụ, tránh lưu các tệp dữ liệu Outlook (.pst) vào OneDrive, vì ứng dụng này luôn mở chúng và có thể làm chậm quá trình đồng bộ hóa của máy tính. Tương tự, nếu bạn có các tệp nén (ZIP, RAR) và cũng giữ các tệp gốc, bạn đang lãng phí dung lượng lưu trữ một cách không cần thiết.
Một chiến lược thông minh là chuyển các thư mục bạn không cần trên đám mây sang một vị trí cục bộ trên ổ cứng của mình . Chỉ cần kéo các tệp từ thư mục OneDrive sang bất kỳ thư mục nào khác trên máy tính của bạn mà chưa được đồng bộ hóa. Ngoài ra, hãy nhớ dọn dẹp thư viện ảnh trên điện thoại của bạn , vì các bản sao lưu tự động thường đầy ắp ảnh chụp màn hình và ảnh chế không có giá trị gì.
Để tối ưu hóa dung lượng lưu trữ đám mây, bạn cần thường xuyên xem xét các chỉ số dung lượng và dọn sạch thùng rác trên các dịch vụ khác nhau của Microsoft. Bằng cách kết hợp việc dọn dẹp OneDrive, xóa các tệp đính kèm lớn trong Outlook và quản lý các tệp cục bộ, bạn có thể đảm bảo quy trình làm việc của mình không bị gián đoạn do thiếu dung lượng lưu trữ, tận dụng tối đa các công cụ phân tích kích thước được cung cấp bởi nền tảng trên cả ứng dụng web và máy tính để bàn.