Excel vs Notion: những khác biệt thực tế, công dụng và ý kiến

Informatec Digital » Recursos » Excel vs Notion: những khác biệt thực tế, công dụng và ý kiến

Nếu bạn đã sử dụng Notion để sắp xếp công việc của mình một thời gian và đang cân nhắc chuyển sang dùng Excel quen thuộc, bạn không phải là người duy nhất. Ngày càng nhiều người dùng tự hỏi liệu Notion và Excel có thực sự khác biệt nhiều hay không , hay cả hai cuối cùng đều phục vụ cùng một mục đích: lưu trữ thông tin, sắp xếp và làm việc với dữ liệu.

Khi xem xét kỹ hơn, rõ ràng Excel và Notion có một số điểm chung, nhưng về cơ bản chúng khác nhau. Excel được thiết kế để xử lý số liệu , thực hiện các phép tính và tạo báo cáo và mô hình phức tạp; Notion được thiết kế để kết nối thông tin : ghi chú, nhiệm vụ, cơ sở dữ liệu, tài liệu và cộng tác—tất cả ở cùng một nơi. Cảm giác rằng "Notion chỉ là một bảng tính đẹp trên đám mây" là phổ biến... nhưng thực tế không phải vậy.

Notion là gì và tại sao nó lại gây nghiện đến vậy?

Notion được định nghĩa là một môi trường làm việc tất cả trong một, nơi bạn có thể viết tài liệu, xây dựng cơ sở tri thức, tạo wiki nội bộ, quản lý dự án và nhiệm vụ, thậm chí thiết kế cơ sở dữ liệu với các chế độ xem tùy chỉnh (danh sách, bảng, lịch, bảng Kanban, thư viện ảnh, v.v.). Nó không chỉ là một cuốn sổ tay đẹp mắt: đó là một khung nền linh hoạt mà bạn có thể xây dựng hệ thống của riêng mình.

Một trong những tính năng chính là mỗi phần tử trong cơ sở dữ liệu Notion đều là một trang hoàn chỉnh : bạn có thể thêm văn bản, nhiệm vụ phụ, đính kèm tệp, nhúng liên kết, thêm nhận xét, liên kết với các cơ sở dữ liệu khác… Nó giống như việc có một bản ghi cực kỳ đầy đủ cho mỗi nhiệm vụ, khách hàng, dự án hoặc bất cứ thứ gì bạn cần, mà không bị giới hạn bởi bố cục hàng và cột truyền thống.

Ngoài ra, Notion tích hợp Notion AI , trợ lý trí tuệ nhân tạo của mình. AI này có thể được sử dụng để viết và chỉnh sửa văn bản, tóm tắt các tài liệu dài, tạo ý tưởng, hoặc thậm chí chuyển đổi cơ sở dữ liệu thành thông tin dễ hiểu hơn. Nó cũng có thể lấy dữ liệu từ các công cụ như Slack hoặc Google Drive để giúp bạn tìm câu trả lời mà không cần rời khỏi không gian làm việc của mình.

Điểm mạnh lớn nhất của Notion là nó không bắt buộc bạn phải tuân theo một cấu trúc cứng nhắc. Thay vì thích nghi với phần mềm, bạn xây dựng các quy trình làm việc phù hợp với cách tư duy của mình: bạn có thể sử dụng nó như một lịch cá nhân, trình quản lý dự án nhóm, CRM, hệ thống ghi chú, wiki của công ty hoặc kết hợp tất cả những điều này.

Trong quản lý dự án , Notion cho phép bạn tạo nhiệm vụ, phân công trách nhiệm, đặt ưu tiên, thiết lập thời hạn, thêm trạng thái tùy chỉnh và xem mọi thứ theo nhiều cách khác nhau: bảng, Kanban, lịch, dòng thời gian, v.v. Nó cũng tích hợp các biểu mẫu, tự động hóa cơ bản và các mẫu có sẵn, giúp việc thu thập thông tin và theo dõi công việc trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Các tính năng chính của Notion để tổ chức thông tin

Khi đã nắm được phương pháp tổng quát, bạn nên tìm hiểu sâu hơn về các tính năng làm cho Notion trở nên mạnh mẽ như một "trung tâm điều khiển" cho cuộc sống cá nhân hoặc nhóm của bạn, và xem nó khác biệt như thế nào so với bảng tính truyền thống.

1. Cơ sở dữ liệu linh hoạt và chế độ xem tùy chỉnh
Trong Notion, cơ sở dữ liệu không chỉ đơn thuần là một bảng. Nó là một tập hợp các mục (hàng) mà bạn có thể gán các thuộc tính thuộc nhiều loại khác nhau: văn bản, số, nhãn, ngày tháng, người, hộp kiểm, mối quan hệ với các cơ sở dữ liệu khác, công thức đơn giản, và nhiều hơn nữa. Sau đó, bạn có thể hiển thị cơ sở dữ liệu đó theo nhiều cách khác nhau: một bảng để kiểm soát chi tiết, một bảng Kanban để theo dõi quy trình làm việc, một lịch để xem thời hạn, một danh sách gọn hơn hoặc một thư viện ảnh để trực quan hóa.

Sức mạnh nằm ở khả năng chuyển đổi chế độ xem tức thì khi cần, mà không cần sao chép dữ liệu. Mỗi chế độ xem có thể có các bộ lọc, tùy chọn sắp xếp và các trường hiển thị riêng. Điều này linh hoạt hơn nhiều so với việc mở cùng một thông tin trong nhiều tệp Excel hoặc tab khác nhau với các bộ lọc khác nhau.

2. Hỗ trợ với Notion AI
Với tính năng tích hợp Notion AI, công cụ này giúp bạn viết, chỉnh sửa và tóm tắt nội dung mà không cần phải chuyển sang ứng dụng khác. Bạn có thể yêu cầu nó cải thiện cách diễn đạt của một đoạn văn, trích xuất các ý chính từ một tài liệu dài, tạo bản nháp đầu tiên của một hướng dẫn nội bộ hoặc tạo khung sườn tài liệu từ một vài ý tưởng.

Notion AI cũng rất hữu ích trong việc chuyển đổi các cơ sở dữ liệu phức tạp thành thông tin rõ ràng , tự động thêm các bản tóm tắt, sơ đồ hoặc lưu đồ để ghi lại các quy trình. Đối với các nhóm muốn đưa ra quyết định nhanh chóng mà không bị lạc trong hàng ngàn ô dữ liệu, lớp AI này là một lợi thế đáng kể.

3. Quản lý dự án và nhiệm vụ tích hợp
Notion không chỉ là nơi để ghi chú nhanh; nó còn có thể là một trình quản lý dự án hoàn chỉnh. Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu nhiệm vụ với các trạng thái tùy chỉnh (cần làm, đang thực hiện, bị chặn, đã hoàn thành…), mức độ ưu tiên, thẻ, mối quan hệ phụ thuộc và phân công cho các thành viên nhóm. Thông tin tương tự có thể được xem dưới dạng Kanban, danh sách, lịch hoặc dòng thời gian.Chỉ cần thay đổi góc nhìn.

Bạn cũng có thể tạo các quy trình tự động hóa đơn giản: ví dụ, cập nhật trạng thái của một nhiệm vụ bằng cách đánh dấu vào ô hoặc di chuyển một mục trong cột; tạo các mục nhập từ biểu mẫu; hoặc tạo các mẫu tài liệu liên kết với các nhiệm vụ mới. Đối với những người quen dùng Excel, điều này có nghĩa là chuyển từ một tệp tĩnh sang một hệ thống năng động, tập trung vào quy trình làm việc.

Microsoft Excel là gì và ở những lĩnh vực nào nó vẫn bị đánh bại?

Excel là một phần mềm kinh điển thực sự. Từ những năm 80, nó đã trở thành tiêu chuẩn mặc định để làm việc với bảng tính trong các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nó được sử dụng cho kế toán, phân tích tài chính, kỹ thuật, kiểm soát hàng tồn kho, báo cáo kinh doanh và tất cả các loại công việc liên quan đến số liệu.

Cấu trúc lưới với các hàng và cột cho phép bạn nhập văn bản, số và công thức để thực hiện mọi loại phép tính và chuyển đổi. Theo thời gian, Excel đã tích hợp các công cụ nâng cao như bảng tổng hợp, biểu đồ, định dạng có điều kiện, macro, Power Query, tích hợp với Power BI và các công cụ cộng tác như Microsoft Loop , và gần đây hơn là khả năng trí tuệ nhân tạo với Microsoft Copilot.

Mặc dù Excel cũng có thể được sử dụng cho danh sách việc cần làm, hệ thống CRM nhỏ hoặc theo dõi dự án, nhưng thế mạnh của nó nằm ở việc quản lý dữ liệu số và phân tích nâng cao . Đây là công cụ lý tưởng khi làm việc với khối lượng lớn dữ liệu có cấu trúc, đòi hỏi các phép tính phức tạp hoặc báo cáo chi tiết.

Một ưu điểm khác là hệ sinh thái khổng lồ của nó: các mẫu, tiện ích bổ sung, tích hợp với Microsoft 365 và một lượng lớn người dùng đã thành thạo các công thức và phím tắt đến từng chi tiết nhỏ nhất. Điều này khiến Excel gần như không thể thay thế đối với một số lĩnh vực nhất định (tài chính, phân tích dữ liệu, vận hành).

Các tính năng chính của Microsoft Excel tạo nên sự khác biệt

Để hiểu tại sao Excel vẫn là tiêu chuẩn vàng trong phân tích dữ liệu, chúng ta nên xem xét lại các tính năng cốt lõi của nó: công thức, định dạng có điều kiện và bảng tổng hợp với biểu đồ. Đây là những điểm mà Notion, ở thời điểm hiện tại, không thể cạnh tranh ở cùng cấp độ.

1. Công thức và hàm nâng cao
Excel bao gồm hơn 400 hàm tích hợp sẵn: toán học, thống kê, logic, tra cứu và tham chiếu, văn bản, ngày giờ, tài chính, và nhiều hơn nữa. Với chúng, bạn có thể tính toán mọi thứ, từ tổng và trung bình đến xây dựng các mô hình tài chính phức tạp. Các hàm kinh điển như... SUM, IF, VLOOKUP hoặc những cái mới nhất như Công thức XLOOKUP, INDEX/MATCH hoặc công thức mảng Họ trao quyền kiểm soát dữ liệu một cách tàn bạo.

Hơn nữa, Excel cho phép bạn lồng các hàm để xâu chuỗi các phép toán trong một công thức duy nhất và tự động hóa tất cả các loại quy tắc nghiệp vụ. Đối với bất kỳ trường hợp nào mà độ chính xác số học và các phép tính phức tạp là tối quan trọng, Notion không cung cấp một công cụ tương đương thực sự ở cấp độ này.

2. Định dạng có điều kiện để phát hiện các mẫu
Định dạng có điều kiện tự động thay đổi giao diện của các ô dựa trên các quy tắc bạn xác định. Điều này rất hữu ích cho việc nêu bật các xu hướng, giá trị cực đoan hoặc trạng thái quan trọng. Tổng quan: thang màu, thanh dữ liệu, biểu tượng, mũi tên chỉ hướng, v.v.

Ví dụ, bạn có thể tô màu đỏ cho các nhiệm vụ quá hạn, màu xanh lá cây cho các kết quả bán hàng tốt nhất, sử dụng biểu tượng để đánh dấu hiệu suất của các khu vực khác nhau hoặc thể hiện xu hướng lợi nhuận. Việc trực quan hóa trực tiếp trên bảng tính này biến những bảng dữ liệu khô khan thành những bảng điều khiển trực quan sinh động, điều mà Notion không làm tốt bằng.

3. Bảng tổng hợp và biểu đồ
Bảng tổng hợp (Pivot Table) là một trong những tính năng nổi bật nhất của Excel. Chúng cho phép bạn... Tóm tắt, nhóm, lọc và sắp xếp lại lượng dữ liệu khổng lồ. Bạn có thể thực hiện việc này hầu như không cần viết công thức. Bạn có thể nhóm theo danh mục, tính tổng và trung bình, áp dụng các phép tính tùy chỉnh và thay đổi cấu trúc bằng cách kéo các trường từ vị trí này sang vị trí khác.

Bằng cách kết hợp chúng với các biểu đồ động (biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn, v.v.), bạn có thể chuyển đổi dữ liệu thành thông tin trực quan tức thì . Bộ lọc và dòng thời gian cho phép lọc tương tác, lý tưởng cho phân tích thời gian thực. Mặc dù Notion cung cấp các thuộc tính công thức và một số chế độ xem bảng, nhưng nó không đạt đến mức độ phân tích chuyên sâu này.

Notion và Excel: So sánh các tính năng và phương pháp tiếp cận

So sánh Notion và Excel chỉ dựa trên yếu tố thẩm mỹ hoặc việc chúng là phần mềm đám mây hay phần mềm cục bộ là chưa đủ. Điều quan trọng là phải hiểu khi nào thì phần mềm này tốt hơn phần mềm kia và những sự đánh đổi mà mỗi lựa chọn mang lại. Cả hai đều quản lý dữ liệu, nhưng với triết lý trái ngược : Notion như một cơ sở kiến ​​thức và công cụ tổ chức, Excel như một công cụ tính toán và phân tích.

Quản lý cơ sở dữ liệu
Notion xử lý cơ sở dữ liệu như bộ sưu tập nội dung có tính linh hoạt caoĐừng chỉ nghĩ đến các ô (cell) mà hãy nghĩ đến các bản ghi có thuộc tính và các trang được liên kết. Bạn có thể liên kết các cơ sở dữ liệu với nhau, tạo các mối quan hệ (ví dụ: nhiệm vụ liên kết với dự án, dự án liên kết với khách hàng) và trực quan hóa mọi thứ với nhiều chế độ xem. Đây là giải pháp lý tưởng cho quản lý dự án, lập tài liệu có cấu trúc, theo dõi nhiệm vụ, hệ thống CRM đơn giản và nhiều ứng dụng khác.

Nhược điểm là Notion không được thiết kế cho các phép tính số học chuyên sâu . Nó có các tính năng dựa trên công thức, đúng vậy, nhưng bạn sẽ không thể xây dựng mô hình tài chính với 20 tab được liên kết hoặc thực hiện phân tích thống kê phức tạp một cách dễ dàng.

Ngược lại, Excel được thiết kế chủ yếu cho dữ liệu dạng bảng. Nó cho phép bạn lọc, sắp xếp, sử dụng bảng, công thức phức tạp, macro và toàn bộ các công cụ phân tích. Nó hoàn hảo để làm việc với khối lượng lớn dữ liệu số , nhưng lại kém thuận tiện hơn khi cần liên kết các bản ghi giữa các trang tính khác nhau như thể chúng là các cơ sở dữ liệu quan hệ đơn giản. Việc này có thể thực hiện được, nhưng không trực quan như trong Notion.

Hợp tác và làm việc nhóm
Notion ra đời với mục tiêu hợp tác. Nhiều người dùng có thể... Chỉnh sửa đồng thời, bình luận, nhắc đến người khác, xem lịch sử thay đổi và xác định các quyền rất chi tiết (ai có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa từng trang hoặc cơ sở dữ liệu). Đối với các nhóm làm việc từ xa, điều này vô cùng quý giá: tất cả thông tin và tài liệu được cấu trúc đều nằm ở cùng một nơi.

Nhờ Microsoft 365, Excel cũng hỗ trợ chỉnh sửa trên đám mây và làm việc cộng tác . Tuy nhiên, khi bảng tính trở nên phức tạp, các vấn đề thường gặp sẽ xuất hiện: xung đột phiên bản, lo sợ "làm hỏng" một công thức quan trọng, các trang tính ẩn mà chỉ người tạo mới hiểu… Chức năng bình luận và theo dõi thay đổi có ích, nhưng trải nghiệm không được liền mạch như trong môi trường kiểu Notion, đặc biệt nếu những gì được chia sẻ không chỉ là số liệu, mà còn cả quy trình, ghi chú và ngữ cảnh.

Tự động hóa và tích hợp
Xét về khía cạnh tự động hóa thuần túy, Excel là một ứng cử viên nặng ký. Với Macro, VBA, Power Query và tích hợp với Power Automate và Power BI.Bạn có thể thiết lập các quy trình làm việc rất phức tạp: tự động nhập và chuyển đổi dữ liệu, cung cấp dữ liệu cho bảng điều khiển BI, tạo báo cáo theo lịch trình, v.v. Đối với các môi trường mà dữ liệu đến từ nhiều nguồn và cần được xử lý lặp đi lặp lại, điều này tạo nên sự khác biệt rất lớn.

Notion cung cấp các tính năng tự động hóa cơ bản hơn , dựa trên API của riêng nó và các công cụ của bên thứ ba như Zapier hoặc Make. Bạn có thể tạo các luồng như "khi một nhiệm vụ được tạo trong Notion, hãy gửi nó đến một ứng dụng khác" hoặc cập nhật các thuộc tính dựa trên các trình kích hoạt nhất định trong Notion. Đối với hầu hết các nhu cầu năng suất cá nhân và nhóm, điều này là đủ, nhưng nó không thể thay thế mức độ tự động hóa dữ liệu được tìm thấy trong Excel.

Ý kiến ​​thực tế từ cộng đồng về Excel so với Notion.

Nếu bạn lướt qua các diễn đàn như Reddit, bạn sẽ thấy không có sự đồng thuận tuyệt đối về công cụ nào "tốt hơn". Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào trường hợp sử dụng. Một số người dùng bảo vệ Notion vì nó kết hợp ghi chú và dữ liệu một cách tiện lợi, trong khi những người khác vẫn trung thành với Excel vì không có lựa chọn thay thế nào sánh kịp về khả năng tính toán nâng cao.

Một số người dùng chỉ ra rằng Notion không hoạt động với các ô hoặc tọa độ tiêu chuẩn như A1:B10 , mà thay vào đó là với cơ sở dữ liệu và thuộc tính. Điều này khiến việc thực hiện các phép tính trên các phạm vi tùy ý không đơn giản như trong Excel. Bù lại, bạn có được sự linh hoạt của một cơ sở dữ liệu gọn nhẹ: bạn có thể lọc, kết nối các bảng, chuyển đổi chế độ xem và thêm nội dung phong phú vào mỗi mục nhập.

Cũng có những lời chỉ trích về hiệu năng của Notion: khi cơ sở dữ liệu vượt quá vài trăm bản ghi, Notion có thể trở nên chậm đáng kể , đặc biệt là trên các trình duyệt hoặc thiết bị có cấu hình yếu. Đối với những người quen làm việc với hàng nghìn hoặc hàng trăm nghìn hàng trong Excel, đây là một nhược điểm đáng kể.

Mặt khác, một số người dùng lại ưa chuộng Notion chính vì họ tin rằng việc sử dụng Excel làm cơ sở dữ liệu sẽ gây quá tải cho công cụ này. Đối với những người dùng này, Notion cung cấp một cấu trúc logic hơn để quản lý thông tin dưới dạng "thẻ" (khách hàng, nhiệm vụ, tài liệu, cuộc họp), với các mối quan hệ rõ ràng và không phụ thuộc vào các tham chiếu ô dễ bị lỗi. Họ chỉ sử dụng Excel khi cần các công thức phức tạp, tùy ý hoặc để tạo các biểu đồ nâng cao.

Nhìn chung, mọi người đều cho rằng Notion nổi bật như một hệ thống tổ chức và kho kiến ​​thức , trong khi Excel vẫn là số một khi cần phân tích số liệu chuyên sâu. Và nhiều người cuối cùng sử dụng cả hai cùng lúc, ngay cả khi điều đó có nghĩa là phải chia nhỏ quy trình làm việc của họ.

Vì sao một số người dùng muốn môi trường của họ áp dụng Notion?

Ngoài sự so sánh về mặt kỹ thuật, còn có một yếu tố xã hội quan trọng: nếu bạn là người hâm mộ Notion, việc muốn bạn bè, gia đình hoặc nhóm của mình chuyển sang sử dụng nó là điều tự nhiên . Càng nhiều người dùng, việc chia sẻ cơ sở dữ liệu, tạo các mẫu chung và xây dựng một cộng đồng nhỏ tại địa phương để trao đổi ý tưởng và tài nguyên càng dễ dàng hơn.

Nhiều người từng dùng Excel thừa nhận rằng 90% công việc hàng ngày của họ (lập danh sách, theo dõi, ghi chép nhỏ) đều có thể được thực hiện tốt hơn trong Notion, đơn giản vì nó tích hợp ngữ cảnh, tài liệu và khả năng cộng tác tất cả trong một nơi. Tuy nhiên, việc chuyển đổi công cụ khá khó khăn: bạn phải học giao diện mới, suy nghĩ lại về hệ thống và thuyết phục người khác.

Nếu bạn muốn "đưa ra những điểm mấu chốt" để khuyến khích người khác dùng thử Notion, thường thì việc tập trung vào những lợi ích cụ thể sẽ hiệu quả: có ghi chú và dữ liệu ở cùng một nơi , các mẫu giúp tăng tốc công việc, khả năng truy cập từ mọi thiết bị, cộng tác thời gian thực và khả năng xây dựng hệ thống riêng mà không cần phụ thuộc vào hàng ngàn tập tin rải rác.

Đồng thời, việc hiểu lý do tại sao một số người không chuyển đổi cũng rất hữu ích : sợ mất đi sức mạnh của Excel, lo ngại về bảo mật và quyền riêng tư trên đám mây, không thoải mái với hiệu suất của Notion khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, hoặc đơn giản là thói quen và sở thích định dạng ô truyền thống. Hiểu được những lý do phản đối này giúp bạn đưa ra các ví dụ và trường hợp sử dụng phù hợp hơn với từng nhóm người dùng.

Trên thực tế, điều thuyết phục nhất không phải là những lập luận lý thuyết, mà là những trường hợp cụ thể : chứng minh cách một nhóm tiếp thị tổ chức các chiến dịch và nội dung trong Notion bằng chế độ xem Kanban và lịch; cách một người làm việc tự do quản lý lịch trình, khách hàng và tài liệu của họ một cách tập trung; hoặc cách một nhóm nhỏ tạo ra một wiki dùng chung mà không cần phải mất công tìm kiếm tập tin.

Tóm lại, dù bạn ưu tiên tính bảo mật cục bộ của các tệp Excel hay thích sự linh hoạt và khả năng lưu trữ đám mây của Notion, điều quan trọng là chọn công cụ phù hợp nhất với công việc của bạn . Đối với phân tích tài chính và dữ liệu lớn chuyên sâu, Excel vẫn là lựa chọn hàng đầu; còn đối với việc tổ chức, lập tài liệu và cộng tác toàn diện, Notion có lợi thế đáng kể. Và nếu cần, bạn luôn có thể kết hợp cả hai mà không phải hy sinh những ưu điểm của mỗi công cụ.