- Phân biệt về mặt kỹ thuật giữa việc xóa tập tin thông thường và xóa an toàn bằng cách ghi đè.
- Khung pháp lý về quyền xóa bỏ và quyền được lãng quên dựa trên Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR).
- Tầm quan trọng của chứng nhận và xóa dữ liệu vật lý để ngăn chặn việc khôi phục dữ liệu nhạy cảm.
Ngày nay, quyền riêng tư đã trở thành một trụ cột cơ bản trong cuộc sống kỹ thuật số của chúng ta. Với lượng thông tin khổng lồ mà chúng ta truyền tải trực tuyến, việc lo lắng về việc ai đang nắm giữ dữ liệu của chúng ta và họ sử dụng nó để làm gì là điều bình thường, đặc biệt là khi chúng ta không còn mối quan hệ nào với công ty hoặc dịch vụ đó nữa.
Việc kiểm soát dấu vết kỹ thuật số của chúng ta không chỉ mang lại sự an tâm mà còn là một quyền được công nhận. Do đó, hiểu rõ việc xóa thông tin vĩnh viễn là gì và cách thực hiện đúng cách là vô cùng quan trọng để ngăn chặn đời sống riêng tư của chúng ta rơi vào tay tội phạm mạng hoặc bị lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu của bên thứ ba.
Quyền xóa dữ liệu và GDPR
Khi nói về việc xóa dữ liệu, chúng ta đang đề cập đến quy trình pháp lý và kỹ thuật mà một tổ chức thực hiện để loại bỏ vĩnh viễn thông tin của một người khỏi hệ thống của mình. Tại châu Âu, Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR), cụ thể là Điều 17, cung cấp cơ sở pháp lý để yêu cầu dữ liệu của chúng ta không được lưu trữ lâu hơn mức cần thiết.
Quyền này có thể được thực hiện trong những trường hợp rất cụ thể, chẳng hạn như khi dữ liệu không còn cần thiết cho mục đích thu thập ban đầu, nếu người dùng quyết định rút lại sự đồng ý của mình, hoặc nếu phát hiện ra rằng việc xử lý thông tin đó là bất hợp pháp. Tuy nhiên, điều quan trọng cần hiểu là đây không phải là quyền tuyệt đối; một công ty có thể từ chối nếu họ phải tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hiện hành hoặc để bảo vệ quyền tự do ngôn luận.
Tại sao bạn nên yêu cầu xóa thông tin của mình?
Đôi khi chúng ta quá lười để hoàn tất quy trình, nhưng việc để lại dấu vết trên bất kỳ máy chủ nào cũng đều tiềm ẩn rủi ro. Một trong những lý do chính là để ngăn chặn dữ liệu của bạn bị bán cho bên thứ ba mà không có sự cho phép của bạn, điều rất phổ biến trong các chiến dịch tiếp thị hung hăng. Hơn nữa, nếu công ty bị tấn công mạng, nếu dữ liệu của bạn đã bị xóa, sẽ không có gì để đánh cắp , giúp bảo vệ bạn khỏi nguy cơ gian lận.
Đây cũng là cách tốt nhất để ngừng nhận những email và cuộc gọi rác phiền phức không ngừng nghỉ. Về cơ bản, nó bao gồm việc cắt đứt mọi liên kết kỹ thuật số với một thực thể sau khi hợp đồng hoặc mối quan hệ kết thúc, đảm bảo rằng không một tập tin nào còn liên kết với danh tính của bạn.
Các bước thực hành để thực hiện quyền xóa bỏ
Nếu bạn đã quyết định thực hiện bước này, việc đầu tiên cần làm là tìm kiếm công ty đó . Chỉ gửi bất kỳ tin nhắn nào cũng không được; hãy xem chính sách bảo mật hoặc thông báo pháp lý để tìm thông tin liên hệ của Cán bộ Bảo vệ Dữ liệu (DPO). Sau khi xác định được họ, hãy kiểm tra xem họ có biểu mẫu xóa dữ liệu cụ thể hay không , vì điều này sẽ giúp quá trình xóa diễn ra nhanh hơn rất nhiều.
Trước khi soạn thảo yêu cầu, điều cần thiết là phải lập danh sách các thông tin mà họ có về bạn . Xem lại tài khoản người dùng của bạn, tìm kiếm trong các email cũ và tìm bất kỳ số khách hàng nào. Với thông tin này, hãy viết một email trang trọng và rõ ràng yêu cầu hủy dịch vụ của bạn. Sau khi gửi, bạn có thể nhận được phản hồi trong khoảng 30 ngày.
Nếu công ty ngoan cố từ chối mà không đưa ra lý do pháp lý chính đáng, hoặc đơn giản là phớt lờ bạn, bạn có một số lựa chọn. Bạn có thể gửi lời nhắc nhở kiên quyết hoặc, nếu không có cách nào hiệu quả, hãy khiếu nại với Cơ quan Bảo vệ Dữ liệu Tây Ban Nha (AEPD) tại Tây Ban Nha, hoặc tìm kiếm tư vấn pháp lý chuyên nghiệp.
Xóa bỏ khác với tẩy xóa: chúng không giống nhau.
Đây là lỗi mà nhiều người thường mắc phải. Nhầm lẫn giữa "xóa" và "xóa bỏ" có thể dẫn đến sai lầm bảo mật nghiêm trọng. Khi chúng ta nhấn nút xóa hoặc làm trống thùng rác, hệ điều hành chỉ đơn giản là xóa chỉ mục tham chiếu đến tệp, nhưng dữ liệu vẫn còn đó, bị ẩn đi. Bất kỳ phần mềm khôi phục tập tin cơ bản nào trên máy tính của bạn đều có thể khôi phục nó trong tích tắc.
Ngược lại, xóa an toàn liên quan đến việc ghi đè thông tin gốc bằng các mẫu dữ liệu ngẫu nhiên. Điều này khiến việc khôi phục nội dung trước đó về mặt kỹ thuật là bất khả thi. Tương tự, định dạng ổ đĩa không phải là biện pháp bảo mật thực sự, vì nó chỉ chuẩn bị ổ đĩa cho một hệ thống tập tin mới, để lại thông tin trước đó cho bất kỳ ai biết cách tìm kiếm.
Các phương pháp hủy dữ liệu tiên tiến
Đối với các công ty xử lý khối lượng lớn dữ liệu doanh nghiệp, nhân viên hoặc khách hàng (thông tin nhận dạng cá nhân), các phương pháp tự làm không hiệu quả. Phần mềm xóa dữ liệu được chứng nhận là giải pháp lý tưởng cho các tài sản CNTT sẽ được tái sử dụng hoặc bán lại, vì nó đảm bảo việc xóa sạch hoàn toàn dữ liệu trên ổ cứng.
Khi thiết bị không thể sửa chữa hoặc tính bảo mật là tối quan trọng, máy khử từ sẽ được sử dụng , chúng sử dụng từ trường mạnh để xóa dữ liệu trong vài giây. Và nếu muốn chắc chắn tuyệt đối, máy hủy tài liệu vật lý sẽ nghiền nát phần cứng thành những mảnh nhỏ li ti, loại bỏ mọi khả năng khôi phục thông tin.
Chứng nhận và tuân thủ quy định
Trong các lĩnh vực được quản lý chặt chẽ, việc chỉ đơn giản tuyên bố rằng dữ liệu đã bị xóa là chưa đủ; cần phải có bằng chứng. Đây là lúc các chứng chỉ xóa dữ liệu chống giả mạo phát huy tác dụng . Tuân thủ tiêu chuẩn của chính phủ không đồng nghĩa với việc sở hữu chứng nhận chính thức xác thực quy trình trong trường hợp kiểm toán.
Các quy định và chương trình quốc tế như ENS (Chương trình An ninh Quốc gia ) và các chứng nhận như R2 và e-Stewards đảm bảo việc tái chế thiết bị điện tử được thực hiện một cách có trách nhiệm và an toàn. Việc thuê một đại lý được ủy quyền đảm bảo chuỗi cung ứng được bảo vệ và pháp luật được tuân thủ nghiêm ngặt , từ khâu thu gom đến khâu tiêu hủy cuối cùng .
Quản lý thông tin đúng cách, dù bằng cách thực thi các quyền hợp pháp hay sử dụng các công cụ hủy bỏ vật lý và kỹ thuật số, là cách duy nhất thực sự để ngăn chặn rò rỉ thông tin. Việc đảm bảo dữ liệu đã được ghi đè hoặc bị hủy bỏ vật lý cho phép phần cứng được tái sử dụng một cách an toàn, hoàn thiện chu trình bảo mật và tính bền vững.
