Hướng dẫn sử dụng Copilot với các tập tin OneDrive từ Windows Explorer 11

Informatec Digital » Cửa sổ » Hướng dẫn sử dụng Copilot với các tập tin OneDrive từ Windows Explorer 11

Chắc hẳn bạn đã gặp phải tình huống này hàng nghìn lần: kho lưu trữ đám mây của bạn đầy ắp tài liệu, hợp đồng hoặc báo cáo, và khi cần một thông tin cụ thể, bạn phải mở từng tập tin một như mò kim đáy bể. Thật phiền phức và lãng phí thời gian. Để giải quyết vấn đề này, Microsoft đã tích hợp Copilot vào OneDrive , một công cụ trí tuệ nhân tạo về cơ bản sẽ đọc các tập tin của bạn và cung cấp câu trả lời thông qua một cuộc trò chuyện đơn giản.

Điều tuyệt vời nhất về hệ thống này là nó không chỉ hoạt động trên web mà còn tích hợp trực tiếp vào File Explorer của Windows 11. Không còn phải điều hướng qua vô số thư mục nữa; giờ đây bạn có thể hỏi AI về nội dung của các tài liệu PDF hoặc Word ngay trên màn hình máy tính. Tuy nhiên, để tất cả những điều này hoạt động, bạn cần phải cấu hình đúng hệ sinh thái Microsoft 365 và có giấy phép phù hợp, vì tính năng này không được bật mặc định cho tất cả mọi người.

Cách chạy Copilot từ Windows Explorer 11

Nếu bạn muốn tận dụng AI mà không cần rời khỏi thư mục cục bộ, quy trình khá đơn giản. Đầu tiên, hãy tìm tệp hoặc nhóm tài liệu bạn muốn làm việc. Nếu chỉ có một tệp, hãy nhấp chuột phải vào tệp đó. Nếu bạn muốn phân tích nhiều tệp, bạn có thể chọn tối đa năm tệp cùng một lúc rồi nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào đã chọn.

Trong menu ngữ cảnh hiện ra, tìm tùy chọn OneDrive và chọn "Đặt câu hỏi ". Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng, hệ thống có thể sẽ yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản Microsoft. Sau khi đăng nhập, một bảng trò chuyện bên cạnh sẽ hiện ra, nơi Copilot sẽ đề xuất một số ý tưởng để bạn bắt đầu, nhưng bạn cũng có thể nhập bất kỳ câu hỏi nào ở phía dưới và nhấp vào gửi.

Sử dụng Copilot thông qua phiên bản web của OneDrive

Đôi khi quản lý mọi thứ từ trình duyệt sẽ tiện lợi hơn. Để làm điều này, hãy truy cập onedrive.com bằng tài khoản của bạn và điều hướng đến thư mục nơi lưu trữ tài liệu của bạn. Giống như trên máy tính, bạn có thể chọn từ một đến năm tệp và nhấp vào nút Copilot xuất hiện ở góc dưới bên phải màn hình.

Nếu bạn chỉ quan tâm đến một tài liệu, có một cách nhanh hơn: di chuột qua tệp, nhấp vào nút Copilot và chọn "Đặt câu hỏi ". Cửa sổ trò chuyện sẽ mở ngay lập tức và bạn có thể đặt câu hỏi. Phương pháp này lý tưởng cho những người thích giao diện trình duyệt đầy đủ và muốn kiểm soát trực quan toàn diện hơn các tệp trên đám mây của họ.

Bạn thực sự có thể làm gì với trí tuệ nhân tạo này? Ví dụ thực tế

Copilot không chỉ dùng để đặt những câu hỏi đơn giản; nó là một công cụ năng suất mạnh mẽ. Một trong những công dụng hiệu quả nhất của nó là tóm tắt các tài liệu dài . Nếu bạn có một tệp PDF 80 trang và không có thời gian đọc trước cuộc họp, bạn có thể yêu cầu AI trích xuất các điểm chính trong vài giây.

Một tính năng rất hữu ích khác là so sánh tệp . Hãy tưởng tượng bạn có ba phiên bản hợp đồng và muốn biết điều khoản nào đã thay đổi. Thay vì đọc cả ba và gạch chân những điểm khác biệt, bạn có thể yêu cầu Copilot tạo bảng so sánh hoặc tóm tắt những thay đổi chính. Tính năng này cũng hữu ích để trích xuất dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như hỏi "Ngân sách tiếp thị được phân bổ trong tháng này là bao nhiêu?" dựa trên một số bảng tính đã chọn.

Các yêu cầu, giấy phép và hạn chế quan trọng

Không phải ai cũng có thể sử dụng các tính năng này ngay bây giờ. Để kích hoạt Copilot trong OneDrive, cần có gói đăng ký Microsoft 365 Cá nhân hoặc Gia đình . Tuy nhiên, có một lưu ý quan trọng: với gói Gia đình, chỉ người đăng ký chính mới có quyền truy cập vào các tính năng của Copilot; các thành viên khác trong gia đình không được phép sử dụng.

Trong môi trường chuyên nghiệp, bạn cần một tài khoản giáo dục hoặc doanh nghiệp được cấp phép sử dụng Copilot cho Microsoft 365. Nếu bạn không thấy tùy chọn này, có thể quản trị viên của tổ chức bạn đã vô hiệu hóa nó từ trung tâm quản trị Microsoft 365.

Các định dạng được hỗ trợ và các hạn chế

• Tài liệu văn phòng: Hỗ trợ các định dạng DOC, DOCX, PPT, PPTX và XLSX.
• Các định dạng phổ biến: Nó hoạt động với các định dạng PDF, TXT, RTF và các tệp web như HTML hoặc ASPX.
• Các định dạng mới: Hiện tại, nó đã tương thích với các tệp Loop và Fluid.

Mặc dù mạnh mẽ, Copilot vẫn có những hạn chế. Hiện tại, nó không thể xử lý hình ảnh , video hoặc sổ tay OneNote, mặc dù Microsoft đang nỗ lực bổ sung chức năng này trong thời gian tới. Ngoài ra, còn có giới hạn về kích thước: các tệp phải nhỏ hơn 150 MB để AI có thể đọc được. Một chi tiết khác cần lưu ý là giới hạn phân tích chung tối đa là năm tệp cho mỗi truy vấn.

Quyền riêng tư, bảo mật và tín dụng AI

Nhiều người lo ngại về việc dữ liệu của họ sẽ được xử lý như thế nào. Copilot tuân thủ nghiêm ngặt quyền truy cập ; nó chỉ có thể đọc các tệp bạn chọn hoặc những tệp đã được chia sẻ rõ ràng với bạn. Nếu bạn sử dụng Microsoft Purview để mã hóa dữ liệu bằng nhãn bảo mật, AI sẽ tôn trọng các quyền sử dụng đó và sẽ không truy cập thông tin bị hạn chế.

Mặt khác, điều quan trọng cần đề cập đến là điểm tín dụng AI . Mỗi lần bạn yêu cầu tóm tắt hoặc so sánh tài liệu, một điểm tín dụng sẽ được trừ từ gói đăng ký của bạn. Điểm tín dụng này được trừ tự động, vì vậy bạn nên sử dụng các yêu cầu một cách hiệu quả để tránh hết điểm tín dụng sớm.

Việc sử dụng công nghệ này giúp chuyển đổi việc quản lý tài liệu từ mô hình tìm kiếm thủ công sang mô hình truy vấn trực tiếp. Bằng cách tích hợp khả năng tóm tắt và so sánh nhiều tệp từ môi trường Windows 11 và web, thời gian phân tích dữ liệu được tối ưu hóa, với điều kiện là có giấy phép Microsoft 365 phù hợp và tuân thủ các giới hạn về định dạng và kích thước do nền tảng thiết lập.