- Trên Android, các ứng dụng như AutoResponder và WhatsAuto sẽ tự động trả lời thông báo bằng các quy tắc, lịch trình và kiểm soát theo trò chuyện và nhóm.
- Trên iPhone, WhatsApp Business cung cấp tin nhắn chào mừng, tin nhắn vắng mặt và tin nhắn trả lời nhanh với các phím tắt và tối đa 50 mẫu.
- WhatsApp đang thử nghiệm tính năng để lại ghi chú bằng giọng nói sau các cuộc gọi nhỡ, tích hợp "máy trả lời tự động" trực tiếp vào cuộc trò chuyện.
Nếu bạn sử dụng WhatsApp hàng ngày, bạn biết rằng không phải lúc nào bạn cũng có thể trả lời ngay lập tức. Trong những trường hợp đó, việc có tính năng trả lời tự động trên WhatsApp , hoặc ít nhất là các câu trả lời tự động được cấu hình tốt, là vô cùng hữu ích: nó giúp tiết kiệm thời gian, quản lý kỳ vọng và duy trì cuộc trò chuyện ngay cả khi bạn không có mặt.
Hiện nay, có một số cách để thực hiện điều này: trên Android với các ứng dụng tận dụng thông báo ; trên iPhone sử dụng các công cụ WhatsApp Business chính thức ; và ngoài ra, WhatsApp đang thử nghiệm cách để lại ghi âm giọng nói sau các cuộc gọi không được trả lời , hoạt động như một máy trả lời tự động cho các cuộc gọi được thực hiện thông qua chính ứng dụng. Hãy cùng xem hướng dẫn đầy đủ để thiết lập tất cả những điều này.
“Trả lời tự động” thực sự có nghĩa là gì trên WhatsApp ngày nay?
Khi nói về thư thoại trên WhatsApp, chúng ta thực chất đang đề cập đến hai khái niệm: một mặt, là các tin nhắn trả lời tự động (tin nhắn vắng mặt, tin nhắn chào mừng, trả lời nhanh, v.v.); mặt khác, là tùy chọn để lại tin nhắn thoại khi bạn không trả lời cuộc gọi , tính năng mà WhatsApp hiện đang triển khai thử nghiệm. Đây là hai giải pháp bổ sung cho nhau: giải pháp đầu tiên xử lý các tác vụ trò chuyện hàng ngày; giải pháp thứ hai mô phỏng hệ thống thư thoại truyền thống trong bối cảnh các cuộc gọi WhatsApp.
Trên Android, ứng dụng chính thức không cung cấp tính năng trả lời tự động mặc định, nhưng các ứng dụng bên thứ ba có thể thực hiện điều này bằng cách đọc và trả lời trực tiếp từ thông báo . Trên iPhone, các tùy chọn bên ngoài ứng dụng chính thức rất hạn chế nếu không bẻ khóa thiết bị, vì vậy cách thiết thực nhất để làm điều này là sử dụng WhatsApp Business , ứng dụng cung cấp tin nhắn chào mừng, tin nhắn vắng mặt và trả lời nhanh cho mục đích chuyên nghiệp.
Ngoài ra, phiên bản beta của WhatsApp dành cho Android tích hợp thêm nút ghi âm và gửi tin nhắn thoại khi người nhận không trả lời cuộc gọi. Bằng cách này, người đó sẽ nhận được cả thông báo cuộc gọi nhỡ và tin nhắn thoại của bạn trong cùng một cuộc trò chuyện mà không cần thêm bất kỳ thao tác nào.
Đối với các doanh nghiệp và đội ngũ hỗ trợ, những tính năng này rất quan trọng: dữ liệu cho thấy 62% khách hàng tin rằng các thương hiệu có thể cá nhân hóa trải nghiệm của họ tốt hơn, ví dụ, bằng cách cung cấp các kênh như WhatsApp Business ; và 64% muốn chatbot cung cấp dịch vụ ngang bằng với nhân viên hỗ trợ trực tiếp. Tự động hóa mà không làm mất đi yếu tố con người là con đường tiến lên phía trước.
Nếu bạn đang cân nhắc thiết lập hệ thống trả lời tự động trên WhatsApp , dưới đây tôi sẽ giải thích những gì bạn có thể làm trên Android, cách hoạt động trên iPhone với ứng dụng Business và cách thức hoạt động của tùy chọn âm thanh mới sau cuộc gọi nhỡ.
Android: Trả lời tự động bằng ứng dụng (AutoResponder và WhatsAuto)
Ứng dụng WhatsApp dành cho Android không cung cấp tính năng này theo mặc định, nhưng các công cụ như AutoResponder for WhatsApp và WhatsAuto triển khai nó một cách đáng tin cậy. Mấu chốt là chúng theo dõi thông báo của bạn và khi có tin nhắn mới phù hợp với một quy tắc nhất định, chúng sẽ trả lời trực tiếp từ chính thông báo đó . Chúng không cần quyền truy cập đầy đủ vào WhatsApp, chỉ cần quyền đọc và trả lời thông báo.
Bước đầu tiên là cấp quyền truy cập thông báo. Trên Android, chỉ cần mở ứng dụng, vào cài đặt quyền truy cập thông báo khi được nhắc và bật công tắc tương ứng. Sau đó quay lại ứng dụng và bạn có thể tạo các quy tắc của mình.
Ví dụ, trong AutoResponder, bạn có thể thiết lập câu trả lời cho tất cả tin nhắn hoặc chỉ cho những tin nhắn cụ thể . Nếu bạn muốn trả lời chung chung cho bất kỳ ai nhắn tin cho bạn, hãy chọn tùy chọn tương đương với "Mọi người" và điền vào trường tin nhắn trả lời với nội dung sẽ được gửi tự động. Phiên bản miễn phí bao gồm các chức năng cơ bản, và nếu điều đó chưa đủ, phiên bản Pro (thanh toán một lần khoảng 14,99 € ) sẽ mở khóa thêm các tính năng bổ sung như giờ hoạt động.
Một ưu điểm khác là bạn có thể giới hạn các quy tắc cho những người hoặc nhóm cụ thể , ngăn chặn việc kích hoạt trong một số cuộc trò chuyện nhất định hoặc điều chỉnh tần suất để tránh tin nhắn rác. WhatsAuto cung cấp một tính năng tương tự: nó cho phép bạn quyết định trả lời cho nhóm hoặc liên hệ nào, chặn các tin nhắn lặp lại và lên lịch thời gian để tin nhắn trả lời tự động chỉ chạy khi thuận tiện cho bạn.
Quy trình làm việc điển hình trên Android có thể như sau: bạn tạo một quy tắc chung "Tôi đang vắng mặt", một quy tắc thứ hai thân thiện hơn làm lời chào mừng cho những người liên hệ lần đầu, và một bộ quy tắc cụ thể thứ ba với các từ khóa ("giờ," "địa chỉ," "giá cả") trả về một tin nhắn cụ thể. Cuộc trò chuyện của bạn sẽ được xử lý ngay cả khi bạn vắng mặt.
- Cấp quyền cho thông báo khi ứng dụng yêu cầu.
- Tạo các quy tắc chung (tất cả các cuộc trò chuyện) và các quy tắc cụ thể (từ khóa, liên hệ hoặc nhóm).
- Kích hoạt nếu bạn cần, lịch trình để nó chỉ áp dụng ngoài giờ làm việc của bạn.
- Tránh hiệu ứng “thư rác” bằng cách điều chỉnh tần suất và giới hạn gửi theo nhóm.
Nếu bạn làm việc với các nhóm, WhatsAuto cho phép bạn chọn có tránh trả lời tự động hay chỉ gửi một thông báo riêng cho mỗi nhóm để tránh làm ngập lụt cuộc trò chuyện. Đó là một cách đơn giản để lịch sự mà không làm gián đoạn luồng trò chuyện.
iPhone: WhatsApp Business để thông báo vắng mặt, chào mừng và các phím tắt
Trên iOS, hãy quên đi các ứng dụng AutoResponder nhái trên App Store: ngoài hệ sinh thái chính thức, không có lựa chọn thay thế khả thi nào nếu không bẻ khóa thiết bị . Lựa chọn được khuyến nghị là sử dụng WhatsApp Business (bạn có thể thiết lập với số điện thoại của mình ngay cả khi bạn là người tự kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp một người) và tận dụng các công cụ tích hợp sẵn của nó.
Hai tính năng thiết yếu là tin nhắn chào mừng (chỉ được gửi lần đầu tiên khi ai đó nhắn tin cho bạn) và tin nhắn vắng mặt (hoạt động như một tin nhắn trả lời tự động khi bạn không có mặt). Để kích hoạt chúng, hãy vào Cài đặt WhatsApp Business > Công cụ Doanh nghiệp > Tin nhắn vắng mặt. Bật tính năng này, viết tin nhắn của bạn và chọn xem bạn muốn gửi tin nhắn đó luôn luôn, trong một khung thời gian cụ thể hoặc ngoài giờ làm việc của bạn.
Ứng dụng này cũng cho phép bạn chọn người nhận: bạn có thể gửi cho tất cả mọi người, chỉ cho những người không có trong danh bạ, cho tất cả mọi người trừ một số người, hoặc chỉ cho một danh sách liên lạc cụ thể . Nó khá linh hoạt, mặc dù có phần hạn chế hơn so với những gì bạn có thể làm được với Android và các ứng dụng chuyên dụng.
Một tính năng khác của WhatsApp Business giúp tăng tốc đáng kể dịch vụ khách hàng là trả lời nhanh . Bạn có thể lưu các mẫu (tối đa 50 mẫu, theo tài liệu hướng dẫn) và gán phím tắt để gửi ngay lập tức. Rất lý tưởng cho giờ làm việc, địa điểm, chính sách đổi trả hoặc các câu hỏi thường gặp.
Để tạo các câu trả lời nhanh đã lưu trong WhatsApp Business, hãy mở menu ba chấm > Công cụ doanh nghiệp > Trả lời nhanh > Thêm. Soạn tin nhắn và gán một phím tắt (ví dụ: /giờ). Lưu lại và bạn đã hoàn tất.
Khi gửi tin nhắn trả lời nhanh trên thiết bị di động, bạn có hai lựa chọn: gửi dưới dạng tệp đính kèm (biểu tượng kẹp giấy > Trả lời nhanh và chọn mẫu bạn muốn) hoặc nhập dấu gạch chéo "/" vào ô văn bản để hiển thị tất cả các mẫu và chọn một mẫu. Trên WhatsApp Web hoặc máy tính để bàn, hãy nhớ rằng các tệp đa phương tiện không được hỗ trợ trong các tin nhắn trả lời nhanh này, vì vậy hãy loại bỏ các tệp âm thanh và video khỏi các mẫu.
Cần lưu ý rằng, mặc dù Business cung cấp các công cụ này, nhưng nó không đạt đến mức độ chi tiết như các ứng dụng Android của bên thứ ba: bạn không thể dựa vào các từ khóa phức tạp hoặc các quy tắc cụ thể cho từng liên hệ với độ chính xác cao như vậy. Tuy nhiên, nó vẫn đủ đáp ứng nhu cầu của hầu hết các doanh nghiệp và người dùng.
Và nếu bạn đã bẻ khóa: nhiều tùy chọn hơn (có sắc thái riêng)
Bất kỳ ai đã bẻ khóa iPhone và cài đặt Cydia đều có thể tìm thấy các tinh chỉnh như WaAutoReply , tích hợp vào cài đặt WhatsApp với tùy chọn "Trả lời tự động" để kích hoạt và tự động gửi tin nhắn của bạn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng khả năng tương thích chỉ giới hạn ở iOS 8, 9 và 10 , không đảm bảo cho các phiên bản mới hơn; nếu bạn chọn cách này, bạn phải chấp nhận rủi ro và khả năng không tương thích.
Trả lời cuộc gọi nhỡ: Ghi âm tự động (Bản beta)
WhatsApp đang thử nghiệm một tính năng, tuy không phải là máy trả lời tự động truyền thống, nhưng có chức năng tương tự. Khi cuộc gọi hoặc cuộc gọi video kết thúc mà không có người trả lời , một tùy chọn thứ ba sẽ xuất hiện trên màn hình: "Ghi âm tin nhắn thoại ". Điều này cho phép bạn để lại một tin nhắn âm thanh được gửi trực tiếp vào cuộc trò chuyện, cùng với thông báo "cuộc gọi nhỡ".
Có hai cách để sử dụng tính năng này: từ màn hình bạn thấy ngay sau khi có cuộc gọi nhỡ (nơi bạn sẽ thấy các tùy chọn gọi lại, hủy hoặc ghi âm tin nhắn thoại) và từ chính cuộc trò chuyện bằng cách chạm vào thông báo cuộc gọi nhỡ , thao tác này sẽ đưa bạn đến tùy chọn tin nhắn thoại. Cách này nhanh chóng, tiện lợi và giúp bạn không phải liên tục gọi lại hoặc viết tin nhắn dài nếu bạn muốn nói chuyện trực tiếp.
Tính năng mới này đang được triển khai trong phiên bản beta mới nhất của WhatsApp dành cho Android, với các báo cáo cho thấy tính năng này xuất hiện trong các phiên bản như 2.25.23.21 . Việc triển khai đang được thực hiện dần dần: bạn có thể đang sử dụng phiên bản beta nhưng chưa thấy tùy chọn này. Khi được đưa vào phiên bản ổn định, nó sẽ hoàn thiện tính năng "trả lời tự động" cho những người vẫn đang thiếu tính năng này trong WhatsApp.
Công ty biết rằng việc sử dụng ghi âm giọng nói đã tăng vọt (hàng tỷ ghi âm được gửi mỗi ngày), vì vậy việc tích hợp tính năng này vào cuộc trò chuyện là điều hợp lý: nhật ký cuộc gọi nhỡ và bản ghi âm của bạn đều nằm ở cùng một nơi, không cần phải thao tác nhiều lần hay sử dụng thêm ứng dụng nào khác.
Tin nhắn và mẫu hiệu quả: ví dụ sẵn sàng sử dụng
Để khởi đầu thuận lợi, dưới đây là một số ví dụ bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với phong cách của mình. Hãy nhớ rằng, mục tiêu là nhanh chóng làm rõ kỳ vọng , trả lời các câu hỏi thường gặp và giữ cho người đối diện được thông tin một cách suôn sẻ.
Lời chào (lần đầu tiên tiếp xúc)
- Xin chào! Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn hôm nay? Chúng tôi chú ý đến tin nhắn của bạn.
- Chào mừng đến với . Bạn cần gì Ước tính cho ayudarte.
- Chào buổi sáng/buổi chiều/buổi tối. Hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể giúp gì cho bạn. giúp bạn một tay.
Vắng mặt (ngoài giờ làm việc hoặc nghỉ phép)
- Xin chào! Hiện tại chúng tôi không thể liên lạc được. Chúng tôi sẽ trả lời bạn càng sớm càng tốt
- Cảm ơn bạn đã viết! Giờ làm việc của chúng tôi là XX đến YY h. Chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi chúng tôi quay lại.
- Chúng tôi ra ngoài một lát. Hãy để lại lời nhắn của bạn và chúng tôi trở lại với bạn Sớm.
tin nhắn được cá nhân hóa
- Xin chào, chúng tôi thấy bạn đã nhận được đơn hàng. Bạn nghĩ sao? sản phẩm?
- Xin chào, ! Bạn đã liên hệ với chúng tôi trong tháng này. Chúng tôi cải thiện bằng cách nào? kinh nghiệm của bạn?
- Xin chào! Chúng tôi biết bạn thích sản phẩm này. Đây là phiếu giảm giá cho lần mua hàng tiếp theo của bạn.
Dành cho khách hàng đang vội
- Xin chào, ! Chúng tôi đã nhận được yêu cầu của bạn và chúng tôi đã ở đó rồi quản lý.
- Để kiểm tra trạng thái đơn hàng của bạn, hãy truy cập và sử dụng mã chúng tôi đã gửi cho bạn qua email.
Các bước thực tế theo thiết bị của bạn
Nếu bạn đang thiết lập mọi thứ từ đầu, đây là lộ trình nhanh mà bạn nên làm theo tùy thuộc vào nền tảng của mình. Bạn sẽ thấy rằng, với một vài ngoại lệ, bạn không cần bất kỳ kiến thức kỹ thuật nào.
Android với AutoResponder/WhatsAuto
- Cài đặt ứng dụng đã chọn và cấp quyền truy cập thông báo khi tôi hỏi bạn.
- Tạo quy tắc đầu tiên của bạn: “Dành cho tất cả tin nhắn” với nội dung tin nhắn chung chung.
- Thêm quy tắc theo từ khóa (lịch trình, địa chỉ, giá cả) và điều chỉnh người nhận.
- Trong Pro, kích hoạt các khung thời gian để chỉ cần làm việc khi bạn đi vắng.
- Trong nhóm, hạn chế tần suất hoặc tránh trả lời để không bão hòa.
iPhone với WhatsApp Business
- Mở WhatsApp Business và đi tới Công cụ kinh doanh.
- Thiết lập "Tin nhắn vắng mặt" với chế độ luôn luôn, tùy chỉnh hoặc ngoài giờ giờ kinh doanh.
- Xác định người nhận (tất cả mọi người, không có trong sổ địa chỉ, tất cả mọi người ngoại trừ… hoặc danh sách cụ thể).
- Kích hoạt “Tin nhắn chào mừng” cho những liên hệ đầu tiên với nội dung rõ ràng và đẹp.
- Sáng tạo Câu trả lời nhanh chóng (“/lịch trình”, “/địa chỉ”, v.v.) với các mẫu thường dùng của bạn.
Gửi trả lời nhanh trong Kinh doanh
- Dưới dạng tệp đính kèm: Mở cuộc trò chuyện, chạm vào biểu tượng kẹp, hãy vào “Trả lời nhanh” và chọn.
- Từ hộp văn bản: nhập “/” và chọn mẫu để chèn và gửi.
- Hãy nhớ: Trên Web/Máy tính để bàn, các phiên bản nhanh không hỗ trợ đa phương tiện.
Tại sao những tính năng này cải thiện sự chú ý của bạn (và kết quả của bạn)
Lợi ích không chỉ nằm ở khía cạnh vận hành mà còn tác động tích cực đến sự hài lòng. Với phản hồi tự động và nhanh chóng, bạn đáp ứng được kỳ vọng về sự kịp thời và rõ ràng , tiết kiệm thời gian cho nhân viên và tăng năng suất làm việc nhóm.
Các nghiên cứu gần đây cho thấy 62% khách hàng tin rằng các công ty có thể cá nhân hóa trải nghiệm của họ tốt hơn, và 64% kỳ vọng chatbot hoạt động ở mức độ giống con người. Nếu khối lượng công việc tăng lên, tự động hóa sẽ giúp giải phóng nhân lực mà không làm giảm chất lượng dịch vụ cá nhân hóa.
Nhiều công ty đang chuyển sang mô hình hỗ trợ khách hàng thiên về đối thoại hơn là giao dịch. Các mẫu tin nhắn, việc sử dụng các kênh ưu tiên như WhatsApp và theo dõi tương tác giúp ưu tiên và giải quyết vấn đề nhanh hơn. Đây là lợi ích cho cả khách hàng và doanh nghiệp.
Trường hợp thực tế: Chazki và tự động hóa trên WhatsApp
Chazki, một công ty khởi nghiệp về logistics ra đời tại Peru và tập trung vào giao hàng chặng cuối, đã trải qua sự tăng trưởng nhanh chóng giúp tăng cường liên hệ với khách hàng. Bằng cách tích hợp WhatsApp với nền tảng dịch vụ khách hàng và sử dụng các tin nhắn soạn sẵn, họ có thể phản hồi ngay lập tức cho khách hàng muốn biết tình trạng đơn hàng của mình. Các tiêu chuẩn, mẫu tin nhắn và tự động hóa là chìa khóa để mở rộng quy mô mà không làm mất đi yếu tố con người.
Thực hành tốt để máy trả lời tự động của bạn không giống như một con rô-bốt
Việc tự động hóa cần phải tinh tế. Hãy duy trì giọng điệu tự nhiên và dễ gần , nêu rõ bước tiếp theo (khi nào bạn sẽ phản hồi, cách kiểm tra trạng thái) và tránh những lời giải thích dài dòng. Một câu trả lời rõ ràng và ngắn gọn hiệu quả hơn nhiều so với ba câu trả lời vòng vo.
Hãy sử dụng các biến số khi thích hợp (ví dụ: tên khách hàng) và cập nhật mẫu email thường xuyên. Nếu bạn thay đổi giờ làm việc, địa chỉ, chính sách hoặc chương trình khuyến mãi, hãy đảm bảo rằng các email trả lời nhanh của bạn phản ánh sự thay đổi đó ngay lập tức.
Hãy thiết lập giờ giấc hợp lý: nếu bạn làm việc từ 9 giờ sáng đến 18 giờ chiều, hãy kích hoạt tin nhắn vắng mặt ngoài giờ làm việc đó. Và nếu bạn đi nghỉ mát, hãy soạn một tin nhắn cụ thể ghi rõ ngày trở lại và số liên lạc thay thế trong trường hợp khẩn cấp.
Trong các cuộc trò chuyện nhóm, tốt nhất là nên cẩn trọng. Hãy thiết lập một câu trả lời lịch sự duy nhất cho mỗi nhóm hoặc tắt tính năng trả lời tự động trong các cuộc trò chuyện đó. Điều này sẽ giúp tránh làm phiền người khác và giữ cho cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ.
Cuối cùng, hãy kết hợp tự động hóa với sự can thiệp của con người: để máy móc lọc, chào hỏi hoặc báo cáo, và để con người tiếp quản khi cần thiết. Sự kết hợp đó thường là vô địch.
Câu hỏi thường gặp nhanh (FAQ)
Tôi có cần WhatsApp Business để sử dụng tính năng trả lời tự động trên iPhone không? Có. Nếu không bẻ khóa thiết bị, đây là phương pháp được WhatsApp khuyến nghị và hỗ trợ.
Các ứng dụng Android có đọc được tin nhắn của tôi không? Chúng hoạt động bằng cách truy cập vào thông báo; chúng trích xuất văn bản từ đó để trả lời trực tiếp từ thông báo. Hãy xem xét kỹ các quyền và chính sách của từng ứng dụng để bảo vệ bản thân khỏi các hành vi lừa đảo trực tuyến.
Tính năng ghi âm cuộc gọi nhỡ đã có sẵn cho tất cả mọi người chưa? Chưa. Tính năng này đang trong giai đoạn thử nghiệm beta và đang được triển khai dần dần. Có thể sẽ mất một thời gian để tính năng này có mặt trên thiết bị của bạn.
Tôi có thể lưu bao nhiêu tin nhắn trả lời nhanh trong Business? Theo tài liệu chính thức, tối đa 50 tin nhắn.
Tôi có thể tùy chỉnh từng liên hệ trong Business nhiều như trên Android không? Không ở cùng mức độ chi tiết; nếu bạn cần các quy tắc phức tạp, Android với các ứng dụng của bên thứ ba cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn.
Việc thiết lập một "hệ thống trả lời" hiệu quả trên WhatsApp hoàn toàn nằm trong tầm tay: trên Android, với các ứng dụng tự động hóa thông báo ; trên iPhone, với các công cụ Business mạnh mẽ; và trong các cuộc gọi, với tùy chọn ghi âm giọng nói mới sau các cuộc gọi nhỡ. Chỉ với một vài điều chỉnh và những tin nhắn được soạn thảo kỹ lưỡng, bạn có thể cung cấp hỗ trợ nhanh chóng và nhất quán mà không cần phải dán mắt vào điện thoại.
