- Danh sách đầy đủ các phím tắt để quản lý Thư, Lịch và thông báo trong Outlook.
- Sự khác biệt và điểm tương đồng giữa Outlook cổ điển, Outlook mới và ứng dụng Mail.
- Các phím tắt dành riêng cho lịch: chế độ xem, điều hướng ngày và cuộc họp.
- Thiết lập kiểu phím tắt và sử dụng Hành động nhanh để tự động hóa các tác vụ.
Nắm vững các phím tắt Outlook trên Windows 11 là một trong những cách nhanh nhất để tiết kiệm thời gian mỗi ngày. Nếu bạn dành nhiều giờ để xử lý email, lịch hẹn và cuộc họp, bạn sẽ cần một hướng dẫn rõ ràng về các tổ hợp phím thực sự tạo nên sự khác biệt, cả trong Outlook cổ điển và Outlook mới, cũng như trong ứng dụng Thư/Lịch được tích hợp sẵn trong Windows.
Dưới đây là danh sách đầy đủ và được viết lại của tất cả các phím tắt bàn phím được trích dẫn trong các nguồn : truy cập nhanh để soạn và trả lời, điều hướng thư mục, di chuyển trong lịch, quản lý lời nhắc, chia sẻ lịch và nhiều hơn nữa. Chúng tôi cũng đã bao gồm các ghi chú sử dụng và các biến thể phiên bản , vì một số phím tắt có thể thay đổi nhỏ giữa Outlook cổ điển, Outlook mới dành cho Windows và ứng dụng Mail dành cho Windows 10.
Những phím tắt thiết yếu để có một khởi đầu mạnh mẽ
Đây là những phím tắt bạn sẽ sử dụng thường xuyên nhất hàng ngày để tạo, gửi và điều hướng hộp thư đến mà không cần dùng chuột.
- Tin nhắn hoặc sự kiện mới: Ctrl+N.
- Gửi email: Ctrl+Enter.
- câu trả lời: Ctrl+R.
- Trả lời tất cả: Ctrl+Shift+R.
- Chuyển tiếp: Ctrl+F.
- xóa mục: Xóa (xóa vĩnh viễn: Shift+Delete).
- Mở tin nhắn trong cửa sổ mới: Shift+Enter.
- Vào Thư/Lịch/Danh bạ: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 (trong một số chế độ xem Danh bạ là Ctrl+4).
- Xem tất cả các phím tắt Trong Outlook mới: phím ?
Một khi đã quen với nó, mỗi lần chạm sẽ tiết kiệm được vài giây . Cuối cùng, đó là thời gian bạn có thể dành cho những công việc có giá trị hơn thay vì phải nhấp chuột lung tung trên giao diện.
Viết và định dạng: chỉnh sửa tức thời
Khi soạn thảo email hoặc ghi chú, Outlook mới và Outlook cổ điển đều có chung hầu hết các phím tắt chỉnh sửa phổ biến.
- Sao chép/Cắt/Dán: Ctrl+C / Ctrl+X / Ctrl+V.
- Hoàn tác/Làm lại: Ctrl+Z / Ctrl+Y.
- In đậm/In nghiêng/Gạch chân: Ctrl+B / Ctrl+I / Ctrl+U.
- Chèn liên kết: Ctrl+K.
- Tăng/Giảm kích thước phông chữ: Ctrl+Shift+> / Ctrl+Shift+<.
- Xóa từ bên trái: Ctrl+Backspace (rất hữu ích để sửa lỗi nhanh).
Trong một số bản hướng dẫn, bạn sẽ thấy các chỉ dẫn như Ctrl+N để in đậm; hãy nhớ rằng trong các phiên bản Outlook dành cho Windows, Ctrl+N thường tạo một mục mới . Nếu tổ hợp phím nào đó thực hiện thao tác "lạ", hãy kiểm tra phiên bản cụ thể mà bạn đang sử dụng.
Năng suất trong hộp thư đến
Với các phím tắt này, bạn sẽ di chuyển tin nhắn, cập nhật trạng thái và điều hướng các cuộc hội thoại một cách nhanh chóng tối đa.
- Đi tới tin nhắn tiếp theo/trước đó: Ctrl+> / Ctrl+<.
- Đánh dấu là đã đọc/chưa đọc: Ctrl+Q / Ctrl+U (trong một số cấu hình, không đọc cũng có thể là Ctrl+S hoặc O).
- Đánh dấu để theo dõi hoặc hoàn thành: Chèn.
- Hủy tìm kiếm: Thoát ra.
- Tìm kiếm trong hộp thư: Ctrl+E (cũng như F3 trong một số chế độ xem).
- Cập nhật/Đồng bộ hóa: Ctrl+M hoặc F9.
Nếu bạn làm việc với nhiều quy tắc, thư mục và danh mục, tổ hợp phím Ctrl+Y sẽ trở nên thiết yếu: đó là phím tắt đến hộp thoại "Đi đến thư mục" để bạn có thể nhanh chóng đến nơi cần thiết.
Outlook tích hợp email, lịch và danh bạ vào một giao diện duy nhất. Với các phím tắt sau, việc chuyển đổi giữa các phần diễn ra tức thì.
- Đi tới Thư/Lịch/Danh bạ/Nhiệm vụ: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 / Ctrl+4.
- Đi đến Copilot (nếu có): Ctrl+3 trong một số cấu hình của Outlook mới.
- Mở bảng thư mục: Ctrl+Y.
- Mở rộng/Thu gọn các phầnMũi tên phải / Mũi tên trái.
- Chuyển trọng tâm giữa các khu vực (bảng điều khiển và ruy-băng): F6 hoặc Tab; khi soạn thảo, F6 hoặc Alt sẽ đưa bạn đến các tab ruy-băng.
Một tổ hợp phím rất hữu ích khác khi xem các hình ảnh dày đặc là Ctrl++ và Ctrl+- để phóng to hoặc thu nhỏ, rất phù hợp nếu bạn muốn có tầm nhìn rộng hoặc đọc thoải mái.
Lịch chi tiết: tạo, xem và điều hướng
Mô-đun Lịch có nhiều phím tắt chuyên dụng. Nắm vững các phím tắt này sẽ giúp bạn thay đổi chế độ xem, điều hướng qua các ngày, tuần và tháng, cũng như quản lý các cuộc họp và lịch hẹn định kỳ mà không bị nhầm lẫn.
Tạo và quản lý các cuộc hẹn và cuộc họp
- Tạo một cuộc hẹn Từ chế độ xem Lịch: Ctrl+N.
- Tạo một cuộc hẹn Từ bất kỳ chế độ xem nào: Ctrl+Shift+A.
- Thông báo cuộc họp mới: Ctrl+Shift+Q hoặc Alt+H, M, R.
- Mở “Mục mới” Để chọn nội dung muốn tạo: Alt+O, N, N.
- Gửi lại cuộc hẹn hoặc cuộc họp: Alt+H, F, W hoặc Ctrl+F.
- Trả lời tất cả những người được triệu tập với một thông báo: Ctrl+D (trong một số chế độ xem) và truy cập vào Trả lời tất cả với Ctrl+Shift+R.
Nếu bạn đã có lịch hẹn hoặc cuộc họp đang mở, bạn có thể thiết lập tần suất của chúng bằng tổ hợp phím Ctrl+G. Lưu ý: Tổ hợp phím Ctrl+G cũng có thể được sử dụng để chuyển đến một ngày cụ thể trên lịch; ngữ cảnh sẽ tạo nên sự khác biệt.
Chế độ xem lịch
- Xem từ 1 đến 10 ngày: Alt+1 / Alt+2 / … / Alt+0 (10 ngày).
- Đi đến “Hôm nay”: Alt+H, O, D.
- xem hàng ngày: Alt+O, 1, D, D hoặc Ctrl+Alt+1.
- 7 ngày tiếp theo: Alt+H, X.
- Đi đến một ngày cụ thể: Ctrl+G hoặc Alt+H, L.
- Xem theo tháng: Alt+= hoặc Ctrl+Alt+4.
- Xem toàn bộ tuần: Alt+− (dấu trừ) hoặc Ctrl+Alt+3.
- Tổng quan về tuần làm việc: Ctrl+Alt+2.
Để di chuyển trên lịch bằng bàn phím: chuyển sang ngày tiếp theo/trước đó bằng Ctrl + Mũi tên phải/trái; chuyển sang tuần tiếp theo/trước đó bằng Alt + Mũi tên xuống/lên; chuyển sang tháng tiếp theo/trước đó bằng Alt + Page Down / Alt + Page Up; và nhảy đến cuối hoặc đầu tuần bằng Alt + Home / Alt + End.
- Trích dẫn trước/sau: Ctrl+Dấu phẩy (,) hoặc Ctrl+Shift+Dấu phẩy (,) / Ctrl+Dấu chấm (.) hoặc Ctrl+Shift+Dấu chấm (.).
- Mở mục Khi lời nhắc xuất hiện: Alt+O.
- Mở cửa sổ thông báo: Alt+V, M.
- Nhắc nhở báo lại: Alt+S.
- Bỏ qua lời nhắc: Alt+D.
Để gán âm thanh cho thông báo : mở Tệp > Tùy chọn > Nâng cao (Alt+F, T, A) rồi nhấn Alt+P. Sử dụng phím Tab để di chuyển đến "Duyệt", xác nhận bằng Enter và chọn tệp âm thanh trong hộp thoại "Tệp âm thanh thông báo".
Chia sẻ lịch, nhóm và tùy chọn
Outlook giúp bạn dễ dàng làm việc với lịch dùng chung và công khai lịch trình trực tuyến. Các phím tắt trên thanh công cụ sau đây sẽ giúp bạn thực hiện các tác vụ này nhanh hơn.
- Xem lập trình theo thiết kế ngang (so sánh lịch): Alt+H, S, V hoặc Ctrl+Alt+5.
- Thêm lịch chia sẻ hoặc tạo phím mới: Alt+H, O, C.
- Tạo nhóm lịch hoặc thêm lịch khoa: Alt+H, C, G.
- Gửi lịch qua email: Alt+H, E.
- Chia sẻ lịch: Alt+H, S, C.
- Xuất bản lịch trực tuyến: Alt+H, P, O.
- Quyền chia sẻ từ một thư mục: Alt+H, F, P.
- Tìm kiếm liên lạc: Alt+O1, B, B.
- Mở sổ địa chỉ: Alt+H, A, B.
- Tùy chọn Lịch Outlook: Alt+H, C, O.
Nếu bạn nhận thấy mục đã chọn không hiển thị đầy đủ cho trình đọc màn hình của mình, bạn có thể kích hoạt Thông tin Trợ năng Chủ động của Microsoft (MSAA) bằng tổ hợp phím Alt+Ctrl+Shift+M để cung cấp thông tin chi tiết hơn cho JAWS.
Lên lịch từ cửa sổ cuộc họp
Khi tạo cuộc họp, việc mở Trợ lý Lập lịch giúp bạn phối hợp lịch trình: sử dụng Alt+P để truy cập trình lập lịch từ cửa sổ cuộc họp và xem lịch rảnh của người tham dự cạnh nhau.
Phím tắt Thư và Lịch cho Windows 10
Mặc dù trọng tâm là Windows 11, nhiều tổ chức vẫn sử dụng ứng dụng Mail/Calendar của Windows 10 , với các phím tắt vẫn hữu ích và phần lớn được giữ lại trong Outlook mới.
- Chuyển sang Lịch/Thư: Ctrl+2 / Ctrl+1.
- Vào Hộp thư đến/Hộp thư đã gửi: Ctrl+Shift+I / Ctrl+Shift+O.
- Du lịch giữa các vùng: F6 hoặc Tab.
- Băng dính khi viết: F6 hoặc Alt.
- Zoom: Ctrl+Dấu cộng (+) hoặc Ctrl+Dấu trừ (−).
- tìm kiếmNhấn Ctrl+E hoặc F3 để đưa tiêu điểm vào hộp tìm kiếm.
Làm việc với tin nhắn
- Đánh dấu là đã đọc/chưa đọc: Ctrl+Q / Ctrl+S.
- Trả lời/Trả lời tất cả/Chuyển tiếp: Ctrl+R / Ctrl+Shift+R / Ctrl+F.
- Để tạm thời chấp nhận lời mời: Alt+N.
- Tin nhắn mới: Ctrl+N hoặc Ctrl+Shift+M.
- Đính kèm tệp: Alt+I.
- Kiểm tra chính tả: F7 (cũng bật/tắt chế độ quét con trỏ khi đọc).
- Gửi: Alt+S hoặc Ctrl+Enter.
- Tẩy: Ctrl+D.
Các phím tắt hữu ích khác
- Đồng bộ hóa thủ công: Ctrl+M hoặc F9.
- Đánh dấu/Bỏ đánh dấu cuộc trò chuyện: Ctrl+Shift+G.
- Xóa cuộc hội thoại: Ctrl+D hoặc Xóa
- Lưu trữ cuộc trò chuyện: Đảo ngược.
Đối với nhiều người dùng, việc sử dụng bàn phím ngoài giúp tăng năng suất và cải thiện khả năng truy cập so với màn hình cảm ứng, đặc biệt là đối với những người có nhu cầu về khả năng vận động hoặc thị lực.
Thêm các kết hợp Outlook cổ điển
Những tổ hợp phím này rất phổ biến trong môi trường văn phòng và các kỳ thi cạnh tranh, và vẫn còn hiệu quả trong phần lớn hệ sinh thái Outlook.
- Mở tin nhắn đã nhận: Ctrl+A.
- Đánh dấu là đã đọc/chưa đọc: Ctrl+Q / Ctrl+O.
- Tạo mục mới: Ctrl+U (trong một số danh sách, nó được dùng để chuyển đổi giữa chế độ đọc/chưa đọc; có thể khác nhau).
- Trả lời/Trả lời tất cả/Chuyển tiếp: Ctrl+R / Ctrl+Shift+R / Ctrl+F.
- tìm kiếm: F3.
- Đồng bộ hóa: F9.
- Nhiệm vụ mới: Ctrl+Shift+T.
- Liên hệ mới: Ctrl+Shift+C.
- Yêu cầu họp mới: Ctrl+Shift+Q.
- Ghi chú mới: Ctrl+Shift+N.
- Cuộc hẹn mới: Ctrl+Shift+A.
- Tin nhắn mới: Ctrl+Shift+M.
- Nhóm liên hệ mới: Ctrl+Shift+L.
- Thư mục mới: Ctrl+Shift+E.
- Thư mục tìm kiếm mới: Ctrl+Shift+P.
- Vào Thư/Lịch/Danh bạ: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3.
- Đi đến thư mục khác: Ctrl+Y.
- Hộp thư đến/Hộp thư đi: Ctrl+Shift+I / Ctrl+Shift+O.
Vui lòng lưu ý rằng một số nhiệm vụ có thể có sự khác biệt nhỏ tùy thuộc vào phiên bản, ngôn ngữ hoặc tùy chỉnh môi trường của công ty bạn.
Kích hoạt hoặc chọn kiểu phím tắt trong Outlook mới
Trong Outlook phiên bản mới, bạn có thể điều chỉnh sơ đồ phím tắt (Outlook, Outlook.com, Gmail, Yahoo! Mail, v.v.). Nếu bạn đã vô hiệu hóa các phím tắt hoặc muốn thay đổi kiểu hiển thị, hãy vào Cài đặt > Chung > Trợ năng và chọn tùy chọn bạn muốn. Lưu các thay đổi và bạn đã hoàn tất.
- Các kiểu dáng có sẵn: Outlook.com, Yahoo! Mail, Outlook, Gmail.
- Để xem danh sách các phím tắt được hỗ trợ trên màn hình, hãy nhấn ? trong Outlook mới hoặc theo liên kết xuất hiện trong phần đó.
Nếu bạn chuyển từ Gmail hoặc một dịch vụ khác, việc chọn cùng một giao diện hoặc tìm hiểu những ưu điểm của Outlook so với Gmail sẽ giúp bạn dễ dàng làm quen hơn mà không làm giảm đi sức mạnh của Outlook.
Các bước nhanh chóng: Tự động hóa quy trình làm việc của bạn
Mặc dù Outlook không cho phép bạn tùy chỉnh tất cả các phím tắt tiêu chuẩn, nhưng bạn có thể sử dụng các Thao tác nhanh để kết hợp các tác vụ với nhau chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc một phím được chỉ định (ví dụ: đánh dấu đã đọc và chuyển vào thư mục).
Tạo Hành động nhanh đầu tiên của bạn
- Mở Outlook và đi đến chế độ xem Thư > Trang chủ.
- Trong Hành động nhanh, hãy chọn Tạo Hành động nhanh mới.
- Gán tên và biểu tượng, sau đó nhấn OK.
- Chọn hành động cần thực hiện và nếu muốn, gán một phím.
Outlook có sáu cấu hình được xác định trước (Chuyển đến, Gửi cho người quản lý, Gửi thư cho nhóm, Xong, Trả lời và xóa...). Bạn có thể chỉnh sửa chúng cho phù hợp với thói quen của mình: thay đổi hành động, phím tắt hoặc biểu tượng và lưu lại.
Xem danh sách đầy đủ các phím tắt trong Outlook
Nếu bạn không chắc chắn về phím tắt nào đó, bạn có thể truy cập trợ giúp tích hợp sẵn: đăng nhập , vào Cài đặt > Chung > Trợ năng và mở danh sách. Trong Outlook phiên bản mới, nhấn dấu chấm hỏi (?) sẽ mở bảng điều khiển chứa các phím tắt tương thích với phiên bản của bạn.
Khối nhanh các phím tắt thường dùng (email)
Khối này tổng hợp các tổ hợp phím được trích dẫn trong nhiều hướng dẫn khác nhau cho các tác vụ rất phổ biến trong Outlook dành cho Windows.
- Tạo tin nhắn: Ctrl+U hoặc Ctrl+Shift+M.
- Mở tin nhắn đã nhận: Ctrl+A.
- Trả lời/Trả lời tất cả: Ctrl+R / Ctrl+Shift+R.
- Gửi: Ctrl+Enter.
- Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm: Ctrl+Alt+O.
- Chuyển tiếp: Ctrl+F.
- Đánh dấu đã đọc/chưa đọc: Ctrl+Q / Ctrl+O.
- Đánh dấu là email an toàn: Ctrl+Alt+J.
- Mở sổ địa chỉ: Ctrl+Shift+B.
- Kiểm tra tên: Ctrl+Shift+K.
- Kiểm tra tin nhắn mới: Ctrl+M hoặc F9.
Hãy nhớ rằng có thể có sự trùng lặp giữa các tổ hợp phím (ví dụ: Ctrl+G) và một số phím tắt phụ thuộc vào ngữ cảnh (cho dù bạn đang chỉnh sửa cuộc hẹn, đang ở trong lịch, đang tập trung vào một bảng cụ thể, v.v.).
Khả năng tiếp cận và hỗ trợ chuyên biệt
Microsoft cung cấp dịch vụ Hỗ trợ tiếp cận (Accessibility Answer Desk) cho người dùng có nhu cầu đặc biệt , với đội ngũ chuyên gia được đào tạo về công nghệ hỗ trợ và cung cấp hỗ trợ bằng nhiều ngôn ngữ, bao gồm cả ngôn ngữ ký hiệu. Nếu bạn làm việc trong khu vực công hoặc cho một doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với kênh tổ chức để nhận được sự hỗ trợ phù hợp với nhu cầu của mình.
Nắm vững các phím tắt này sẽ giúp việc sử dụng Outlook và lịch của nó trở nên mượt mà hơn rất nhiều: tạo cuộc hẹn ngay lập tức , chuyển đổi giữa các chế độ xem mà không cần rời tay khỏi bàn phím, trả lời nhiều tin nhắn hoặc tạm dừng nhắc nhở mà không bỏ lỡ bất kỳ thời điểm nào. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Outlook cổ điển, Outlook mới và ứng dụng Thư/Lịch, hãy ghi nhớ những khác biệt nhỏ và chọn cách sử dụng phím tắt phù hợp nhất với thói quen của bạn; sau vài ngày, bạn sẽ nhận thấy thời gian tiết kiệm được ngày càng nhiều.