Cách xóa siêu dữ liệu và thông tin ẩn khỏi tệp PDF bằng ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » An ninh » Cách xóa siêu dữ liệu và thông tin ẩn khỏi tệp PDF bằng ONLYOFFICE Docs

Chúng ta thường cho rằng khi gửi một tập tin, chỉ người nhận mới đọc được nội dung. Tuy nhiên, thực tế là các tài liệu kỹ thuật số mang theo một loại " hành lý vô hình" gọi là siêu dữ liệu , lưu trữ mọi thứ từ người tạo ra tập tin đến phiên bản phần mềm được sử dụng. Thông tin này, dù không dễ nhận thấy, có thể gây ra rắc rối lớn nếu rơi vào tay kẻ xấu.

Đối với những người sử dụng các công cụ như ONLYOFFICE Docs hoặc các bộ ứng dụng văn phòng, việc biết cách thực hiện dọn dẹp kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng. Việc này không chỉ đơn thuần là xóa tên tác giả, mà còn đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối của tổ chức , ngăn chặn việc các đường dẫn máy chủ nội bộ hoặc lịch sử chỉnh sửa tiết lộ các bí mật hoạt động không nên bị lộ ra ngoài.

Metadata là gì và tại sao chúng lại tiềm ẩn rủi ro?

Nói một cách đơn giản, siêu dữ liệu là dữ liệu mô tả dữ liệu khác. Nếu chúng ta chụp ảnh, nội dung chính là hình ảnh đó, nhưng siêu dữ liệu là tọa độ GPS chính xác của nơi chụp hoặc kiểu điện thoại. Trong tài liệu PDF hoặc Word, điều này thể hiện tên người dùng Windows, ngày tạo, tổ chức và thậm chí cả lịch sử chỉnh sửa.

Nguy hiểm thực sự nảy sinh khi chúng ta gửi những tập tin này cho khách hàng hoặc nhà cung cấp. Nếu không làm sạch các thuộc tính này, về cơ bản chúng ta đang để lộ thông tin quý giá. Một ví dụ điển hình là hồ sơ của Anh về Iraq năm 2003, trong đó lịch sử sửa đổi được nhúng đã làm lộ toàn bộ chuỗi biên tập, gây ra một sự cố ngoại giao nghiêm trọng do một sơ suất kỹ thuật đơn giản.

Cách làm sạch siêu dữ liệu trong tệp PDF bằng ONLYOFFICE và các công cụ khác

Nếu bạn đang sử dụng ONLYOFFICE Docs và muốn quản lý thông tin trong tệp PDF của mình, bước đầu tiên là xem xét nội dung bên trong. Để xem dữ liệu này, hãy vào menu "Tệp" và chọn "Thuộc tính ". Sau đó, nếu bạn muốn xóa thông tin, bạn có thể vào "Siêu dữ liệu bổ sung ", truy cập chế độ "Nâng cao" và xóa từng dòng dữ liệu mà bạn không muốn người khác xem.

Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp thay thế chuyên nghiệp khác cho file PDF, có một số tùy chọn tùy thuộc vào mức độ kiểm soát mà bạn cần:

• Adobe AcrobatPro: Nó có một chức năng mạnh mẽ gọi là "Bảo vệ" cho phép xóa thông tin ẩn Thông qua việc xem xét kỹ lưỡng tài liệu.
• NitroPDF: Tính năng này cho phép bạn nhanh chóng xóa siêu dữ liệu khỏi tab bảo vệ trong phần đó. viết nội dung.
• Foxit PhantomPDF: Nó cung cấp một đường dẫn đơn giản thông qua "Bảo vệ" và sau đó là "Dữ liệu ẩn" để truy cập. đánh dấu và xóa Siêu dữ liệu cụ thể.
• Công cụ trực tuyến: Có những trang web như PDFYeah tự động hóa quy trình này, mặc dù bạn cần phải có... Hãy cẩn trọng với việc bảo mật thông tin. khi tải các tập tin nhạy cảm lên máy chủ bên ngoài.

Công cụ Kiểm tra Tài liệu trong bộ phần mềm Microsoft Office.

Nếu tài liệu gốc là file Word, Excel hoặc PowerPoint, tốt nhất nên làm sạch dữ liệu trước khi chuyển đổi sang PDF. Công cụ Kiểm tra Tài liệu (Document Inspector) là công cụ quan trọng nhất ở đây. Nó cho phép bạn tìm và xóa các bình luận, các thay đổi được theo dõi, thuộc tính máy chủ tài liệu và thậm chí cả văn bản ẩn (mặc dù nó không phát hiện văn bản màu trắng trên nền trắng).

Để sử dụng, chỉ cần vào "Tệp", chọn "Thông tin", rồi chọn "Kiểm tra sự cố ". Sau khi quét xong, bạn có thể nhấp vào "Xóa tất cả" trên bất kỳ mục nào bạn cho là có vấn đề. Trong Excel, điều này đặc biệt hữu ích để xóa các trang tính ẩn hoặc các hàng và cột chứa dữ liệu mà bạn không muốn người nhận nhìn thấy.

Sự khác biệt quan trọng: Xóa siêu dữ liệu so với gạch ngang nội dung

Đây là điểm mà nhiều người mắc sai lầm. Điều quan trọng cần làm rõ là việc xóa siêu dữ liệu không giống với việc gạch ngang văn bản . Xóa siêu dữ liệu chỉ làm sạch các thuộc tính ẩn của tệp (tác giả, ngày tháng, phần mềm), nhưng nó không xóa bất kỳ từ nào được viết trên trang. Nếu bạn có số điện thoại hoặc tên bí mật hiển thị rõ ràng, bạn cần gạch ngang văn bản để làm cho tài liệu ít gây chú ý hơn.

Nếu bạn chỉ xóa siêu dữ liệu mà vẫn giữ lại văn bản nhạy cảm, dữ liệu vẫn còn nguyên. Ngược lại, nếu bạn che giấu văn bản bằng hộp đen nhưng không xóa siêu dữ liệu, tên tác giả gốc vẫn sẽ xuất hiện trong thuộc tính tệp. Lý tưởng nhất là nên thực hiện cả hai quy trình để đảm bảo ẩn danh hoàn toàn.

Mẹo nâng cao và cảnh báo kỹ thuật

Đối với những người am hiểu kỹ thuật hơn, các công cụ như ExifTool rất tuyệt vời, nhưng chúng có một nhược điểm. Lệnh xóa toàn bộ dữ liệu trong tệp PDF có thể được đảo ngược trừ khi sử dụng quy trình tuyến tính hóa với qpdf . Nếu không, người có kỹ năng cần thiết có thể khôi phục dữ liệu đã xóa.

Một điểm quan trọng khác là chữ ký điện tử . Nếu một tài liệu được ký điện tử, bất kỳ sự sửa đổi nào đối với siêu dữ liệu đều có thể làm mất hiệu lực chữ ký. Điều cần thiết là phải kiểm tra xem tệp có chữ ký hay không trước khi làm sạch và, nếu cần, ký lại tài liệu sau khi đã được làm sạch.

Quản lý dữ liệu trong bảng tính và các định dạng khác.

Đối với ONLYOFFICE Workspace, có một tính năng rất hữu ích gọi là Bộ lọc tùy chỉnh cho các tệp .xlsx. Tính năng này không xóa siêu dữ liệu, nhưng cho phép bạn chia sẻ bảng tính mà người dùng chỉ thấy dữ liệu bạn đã lọc, ngăn họ thao tác với chế độ xem để tìm thông tin ẩn trong các ô khác.

Trong Visio, quy trình tương tự như trong Office: bạn truy cập "Thông tin", chọn "Kiểm tra sự cố" và chọn "Xóa thông tin cá nhân" , thao tác này sẽ xóa các bình luận và đường dẫn mẫu có thể chứa thông tin nhạy cảm.

Duy trì sự sạch sẽ kỹ thuật số cho các tệp tin của chúng ta là biện pháp phòng vệ tốt nhất chống lại sự rò rỉ thông tin ngoài ý muốn. Từ việc sử dụng các công cụ kiểm tra tài liệu trong Office đến việc làm sạch thuộc tính thủ công trong ONLYOFFICE hoặc sử dụng phần mềm PDF chuyên dụng, mục tiêu luôn giống nhau: người nhận chỉ nhận được nội dung hiển thị, loại bỏ mọi dấu vết về danh tính hoặc cơ sở hạ tầng nội bộ có thể bị khai thác một cách độc hại.