- SmartArt biến danh sách và ý tưởng thành sơ đồ rõ ràng, có thể tùy chỉnh.
- Bảng văn bản kiểm soát các cấp độ và nội dung được ánh xạ vào biểu đồ.
- Phong cách và màu sắc chủ đề cho phép thống nhất và thay đổi nhanh chóng.
- PowerPoint và ONLYOFFICE hỗ trợ hoạt ảnh và khả năng tương thích tốt.
Nếu bạn từng muốn biến một danh sách gạch đầu dòng thành một hình minh họa rõ ràng và trang nhã, SmartArt chính là trợ thủ đắc lực của bạn. Hệ thống đồ họa này biến các ý tưởng và dữ liệu thành các sơ đồ dễ hiểu chỉ trong nháy mắt, mà bạn không cần phải là nhà thiết kế hay tốn thời gian với từng hình dạng riêng lẻ.
Điều tuyệt vời nhất là nó được tích hợp vào các ứng dụng Office và cũng được hỗ trợ bởi các bộ ứng dụng như ONLYOFFICE. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn chọn một mẫu thiết kế, chèn văn bản và hình ảnh sẽ được tạo tự động. Ít văn bản thuần túy hơn và trực quan hóa nhiều hơn các quy trình, hệ thống phân cấp và mối quan hệ cho các bài thuyết trình và tài liệu chuyên nghiệp.
SmartArt là gì
Đồ họa SmartArt là một hình thức biểu diễn trực quan có cấu trúc của thông tin: danh sách, các bước, chu trình, mối quan hệ, sơ đồ tổ chức, hình chóp, ma trận hoặc bố cục gồm hình ảnh và văn bản. Thay vì viết đoạn văn hoặc gạch đầu dòng, bạn trình bày thông điệp của mình bằng các hình dạng liên kết giúp dễ hiểu và ghi nhớ hơn.
SmartArt cung cấp các bố cục được thiết kế sẵn cho mọi loại nội dung. Một số bố cục chuyên dụng (ví dụ: sơ đồ tổ chức cho hệ thống phân cấp hoặc biểu đồ Venn cho các mối quan hệ), trong khi những bố cục khác chỉ đơn giản là cải thiện giao diện của danh sách gạch đầu dòng. Trong mọi trường hợp, bạn có thể tùy chỉnh kiểu dáng, màu sắc và hiệu ứng để phù hợp với thương hiệu hoặc chủ đề tài liệu của mình.
Nơi bạn có thể tạo SmartArt
Trong Microsoft 365/Office, bạn có thể tạo SmartArt trực tiếp trong Excel, PowerPoint, Word và thậm chí cả email Outlook . Vào tab Chèn và nhấp vào nút SmartArt (biểu tượng có thể khác nhau tùy thuộc vào kích thước màn hình của bạn). Các chương trình Office khác không cho phép bạn tạo SmartArt trực tiếp vẫn cho phép bạn dán nó dưới dạng hình ảnh.
Hơn nữa, ONLYOFFICE Docs cho phép bạn chèn các đối tượng này vào tài liệu văn bản, bảng tính và bài thuyết trình. Từ phiên bản 8.2, bộ phần mềm đã cải thiện việc tạo thành phần hình ảnh SmartArt: giờ đây nó hiển thị ngay cả khi tệp không bao gồm hoặc cấu hình hiển thị hình ảnh không chính xác, giúp tăng khả năng tương thích.
Các loại SmartArt và mục đích sử dụng của từng loại
Điều quan trọng là phải chọn loại sơ đồ truyền tải thông điệp tốt nhất. Dưới đây là các loại sơ đồ phổ biến nhất và cách sử dụng được khuyến nghị, kèm theo ví dụ để giúp bạn thực hiện đúng ngay từ lần đầu tiên :
- danh sách: Thay thế trực quan cho các dấu đầu dòng. Sử dụng nó để thông tin không tuần tự hoặc danh sách mà thứ tự không quan trọng.
- Quy trình: Lý tưởng cho các bước theo trình tự thời gian, luồng và mốc thời gian (ví dụ: lộ trình dự án).
- Chu kỳ: Khi quá trình được lặp lại. Hoàn hảo cho vòng đời (ví dụ: phát triển phần mềm hoặc cải tiến liên tục).
- Hệ thống cấp bậc: Hiển thị các cấu trúc có cấp độ (ví dụ: sơ đồ tổ chức hoặc đơn vị hành chính của một quốc gia).
- Mối quan hệ: Hiển thị cách các khái niệm hoặc biến được kết nối (ví dụ: phương trình hoặc ảnh hưởng hai chiều).
- Matriz: Đặt các phần tử trên các trục/diện tích (ví dụ: Ma trận BCG tăng trưởng và chia sẻ).
- Kim tự tháp: Đại diện cho mối quan hệ tỷ lệ, với phần cơ sở là cơ bản nhất (ví dụ: kim tự tháp nhu cầu).
- Ảnh: Thiết kế ưu tiên nhiếp ảnh hoặc biểu tượng có văn bản hỗ trợ, hữu ích cho danh mục hoặc thiết bị.
Hãy nhớ rằng một số mẫu SmartArt có thể xuất hiện trong nhiều danh mục khác nhau. Điều quan trọng là chúng có phù hợp với nội dung cụ thể của bạn hay không, chứ không chỉ là nhãn thư viện.
Làm thế nào để chọn đúng thiết kế
Trước khi chèn bất cứ thứ gì, hãy tự hỏi: Tôi muốn làm nổi bật điều gì, thông tin nên được sắp xếp theo thứ tự nào và người đọc nên nhìn nhận nó như thế nào? Việc suy ngẫm này sẽ hướng dẫn bạn đến loại văn bản phù hợp và, trong loại văn bản đó, đến thiết kế chính xác nhất phù hợp.
Hãy thử nghiệm với các tùy chọn khác nhau: việc thay đổi thiết kế rất nhanh chóng, và tính năng Xem trước trực tiếp trên tab Thiết kế cho phép bạn di chuột qua bố cục để xem nội dung của mình sẽ trông như thế nào mà không cần áp dụng thay đổi ngay lập tức. Nếu một thiết kế không hiệu quả, hãy thử thiết kế khác cho đến khi bạn tìm thấy thiết kế hiệu quả nhất.
Mẹo hữu ích: đối với các quy trình dài, hãy chọn sơ đồ tận dụng tối đa chiều rộng ; nếu bạn muốn so sánh các danh mục, hãy tìm kiếm các thiết kế cân đối , dành không gian cho mỗi khối; nếu bạn ưu tiên hình ảnh, hãy chọn danh mục Hình ảnh để tránh bố cục gượng ép.
Bảng văn bản: nhập một lần và biểu đồ sẽ tự động điều chỉnh
Khung văn bản (thường nằm bên trái biểu đồ) là nơi bạn thao tác: bạn nhập liệu vào đó, và SmartArt sẽ cập nhật ngay lập tức , thêm hoặc xóa các hình dạng khi cần. Nó giống như làm việc với một danh sách gạch đầu dòng được ánh xạ tới sơ đồ.
Các phím tắt hữu ích: Nhấn Enter để tạo một gạch đầu dòng mới; sử dụng phím Tab để thụt lề lên một cấp (chuyển một gạch đầu dòng thành cấp phụ) và Shift+Tab để thụt lề xuống. Chức năng điều khiển cấp độ này cho phép bạn mô hình hóa chính xác các hệ thống phân cấp và các phần tử con, và nó được tự động phản ánh trong cấu trúc của biểu đồ.
Tùy thuộc vào thiết kế, mỗi bảng có thể được biến đổi thành một hình dạng độc lập hoặc thành một bảng nằm trong một hình dạng chứa khác. Nếu bạn thấy các bảng con xuất hiện dưới dạng các bảng bên trong và bạn muốn các ô riêng biệt, hãy chuyển sang thiết kế thể hiện mỗi cấp độ phụ như một hình dạng riêng biệt.
Trong các bố cục có số lượng hình dạng cố định, một số nội dung có thể không vừa; trong trường hợp đó, bảng điều khiển sẽ đánh dấu nội dung không hiển thị bằng dấu X màu đỏ. Thông tin này vẫn khả dụng khi bạn chuyển sang bố cục có dung lượng lớn hơn, nhưng nếu bạn giữ nguyên và đóng bố cục hiện tại, thông tin này có thể không được lưu lại để bảo vệ quyền riêng tư của bạn.
Các định dạng cơ bản (phông chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân) mà bạn áp dụng cho văn bản trong bảng điều khiển sẽ được kế thừa trong SmartArt, và khi một hình dạng cần giảm cỡ chữ theo chiều dài, các cỡ chữ còn lại sẽ được điều chỉnh sao cho phù hợp để duy trì tính nhất quán về mặt hình ảnh.
Định dạng: kiểu dáng, màu sắc và hiệu ứng
Trong Công cụ SmartArt (tab Thiết kế), bạn sẽ tìm thấy hai thư viện chính: Kiểu SmartArt và Thay đổi màu sắc . Kiểu SmartArt kết hợp các kiểu tô màu, đường viền, bóng, nét vẽ, hiệu ứng chuyển màu và phối cảnh 3D để mang lại cho tác phẩm nghệ thuật của bạn vẻ ngoài chuyên nghiệp.
Thư viện màu sắc áp dụng các bảng màu được tạo ra từ chủ đề của tài liệu . Khám phá các biến thể đa màu, đơn sắc hoặc nhấn nhá để tạo nhịp điệu và thứ bậc trong cùng một hình ảnh. Di chuột qua hình thu nhỏ sẽ hiển thị bản xem trước ngay lập tức trước khi bạn xác nhận.
Ý tưởng thực tiễn: trong các quy trình, các sơ đồ đa màu giúp phân biệt các giai đoạn; trong các chu kỳ, các tùy chọn làm nổi bật củng cố ý tưởng về chuyển động tuần hoàn nhờ các dải màu chuyển dần về hình dạng trung tâm và quay trở lại điểm bắt đầu.
Hãy xem xét ngữ cảnh: nếu bạn định in, hãy tránh độ bão hòa và các sắc độ chuyển màu quá tinh tế vì chúng sẽ bị mất đi trên giấy; trên màn hình, sự kết hợp với hậu tố Transparent có thể hoạt động tốt hơn trên nền ảnh, mang lại vẻ ngoài tinh tế mà không làm lu mờ nền.
Lời khuyên từ chuyên gia: Sử dụng hiệu ứng 3D một cách tiết chế . Hiệu ứng phối cảnh 3D có thể trông tuyệt vời trên slide đầu tiên, nhưng việc lạm dụng các hiệu ứng vát cạnh hoặc cảnh 3D sẽ làm phân tán sự chú ý khỏi thông điệp. Ít hơn là tốt hơn, đặc biệt là trong các đồ họa phức tạp.
Bạn có lỡ tay làm sai không? Không sao cả. Hầu hết mọi thứ đều có thể tùy chỉnh (cả từ tab Định dạng): bạn có thể di chuyển hình dạng , điều chỉnh kích thước, thay đổi màu nền và đường viền cho từng hình dạng, hoặc áp dụng kiểu riêng lẻ . Nếu muốn bắt đầu lại, hãy sử dụng Đặt lại đồ họa (tab Thiết kế) để xóa tất cả các thay đổi và khôi phục giao diện mặc định của chủ đề.
Hoạt ảnh PowerPoint
PowerPoint cho phép bạn tạo hiệu ứng động cho toàn bộ đồ họa SmartArt hoặc các hình dạng riêng lẻ của nó. Điều này rất hữu ích cho các bài thuyết trình từng bước: ví dụ, hiển thị tuần tự từng giai đoạn của một quy trình , hoặc cho một hình dạng xuất hiện với hiệu ứng mờ dần hoặc trượt vào từ bên cạnh một cách mượt mà.
Việc có sử dụng hiệu ứng động hay không phụ thuộc vào thiết kế, nhưng bạn luôn có thể chọn áp dụng hiệu ứng cho toàn bộ đồ họa cùng một lúc hoặc cho từng yếu tố riêng lẻ. Điều này giúp kiểm soát sự chú ý của người xem và ngăn nội dung xuất hiện đột ngột gây choáng ngợp.
Các thao tác phổ biến với hình dạng (thêm, xóa, sắp xếp lại)
Ngoài khung văn bản, bạn có thể chèn và định vị lại các hình dạng trực tiếp từ đồ họa. Trong PowerPoint và Word, quy trình làm việc điển hình để phóng to đồ họa SmartArt rất đơn giản và không làm mất định dạng :
- Nhấp vào SmartArt bạn muốn thay đổi và chọn hình thức gần nhất đến nơi bạn sẽ thêm cái mới.
- Vào Công cụ SmartArt > tab Thiết kế > nhóm Tạo đồ họa và mở menu. Thêm hình dạng.
- Chọn một tùy chọn phù hợp:
- Thêm hình dạng phía sau: Chèn một hình dạng ở cùng cấp độ sau hình dạng đã chọn.
- Thêm hình dạng ở phía trước: Chèn một hình dạng ở cùng cấp độ trước hình dạng đã chọn.
Trong sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp, có những tùy chọn bổ sung hữu ích. Bằng cách nhấp chuột phải vào một hình dạng cụ thể, bạn có thể chèn Cấp trên (tạo một người quản lý mới và hạ cấp hình dạng đã chọn cùng các cấp dưới của nó xuống một cấp), Cấp dưới (một cấp dưới mới) hoặc Trợ lý (một vai trò ngang cấp chỉ tồn tại trong sơ đồ tổ chức). Vai trò cuối cùng được biểu thị bằng một đường nối khác và xuất hiện trong bảng điều khiển phía sau các đồng nghiệp cùng cấp.
Cách thay đổi màu sắc và kiểu dáng chỉ bằng một cú nhấp chuột
Để tô màu toàn bộ hình ảnh SmartArt cùng một lúc, hãy chọn hình ảnh đó và mở mục Thay đổi màu sắc trong tab Thiết kế. Chọn biến thể màu sắc phù hợp với trang chiếu hoặc trang của bạn, và thế là xong.
Nếu muốn tùy chỉnh thêm, SmartArt Styles cung cấp các tổ hợp với bóng đổ, đường viền và các hiệu ứng khác. Nhấp vào nút "Thêm" trong thư viện nếu bạn không thấy hiệu ứng mình cần. Hãy nhớ rằng bạn có thể kết hợp các kiểu SmartArt toàn cục với các kiểu hình dạng cụ thể để làm nổi bật một yếu tố quan trọng.
Chuyển đổi giữa văn bản và SmartArt
Bạn đã viết nội dung của mình dưới dạng danh sách chưa? Hãy chọn văn bản trên trang chiếu hoặc trong tài liệu và sử dụng nút Chuyển đổi thành đồ họa SmartArt (nhóm Đoạn văn trên tab Trang chủ trong PowerPoint). Hệ thống sẽ tự động nhận diện các cấp độ dựa trên thụt lề và tạo đồ họa.
Điều ngược lại cũng có thể xảy ra: nếu bạn bắt đầu với hình ảnh và muốn lấy lại nó dưới dạng văn bản gạch đầu dòng , hãy vào Công cụ SmartArt > Thiết kế > Đặt lại > Chuyển đổi > Chuyển đổi thành văn bản. Điều này rất phù hợp để chỉnh sửa từ ngữ, dịch thuật hoặc sử dụng lại nội dung ở định dạng khác.
Các khuyến nghị và thủ thuật thực tế
Thay đổi kích thước toàn bộ từ cạnh của nó: kéo các tay cầm điều chỉnh kích thước vào trong hoặc ra ngoài cho đến khi đạt được kích thước mong muốn. Điều này giúp duy trì tỷ lệ và ngăn ngừa sự biến dạng giữa các hình dạng.
Nếu bạn thay đổi chủ đề của tài liệu hoặc bài thuyết trình, SmartArt sẽ tự động cập nhật để phù hợp với màu sắc và phông chữ mới. Điều này giúp duy trì tính nhất quán về mặt hình ảnh mà không cần phải tạo lại từng hình ảnh riêng lẻ — một lợi thế thực sự khi làm việc với các mẫu.
Để nhanh chóng xem qua các kiểu dáng và màu sắc khác nhau, hãy sử dụng tính năng Xem trước trực tiếp (bằng cách di chuột qua kiểu dáng) và thay đổi thiết kế nếu kiểu hiện tại không thể hiện chính xác các gạch đầu dòng và cấp độ phụ của bạn. Đừng chỉ chọn kiểu đầu tiên bạn thấy ưng ý.
Nếu bạn nhận thấy một biểu mẫu có cỡ chữ quá nhỏ, hãy cân nhắc chia nhỏ nội dung hoặc chọn thiết kế có khả năng chứa nhiều chữ hơn . Việc nhồi nhét quá nhiều từ vào các ô nhỏ sẽ làm giảm khả năng đọc.
SmartArt trong ONLYOFFICE Docs
ONLYOFFICE tích hợp các đối tượng SmartArt vào trình chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình bày của mình, sử dụng cùng các danh mục cơ bản: Danh sách, Quy trình, Chu kỳ, Phân cấp, Mối quan hệ, Ma trận, Kim tự tháp và Hình ảnh . Đây là tin tuyệt vời nếu bạn cộng tác với các nhóm không sử dụng Microsoft 365, vì nó duy trì tính nhất quán về mặt hình ảnh của nội dung trên các nền tảng.
Phiên bản 8.2 bổ sung khả năng tạo thành phần trực quan SmartArt ngay cả khi thành phần này bị thiếu trong tệp hoặc được định nghĩa không rõ ràng, cải thiện khả năng hiển thị trong các trường hợp không đồng nhất. Điều này giảm thiểu những bất ngờ trong quá trình chỉnh sửa và đảm bảo sơ đồ hiển thị chính xác ngay cả khi nó đến từ nhiều nguồn khác nhau.
Các trường hợp sử dụng hiệu quả
Để trình bày về một nhóm và cấu trúc của nhóm, sơ đồ tổ chức theo kiểu phân cấp, thể hiện rõ ràng vai trò của các trợ lý. Thêm hiệu ứng động cho mỗi cấp độ để thảo luận về từng lĩnh vực một cách tập trung và không đi sâu vào chi tiết không cần thiết.
Nếu bạn đang giải thích phương pháp làm việc, hãy sử dụng "Quy trình" hoặc "Chu kỳ" tùy thuộc vào việc đó là quy trình tuyến tính hay lặp đi lặp lại . Làm nổi bật cột mốc cuối cùng bằng hình dạng đặc biệt hoặc màu sắc nhấn mạnh trong bảng màu của chủ đề.
Khi cần so sánh hai biến số, ma trận bốn góc phần tư (như ma trận BCG) cho biết vị trí của mỗi phần tử chỉ trong vài giây. Tránh làm biểu đồ trở nên rối rắm với văn bản dài dòng và hãy dựa vào ngôn ngữ nói hoặc chú thích trong tài liệu.
Để tạo catalog nhanh với hình ảnh, mục Hình ảnh cung cấp bố cục ảnh + văn bản gọn gàng. Chuyển sang bố cục ưu tiên khả năng đọc nếu nền slide của bạn phức tạp và tận dụng các bảng màu trong suốt.
Với SmartArt, bạn có thể chuyển từ ý tưởng trừu tượng sang hình ảnh trực quan: chọn phông chữ, viết nội dung vào khung văn bản và để phần mềm tự động thiết kế phần còn lại. Với nhiều tùy chọn về kiểu dáng, màu sắc, hiệu ứng động và khả năng tương thích với các bộ phần mềm như ONLYOFFICE, bạn có thể dễ dàng nâng tầm tài liệu của mình với kết quả nhất quán.