- 自启动公共发票解决方案的部长令生效之日起 1 至 2 年内，所有西班牙公司和个体经营者都必须使用 B2B 电子发票。
- 西班牙税务局（AEAT）将通过 Verifactu 和公共发票库，监控数据完整性、付款期限和打击逾期付款。
- 公司必须使用结构化格式（尤其是 Facturae 格式）、经批准的软件，并将发票以电子方式保存至少 4 年。
- 不遵守强制性电子发票规定可能会导致高额罚款，但提前做好准备可以提高效率并降低管理成本。
西班牙强制推行电子发票制度将彻底改变企业和自由职业者的开票方式。如果您拥有企业、是自由职业者或在行政部门工作，您需要了解法律的具体要求、实际截止日期以及所需的工具，以避免逾期并承担罚款风险。
尽管B2B电子发票这一话题已讨论多年，但其广泛实施仍处于推广阶段，并取决于关键的监管进展：包括《Crea y Crece法案》的技术法规以及将规范公共发票解决方案的部长令。与此同时，目前已存在一些现行义务（尤其是在政府层面），并且制定了较为明确的时间表，这些都应密切关注。
电子发票究竟是什么？为什么它是“强制性的”？
当我们谈到电子发票时，我们指的不是电子邮件附件中的简单 PDF 文件，而是完全以数字方式开具、发送、接收和存储的结构化电子文档，它符合非常具体的技术和法律要求。
这种类型的发票通常以基于 XML 的格式（例如 Facturae、UBL 或 CII）生成，会计系统、ERP 和计费平台可以自动读取和处理它，而无需手动输入数据或在纸上查看数字。
有效的电子发票必须保证开票人的真实性和内容的完整性（通常通过电子签名或安全传输通道），包含计费条例的所有必填字段（税务识别号、应税基数、增值税税率和费用、日期、描述、付款条款等），并在法定保管期内保持其原始格式。
当某项具体规定要求在某些交易中（例如，西班牙的公司和专业人士之间，或与公共行政部门之间），发票必须始终以电子格式开具和接收，并符合特定标准时，我们称之为“强制性”发票。
法律框架：《创造与增长法》、《反欺诈法》、《Verifactu》以及AEAT的作用
在西班牙，使用电子发票的义务基于两大互补的监管支柱：一是关于公司设立和发展的第18/2022号法律（“设立和发展”法），二是被称为反欺诈法的第11/2021号法律。两者分别针对不同但密切相关的方面。
一方面，《创造与发展法》旨在促进创业，减少官僚障碍，并在企业对企业（B2B）交易中推广电子发票，以提高透明度并打击拖欠付款。第12条规定了企业与专业人士之间交易中逐步强制使用电子发票的义务。
另一方面，《反欺诈法》着重打击税务欺诈，并对所谓的电子账单系统（EBS）进行监管，要求软件满足一系列要求以防止篡改（例如删除发票、重复使用、更改记录等）。在此框架下，Verifactu系统应运而生，负责自动向税务机关发送账单记录。
国家税务管理机构（AEAT）将发挥主导作用：它必须拥有一个公共电子发票解决方案，作为中央存储库和信息来源，以控制逾期付款，以及接收公司和专业人士提交的付款、延迟或未付款报告的机制。
当B2B发票完全通过私有平台交换时，这些平台必须自动将每张发票的副本发送到公共系统。西班牙税务局（AEAT）将从公共系统中提取付款和截止日期统计数据，并将其输入国家私人逾期付款观察站，以监控哪些行业更有效地遵守了相关规定。
日历：企业间何时强制使用电子发票？
最关键的问题是，企业和专业人士之间何时才能强制推行电子发票。答案取决于几个监管里程碑，而且已被推迟，但总体框架很明确：根据发票量分阶段实施。
《创造与发展法》于 2022 年 10 月 19 日生效，但暂停了第 12 条（B2B 电子发票），直到其监管发展和规范公共解决方案的技术细节和接受格式的部长令获得批准。
这项发展计划正通过一项皇家法令和财政部的一项部长令来实施。皇家法令草案于2023年6月提交公众评议，部长会议于2026年3月24/25日批准了制定B2B电子发票的文本，目前正在等待正式启用该系统的法令。
一旦规范 AEAT 公共发票解决方案的部长令发布，公司和个体经营者的最终截止日期将开始生效，具体如下：
- 营业额超过 8.000.000 万欧元的公司他们将拥有 任期一年 自部长令发布以来，各企业已开始在B2B业务往来中采用电子发票，并开始开具和接收电子发票。根据澳大利亚税务局（AEAT）制定的日期方案，这可能要到2027年7月左右。
- 营业额低于 8.000.000 万欧元的公司和个体经营者他们将拥有 五周年广场 根据同一命令进行调整，预计最早也要到 2028 年中期才能实施。
从此以后，在西班牙境内的 B2B 业务中，一般规则是电子发票和数字存储至少 4 年，以便税务部门随时进行检查和核查。
值得注意的是，2026 年将是一个关键的过渡年：虽然完整的 B2B 义务要到最后期限开始才会生效，但提前做好准备的公司将有更大的余地来测试系统、组建团队和改进流程，而不会感到仓促。
与 Verifactu 的关系及计费程序
B2B电子发票和Verifactu是两个不同的组成部分，但又紧密相关。前者侧重于发票的格式和交换渠道，而Verifactu则负责将发票记录自动提交给西班牙税务局（AEAT）并确保数据的完整性。
自 Verifactu 实施以来（2025 年 7 月），想要保持最新状态的发票程序必须提供一系列功能：为每张发票生成完整且不可更改的记录，可选择或自动将其发送给 AEAT，并留下明确的证据表明没有篡改。
在 2025 年底宣布的一年暂停期结束后，该领域的计划时间表大致如下：公司（法人实体）必须从 2027 年 1 月 1 日起使用与 Verifactu 兼容的软件，而个体经营者和其他纳税人则有时间到 2027 年 7 月 1 日。
目前，除已通过其他方式承担义务（例如，向行政部门开具发票）的人员外，并非必须通过 Verifactu 向 AEAT 发送所有发票，但必须使用符合反欺诈法技术要求的已批准或已调整的程序。
实际上，这意味着您需要审查您当前的开票软件，并评估是否升级到 Verifactu 和 B2B 电子发票，是否需要集成特定的 API，或者迁移到已经为这两者做好准备的 ERP 或云解决方案是否更好。
强制性要求和豁免：谁必须开具电子发票
最终目标是使该义务涵盖西班牙境内几乎所有 B2B 交易，但相关法规根据交易类型、业务量和地域范围规定了一些细微差别。
首先，有一部分纳税人多年来一直被要求这样做：根据 2013 年第 25 号法律和公共部门合同法，所有向公共行政部门开具发票的公司和个体经营者自 2015 年 1 月起都必须开具电子发票。
此外，在金额超过一定数额的合同中担任行政部门承包商和分包商的各方，在从这些公共合同中获得付款时，也必须在彼此交易中使用电子发票。
根据《Crea y Crece 法案》，电子发票的适用范围扩大到所有企业对企业 (B2B) 交易。预计在部长令颁布后的一到两年内，所有西班牙私营企业在向西班牙境内设立的企业或专业人士收款时，都将被要求使用电子发票。
然而，目前存在一些可能的豁免或排除条款，这些条款正在讨论中，它们将限定义务的实际范围。在草案和初步沟通文件中出现的豁免或排除条款中，以下几点尤为突出：
- B2C运营目前，该义务不适用于与最终消费者的交易。换言之，除非另有规定，向私人客户进行的销售仍可使用纸质发票或非正式格式进行记录。
- 与外国客户的交易如果一方当事人的经济活动总部、常设机构或用于开票目的的住所或惯常居住地不在西班牙，则这些情况将被排除在外。
- 某些个体经营者和销量极低的中小企业对于年发票金额低于 85.000 欧元的纳税人、根据简化税制缴纳税款的纳税人、某些农业部门或某些批发贸易，政府正在考虑给予免税待遇，但这些细节需要在最终法规中予以确认。
- 低价值交易许多低于 400 欧元的交易，或者已经使用简化发票的交易，可以免于严格执行结构化电子发票的义务；此外，在酒店、客运或美发等行业，金额低于 3.000 欧元的交易也可以免于执行结构化电子发票的义务。
无论如何，即使在特定情况下开具电子发票并非强制性的，也没有任何规定阻止纳税人自愿选择始终使用电子发票来规范其流程，这在中期可以大大简化内部管理。
Facturae的技术要求、格式和纸张
为了符合相关法规，仅仅将发票“数字化”是不够的；发票必须采用符合法律规定的结构和互操作性要求的格式。在西班牙，参考标准是Facturae，这是由经济事务部推广的官方格式。
Facturae 基于结构非常严格的 XML 文件（目前最广泛使用的版本是 3.2.2），其中每条数据都放在其对应的标签中：开票人和收款人信息、明细行、税款、总计、付款方式等。即使是微小的结构错误也可能导致验证发票的平台自动拒绝该发票。
除了 Facturae 格式外，该法规还规定接受其他在国际上广泛使用的标准结构化格式，例如 UBL（通用商业语言）或 CII，甚至在某些情况下接受带有电子签名的 PDF 格式，前提是能够保证其自动读取和与其他系统的互操作性。
在运输和物流等行业，Facturae 和结构化格式的采用尤为先进，因为它们允许将电子发票与 TMS、ERP、eCMR 系统和送货单集成，从而减少金额差异并实现对账自动化。
无论采用何种格式，您用于开票的软件都必须能够按照这些标准开具、接收和存储发票，以及交换必要的状态（已发送、已接受、已拒绝、已付款等），这对于控制付款期限和防止逾期付款至关重要。
除了遵守法律之外，公司和个体经营者还能获得哪些好处？
强制使用听起来像是一种强加，但事实是，一个实施良好的电子发票系统在日常生活中提供了非常明显的优势，特别是对于那些处理大量文件的人来说。
从经济角度来看，从纸质文件过渡到电子格式可以大幅降低打印、运输、实体存档和文件销毁的成本。此外，由于无需手动转录数据，也减少了人为错误，从而减少了退货和更正所浪费的时间。
此外，将所有发票集中存储在易于访问的数字存储库中，大大简化了查找信息、响应请求以及准备会计结算或税务申报表的流程。与会计系统或税务表格的连接也变得更加便捷。
从财务角度来看，电子发票与状态报告以及Verifactu等系统的结合，使得掩盖付款延迟变得更加困难。这应该有助于形成更合理的付款条件文化，并减少商业拖欠，而这正是《Crea y Crece法案》的明确目标。
最后，对可持续性和安全性的影响也不容忽视：减少纸张的使用和文件的物理运输可以减少对环境的影响，而云存储和备份可以最大限度地降低因硬件故障或管理良好的安全事件而导致的数据丢失风险。
选择软件和规划数字化转型的标准
实现上述所有目标的关键在于发票软件。选择合适的软件——或者彻底评估您目前使用的软件——对于顺利过渡至关重要。这不仅关乎遵守法律，更关乎提升您的日常工作效率。
一般来说，选择与 Facturae 兼容、支持 Verifactu 且尽可能实现流程自动化的会计或发票解决方案是明智之举。理想情况下，该系统应集成发票、会计、收款、付款、库存管理，如果可能，还应集成工资管理，以避免信息孤岛。
在评估工具时，需要考虑诸多因素，例如界面易用性（是否直观易懂，无需专业知识即可开具发票）、团队学习的便捷性以及适应曲线。功能强大但难以使用的程序往往最终会被闲置。
此外，软件的可扩展性以及与您已使用或可能需要的其他解决方案（例如 CRM、POS、电子商务平台、银行系统等）的集成也至关重要，最好是通过 API 或标准连接器实现。随着业务的增长，这一点将发挥关键作用。
在基础设施方面，许多企业选择云应用程序，这样可以随时随地访问、远程办公，并且无需维护自己的服务器、执行手动版本更新或处理本地备份。
内部培训和适应性的实际步骤
软件再好，如果日常使用者无法熟练掌握，变更也可能带来挫败感。因此，为开具、接收或审核发票的员工制定基础且重点突出的培训计划至关重要。
一个好的策略通常结合了简短的软件基础使用培训课程、快速参考资料（内部指南、短视频、常见问题解答）以及在变更实施期间的强化支持。用户越容易提出问题并获得解答，过渡过程就会越顺利。
一次性将所有内容数字化也是不可取的。最明智的做法是制定一个循序渐进的计划，例如，先从一小群容易合作的客户或供应商开始，或者从特定类型的文档开始，然后随着系统的稳定逐步扩大范围。
目标是在现有流程的基础上按时完成各项强制性任务，无需临时抱佛脚。这需要审查内部工作流程（例如发票审批流程、审核人员、付款对账等），并使其适应新的数字化环境，而不是简单地复制纸质流程。
最后，必须将这一变化告知客户和供应商，解释他们希望如何接收或发送发票，并就格式和渠道达成一致，以避免误解（例如，是否使用私人平台、认证电子邮件、客户门户等）。
运输和物流方面的具体义务
运输和物流行业是受此次改革影响最大的行业之一，这既是因为其交易量巨大，也是因为需要同步会计和物流数据。在此行业，强制性电子发票不仅是一个税务问题，也是一个运营问题。
运输公司必须彻底放弃以 PDF 或纸质格式发送发票，转而采用可互操作的结构化格式（Facturae、UBL 或 CII），以便与 TMS、ERP和大型国际托运人或客户的平台集成。
发票数据必须与相关的物流单据（运输单、电子货运单、送货单）一致。任何重量、包装或日期方面的差异都可能导致发票被拒、付款延迟，甚至在追溯系统中被检测到时还会受到处罚。
此外，状态逻辑（发票已发送、已接受、已拒绝、已付款）对于避免诉讼和付款延迟，以及遵守法律为防止逾期付款而规定的最长付款期限，都具有特别重要的意义。
尽管运输方面的一些具体技术义务仍取决于最终的监管发展，但很明显，该行业中那些预见到这些变化并调整其运输管理系统 (TMS)、企业资源计划 (ERP) 和文档交换平台的公司，将在电子发票完全不可避免时获得显著优势。
不遵守强制性电子发票规定的处罚和风险
忽视这些变化是不可行的。相关法规规定，对于那些负有开具、管理或妥善存储电子发票义务，或使用双重用途或不合规软件的人，将处以一系列罚款和经济处罚。
在法规草案和行政部门的实践中，考虑的制裁措施包括对与计费系统相关的违规行为处以最高 10.000 欧元的罚款，如果屡犯或被证实有明显的欺诈意图，罚款金额可能会增加。
还会考虑罚款，罚款按未正确开票交易额的百分比计算，例如，未正确记录的总金额的 1%，每个季度的最低和最高罚款额可能从 300 欧元到 6.000 欧元不等。
如果侵权行为影响发票的存储或保存（例如，发票未按规定保存 4 年，或无法以原始格式检索），则罚款可按每笔受影响交易 300 欧元或所涉发票金额的2%计算，以较高者为准。
除了直接的经济影响外，使用不合规的软件或发票缺乏可追溯性还会导致失去数字工具包等援助，损害与客户和供应商的声誉，甚至在非常严重的税务欺诈案件中，还会导致暂时中止经营活动或取消纳税人注册。
自由职业者、中小企业和大型公司应该如何准备？
如果将电子发票视为一项精心规划的数字化项目，而不是临时抱佛脚的形式主义，那么适应电子发票就不必是一件痛苦的事情。虽然最终的技术细节仍取决于即将出台的法规，但您现在就可以采取一些措施。
对于个体经营者来说，第一步通常是选择一个简单但兼容电子发票的计费程序，配置数字证书，熟悉新的发票格式，并确保所有文档都以安全有序的方式存储。
对于中小企业和规模较大的公司而言，可能需要一个更广泛的项目，包括对当前系统进行审计、与会计、银行和库存系统集成、定义新的发票审批工作流程以及对各个团队（行政、财务、销售等）进行培训。
在任何情况下，都强烈建议您随时了解监管动态（通过咨询官方渠道或依靠专业顾问），并且不要犹豫寻求专业帮助，尤其是在您处理大量发票或在多个具有不同法规的国家/地区开展业务时。
目标是，当这项要求完全落实后，电子发票的开具、接收和存档将成为企业日常运营的自然组成部分，不会对业务活动造成任何中断或干扰。
强制推行电子发票看似是一项复杂的挑战，但如果管理得当，它将成为实现流程现代化、降低成本、掌控财务以及改善与政府机构和商业伙伴关系的真正契机。尽早做好准备是将这项法律义务转化为明显竞争优势的最佳途径。
