- Gmail 的智能功能可自动管理电子邮件和日历。
- 隐私和个性化可以在 Gmail 和 Google Workspace 中独立控制。
- 新法规赋予用户对其数据使用更大的控制权。
Gmail彻底改变了我们管理电子邮件的方式，它融合了众多智能功能，远不止收发邮件那么简单。这些功能与Google Workspace生态系统无缝集成，将人工智能与用户体验相结合，提供组织工具、快速回复、自动日历等诸多实用功能。
过去几年，谷歌一直在改进和扩展这些智能功能，不仅让我们能够优化时间，还能根据我们的隐私偏好和工作或个人需求来个性化体验。此外，欧洲新的监管变化和隐私政策也赋予了用户对这些智能服务中数据使用更大的控制权。
Gmail 智能功能有哪些？
Gmail 的智能功能是一套利用人工智能和机器学习技术的先进工具，旨在简化电子邮件管理并提高工作效率。这些功能不仅存在于 Gmail 中，还扩展到其他 Google 应用，例如 Chat 和 Meet，并影响日历、云端硬盘、Google 地图、Google 助理以及其他生态系统服务的功能。
这些工具的目标是让您的生活更轻松，并为您提供个性化的建议或自动化功能，例如自动电子邮件分类、从电子邮件创建日历事件、快速回复、上下文提醒、购物或旅行摘要卡等等。
值得注意的特点包括：
- 自动邮件过滤和分类Gmail 会自动将电子邮件整理到“主要”、“社交”和“促销”等标签中，以便您一眼就能找到最重要的内容。
- 智能撰写和智能回复：根据消息内容建议完整短语或回复的功能，节省时间和精力。
- 创建事件和提醒当您收到包含旅行、预订、发票或活动信息的电子邮件时，Gmail 可以自动在您的日历中生成条目或在 Google 助理中生成提醒。
- 摘要卡和包裹追踪：您将在收件箱中收到包含购买、货运或航班详细信息的信息卡，而无需通过电子邮件进行搜索。
- 其他 Google 服务的数据提取Gmail 可以共享您电子邮件中的相关信息，以在地图中显示预订、在 Wallet 中显示门票、在 Google Travel 中显示分组行程等。
智能功能设置如何工作？
Google 允许用户独立管理Gmail、Chat、Meet 和其他 Workspace 产品中智能功能的启用或停用。在 GDPR 和《欧洲数据保护法》(DPA) 等法规实施后，隐私和个性化设置得到了特别完善。
每个控件都会对体验产生不同的影响：
- Gmail、Chat 和 Meet 中的智能功能：他们允许使用来自这些应用程序的数据来个性化这些相同服务的体验。
- Google Workspace 中的智能功能：他们使用 Workspace 中生成的活动和内容来个性化所有 Google 商业和教育工具（云端硬盘、日历等）的体验。
- 其他 Google 产品中的智能功能：他们使用 Workspace 数据来改进 Workspace 之外的其他应用程序，例如地图、钱包或助手。
每项设置都可以单独开启或关闭。例如，您可以在 Gmail 中开启智能功能，但在 Google 地图或其他 Google 产品中关闭这些功能。
Gmail 和 Google 生态系统中智能功能的具体示例
为了更好地理解这些函数的作用范围，以下是一些常见用法：
- 自动事件创建： 到达您电子邮件的航班预订或酒店确认信息会自动在 Google 日历中生成一个事件。
- 智能写作和回复： 当您撰写电子邮件时，Gmail 会根据您的历史记录和收到的邮件内容建议完整的句子，因此您不必每次回复时都从头开始。
- 对电子邮件进行分组并按标签排序： 电子邮件会根据主题或来源（新闻、促销、社交媒体等）自动排序，帮助您维护更有条理的收件箱。
- 助手中的实用提醒： 如果您收到发票或电子票，助手可以在其到期前通知您。
- 信息摘要卡： Gmail 在相关电子邮件上方显示包含准确套餐、旅行或预订信息的卡片，以便立即显示最相关的信息。
- 地图、旅行和支付链接： 您在电子邮件中收到的餐厅预订或活动门票会自动出现在 Google 地图或您的会员和支付应用程序中。
隐私：Gmail 使用哪些数据以及如何管理这些数据？
这些智能功能一直备受关注的一个问题是隐私。所有这些功能都需要访问您电子邮件和 Workspace 活动中包含的某些信息，但 Google 已实施了非常具体的控制措施，以确保用户始终拥有控制权。
默认情况下，由于欧洲经济区、瑞士、英国或日本等国家/地区的法规更为严格，这些功能将被禁用。如果您想启用这些功能，则需要明确同意 Gmail、Chat 和 Meet 使用您的内容来个性化您的体验。
启用此功能后，我们将使用这些信息为您提供智能功能并改进其功能，所有操作均在既定的隐私限制范围内进行。您可以随时在 Gmail 设置中撤销此权限。
Google 使用什么法律依据来处理您的数据？
Google 依靠用户同意和合法权益来处理来自 Workspace 应用的信息。启用智能功能即表示您同意 Google 使用您的内容和活动来：
- 个性化您的 Gmail、Chat 和 Meet 体验 通过建议、回应和自动化。
- 改进 Google Workspace 通过个性化的建议和搜索。
- 优化其他 Google 产品 例如地图、钱包或助手，其中包含从您的电子邮件中提取的相关信息。
他们还可能以汇总形式处理数据以开发新功能或改进现有功能，始终确保保护您的数据并优先考虑隐私。
数据使用的期限和控制
只要您启用智能功能，工作区就会使用您的内容和活动。如果您选择禁用任何设置，您的数据将不再用于个性化这些功能，无论现在还是将来。
之前从该数据中提取的任何洞察信息可能会保留，但停用该设置后，新信息将不再被处理。您可以随时在 Google Workspace 和 Gmail 设置中更改这些权限。
如何在 Gmail 中打开或关闭智能功能
Google 已大大简化了对这些功能的控制。如果您是组织的超级管理员，则可以在帐户设置中决定是否启用这些功能，无论用于个人用途还是商业用途。
基本选项包括：
- 不设置默认值，允许每个用户选择自己的设置。
- 为所有用户设置默认值，自动启用智能功能（但保留稍后禁用它们的选项）。
更改通常需要大约 24 小时才能应用到所有受影响的帐户。
要进行这些更改，只需前往 Gmail 的“设置”，找到“智能功能和个性化”部分，然后选择所需的选项即可。如果您已经选择了某个选项，但想要更改，您可以随时从此处进行更改。
智能功能控制即将发生的变化和更新
谷歌宣布对 Gmail 和 Google Workspace 的智能功能管理进行更新，旨在提供更精细的控制和更安全的用户体验，从而更好地保护用户隐私。从 2025 年第一季度开始，谷歌将推出一个全新的设置页面，允许用户更精确地控制 Gmail、Chat 和 Meet 数据的使用，以便在 Workspace 和其他谷歌应用中提供智能功能。这些更改不会影响当前的数据处理方式，但会带来以下好处：
- 改进的数据控制： 现在您可以更细致地决定数据的使用地点和方式。
- 附加用户路径： 您将能够控制 Workspace 内容和活动是否融入未来的智能功能，包括 Gemini for Workspace 等工具。
如果您作为管理员未设置新的默认设置，用户将在 Gmail 中收到通知，要求他们重新同意这些高级设置。如果您改变主意，可以轻松地在 Gmail、云端硬盘、聊天和 Meet 中修改设置。为了更好地了解如何管理这些数据，您还可以学习如何使用 Google Takeout。
如果您有任何其他疑问，Google 建议您咨询帮助中心或联系支持人员以获得个性化帮助。
Gmail 和 Google Workspace 集成了智能功能，不仅能提供个性化、自动化且更高效的体验，还能让您掌控自己的隐私和数据管理。借助当前的配置选项和即将推出的变更，您现在比以往任何时候都更能掌控信息的使用方式，以及日常工作中所需的自定义和自动化程度。这些工具不仅可以改进电子邮件和日历管理，还能让您根据自己的喜好优化 Google 生态系统中的所有相关服务。