Google Docs AI：如何在文档中使用人工智能

Informatec Digital »资源» Google Docs AI：如何在文档中使用人工智能

如果你每天都使用 Google 文档，你可能已经注意到最近到处都出现了新的 AI 功能。Google正在将 Gemini 和 Workspace Labs 集成到 Google 文档中，帮助你轻松地撰写、总结文档，甚至朗读文档内容。这一切听起来非常具有未来感，但也引发了一些疑问：谁可以使用它？它的具体工作原理是什么？你的数据会如何处理？

本文将逐步解析Google 文档目前提供的所有人工智能功能，包括“帮我写作（实验室）”面板、朗读、Gemini 生成的音频摘要、发送评论、如何禁用这些功能以及使用这些功能时会收集哪些数据。您还将看到DocGPT 等插件，它们进一步增强了 Google 文档中的人工智能写作功能。

什么是 Google Workspace Labs？它如何与 Google Docs 集成？

首先，需要了解一点：Google Docs 的许多 AI 功能都属于实验性的 Google Workspace Labs 项目。这些功能并非面向所有人开放，而是为同意试用新功能的受信任用户提供的测试环境。

要查看您是否拥有访问权限，只需在电脑上打开 Google 文档，然后在左侧边栏（或上下文菜单）中查找“帮助我写作（实验室）”选项。如果您看到此面板，则表示您的帐户已加入该计划，您可以开始体验生成式 AI 功能。

需要注意的是，Workspace Labs 是一个测试环境，并非最终产品。谷歌已明确指出：您看到的建议并不一定代表公司的官方立场，也不应被视为专业建议（包括医疗、法律、财务或其他方面的建议）。此外，它可能会生成不正确、不完整或不恰当的信息，因此您在认真使用之前务必仔细审查内容。

Google 文档中的“帮我写作”功能：利用人工智能创建和重写内容

在 Workspace Labs 中，Google Docs 的明星功能是“帮我写作”。借助此助手，您可以利用 Google 的 AI 模型（Gemini 及相关技术）编写新文本或转换现有文本。不过，目前该功能仅适用于电脑。

这款工具直接集成到文档编辑器中。您可以在面板中从头开始创建草稿、修改段落、缩短或扩展内容、更改语气，或请求特定的格式，例如项目符号列表。它本质上就是在 Docs 中嵌入了一个写作助手，而且无需离开浏览器。

请注意，所有这些功能目前都处于测试阶段，因此响应质量可能因请求而异。谷歌强调，该工具会从用户反馈中“学习”，因此您的意见对于中期改进结果至关重要。

如何使用人工智能从零开始编写新文本

如果您希望 Google 文档帮助您创建目前为空的内容，可以使用“帮我编写”选项来生成新文本。该过程很简单，主要关注所谓的“请求”或“提示”。

首先，在电脑上打开一个文档，将光标放在你想插入内容的位置，然后在侧边栏中点击“帮我写作”。此时会弹出一个对话框，你可以在其中输入你的请求——也就是用自然语言给出的指令，告诉人工智能你想让你写什么。

可能性无穷无尽：你可以要求创作任何作品，从描写六岁孩子生活的诗歌到“割草机使用实用指南”，再到“求职面试后的感谢信”。要求越清晰、越具体，最终成果就越有可能符合你的预期。

写完请求后，点击“创建”。几秒钟后，Google 文档就会生成文本草稿并显示在建议窗口中。您可以在这里查看内容、手动编辑，或使用 AI 内置工具进一步完善。

初始生成后，您还可以选择以下几个选项：您可以发送评论，说明您认为建议的好坏；您可以编辑最初提出的请求以生成新版本；或者使用“优化”菜单来转换生成的文本，而无需从头开始。

在“优化”选项中，您可以选择各种设置：更改正式或非正式的语气，概括内容以突出重点，将其组织成项目符号列表，扩展内容使其更加详尽，缩短内容使其更加简洁，或者尝试“重试”功能，该功能会生成一个全新的版本。请注意，如果您接受新版本，则无法在实验室界面中恢复到之前的版本。

如果您对人工智能生成的结果满意，只需点击“插入”。文本将放置在文档中光标所在的位置，您可以像编辑其他任何 Google 文档一样对其进行编辑。

使用 Google 文档 AI 重写和转换现有文本

除了从零开始写作，“Help Me Write (Labs)”还能让你重写已经创作好的文本。如果你对草稿不满意、想调整语气以适应不同的受众，或者需要精简大量信息，这项功能就非常有用。

要使用此功能，请在电脑上打开文档，然后选择要修改的文本。选中后，您会在侧边栏找到“帮我写作（实验）”选项。点击该选项将弹出一系列用于转换该内容的特定操作。

可用的选项中有几个非常实用的选项：“通过请求修改”，允许您确切地解释您想要如何更改文本；“重新表述”，让 AI 用其他词语表达相同的意思；“缩短”，得到一个更短的版本；或者“扩展”，扩展并添加更多信息。

您还可以使用“更正式”或“更非正式”等样式命令，非常适合将文本调整为工作邮件、机构沟通格式，或者反过来，调整为社交媒体或私人消息格式。其他实用选项包括“项目符号”，可将段落转换为结构化列表；以及“摘要”，可突出显示密集文本块的关键点。

当人工智能生成新版本后，您可以对建议进行评价（好或坏），编辑初始请求以进一步完善，或使用“完善”按钮继续修改。甚至还有一个“重试”选项，可以生成同一文本的不同版本。

流程结束时，您会看到三个选项：“替换”将生成的文本替换为原始文本，“插入”将新版本添加到现有内容下方，或者关闭面板以保留原始文本。这样，您就可以在不丢失任何工作的情况下比较不同版本。

人工智能驱动的文档阅读：谷歌文档中的“聆听”功能

除了文字处理，谷歌还在 Docs 中将人工智能应用到了另一个层面：朗读文档。这项名为“聆听”的功能可以生成自然流畅的音频版本，让您无需查看屏幕即可阅读文本。

如果您使用 Google 文档更多是为了阅读而非写作，或者您需要在做其他事情的同时（例如通勤途中或执行单调任务时）查看内容，那么这项功能非常理想。Gemini 的人工智能会将文本转换为音频，并配以流畅自然的合成语音。

要使用此功能，请在桌面版 Google 文档中打开文档，然后转到“工具 > 音频 > 收听此标签页”菜单。启用该选项后，文档内容将开始播放，就像连续音频一样。

与此同时，屏幕上会出现一个可自由移动的悬浮播放器。通过这个小小的控制按钮，您可以执行暂停或恢复播放、快进或快退以及调整播放速度等操作，以便根据您的节奏加快或减慢播放速度。

其中一个亮点在于您可以选择不同的语音配置文件，每种配置文件都有其独特的个性。这使得聆听体验更加愉悦和个性化，尤其适合每天花费数小时收听长篇文档的用户。

此外，谷歌还允许您将音频直接嵌入到文档中。您可以插入一个可自定义的按钮，无需离开页面即可播放内容。如果您在团队中工作，并希望其他协作者无需自行设置即可收听文本，这将非常有用。

Gemini 在 Google Docs 中生成的音频摘要

另一项与音频相关的主要新功能是“收听文档摘要”选项。Gemini 不会朗读整个文档，而是生成文档内容的简短语音概要，并在适用情况下包含来自多个链接标签页的信息。

这些摘要通常只有几分钟，重点突出文本中最关键的观点。其叙述风格与 Gemini 在其应用程序中使用的风格类似，采用自然流畅的语调和适中的语速，旨在帮助您快速吸收关键信息。

激活该功能后会出现一个小播放器，您可以在其中调整播放速度或在不同的语音和风格之间进行选择：旁白、劝说、教练式等等。虽然自定义选项不多，但足以让您根据收听环境调整体验。

要在 Google 文档网页版中访问这些音频摘要，请转到“工具 > 音频 > 收听文档摘要”。文档随后将生成由人工智能驱动的摘要，并显示一个带有该摘要专属时间轴的播放器。

谷歌表示，这项功能对于那些需要处理长篇文档但又没有时间通读全文或听完整朗读的用户来说尤其有用。只需几分钟，您就可以快速浏览会议记录、技术报告或团队共享的文档。

该公司自己也提到了一些实际例子：在重要会议之前使用音频摘要来回顾笔记，总结冗长的报告并在短时间内获取重点内容，或者使经理和领导者能够根据内容繁杂的文件快速做出决策。

Docs 中 AI 音频功能的局限性和可用性

这一切听起来都很强大，但在将这些功能作为工作流程的基础之前，需要考虑几个重要的限制。首先是“聆听”工具能够读取的文档大小上限。目前，当文档超过 20.000 个字符时，读取就会停止。

这意味着，如果您处理的文本非常长，则必须将其拆分为多个文档才能使用阅读功能。对于报告、长篇手稿或学位论文等很容易超过此限制的文本量，此限制尤为重要。

另一个主要限制是平台和语言的可用性。目前，全文阅读和音频摘要都仅限于 Google Docs 的桌面版本，且仅支持英语。如果您想在移动设备上使用这些工具或使用西班牙语，则需要等待未来的更新。

您还应该知道，并非所有 Google 帐户都拥有这些功能。这些功能主要面向专业和教育环境，仅提供给拥有特定付费套餐的 Google Workspace 客户或 Google 高级 AI 服务的订阅用户。

目前支持音频摘要和人工智能阅读功能的套餐包括：商务标准版和增强版、企业标准版和增强版、Google AI Ultra for Business插件、Google AI Pro for Education插件以及 Google AI Pro 和 Ultra 订阅服务。这些功能目前在免费帐户中不可用。

谷歌已开始在全球范围内逐步推出 Docs 的这些功能，预计大约 15 天后，所有符合条件的套餐用户都将可以使用这些功能。与其他 AI 功能一样，未来可能会扩大访问权限，但目前尚无法保证未订阅的标准用户也能使用这些功能。

请就人工智能生成的文本和音频提供反馈

Gemini 和 Google Workspace 使用的其他 AI 模型都在不断学习，该公司也承认，有时它可能无法正确处理您的请求，或者可能会提供无用或完全错误的建议。

为了提高这些工具的质量和安全性，谷歌鼓励用户对生成的内容提供反馈。在人工智能生成的每段文本（或与音频体验相关的文本）下方，您都会看到“好建议”或“坏建议”选项。

如果您选择“错误建议”，将会弹出一个简短的表单，您可以在其中指出检测到的问题类型（例如不准确、冒犯性内容、不当信息等），并添加更多背景信息。这些信息有助于公司调整模型并应用更有效的过滤机制。

在反馈流程的底部，您会找到一个名为“将附加哪些数据？”的链接。点击该链接，您可以查看随反馈一起发送的具体信息：例如，帖子摘录、生成的文本以及一些上下文数据。如果您不希望包含这些信息，可以取消勾选“将收集到的数据附加到您的反馈中，以帮助我们改进产品体验”的复选框。

在后续步骤中，您还会看到“附加上下文（用于生成结果的参考内容）”选项。同样，您可以选择是否将此上下文包含在提交内容中。最后，只需点击“下一步”，然后点击“提交”即可完成整个过程。

如果您想发送更一般性的反馈，而不仅仅是针对某个具体结果，您可以前往 Google 文档顶部菜单，然后选择“帮助 > 帮助我们改进文档”。如果您发现任何法律问题（例如版权问题或非法内容），则需要通过特定方式向 Google 提交正式请求。

隐私和数据：当您在 Docs 中使用 Workspace Labs 时，Google 会收集哪些信息？

Google Docs 中人工智能面临的主要问题之一是个人数据和文档内容的管理。Google 非常明确地解释了当您使用“帮我写作（实验室）”以及 Workspace Labs 环境中的其他相关功能时，会收集哪些数据。

当您使用这些工具时，Google 可能会使用并存储您输入或选择的请求、您选择重写的文本、AI 自行生成的内容、您文档中用作参考的内容以及您提交的关于结果的评论。

这些数据用于提供、改进和开发谷歌的机器学习产品、服务和技术。换句话说，它不仅用于微调 Docs 的特定功能，还用于该公司正在推进的其他更广泛的人工智能计划。

Google 表示，您的 Workspace Labs 数据也可能被人工审核员阅读、评分、注释和审查。但是，Google 也明确指出，当使用公司自行选择的条目（如隐私声明中所述）生成结果时，除非您明确将其作为反馈的一部分提交，否则 Google 会在将内容和结果提交人工审核之前对其进行汇总或匿名化处理。

鉴于以上所有原因，Google 建议您不要在请求或您打算使用 Workspace Labs 功能处理的内容中包含个人、机密或敏感信息。最终，即使采取了匿名化流程和内部控制措施，这些信息仍然可以被人工智能系统利用，并且在某些情况下，还会被人工审核。

如果您特别关注这些方面，建议您仔细阅读Google Workspace Labs 的个人或企业帐户隐私权声明和条款。这些文档详细说明了数据的使用方式、保留期限以及您作为用户的权利。

如何关闭“帮助我输入”并退出 Workspace Labs

如果您在试用 Docs 中的 AI 功能后决定不再使用 Workspace Labs，您可以选择退出该程序。但是，这是一个重要的决定，因为目前退出 Workspace Labs 意味着您将永久失去对其所有功能的访问权限。

换句话说，如果您退出 Workspace Labs，不仅Google 文档中的“帮我写作”功能会被禁用，您还将无法看到与您的帐户关联的任何其他实验性 AI 功能。此外，Google 还表示，您将无法使用同一帐户重新加入该计划。

如果您因隐私或内容控制方面的顾虑而考虑退出，建议您仔细权衡利弊。您可以继续以传统方式使用 Docs，而无需使用 AI 控制面板；但如果您希望确保您的内容不经过 Workspace Labs 处理，那么正式退出该计划是最直接的途径。

Gemini 在文档中的作用：语法纠错和写作改进

除了批量生成文本的功能外，Gemini 还定位为提升写作质量的助手。与其他语言模型 (LLM) 一样，它可以检测语法错误、拼写错误以及动词时态或标点符号方面的问题。

你可以让它审阅你已经写好的文本，并直接进行修改或提供更佳的替代方案。如果你使用多种语言写作，这项功能尤其有用，因为人工智能有助于保持更自然流畅的文风，避免生硬的措辞或过于直译的翻译。

此外，Gemini 能够将这种审校功能与语气选项（更正式或更非正式）相结合，使其成为将相同内容调整到不同语境（严肃报告、内部沟通、博客文章、社交媒体等）的有趣助手。

外部插件：Google Docs 中的 AI 助手 DocGPT

谷歌内置的功能并不是在文档中使用人工智能的唯一途径。还有一些第三方插件，例如DocGPT，它是一款基于 OpenAI 的 GPT-4/ChatGPT 的写作助手，可以直接集成到谷歌文档和表格环境中。

该插件承诺帮助您完成各种各样的任务：生成博客文章创意、撰写完整的段落、清理姓名、地址或公司列表、使用情感分析对观点进行分类、总结评论、撰写对在线评论的回复或测试同一提案的不同版本。

它还专为从事广告文案和数字营销的人员而设计：它可以帮助您撰写 Google 和 Facebook 广告文案、SEO 元数据（标题和描述）、着陆页文案，甚至可以帮助您管理 Shopify 或 Amazon 等平台上的在线商店的目录。

就纯粹的文档方面而言，DocGPT 允许您创建内容大纲、扩展文章、撰写电子邮件或博客文章、总结会议记录、将内容翻译成多种语言，或更改文本的整体风格以更好地适应您的受众。

该插件利用先进的语言生成技术，能够生成超过二十种语言流畅自然、宛如真人撰写的文本。它甚至支持更具体的用途，例如为 YouTube 和 TikTok 视频编写脚本，帮助用户创作与特定品牌形象相符的引人入胜的脚本。

此外，它还包含旨在简化工作流程的功能，例如文档格式设置、自动数据添加和更新，以及安排提醒和关键日期。其价值的另一重要方面在于其SEO功能：DocGPT可以根据您的主题建议关键词和短语，从而提升搜索引擎排名。

最终，它被定位为一款强大的工具，可以帮助忙碌的人们节省时间、提升写作水平并优化内容，而无需离开谷歌生态系统。然而，需要注意的是，Google Docs 是 Google LLC 的注册商标，并且这些第三方插件有各自的条款和隐私政策。

Gemini、Workspace Labs、音频功能以及 DocGPT 等插件的结合，正在将 Google Docs 转变为一个超越云端文本编辑器的全新工具：它已然成为一个人工智能驱动的写作中心，用户可以在这里起草、修改、收听、总结和优化几乎任何类型的文档。了解每个组件的工作原理、局限性以及隐私影响，是充分利用其功能并同时确保内容控制权的关键。