Windows 系统中的打印机问题：原因和解决方法

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当您急需打印重要文件时，Windows 打印机却突然出现故障，这着实令人头疼。连接错误、奇怪的提示信息、打印作业卡住或出现空白页，这些只是 Windows 10 和 Windows 11 系统中可能出现的一些常见问题。

本指南全面而系统地概述了Windows 系统中最常见的打印机错误、其典型原因以及微软和打印机制造商推荐的实用解决方案。其目标是引导您逐步完成所有步骤，直至打印机恢复正常工作，而无需任何计算机专业知识。

基本步骤：卸下打印机，重新安装，然后先尝试一些简单的操作。

在深入研究高级设置之前，几乎总是值得先尝试一些基本操作。从 Windows 系统中移除打印机并重新安装可以一次性解决许多问题，尤其是在驱动程序或系统内部设置出现问题时。

要在 Windows 10 或 11 中删除打印机，您可以从“设置”应用进行操作。依次点击“开始”>“设置”>“蓝牙和设备”>“打印机和扫描仪”，找到出现问题的打印机型号，选中它，然后点击“删除”或“删除设备”；出现确认提示时，点击“是”。

从系统中移除后，就可以重新添加了。如果设备已开机并已连接（通过 USB、Wi-Fi 或网络），Windows 应该会在“添加设备”中自动检测到它。在“打印机和扫描仪”菜单中，单击“添加设备”（或“刷新”），等待设备出现在列表中，然后再单击“添加设备”。如果设备没有出现，请使用“手动添加”选项。

当您选择手动添加打印机时，Windows 提供了多种查找方式。您可以按IP 地址、主机名、共享打印机进行搜索，或者手动配置添加本地打印机。如果打印机通过 USB、LPT 或串口 COM 物理连接到电脑，则建议使用手动配置的方式。

如果需要将其安装为本地打印机，请选择“手动配置添加本地或网络打印机”，单击“下一步”，然后在下一个屏幕上选择“使用现有端口”。选择打印机连接的端口（例如，USB、LPT1 或 COM1），然后继续安装驱动程序。

驱动程序和软件：当打印机驱动程序成为罪魁祸首时

Windows 系统中打印问题最常见的原因之一是驱动程序损坏、过时或不兼容。这会导致诸如“驱动程序不可用”之类的错误、安装失败，或者打印机消失或只能使用非常通用的选项。

如果您的打印机附带光盘或安装程序，通常会包含其专用驱动程序。如果您没有该光盘，可以在打印机设置向导中选择“Windows 更新”，让系统直接从微软服务器下载最新的型号和制造商列表。然后，只需在左侧栏选择品牌，在右侧栏选择您的打印机型号即可。

另一种方法是直接打开设备管理器并强制更新驱动程序。打开设备管理器，展开“打印机”部分，右键单击您的打印机，然后选择“更新驱动程序”。Windows 将搜索更新的驱动程序版本，如果找到则会自动安装。如果找不到更新的驱动程序，您需要访问打印机制造商的支持网站，下载适用于您的打印机型号和 Windows 版本的最新驱动程序包。

当驱动程序损坏或系统无法正确识别时，有时彻底卸载打印机并重新安装会更有效。从“设置”中卸载打印机，重启电脑，然后使用官方软件重新安装，通常可以解决首选项卡在通用模式或制造商选项消失等问题。

如果您从网上下载的驱动程序未出现在 Windows 安装向导中，您可以手动通过打印服务器属性进行安装。依次点击“设置”>“设备”>“打印机和扫描仪”，打开“打印服务器属性”，然后在“驱动程序”选项卡中点击“添加”。向导会询问架构（例如 x64），然后您应该点击“从磁盘安装”，并选择您解压驱动程序的文件夹。

安装打印机时出错以及更新 Windows 后出现问题

在设备和软件安装过程中，可能会出现导致安装中断的错误。一个常见问题是电脑和打印机之间的 USB 连接不良，这会导致安装程序卡住无法完成，或者产生一些奇怪的错误。

在这种情况下，您可以尝试以下几种方法：按照安装程序的提示断开并重新连接 USB 连接线；使用计算机上的其他 USB 端口；如果您有兼容的连接线，甚至可以尝试使用其他连接线。暂时断开其他 USB 设备也有助于排除冲突。

别忘了安全方面。过于激进的杀毒软件、恶意软件或Windows权限问题都可能导致打印机软件无法正确安装。使用更新后的杀毒软件进行全面扫描，确保Windows已安装所有更新，并在每次更改后（如有必要）重启电脑，这些都是避免麻烦的基本步骤。

例如，在惠普电脑上，Windows 10 更新后打印或扫描功能可能会停止工作。在这种情况下，建议重启系统，检查打印机与 Windows 10 的兼容性，使用 HP Smart 应用进行诊断，如果问题仍然存在，则重新安装完整的惠普软件。作为最后的手段，您可以使用 Windows 系统还原功能将系统恢复到一切正常的状态。

近年来，Windows 更新后也出现了一些特定错误，例如某些 USB 打印机（例如收据打印机或标签打印机）在特定版本更新后无法打印。微软已通过“已知问题回滚”（KIR）功能修复了许多此类问题，该功能会撤销导致大范围故障的更改。

电脑和打印机连接方式：USB、WiFi、网络和蓝牙

另一个主要问题来源是计算机和打印机之间的连接。如果计算机找不到打印机，或者出现令人头疼的“Windows 无法连接到打印机”的错误信息，首先要做的就是检查这两个设备的连接方式。

如果是网络打印机（WiFi 或以太网），请确保您的电脑和打印机连接到同一个本地网络，不要混用访客网络或使用不同的路由器。在 Windows 系统中，您可以尝试从“设置”>“设备”>“打印机和扫描仪”中添加打印机。如果打印机未被检测到，请使用“我需要的打印机未列出”选项，然后通过 IP 地址或主机名添加打印机。

如果打印机是通过 USB 连接的，最好检查一下端口。尝试使用不同的 USB 端口，避免使用 USB 集线器，并确保线缆两端连接牢固，这些都可以排除物理故障的可能性。如果问题仍然存在，建议从设备管理器中卸载该设备，然后重新连接，让 Windows 再次检测到它。

使用无线打印机时，除了 Wi-Fi 网络之外，您还应该检查打印机的覆盖范围和设置。在打印机的控制面板上确认它是否与您的计算机连接到同一个 Wi-Fi 网络。如果信号弱，请将打印机靠近路由器。如果问题仍然存在，请尝试有线连接，以确定是否仅仅是无线问题。如果您不确定频段和覆盖范围，请比较2,4 GHz 和 5 GHz 频段。

排查蓝牙打印机故障时，需要检查以下几项。首先，确认打印机屏幕上是否显示蓝牙图标，以及它是否与其他设备配对，以免该设备阻碍连接。如果已配对，请关闭其他设备的蓝牙功能或取消配对。如果以上方法均无效，则问题可能出在电脑的蓝牙驱动程序上，这需要检查 Windows 更新、设备管理器中的驱动程序，甚至尝试使用其他版本的驱动程序以兼容模式运行。

Windows 中的打印机状态和典型网络错误

一个非常常见的错误是，即使打印机已开启并准备就绪，Windows 仍将其显示为“脱机”。要使其恢复“联机”状态，您需要同时检查设备本身和 Windows 设置。

在 Windows 10 中，打开“设置”应用，依次点击“设备”和“打印机与扫描仪”。选择您的打印机，点击“打开队列”，然后在“打印机”菜单中，确保“使用脱机打印机”选项未被选中。如果该选项已被选中，取消选中后，在其他设置均正常的情况下，打印机应该就可以正常工作了。

当您遇到与打印机网络连接相关的错误时（这在依赖在线服务的 Wi-Fi 打印机中非常常见），请检查以下基本事项：打印机应已开启，连接到与您的电脑相同的 Wi-Fi 网络，并且电源线已牢固插入。完全关闭打印机（包括拔掉电源线一分钟），然后再重新连接打印机和路由器，通常可以解决间歇性问题。

很多情况下，问题出在打印队列上。如果打印机显示连接错误或无响应，请依次进入“设置”>“设备”>“打印机和扫描仪”，选择打印机，然后点击“打开队列”来打开其队列。在这里，您可以取消任何可能阻塞服务的待处理文档。如果某些文档无法删除，您可以随时使用任务管理器（Ctrl + Alt + Delete）关闭任何卡住的应用程序，然后重新启动打印机。

如果您的打印机在同一网络的其他计算机上工作正常，但在您的 Windows 10 或 11 电脑上却无法工作，请务必检查系统的网络设置。在“控制面板”>“网络和 Internet”>“网络和共享中心”>“高级共享设置”中，您可以启用“网络发现”和“打印机共享”，这对于使用网络打印机或共享打印机的环境至关重要。如果系统返回“找不到网络路径”错误，请参阅错误代码 0x80070035的相关指南。

打印质量：空白页、模糊页、错位页或错误信息

如果打印机工作正常，但打印效果却很糟糕，问题可能出在耗材、纸张或软件设置上。空白页、打印模糊或线条错位等问题几乎总有具体的技术原因。

如果打印出的文字歪斜、颜色重叠或网格错位，则可能是打印头需要调整。在打印机的控制面板或 Windows 的“打印首选项”中，找到维护设置。通常会有“打印头校准”和“打印头清洁”选项，按照屏幕上的简单说明操作即可解决这些问题。

打印模糊通常与纸张不合适或墨水/碳粉不足有关。潮湿或劣质的纸张吸墨性差，过度节能模式也无济于事。如果需要高质量的打印效果，请使用较厚的纸张，关闭节能模式，并在打印机设置中提高打印密度，尤其是在打印照片或包含图形的文档时。

如果打印出来的页面完全空白，即使有墨水，首先要检查文档中是否包含空白页。如果不是这个问题，则可能是打印机软件或驱动程序出了问题。断开电源线，卸载制造商提供的软件，然后从其官方网站下载最新的稳定版本，通常可以解决大多数问题，前提是墨盒已正确安装并被识别。

错误信息，无论是显示在屏幕上、通过 LED 指示灯还是发出蜂鸣声，通常都会在设备手册中进行说明。诸如“墨水不足”、“卡纸”或各种警告灯组合等代码，制造商都会记录在案。如果您丢失了手册，几乎肯定可以在官方支持网站上输入您的打印机型号找到它。

打印队列卡住、打印服务和服务器问题

一种非常常见的情况是，文档会无限期地停留在“排队”或“正在打印”状态，但始终无法打印。这几乎总是表明Windows 打印后台处理程序（打印后台处理程序服务）存在问题。

首先，打开打印机的打印队列（依次点击“设置”>“设备”>“打印机和扫描仪”），取消所有待处理的打印作业。如果您不介意稍后重新发送文档，最快捷的解决方法是取消整个队列，然后从原程序重新打印。通常情况下，这样做就足以解决问题。

如果上述方法无效，您可以手动清空打印队列。在 Windows 搜索栏中输入“服务”并打开该应用程序。找到“Print Spooler”服务，右键单击它，然后选择“停止”。接下来，在搜索栏中粘贴路径 %WINDIR%\system32\spool\printers，打开该文件夹，并删除其中的所有内容。最后，返回“服务”窗口，打开“Print Spooler”的属性，将启动类型设置为“自动”，单击“启动”，然后单击“确定”进行确认。

在使用网络打印服务器的环境中，还需要监控该服务器上的可用磁盘空间。如果存储打印队列的磁盘空间已满，则大文档将无法打印，而小文档则可以打印。在这种情况下，请释放空间或将打印队列文件夹移动到容量更大的磁盘。

当文档无法在服务器上打印且无法从队列中移除时，通常意味着打印后台处理程序服务本身已被阻塞。最快捷的解决方法是重复以下步骤：停止该服务、清空后台处理程序文件夹并重新启动该服务。

墨盒、墨粉和物理组件：卡纸识别和问题

有时候问题不在于Windows系统，而在于打印机本身。墨盒无法识别、明明还有墨水却显示墨盒已空、或者经常卡纸等等，都属于这种“机械故障”的范畴。

如果您的打印机显示墨盒已空，但您知道墨盒里还有墨水，则可能是检测系统出现故障。请取出墨盒，检查其内部是否有芯片；如果没有，您需要联系供应商。如果有芯片，请仔细清洁墨盒仓内可见的触点和传感器，然后重新插入墨盒，并检查打印机是否能够识别。

对于兼容墨盒，有些型号的打印机非常挑剔，无法正确识别。此外，有些激光打印机如果长时间未使用，墨粉可能会结块。如果打印输出非常浅或不均匀，轻轻摇晃墨盒并检查热定影器的状态是两个有效的检查方法。

卡纸是另一个常见的打印难题。纸张起皱、潮湿或克重不合适，或者纸张在纸盒中放置不当，都可能导致卡纸。脏污或磨损的进纸辊，以及打印机不平整的表面，也都会造成卡纸。

如果发生卡纸，请勿强行取出纸张。首先，​​检查打印机上是否有带有纸张和箭头图标的按钮，该按钮通常用于弹出纸张。另一种方法是关闭打印机电源并重新启动，使其在启动过程中尝试弹出纸张。然后，小心地打开主盖和辅助盖，并按照制造商的说明取出所有残留的纸张。

为避免日后卡纸，请务必使用制造商推荐的优质纸张，不要将纸盒装得超过填充线，正确摆放纸叠，并保持进纸辊清洁。做好预防性维护可以避免很多麻烦。

用于诊断和排除打印问题的 Windows 工具

Windows 内置了多个实用程序，旨在自动检测和修复问题。其中最有用的程序之一是打印疑难解答程序，Windows 10 和 Windows 11 中均提供此功能。

您可以通过“设置”>“更新和安全”>“疑难解答”>“打印机”（在 Windows 10 中）访问此向导，或者直接在搜索栏中搜索“解决打印问题”。该向导将检查设置、服务和打印队列，并应用标准修复方法，例如重启服务或修复权限。

另一个有用的工具是测试打印。在 Windows 系统的打印机属性中，或者在打印机自身的菜单中，您都可以运行“测试页”来检查问题是出在系统还是您正在使用的应用程序上。如果测试页在记事本中打印正常，那么问题通常出在原始程序上，而不是打印机上。

微软还建议在某些情况下收集诊断信息，以便提供高级支持。这可以通过脚本和工具（例如 TSS（故障排除支持脚本））来实现，这些脚本和工具可以收集与打印体验相关的日志和设置，从而帮助支持团队开展工作。

在企业环境中，Active Directory 还提供打印机位置跟踪等功能。如果启用此功能后某些打印机未出现在搜索结果中，则可能是位置字符串不符合正确的命名规则。在这种情况下，您需要在打印机属性中调整位置，或者在“Active Directory 站点和服务”中调整站点和子网。

特殊情况：老式打印机、COM 端口和旧版驱动程序

在办公室和专业环境中，许多老式打印机仍然使用过时的通信端口，例如串行 (COM) 或并行 (LPT) 端口。尽管如今大多数计算机都使用 USB、以太网或 Wi-Fi，但 Windows 仍然允许通过这些传统端口配置打印机。

如果您的打印机使用 COM 端口，您必须确保您的计算机有可用的 COM 端口，或者使用 COM 转 USB 适配器。安装驱动程序后，您必须在打印机设置中选择正确的 COM 端口，以便打印作业通过正确的通道发送。重启计算机后更改端口号可能会导致打印机停止工作，因此最好保存设置以防止更改。

微软已在 Windows 11 中开始对旧版打印机驱动程序进行大规模清理，特别是 V3 和 V4 驱动程序。这些驱动程序是多年前为老式打印机设计的，现在已被视为过时，不再受支持。

随着 1 月份的 KB5074105 更新，Windows 11 24H2 和 25H2将不再支持旧版打印机驱动程序，而是优先使用更现代、更安全的解决方案，例如 IPP 类驱动程序。IPP 类驱动程序是一种内置的通用驱动程序，无需第三方软件即可与多种型号的打印机配合使用。微软表示，此次更新只会影响一小部分用户，但拥有非常老旧打印机的企业可能会注意到这一变化。

如果您使用的是较旧的打印机，并且运行的是 Windows 11 系统，微软建议您联系打印机制造商，获取适用于新型号打印机的更新或兼容驱动程序。如果无法获得支持，您可能需要考虑更换设备，或者将打印机连接到仍然支持该打印机的 Windows 版本计算机上。

同一台打印机，不同的设置：在 Windows 中复制设备

在许多办公室和家庭中，同一台打印机通常需要两种不同的配置：一种是高质量彩色打印，用于重要文档；另一种是黑白低分辨率打印，用于草稿。每次都更改设置很麻烦，但 Windows 提供了一个非常实用的技巧。

在 Windows 10 系统中，您可以安装同一台打印机两次（或更多次），并使用不同的配置。首先，您需要找到原始打印机使用的端口和驱动程序。依次打开“控制面板”>“硬件和声音”>“查看设备和打印机”，右键单击打印机并选择“打印机属性”。在“端口”选项卡中，您可以看到正在使用的端口；在“高级”选项卡中，您可以看到分配的驱动程序。

有了这些信息，返回“设备和打印机”窗口，选择“添加打印机”。当向导显示相应屏幕时，单击“我需要的打印机未列出”，选中“添加本地或网络打印机并手动设置”，然后选择“使用现有端口”。选择与原始打印机相同的端口，并在驱动程序列表中选择之前在“高级选项”中看到的同一驱动程序。

继续操作时，Windows 会询问您是否要使用已安装的驱动程序（推荐）。接下来，您可以为这个新的打印机实例指定一个不同的名称，这有助于您记住正在应用的设置，例如“激光打印机 - 草稿黑白”。之后，您可以决定是否共享它，还可以选择打印测试页。

创建完成后，打开“打印首选项”并设置所需的选项（例如低质量、灰度等）。Windows 会将此配置与原始打印机设置分开保存。这样，从任何应用程序打印时，您都可以快速选择使用高质量或草稿模式，而无需每次都浏览高级菜单。您可以重复此过程来创建具有不同选项的其他配置文件。

在某些 Windows 10 系统中，这些重复的打印机不会在所有视图中都显示为单独的设备，因为系统会将它们分组在一起。但是，您可以从经典的“设备和打印机”窗口或使用特殊的管理员命令（例如打开“运行”对话框并启动打印机外壳程序）访问每个配置文件，并根据需要修改其首选项或重命名。

最后，所有这些调整和解决方案看起来可能很多，但一旦你了解了它们，解决具体问题就容易得多：如果你能区分网络故障、驱动程序损坏、打印队列卡住或物理卡纸，那么每次 Windows 和你的打印机决定反抗时，你都能节省时间、精力和纸张浪费。