- Hero Link 系統將對文件的存取集中在一個永久 URL 中，即使權限修改，該 URL 也不會改變。
- 觀眾訪問權限分為不同級別，從匿名和普通訪問到僅限特定人員受邀訪問。
- 還可以應用額外的安全措施，例如密碼、過期日期和下載封鎖。
- 存取管理可讓您撤銷權限或變更使用者角色，而無需建立新連結。
在團隊協作方面，發送電子郵件附件已經過時了。現在，最佳方案是共享雲端即時文檔，讓每個人都能編輯相同版本，避免產生大量重複副本。微軟 OneDrive已成為實現這一目標的關鍵工具，它能讓你完全掌控誰可以存取你的檔案以及他們可以對檔案執行哪些操作。
最令人興奮的是，該平台已經發展到可以消除各種麻煩。如果您曾經因為同一個檔案有五個不同的連結而感到困惑，那麼您一定會很高興地了解到，Hero Link概念旨在簡化一切。本質上，它使存取管理更加直觀，更不容易出錯，從而確保無縫且最重要的——安全的協作。
英雄連結的革命性概念
直到最近，每當您想要更改文件的存取權限時，系統都會產生一個新的 URL。這非常麻煩，因為您必須將連結重新發送給所有相關人員。隨著Hero Link的推出，微軟實現了永久主連結。這意味著即使您將權限從“只讀”更改為“編輯”，或者將受眾從組織內部用戶更改為外部用戶，URL 也不會改變。
對於負責預算管理或客戶提案的人來說，這項改變無疑是一大福音，因為它集中管理了訪問歷史記錄。如果您之前已經有一些舊連結在使用，請不必擔心：它們仍然可以正常訪問，但現在它們會被歸類到一個輔助部分，而主連結則成為主要焦點和主要訪問路徑。
如何設定共享
要開始分享，最簡單的方法是造訪 OneDrive 網站。登入您的帳戶後，只需選擇所需的文件或資料夾，然後點擊頂部的「共享」按鈕。神奇之處在於，您可以選擇直接複製連結或發送電子郵件邀請。
如果您決定詳細配置鏈接，齒輪圖示將是您的最佳幫手。您可以在這裡定義連結的受眾。您有多種選項：允許所有人訪問（雖然安全性最低，但非常適合社交媒體）、僅限組織成員訪問，或僅限特定人員訪問。對於機密文件，我們最推薦使用最後一個選項，因為即使有人轉發邀請，也只有授權人員才能存取。
進階安全設定和權限
這不僅僅是打開文件門的問題；你還可以設定嚴格的規則來限制訪客的操作。在設定選單中，你可以啟用編輯功能，允許他們與你協作，或停用編輯功能，將檔案設定為唯讀。此外，還有一個非常實用的功能稱為“阻止下載”，它可以防止用戶將文件的本機副本保存到他們的裝置上。
為了增加一層額外的安全保障，您可以設定密碼，並要求您透過連結以外的方式分享該密碼。設定連結的過期日期也非常實用；這樣，連結會在您設定的日期自動失效，防止存取權限無限期地保持開放狀態。最後，如果您正在處理 Word 文檔，可以使用審閱模式，該模式允許使用者留下評論和建議，而不會更改原文。
資料夾管理和檔案總管
管理多個相關文件時，共享整個資料夾是最佳策略。但需注意：任何擁有資料夾編輯權限的人都可以移動、重新命名甚至刪除資料夾內的任何項目。一個非常實用的技巧是，接收者可以透過捷徑將共用資料夾新增至自己的 OneDrive ，這樣就可以在不佔用個人帳戶空間的情況下輕鬆地從自己的電腦進行管理。
如果您不想使用瀏覽器，也可以透過Windows 檔案總管完成所有操作。右鍵單擊檔案即可顯示“共用”和“管理存取權限”選項。但是，請謹慎使用“複製連結”按鈕，因為它有時會應用公司的預設設置，而這些設置可能比您預期的更加寬鬆。
如何撤銷存取權限並清理共用文件
專案結束後，您可能不希望任何人再存取您的文件。要解決這個問題，請前往「檔案詳細資料」面板，然後選擇「管理存取權限」 。在這裡，您可以點擊“X”刪除特定鏈接，或使用“停止共享”選項一次阻止所有人訪問。
為了保持文件整潔，建議您訪問側邊欄選單中的“共享”>“我共享”選項卡。這裡是進行每月審核並移除不再需要的文件權限的理想場所。請記住，如果您刪除已共享的文件，它將對所有人消失，並最終進入您的回收站，只有您可以將其恢復。
故障排除及管理員提示
有時，外部共用按鈕會顯示為停用狀態。這通常不是技術故障，而是公司 IT 管理員設定的限制。如果您是管理員，可以從 SharePoint 管理中心調整這些設置，例如是否允許匿名訪問，或者是否只有特定的安全性群組才能向組織外部傳送文件。
員工離職時，一個關鍵問題就出現了。由於 OneDrive 是個人帳戶，帳戶刪除後，其中共享的檔案會過期。為了避免遺失重要訊息，最佳實踐是將團隊文件儲存在SharePoint 或 Teams中，確保知識能夠留在組織內部，不受員工離職的影響。
高效的 OneDrive 管理需要在便捷快速存取和資料安全之間取得平衡。使用主連結、定義精確的受眾群體並定期審查資訊存取權限，可確保專業工作環境免受意外資料外洩的威脅。