- 從網頁和桌面應用程式查看可用儲存配額和已使用空間的方法。
- 透過刪除大型檔案、清空回收站和管理 Outlook 附件來釋放空間的詳細原則。
- 個人帳戶與專業或教育帳戶在儲存管理方面有根本差異。
我們有時會花費大量時間將文件、照片和資料夾保存在雲端，卻忽略了空間並非無限。突然間，我們遭遇了令人頭痛的「磁碟已滿」警告，束手無策，無法再上傳任何檔案。如果您是團隊協作用戶，或者有大量重要文件等待同步，這無疑會令人非常頭痛。
好消息是，Microsoft 365 提供了多種方法來整理我們混亂的數位空間。它不僅僅是為了刪除而刪除，而是要找出哪些文件佔用了最多的空間，這樣無論你使用的是個人帳戶還是企業帳戶，你都可以做出明智的決定，哪些文件應該保留，哪些文件應該直接刪除。
從電腦檢查儲存空間
如果您不想開啟瀏覽器，也可以透過 Windows 同步應用程式快速檢視。只需在通知區域（時鐘附近）找到藍色的 OneDrive 圖標，右鍵單擊它，然後打開設定齒輪圖標。進入設定後，找到「管理儲存空間」部分；這將帶您進入一個頁面，您可以在該頁面上看到已使用儲存空間的百分比，以及最實用的按大小排序的最大文件列表，方便您快速找到所需文件。
透過 OneDrive 網路入口網站進行管理
對於喜歡使用網頁瀏覽器的使用者來說，造訪網站是最方便的選擇。登入後，左側導覽面板會清楚顯示您的可用空間和已使用空間。點擊該數值即可自動跳到OneDrive 的儲存指標頁面，您可以在這裡逐一分析資料夾，找出佔用雲端儲存空間的原因。
有個小技巧可以直接進入主題：您可以造訪 URL onedrive.live.com/?v=managestorage。這樣可以省去多次點擊，直接進入配額管理頁面，您還可以在這裡找到清空回收站的按鈕——這是至關重要的一步，因為刪除的文件仍然會佔用您的配額，直到您將其永久刪除為止。
個人帳戶和專業帳戶的區別
個人 OneDrive 帳戶與工作或學校 OneDrive 帳戶不同。個人帳號的容量限制通常取決於您的Microsoft 365 訂閱或免費方案。如果超出限制，您的文件將變為唯讀，這意味著您可以下載文件，但無法編輯或添加任何新內容。
對於專業或教育帳戶，管理方式有所不同，因為您的儲存配額由您所在機構的 IT 管理員決定。如果空間不足，除了刪除文件外，最好的方法是聯絡公司技術支持，申請增加配額。請注意，對於這些帳戶，儲存空間包括您的個人資料夾以及網站回收站中的所有項目。
如何有效釋放空間
當雲端儲存空間已滿時，僅僅刪除幾張照片是不夠的。要徹底清理，最好檢查以下幾個方面。首先，打開OneDrive 回收站並將其完全清空；你會驚訝地發現，我們往往在不知不覺中就積累了那麼多空間。此外，最好也檢查一下共用資料夾，因為我們有時會同步來自其他來源的內容，這可能會佔用我們的儲存空間。
另一個關鍵問題是電子郵件。由於 Microsoft 365 整合了儲存空間，Outlook.com 的附件可能會佔用大量空間。請前往 Outlook 中的訂閱設置，展開電子郵件儲存部分。在那裡，您可以按大小對電子郵件進行排序，並刪除包含超大附件的郵件，同時確保也從「垃圾郵件」和「已刪除郵件」資料夾中刪除這些郵件。
如果您使用Microsoft Loop 或 Designer等更現代的工具，請務必清理您的工作區。在 Loop 中，您可以刪除過時的頁面和想法；在 Designer 中，請務必檢查「我的專案」部分，刪除不再需要的 AI 生成的圖像。
防止儲存空間爆滿的小技巧
為了避免再次出現這種情況，最好養成一些良好習慣。例如，避免將Outlook 資料檔案（.pst）儲存到 OneDrive，因為該應用程式會一直保持這些檔案開啟狀態，從而降低電腦的同步速度。同樣，如果您既保存了壓縮文件（ZIP、RAR），又保留了原始文件，則會不必要地佔用重複的空間。
一個明智的做法是將雲端不需要的資料夾移至本機硬碟上的位置。只需將文件從 OneDrive 資料夾拖曳到電腦上任何其他未同步的資料夾即可。此外，別忘了清理手機的相冊，因為自動備份通常會填滿一些毫無價值的螢幕截圖和表情符號。
要維持雲端儲存的最佳化，需要定期查看儲存指標並清空微軟各項服務的回收站。透過結合 OneDrive 清理、清除 Outlook 中的大型附件以及管理本機文件，您可以確保工作流程不會因儲存空間不足而中斷，並充分利用平台在網頁和桌面應用程式中提供的大小分析工具。