- Notion 是一個靈活的工作環境，非常適合知識庫、專案管理和即時協作。
- Excel 在進階計算、數值分析、資料透視表、圖表和資料自動化方面表現出色。
- 這兩個工具都能管理訊息，但方法不同：Notion 連接內容，Excel 處理數字。
- 選擇取決於用途：組織和文件編制，還是財務建模和深入的數據分析。
如果你已經使用 Notion 管理生活一段時間，並且正在考慮轉而使用經典的 Excel，你並不孤單。越來越多的使用者都在疑惑，Notion 和 Excel 之間真的有那麼大的差別嗎？或者它們最終的目的是否相同：儲存資訊、整理資料和處理資料？
仔細觀察就會發現，Excel 和 Notion 雖然有一些共同之處，但它們本質上截然不同。 Excel的設計初衷是處理資料、執行計算以及創建複雜的報表和模型；而 Notion 的設計初衷則是將資訊連接起來：筆記、任務、資料庫、文件和協作——所有這些都集中在一個平台上。人們常常認為“Notion 只不過是一個漂亮的雲端電子表格”，但這種看法並不全面。
Notion是什麼？為什麼它如此令人上癮？
Notion 被定義為一個一體化的工作環境，你可以在這裡編寫文件、建立知識庫、建立內部維基、管理專案和任務，甚至可以設計帶有自訂視圖（清單、表格、日曆、看板、圖庫等）的資料庫。它不僅僅是一個漂亮的記事本：它是一個靈活的框架，你可以在其上建立自己的系統。
其中一個關鍵特性是Notion 資料庫中的每個元素都是一個完整的頁面：您可以添加文字、子任務、附加文件、嵌入連結、添加評論、將其連結到其他資料庫……這就像為每個任務、客戶、專案或您需要的任何內容都擁有一個非常完整的記錄，而無需受限於傳統的行和列佈局。
此外，Notion 還整合了其人工智慧助理Notion AI。這款人工智慧助理可用於撰寫和修改文字、總結長篇文件、生成創意，甚至將資料庫轉化為更易於理解的資訊。它還可以從 Slack 或 Google Drive 等工具中提取數據，幫助您在不離開工作區的情況下找到答案。
Notion最大的優勢在於它不會強迫你遵循僵化的結構。你不需要去適應軟體，而是可以建立符合你思維方式的工作流程：你可以把它當作個人行事曆、團隊專案管理工具、客戶關係管理系統、筆記系統、公司維基，或是這些功能的組合。
在專案管理方面，Notion 可讓您建立任務、指派職責、設定優先順序、設定截止日期、新增自訂狀態，並以不同的方式查看所有內容：表格、看板、日曆、時間軸等。它還整合了表單、基本自動化和即用型模板，使捕獲資訊和追蹤工作變得更加容易。
Notion 組織資訊的主要功能
一旦你了解了整體方法，就值得深入了解使 Notion 如此強大的功能，使其成為你生活或團隊的“指揮中心”，並看看它與傳統電子表格有何不同。
1. 靈活的資料庫和自訂視圖
在 Notion 中，資料庫不僅僅是一個表格。它是一個包含多個項目（行）的集合，您可以為這些項目分配多種類型的屬性：文字、數字、標籤、日期、人物、複選框、與其他資料庫的關係、簡單公式等等。然後，您可以將該資料庫以不同的視圖顯示：用於詳細控制的表格、用於工作流程追蹤的看板、用於查看截止日期的日曆、更簡潔的列表，或用於直觀展示的圖庫。
其強大之處在於能夠根據需要即時切換視圖，而無需重複匯入資料。每個視圖都可以擁有自己的篩選器、排序選項和可見欄位。這比在多個 Excel 文件或工作表中開啟相同資訊並使用不同篩選器要靈活得多。
2. Notion AI 方面的協助
整合 Notion AI 後，該工具可以幫助您 撰寫、編輯和總結內容 無需切換到其他應用。您可以讓它改進段落措詞、從長篇文件中提取要點、產生內部指南初稿，或根據幾個想法建立文件框架。
Notion AI 還能將密集的資料庫轉換為清晰的訊息，自動產生摘要、圖表或流程圖來記錄流程。對於希望快速決策而又不想迷失在大量資料中的團隊來說，這個 AI 層無疑是一大優勢。
3. 整合專案與任務管理
Notion 不只是一個記錄想法的地方；它還可以是一個完整的專案管理工具。你可以建立一個任務資料庫，其中包含自訂狀態（待辦、進行中、阻塞、已完成…）、優先順序、標籤、依賴關係以及指派給團隊成員的任務。 相同的資訊可以以看板、清單、日曆或時間軸的形式查看。只需改變視角即可。
您也可以建立簡單的自動化流程：例如，勾選方塊或移動列項來更新任務狀態；從表單建立條目；或產生與新任務關聯的文件範本。對於先前使用 Excel 的使用者來說，這意味著從靜態檔案過渡到動態的、以工作流程為中心的系統。
微軟Excel是什麼？它在哪些方面仍然無可匹敵？
Excel堪稱經典之作。自80年代以來，它已成為各種規模企業處理電子表格的實際標準。它廣泛應用於會計、財務分析、工程、庫存控制、商業報告以及各種基於數字的任務。
其網格結構包含行和列，可讓您輸入文字、數字和公式，以執行各種計算和轉換。隨著時間的推移，Excel 不斷整合高級工具，例如資料透視表、圖表、條件格式、巨集、Power Query、與 Power BI 的集成，以及Microsoft Loop等協作工具，最近還加入了 Microsoft Copilot 的人工智慧功能。
雖然Excel也可以用於待辦事項清單、小型客戶關係管理系統或專案跟踪，但它的優勢在於管理數值資料和進行高級分析。當需要處理大量結構化資料並進行複雜計算或產生詳細報告時，它是理想的工具。
另一個優點在於其龐大的生態系統：模板、加載項、與 Microsoft 365 的集成，以及龐大的用戶群體，這些用戶已經將公式和快捷鍵運用得爐火純青。這使得 Excel 對於某些特定領域（例如財務、數據分析、營運）幾乎是不可取代的。
關鍵的 Microsoft Excel 功能，帶來顯著差異
要了解為什麼 Excel 仍然是資料分析領域的黃金標準，就必須回顧一下它的核心功能：公式、條件格式和帶有圖表的透視表。就目前而言，Notion 在這些方面還無法與之匹敵。
1. 高階公式和函數
Excel 包含 400 多個內建函數：數學函數、統計函數、邏輯函數、尋找和引用函數、文字函數、日期和時間函數、財務函數等等。借助這些函數，您可以計算從求和、平均值到建立高度複雜的財務模型等各種內容。經典函數包括： 求和、IF、VLOOKUP 或最近的一些例子，例如 XLOOKUP、INDEX/MATCH 或陣列公式 他們對數據擁有絕對的控制權。
此外，Excel 允許您巢狀函數，在單一公式中串聯多個操作，並自動執行各種業務規則。對於任何需要高精度數值計算和複雜計算的場景，Notion 都無法提供真正意義上的同等功能。
2. 使用條件格式偵測模式
條件格式可以根據您定義的規則自動變更儲存格的外觀。這對於以下情況非常有用： 突顯趨勢、極端值或臨界狀態 一目了然：顏色標尺、資料條、圖示、變化箭頭等。
例如，您可以將逾期任務標記為紅色，將銷售業績最佳者標記為綠色，使用圖示標記不同地區的業績，或顯示利潤趨勢。這種在電子表格上直接進行視覺化的方式，可以將枯燥的表格轉化為極具表現力的儀表板，而 Notion 在這方面則略遜一籌。
3. 數據透視表和圖表
資料透視表是Excel的王牌功能之一。它允許你… 將海量資料匯總、分組、篩選和重新組織。 您幾乎無需編寫公式即可完成這些操作。您可以按類別分組、計算總計和平均值、套用自訂計算，並透過拖曳欄位來變更結構。
透過結合動態圖表（長條圖、折線圖、圓餅圖等），您可以將數據轉換為直覺的視覺資訊。切片器和時間軸支援互動式篩選，非常適合即時分析。 Notion 雖然提供公式屬性和一些表格視圖，但其分析深度遠不及此。
Notion 與 Excel：功能與方法的比較
僅僅從美觀程度或雲端/本地部署的角度來比較 Notion 和 Excel 是遠遠不夠的。關鍵在於理解何時使用哪一款更勝一籌，以及每個選項都包含哪些權衡取捨。兩者都用於管理數據，但理念截然不同：Notion 專注於知識庫和組織工具，而 Excel 則專注於計算和分析。
數據庫管理
Notion 將資料庫視為 高度靈活的內容集合不要過度從單元格的角度思考，而應該從具有屬性和連結頁面的記錄的角度來思考。您可以將資料庫連結在一起，建立關聯關係（例如，任務與專案關聯，專案與客戶關聯），並透過多種視圖視覺化所有內容。它非常適合專案管理、結構化文件、任務追蹤、輕量級客戶關係管理系統等等。
缺點是Notion 並非為密集型數值計算而設計。它確實具備基於公式的功能，但你不可能輕鬆地用它建立一個包含 20 個關聯標籤頁的財務模型，或進行複雜的統計分析。
另一方面，Excel 則完全專注於表格資料。它允許您進行篩選、排序、使用表格、複雜公式、巨集以及全套分析工具。它非常適合處理大量數值數據，但在像連接輕量級關係資料庫那樣跨工作表連結記錄時就顯得不太方便了。雖然也能做到，但遠不如 Notion 直覺。
協作和團隊合作
Notion 的設計初衷就是為了協作。多個用戶可以… 同時編輯、評論、提及他人、查看更改歷史記錄 並定義非常細粒度的權限（誰可以查看、評論或編輯每個頁面或資料庫）。對於分散式團隊來說，這簡直太棒了：所有結構化資訊和文件都集中在一個地方。
由於採用 Microsoft 365，Excel 也支援雲端編輯和協作。然而，當電子表格變得複雜時，一些常見問題就會出現：版本衝突、擔心「破壞」關鍵公式、只有創建者才能看到的隱藏工作表……雖然評論和更改跟踪功能有所幫助，但體驗遠不如 Notion 之類的環境流暢，尤其是在共享的內容不僅包括數字，還包括流程、註釋和上下文時。
自動化和集成
在純粹的自動化領域，Excel 是個強而有力的競爭者。 巨集、VBA、Power Query 以及與 Power Automate 和 Power BI 的集成您可以設定非常複雜的工作流程：自動匯入和轉換資料、為 BI 儀表板提供資料、產生定期報告等等。對於資料來源眾多且需要重複處理的環境而言，這至關重要。
Notion 提供更基本的自動化功能，依賴其 API 和 Zapier 或 Make 等第三方工具。您可以建立諸如「當 Notion 中建立任務時，將其傳送到另一個應用程式」之類的流程，或根據 Notion 中的特定觸發器更新屬性。對於大多數個人和團隊的效率需求而言，這些功能已經足夠，但它無法取代 Excel 中強大的資料自動化功能。
社群評論：關於 Excel 與 Notion 的真實看法
如果你瀏覽Reddit之類的論壇，你會發現對於哪個工具「勝出」並沒有絕對的共識。這很大程度取決於具體的使用場景。有些使用者力挺Notion，因為它能方便地將筆記和資料結合；而有些使用者則仍忠於Excel，因為在進階運算方面，沒有其他工具能與之媲美。
一些使用者指出，Notion並未使用標準單元格或座標（例如 A1:B10），而是使用資料庫和屬性。這使得在任意範圍內進行計算不如在 Excel 中直接。但作為回報，您可以獲得輕量級資料庫的靈活性：您可以篩選、連接表格、切換視圖，並為每個條目添加豐富的內容。
此外，Notion 的表現也受到一些批評：當資料庫超過數百筆記錄時，Notion 的運行速度會明顯變慢，尤其是在效能較低的瀏覽器或裝置上。對於習慣在 Excel 中處理成千上萬行資料的使用者來說，這是一個很大的缺點。
另一方面，有些用戶偏愛 Notion 正是因為他們認為將 Excel 用作資料庫會給工具帶來負擔。對於這些使用者而言，Notion 提供了一種更符合邏輯的資訊管理結構，例如「卡片」（客戶、任務、文件、會議），卡片之間的關係清晰明確，且無需依賴脆弱的單元格引用。他們只有在需要高度複雜、任意的公式或建立進階圖表時才會使用 Excel。
整體而言，人們普遍認為Notion 在組織系統和知識庫方面表現出色，而 Excel 在嚴肅的數值分析方面仍然獨佔鰲頭。許多人最終會同時使用兩者，即使這意味著拆分工作流程。
為什麼有些用戶希望他們的環境採用 Notion
除了技術層面的比較之外，還有一個重要的社交因素：如果你是 Notion 的忠實用戶，自然會希望你的朋友、家人或團隊成員也轉而使用它。使用者越多，就越容易共享資料庫、建立通用模板，並建立一個可以交流想法和資源的本地小型社群。
許多從 Excel 轉過來的人都承認，他們每天 90% 的工作（例如清單、後續、小型記錄）都可以用 Notion 更好地完成，因為它將上下文、文件和協作功能集中在一個平台上。然而，切換工具並非易事：你必須學習新的介面，重新思考系統，並說服其他人。
如果你想「抓住重點」鼓勵其他人嘗試 Notion，通常可以專注於非常具體的好處：將筆記和數據放在同一個地方，使用模板加快工作速度，可以從任何設備訪問，實時協作，以及能夠在不依賴成千上萬個分散文件的情況下構建自己的系統。
同時，了解有些人不願切換軟體的原因也很有幫助：他們可能擔心失去 Excel 的強大功能，對雲端安全性和隱私有所顧慮，對 Notion 在大型資料庫上的效能不滿意，或者只是習慣於傳統的單元格格式。了解這些顧慮有助於你提供更適合不同使用者群體的範例和用例。
實際上，最有說服力的不是理論論證，而是具體案例：展示行銷團隊如何在 Notion 中使用看板視圖和日曆組織活動和內容；自由工作者如何集中管理他們的日程安排、客戶和文件；或者一小群人如何創建一個共享的 wiki，而不會瘋狂地查找文件。
最終，無論您優先考慮 Excel 檔案的本機安全性，還是更青睞 Notion 的雲端靈活性，關鍵在於選擇最適合您工作的工具。對於進階財務和大數據分析，Excel 仍然是首選；而對於全面的組織、文件編寫和協作，Notion 則具有顯著優勢。如有需要，您也可以將兩者結合使用，從而兼顧兩者的優點。
