WhatsApp 自動回覆：設定完整指南

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如果你每天都使用 WhatsApp，你肯定知道你不可能總是立即回覆。在這種情況下，WhatsApp 的自動回覆功能，或至少是設定好的自動回覆功能，就顯得特別重要：它能節省時間、管理對方的預期，即使你不在，也能讓對話繼續進行。

如今，實現這一目標的方法有很多：在安卓系統上，可以使用利用通知功能的應用程式；在 iPhone 上，可以使用官方的WhatsApp Business工具；此外，WhatsApp 還在測試一項功能，允許用戶在未接來電後留下語音留言，該功能相當於一個自動答錄機，用於處理通過 WhatsApp 應用撥打的電話。接下來，我們將提供一份完整的指南，幫助您了解如何讓所有這些功能正常運作。

如今 WhatsApp 上的「自動回覆」究竟代表什麼？

當我們談到 WhatsApp 的語音信箱時，實際上指的是兩個概念：一方面是聊天訊息的自動回覆（例如離開訊息、歡迎訊息、快速回覆等）；另一方面是未接聽電話時留下語音留言的選項，WhatsApp 目前正在測試功能。這兩個功能相輔相成：前者處理日常聊天任務；後者則在 WhatsApp 通話環境中模擬傳統的語音信箱系統。

在安卓系統上，官方應用程式本身並未提供自動回覆功能，但第三方應用程式可以透過讀取和回覆通知來實現此功能。在iPhone上，除了官方應用程式之外，如果不越獄，可選擇的方案非常有限，因此最實用的方法是使用WhatsApp Business，它提供歡迎訊息、離開訊息和快速回覆等功能，非常適合專業用途。

此外，WhatsApp安卓版測試版新增了一個按鈕，用於在對方未接聽電話時錄製並發送語音訊息。這樣，對方無需任何額外步驟，即可在聊天視窗中同時收到未接來電通知和您的語音訊息。

對於企業和支援團隊而言，這些功能至關重要：數據顯示，62% 的客戶認為品牌可以透過提供WhatsApp Business 等管道來更好地個性化他們的體驗；64% 的客戶希望聊天機器人能夠提供與人工客服同等程度的服務。在維持人性化服務的同時實現自動化，才是未來的發展方向。

如果您正在考慮設定自己的 WhatsApp 回覆系統，以下我將解釋在 Android 上可以做什麼，在 iPhone 企業版上如何運作，以及未接來電後的新語音選項是如何運作的。

Android：使用應用程式自動回覆（AutoResponder 和 WhatsAuto）

安卓版 WhatsApp 應用程式預設不提供此功能，但像AutoResponder for WhatsApp和WhatsAuto這樣的工具可以可靠地實現此功能。訣竅在於，它們會監控您的通知，並在收到符合預設規則的新訊息時，直接從通知中回覆。它們不需要 WhatsApp 的完全存取權限，只需要讀取和回覆通知的權限。

第一步是授予通知存取權限。在安卓系統上，只需開啟應用，根據提示進入通知存取權限設置，然後開啟相應的開關。之後返回應用程式即可建立通知規則。

例如，在自動回覆器中，您可以為所有訊息或特定文字設定回覆。如果您想回覆所有傳訊息給您的人，請選擇「所有人」選項，並在回覆訊息欄位中填寫將自動傳送的文字。免費版涵蓋基本功能，如果這還不夠，專業版（一次性付費約14,99 歐元）可解鎖活動時長等額外功能。

另一個優點是，您可以將規則限制在特定人員或群組，阻止其在特定聊天中觸發，或調整頻率以避免垃圾訊息。 WhatsAuto 也提供類似的功能：它允許您決定回覆哪些群組或聯絡人，封鎖重複訊息，並設定自動回覆的時間段，以便自動回覆僅在您方便時運行。

在 Android 系統上，典型的工作流程可能是這樣的：您創建一個全局的「我不在」規則，第二個規則更友好，作為首次聯繫的歡迎訊息，以及第三組包含關鍵字（例如「營業時間」、「地址」、「價格」）的特定規則，用於返回特定的訊息。即使您不在，您的聊天也會有人處理。

• 授予權限 通知 當應用程式要求時。
• 建立通用規則（所有聊天）和特定規則（關鍵字、聯絡人或群組）。
• 如果需要的話，請激活 時間表 因此它僅適用於您的工作時間之外。
• 透過調整群組發送頻率和限制來避免「垃圾郵件」效應。

如果您使用群組功能，WhatsAuto 可以讓您選擇是否避免自動回复，或為每個群組單獨發送通知，以防止對話被刷屏。這是一種既能保持禮貌又不打斷聊天流程的簡單方法。

iPhone：WhatsApp Business 用於缺席、歡迎和快捷方式

在 iOS 系統上，別指望 App Store 裡會有自動回覆器的複製應用：在官方生態​​系統之外，不越獄的話，沒有其他可行的替代方案。推薦使用WhatsApp Business（即使你是自由工作者或自僱人士，也可以用自己的手機號碼註冊），並充分利用其內建工具。

兩個重要功能分別是歡迎訊息（僅在有人首次向您發送訊息時發送）和自動回覆訊息（在您不在線上時自動回覆）。若要啟用這些功能，請前往 WhatsApp Business 設定 >商業工具> 自動回覆訊息。開啟此功能後，您可以撰寫訊息，並選擇始終發送、在特定時間內發送或在非工作時間發送。

這款應用程式還允許你選擇收件人：你可以發送給所有人、僅發送給通訊錄之外的聯絡人、發送給除部分聯絡人之外的所有人，或僅發送給特定的聯絡人清單。它很靈活，但與安卓系統和專用應用相比，功能還是有所限制。

WhatsApp Business 的另一個能顯著提升客戶服務效率的功能是快速回覆。您可以儲存範本（根據文檔，最多可儲存 50 個），並為每個範本指派快捷鍵，以便立即傳送。此功能非常適合用於回覆營業時間、地址、退貨政策或常見問題。

要在 WhatsApp Business 中建立這些已儲存的回复，請開啟三點選單 > 商務工具 >快速回复> 新增。編寫您的訊息並分配一個快捷方式（例如，/hours）。保存即可。

在行動裝置上發送快速回复時，有兩種方式：一種是作為附件發送（點擊回形針圖示 > 快速回复，然後選擇所需的模板），另一種是在文字方塊中輸入斜杠“/”以顯示所有模板並選擇一個。請注意，WhatsApp網頁版或桌面版不支援快速回覆中的多媒體文件，因此請勿在範本中新增音訊和視訊檔案。

值得注意的是，雖然 Business 提供了這些工具，但其精細程度不如第三方 Android 應用：您無法如此精確地使用複雜的關鍵字或聯絡人特定規則。即便如此，對於大多數企業和用戶而言，它的功能也綽綽有餘。

如果你已經越獄：更多選項（有細微差別）

任何已越獄iPhone 並安裝了 Cydia 的用戶都可以找到像WaAutoReply這樣的插件，它可以整合到 WhatsApp 設定中，提供「自動回覆」選項，啟用後即可自動發送訊息。但需要注意的是，它目前僅相容於 iOS 8、9 和 10，無法保證與更新版本相容；如果您選擇使用此插件，則需自行承擔風險和潛在的相容性問題。

接聽未接來電：自動語音備忘錄（測試版）

WhatsApp 正在測試一項新功能，雖然它並非傳統的自動答錄機，但功能類似。當通話或視訊通話結束時無人接聽，螢幕上會出現第三個選項：「錄製語音留言」。您可以錄製語音留言，該留言會與「未接來電」通知直接傳送到聊天視窗。

有兩種使用方法：一種是在未接來電後立即顯示的螢幕上（您可以在這裡選擇回撥、取消或錄製語音留言），另一種是在聊天視窗中點擊未接來電通知，即可進入語音留言選項。這種方法快速方便，如果您更願意直接通話，就無需反覆嘗試回撥或撰寫冗長的留言。

這項新功能正在最新的 WhatsApp 安卓測試版中逐步推出，據報道，版本號為2.25.23.21等版本中已包含此功能。該功能正在逐步推送：您可能已安裝測試版，但尚未看到此選項。當該功能正式發佈到穩定版時，對於那些一直期待 WhatsApp 具備「回應」功能的用戶來說，它將完善整個應用程式體驗。

該公司知道語音留言的使用量已經飆升（每天發送數十億條），因此將這一流程整合到聊天中是有意義的：未接來電記錄和您的音訊都在一個地方，無需切換或使用額外的應用程式。

有效的訊息和模板：現成的範例

為了順利開局，這裡有一些範例，您可以根據自己的風格進行調整。記住，目標是快速明確預期，解答常見問題，並讓對方及時了解狀況。

問候（初次接觸）

• 您好！我們能為您提供什麼協助？ 我們細心 您的留言。
• 歡迎來到。 你需要什麼 我們在這裡為您提供協助。
• 早上/下午/晚上好。告訴我們您需要什麼幫助。 幫你一把.

缺勤（工作時間或假期以外）

• 您好！我們目前無法接聽。 我們將為您解答 盡快
• 感謝您的來信！我們的營業時間是 XX 至 YY h. 我們一回來就會回覆您。
• 我們暫時出去了。請留言並 我們和你一起回來 不久。

個性化消息

• 您好，我們看到您已收到訂單。 您覺得怎麼樣？ 產品？
• 您好！您本月聯絡過我們。 我們如何改進？ 你的經驗？
• 嗨！我們知道你喜歡它。這是你下次購物的優惠券。

對於著急的顧客

• 您好！我們已收到您的請求， 我們已經到了 管理。
• 要檢查您的訂單狀態，請造訪並使用我們透過電子郵件發送給您的代碼。

根據您的設備採取的實際步驟

如果您要從零開始建立所有系統，以下是根據您使用的平台製定的快速指南。您會發現，除了少數例外情況外，您無需任何技術知識。

帶有 AutoResponder/WhatsAuto 的 Android

1. 安裝所選應用程式並授予 訪問通知 當我問你的時候。
2. 建立您的第一條規則：“針對所有訊息”，並使用通用的離開文字。
3. 透過以下方式新增規則 關鍵字 （時間表、地址、價格）並調整收件人。
4. 在 Pro 中，啟動時段以便 只是工作 當你離開時。
5. 在群體中，限制頻率或避免回應，以免 飽和.

iPhone 和 WhatsApp Business

1. 打開 WhatsApp Business 並前往 商業工具.
2. 設定「離開訊息」為始終、自訂或關閉時間 營業時間.
3. 定義收件者（所有人、不在通訊錄中的人、除...之外的所有人或特定清單）。
4. 首次聯繫時啟動“歡迎訊息”，清晰且 友好的.
5. 創建 快速解答 （「/schedule」、「/address」等）與您的常用範本。

在商務中發送快速回复

• 作為附件：打開聊天，點擊圖標 夾，進入“快速回覆”並選擇。
• 從文字方塊中：輸入“/”並選擇要插入的模板，然後 enviar.
• 請記住：在 Web/桌面上，快捷方式不支援 多媒體.

為什麼這些功能可以提高你的注意力（以及你的結果）

這些優勢不僅體現在營運層面，還能提升顧客滿意度。透過自動化快速回應，您可以滿足客戶對即時性和清晰度的期望，節省客服人員的時間，並提高團隊效率。

近期研究表明，62% 的客戶認為企業可以進一步提升個人化體驗，64% 的客戶希望聊天機器人能達到人類的水平。如果業務量增加，自動化可以在不犧牲個人化服務的前提下，解放您的團隊。

許多公司正在向更注重對話、更少事務性的客戶支援模式轉型。模板、使用WhatsApp等首選管道以及互動追蹤有助於更快地確定問題優先順序並解決問題。這對客戶和企業來說都是雙贏的。

真實案例：Chazki 和 WhatsApp 上的自動化

Chazki是一家誕生於秘魯的物流新創公司，專注於最後一公里配送。該公司經歷了快速成長，客戶聯繫也隨之增加。透過將WhatsApp整合到其客戶服務平台並使用預設訊息，Chazki能夠即時回覆急於了解訂單狀態的客戶提供回饋。標準化的流程、範本和自動化是實現規模化成長並維持人性化服務的關鍵。

讓你的答錄機看起來不像機器人的好做法

自動化流程應該要自然流暢。保持自然友善的語氣，清楚地說明下一步步驟（何時回覆、如何查詢狀態），避免冗長的解釋。簡潔明了的回覆遠比三番迂迴的回覆有效得多。

請在適當的地方使用變數（例如，客戶姓名），並經常更新您的範本。如果您更改了營業時間、地址、保單或促銷活動，請確保您的快速回覆立即反映這些變更。

設定合理的工作時間：如果你朝九晚六，請在工作時間之外啟用自動回覆。如果你要休假，請建立一個包含你的返回日期和緊急聯絡人資訊的自動回覆訊息。

在群聊中，最好謹慎一點。為每個群組設定一個禮貌的回覆方式，或是關閉群組聊天中的自動回覆功能。這樣可以避免惹惱他人，並保持對話流暢。

最後，將自動化與人工幹預結合：讓機器過濾、接待或報告，必要時由人接手。這種組合通常是最佳選擇。

快速常見問題 (FAQ)

我需要在 iPhone 上使用 WhatsApp Business才能自動回覆嗎？是的。無需越獄，這是 WhatsApp 推薦並支持的方法。

安卓應用程式會讀取我的消息嗎？它們的工作原理是訪問通知；它們從中提取文本，然後直接從通知中回复。請仔細查看每個應用程式的權限和策略，以防範網路釣魚。

未接來電語音留言功能現在對所有用戶都可用了嗎？還沒有。該功能目前處於測試階段，正在逐步推廣。可能需要一些時間才能在您的設備上使用。

在 Business 版本中，我可以儲存多少個快速回覆？根據官方文檔，最多可以保存 50 條。

我可以在企業版中像在 Android 中那樣對每個聯絡人進行精細化自訂嗎？精細程度無法達到相同程度；如果您需要複雜的規則，Android 配合第三方應用可以提供更強大的控制功能。

在 WhatsApp 上建立高效的「回覆系統」觸手可及：安卓用戶可以使用自動通知應用程式；iPhone 用戶可以使用功能強大的商務工具；通話用戶可以使用未接來電後的語音留言功能。只需稍作調整並精心撰寫訊息，您就能提供及時、一致的支持，而無需時刻盯著手機。