- تحسين الإنتاجية من خلال اختصارات لوحة المفاتيح المتقدمة في برنامجي Word و Excel.
- تحسين التأثير البصري والديناميكي لعروض PowerPoint و Sway التقديمية.
- دمج الأدوات السحابية والامتدادات الخارجية وتطبيقات الهاتف المحمول لسير العمل.
لا شك أنك شعرتَ بالحيرة أكثر من مرة أمام العدد الهائل من الإمكانيات التي يوفرها لك برنامج مايكروسوفت أوفيس. فمنذ إطلاقه عام ١٩٨٩، أصبح المعيار الأمثل، إذ يستخدمه أكثر من ١.٣ مليار مستخدم حول العالم. باختصار، هو الأداة التي تُسهّل عليك الكثير، سواءً كنت تعمل في المكتب، أو تُنجز واجباتك الجامعية، أو تُنظّم أمورك في المنزل.
الأمر المثير للاهتمام هو أن معظمنا لا يستخدم سوى 10% مما تقدمه هذه التطبيقات. نقتصر على كتابة النصوص أو إنشاء جداول بسيطة، ولكن إذا تجرأت على استكشاف القوائم قليلاً، ستكتشف أن تكامل واستقرار Office يسمحان لك بأتمتة مهام كانت تستغرق ساعات. إليك كيفية الاستفادة القصوى من كل أداة لتتمكن من العمل بسلاسة أكبر.
إتقان برنامج مايكروسوفت وورد: ما وراء الكتابة
ربما يكون برنامج وورد هو البرنامج الأكثر استخدامًا، ولكنه أيضًا الأقل استخدامًا. إذا كانت لديك قائمة طويلة ولاحظت أن ترتيبها غير صحيح، فلا تُرهق نفسك بالقص واللصق. ببساطة، ضع المؤشر على السطر الذي تريد نقله واضغط على مفتاحي Alt وShift معًا؛ بهذه الطريقة يمكنك نقل العناصر لأعلى أو لأسفل دون التأثير على التنسيق. إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد عن تاريخ مايكروسوفت وورد ، فسترى كيف تطور حتى يومنا هذا.
لمن يسعى لتحسين جودة كتابته، يُعدّ قاموس المرادفات كنزًا دفينًا: حدّد الكلمة واضغط على Shift + F7 لتجنّب التكرار. إضافةً إلى ذلك، إذا احتجتَ إلى إدراج معادلات رياضية معقدة، فإنّ الاختصار Alt + = يفتح مُحرّر المعادلات فورًا، ممّا يُسهّل كتابة الوثائق التقنية بشكل كبير.
من الميزات المفيدة الأخرى إمكانية تعديل ملفات PDF مباشرةً. لم تعد بحاجة إلى برامج خارجية أو اشتراكات باهظة الثمن؛ ما عليك سوى الذهاب إلى "ملف"، ثم اختيار "فتح"، وتحديد ملف PDF الذي ترغب في تعديله. ولتجنب أي مفاجآت ناتجة عن الإغلاق غير المتوقع، تأكد من تفعيل "الاسترداد التلقائي" في قائمة "خيارات الحفظ"، لضمان حفظ عملك دائمًا.
وإذا كنت بحاجة إلى البحث عن شيء ما بسرعة، فتذكر أن لديك عمليات بحث ذكية مدمجة من خلال Bing، مما يسمح لك بالحصول على تعريفات أو صور دون الحاجة إلى تبديل النوافذ أو تشتيت انتباهك بالمتصفح.
إكسل: فن إدارة البيانات بمرونة
بالنسبة لمن يجدون صعوبة في التعامل مع الأرقام يومياً، يوفر برنامج إكسل حيلاً تُنقذ الموقف. على سبيل المثال، إذا أردت تحديد عمود كامل دون الحاجة إلى تحريك مؤشر الفأرة باستمرار، فما عليك سوى الضغط على مفتاحي Control + Space وسيتم تحديد العمود الرأسي بأكمله للخلية النشطة تلقائياً.
للتنقل بين جداول البيانات الضخمة، انسَ التمرير البطيء واستخدم مفتاح Ctrl مع مفاتيح الأسهم ، ما سينقلك إلى حافة بياناتك بسرعة. إذا كنت تعمل مع قواعد بيانات يُدخل فيها مستخدمون آخرون معلومات، أنصحك باستخدام التحقق من صحة البيانات لتقييد ما يُمكن إدخاله وتجنب الأخطاء المزعجة.
إذا كنت ترغب في أن يكون جدول البيانات واضحًا بذاته، فإن التنسيق الشرطي المتقدم يُعدّ أساسيًا لتسليط الضوء على القيم المكررة أو التي تتجاوز حدًا معينًا. بالإضافة إلى ذلك، إذا شعرت أن الاختصارات المدمجة غير كافية، يمكنك إنشاء اختصاراتك الخاصة بالانتقال إلى ملف > خيارات والوصول إلى شريط أدوات الوصول السريع.
باوربوينت وسواي: عروض تقديمية مؤثرة
قد يُشتت العرض التقديمي المزدحم انتباه الجمهور، لذا يُفضّل استخدام أداة "محاذاة العناصر" في علامة التبويب "تنسيق" لتجنب التعديلات اليدوية. وللارتقاء بتصميمك إلى مستوى احترافي، تُقدّم لك ميزة "المصمم" قوالب جاهزة في ثوانٍ، بينما تتيح لك ميزة "التكبير التفاعلي" التنقل بين الأقسام بسلاسة، ما يجعلها مثالية للعروض التقديمية التفاعلية.
من أبرز التأثيرات المذهلة تأثير التحويل أو التغيير . يتضمن هذا التأثير نسخ شريحة ونقل العناصر في الشريحة الثانية؛ عند تشغيله، تنزلق العناصر بسلاسة، مما يخلق تأثيرًا بصريًا مشابهًا لصورة GIF. إذا كنت تستخدم خطوطًا غير مألوفة، فلا تنسَ تضمين الخطوط في الملف (ملف > خيارات > حفظ) حتى يظهر العرض التقديمي بنفس الشكل على أي جهاز كمبيوتر.
لمن يبحثون عن بديل أكثر حداثة من العروض التقديمية التقليدية، يُعدّ Microsoft Sway الخيار الأمثل. فهو يتيح لك دمج مقاطع الفيديو والصور من الإنترنت، والأهم من ذلك، إنشاء استطلاعات رأي مباشرة باستخدام أدوات مثل PollEverywhere.com للتفاعل مع جمهورك في الوقت الفعلي.
إذا كان لديك جهاز iPad أو جهاز محمول، يمكنك استخدام علامة التبويب "الرسم" لإضافة حبر رقمي يدوي . وإذا كنت ستقدم عرضًا تقديميًا ولا تملك مؤشر ليزر فعليًا، فتذكر أنه يمكنك تحويل مؤشر الماوس إلى مؤشر ليزر مباشرةً من خيارات PowerPoint.
برنامج Productivity 365 والأدوات التكميلية
يتألق نظام Office 365 بفضل المزامنة المستمرة بين السحابة وجهاز الكمبيوتر المحلي. ومن الميزات المفيدة للغاية أيقونة المصباح ( ماذا تريد أن تفعل؟)، حيث يمكنك كتابة أسئلتك بلغة بسيطة، وسيرشدك النظام إلى الوظيفة التي تحتاجها. كما يمكنك تحسين سير عملك باستخدام Microsoft Copilot لأتمتة العمليات دون الحاجة إلى البحث عن أدلة المستخدم.
فيما يتعلق بالتواصل، يُساعد Outlook على تنظيم الرسائل المتضاربة من خلال قواعد الفرز التلقائي والردود السريعة. تتوفر بعض الإضافات المميزة، مثل إضافة Uber Outlook التي تُزامن تذكيرات التقويم لطلب الرحلات في الوقت المناسب، أو إضافة PayPal لإدارة المدفوعات عبر البريد الإلكتروني.
بالنسبة للعاملين في بيئات عمل هجينة، يتيح تطبيق Teams مشاركة ألواح الكتابة الورقية مع الزملاء عن بُعد، مما يُزيل حاجز المسافة. وأخيرًا، يحوّل تطبيق Lens كاميرا هاتفك الذكي إلى ماسح ضوئي ذكي يُرسل لقطات شاشة للمستندات أو ألواح الكتابة مباشرةً إلى OneNote.
إن إتقان هذه الوظائف، بدءًا من نقل الفقرات في برنامج Word وصولًا إلى أتمتة البيانات في برنامج Excel وتعزيز التفاعل في برنامج PowerPoint، يُحدث نقلة نوعية في أسلوب عملك. فمن خلال دمج سحابة Microsoft 365 والاستفادة من الاختصارات المخصصة، يُمكن لأي مستخدم الانتقال من المستوى الأساسي إلى المستوى المتقدم، مما يجعل المهام اليومية أسرع وأكثر دقة، والأهم من ذلك، أكثر احترافية.
