كيفية التوقيع رقميًا على المستندات في Windows: Office وPDF والمزيد

إنفورماتيك ديجيتال » ويندوز » كيفية التوقيع رقميًا على المستندات في Windows: Office وPDF والمزيد

رسم بياني: مثال على لقطة شاشة لتوقيع المستندات في نظام ويندوز.

توقيع المستندات من نظام ويندوز يتجاوز مجرد الكتابة على ملف PDF. فالتوقيع الرقمي يُوثّق هوية المُوقّع، ويحفظ المحتوى، ويُمكنه إضافة طابع زمني؛ بينما يُوفّر التوقيع المكتوب بخط اليد أو صورة التوقيع مظهرًا مرئيًا فقط. في هذا الدليل العملي، ستتعرف على كيفية التوقيع في برامج أوفيس (وورد، إكسل، وباوربوينت) ، وكيفية استخدام ميزة التوقيع التلقائي لملفات PDF، والخيارات المتاحة في متصفح مايكروسوفت إيدج، بالإضافة إلى شرح الشهادات، والتحقق من صحة التوقيع، وإزالة التوقيع.

إذا كنت تتعامل مع المستندات بشكل يومي، فستحتاج إلى التمييز بين أنواع التوقيعات المختلفة ومعرفة الضمانات التي يقدمها كل نوع. مع التوقيع الرقمي القائم على الشهادات ، يمكن للمستلم التحقق من عدم تعديل الملف ومن هوية المُوقِّع؛ أما مع التوقيع اليدوي البسيط، فلا يُمكن ذلك. لننتقل إلى صلب الموضوع، دون إغفال أي تفاصيل.

ما هو التوقيع الرقمي حقا؟

التوقيع الرقمي أشبه بختم إلكتروني مشفر يُطبق على المحتوى الرقمي (المستندات، وحدات الماكرو ، رسائل البريد الإلكتروني). يؤكد هذا الختم أمرين: أن المستند صادر عن المُوقِّع، وأنه لم يُجرَ عليه أي تعديل منذ توقيعه. من المهم فهم أن الأمان لا يعتمد على المظهر المرئي للتوقيع، بل على التشفير والتحقق من صحة الشهادات.

لتوقيع المستندات إلكترونيًا، تحتاج إلى شهادة رقمية صالحة . تتضمن هذه الشهادة مفتاحك العام، وتصدرها جهة إصدار شهادات موثوقة . تشبه هذه الشهادة الهوية الإلكترونية، ولها تاريخ انتهاء صلاحية (عادةً سنويًا)، لذا ستحتاج إلى تجديدها أو الحصول على شهادة جديدة عند انتهاء صلاحيتها.

توفر التوقيعات الرقمية أربعة ضمانات رئيسية: الأصالة (تحديد هوية الموقع)، والنزاهة (لم يتم تعديل المحتوى)، وعدم الإنكار (لا يمكن للموقع أن ينكر توقيعه)، وفي ظل ظروف معينة، التصديق بطابع زمني إذا تم ختم المستند بطابع زمني من خادم موثوق به.

لكي تكون هذه الثقة فعّالة، يجب استيفاء عدة شروط: يجب أن يكون التوقيع صحيحًا ، وألا تكون الشهادة منتهية الصلاحية، وأن يكون الناشر موثوقًا به ، وأن تكون الشهادة صادرة عن جهة مصدقة معتمدة. وبدون هذه الشروط، قد تفشل عملية التحقق أو تظهر تحذيرات في عارض المستندات.

الحصول على شهادة رقمية في Windows

إذا كنت ستتبادل مستندات موقعة مع جهات خارجية، فمن الأفضل الحصول على شهادتك من جهة إصدار شهادات معتمدة . تُصدر العديد من المؤسسات العامة والشركات والجهات المعتمدة شهادات، كما تتوفر خيارات مجانية. تُمكّن هذه الشهادة الآخرين من التحقق من توقيعك دون الحاجة إلى تقديمك كمرجع.

إذا كنت بحاجة إلى توقيع المستندات فورًا ولا ترغب في شراء شهادة، يتيح لك نظاما التشغيل ويندوز وأوفيس إنشاء شهادة خاصة بك لاستخدامها مباشرةً في بيئة عملك. يُرجى العلم أن هذه الطريقة مُخصصة للاختبارات أو السيناريوهات الداخلية، حيث قد يتطلب التحقق من قِبل جهات خارجية شهادة صادرة عن جهة خارجية موثوقة للتحقق الشامل.

في نظام ويندوز، يمكنك عرض الشهادات الشخصية من مخزن شهادات النظام. على سبيل المثال، في الأنظمة القديمة، كان من الشائع الوصول إليها عبر متصفح إنترنت إكسبلورر بالانتقال إلى أدوات > خيارات الإنترنت > المحتوى > الشهادات > علامة التبويب "شخصي". على الرغم من أن إنترنت إكسبلورر لم يعد مستخدمًا، إلا أن مخزن الشهادات لا يزال نشطًا ويتم مشاركته بين متصفحي إيدج وحتى كروم.

تسجيل الدخول في Microsoft Office: الخطوط المرئية وغير المرئية

يُضيف برنامج Office ميزةً بالغة الأهمية: خانة التوقيع . وهي علامةٌ تُشبه تلك الموجودة في المستندات المطبوعة، ولكنها تتضمن وظائف إضافية. فهي تُتيح لك تحديد الشخص المُخوّل بالتوقيع، والتعليمات التي يجب اتباعها، كما تُنشئ توقيعًا رقميًا عند إتمام المُستلم للعملية.

عند إدراج خانة توقيع في برنامج Word أو Excel، يُمكن للمؤلف تحديد بيانات المُوقِّع المقصود (الاسم، اللقب، البريد الإلكتروني) وتعليمات مثل "مراجعة المحتوى قبل التوقيع". عند إرسال الملف الإلكتروني إلى الشخص المُناسب، سيظهر له خانة التوقيع وإشعار يطلب توقيعه . وبمُجرد التقاط تمثيله المرئي (مطبوعًا، أو مكتوبًا بخط اليد، أو صورة)، يُضيف Office التوقيع الرقمي تلقائيًا للتحقق من هويته.

إنشاء سطر توقيع في Word أو Excel

لإدراج سطر توقيع في مستندك أو جدول بياناتك، ضع المؤشر في المكان الذي ترغب في ظهوره فيه، ثم انتقل إلى إدراج > سطر توقيع ضمن مجموعة نص. في مربع الإعدادات، يمكنك ملء الحقول التي ستظهر أسفل السطر.

1. دخول اسم من المُوقِّع المُقترَح.
2. أضف، إذا كان ذلك ممكنا، المنصب أو اللقب المهنية.
3. يشمل عنوان البريد من الموقع (اختياري).
4. إرسال تعليمات للموقع (على سبيل المثال، التحقق من دقة المحتوى قبل التوقيع).
5. قم بالتفعيل إذا كنت تريد هذه الخيارات: السماح تعليقات من الموقع وإظهار تاريخ التوقيع على طول الخط.

إذا كان المستند يتطلب توقيعات متعددة، فكرر العملية لإضافة المزيد من الأسطر في المواضع المناسبة. بهذه الطريقة، سيعرف كل شخص مكان التوقيع، وستكون آلية العمل واضحة.

توقيع سطر التوقيع

ينبغي على مستلم الملف تمرير مؤشر الماوس فوق السطر، والنقر بزر الماوس الأيمن، ثم اختيار " توقيع ". إذا تم فتح المستند في وضع العرض المحمي وكان موثوقًا به، فعليه النقر على "تحرير على أي حال" للمتابعة.

1. يمكنك كتابة اسمك لـ التوقيع المطبوع بجانب X.
2. إذا كان لديك جهاز يعمل باللمس أو جهاز لوحي، فيمكنك رسم التوقيع على اللوحة.
3. أو يمكنك استخدام واحد صورة توقيعك من خلال "تحديد الصورة" واختر الملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
4. للإنهاء، حدد إشارةسيقوم Office بإضافة التوقيع الرقمي وعرض زر "التوقيعات" في الأسفل.

بمجرد اكتمالها، سيشير المستند إلى أنه يتضمن توقيعات رقمية ، ويمكنك عرض التفاصيل من لوحة التوقيع للتحقق من صحة التوقيع، والجهة المصدرة للشهادة، وغيرها من المعلومات الموثوقة.

إزالة التوقيعات الرقمية المرئية

إذا ارتكبت خطأً أو احتجت إلى تكرار العملية، يمكنك إزالة التوقيع بالنقر بزر الماوس الأيمن على سطر التوقيع واختيار "إزالة التوقيع". سيطلب النظام تأكيدًا؛ عند التأكيد، سيتم إزالة التوقيع وسيعود المستند إلى حالته القابلة للتحرير.

التوقيعات الرقمية غير المرئية في Word وExcel وPowerPoint

إذا كنت تفضل عدم عرض مربع توقيع مرئي، يتيح لك برنامج Office أيضًا التوقيع بشكل غير مرئي . يتم تضمين التوقيع في الملف ويُشار إليه من خلال زر "التوقيعات" والمعلومات الموجودة في عرض "ملف > معلومات".

لإضافة التوقيع الرقمي، انتقل إلى ملف > معلومات ، واختر خيارات حماية المستند، ثم انقر فوق "إضافة توقيع رقمي". سيعرض Office إشعارًا يحتوي على تفاصيل حول العملية؛ ثم في مربع التوقيع، حدد الغرض من التوقيع وقم بالتأكيد بالنقر فوق "توقيع".

عند إضافة توقيع، يصبح الملف للقراءة فقط لمنع التعديلات غير المصرح بها. إذا احتجت إلى تعديله مرة أخرى، يجب عليك إزالة التوقيع أو إنشاء نسخة جديدة من المستند.

لإزالة توقيع غير مرئي، ارجع إلى ملف > معلومات وافتح لوحة التوقيع. بجوار اسم المُوقِّع، انقر على السهم، ثم حدد "إزالة التوقيع"، وأكد بالنقر على "نعم". سيؤدي هذا إلى استعادة الملف إلى حالته القابلة للتعديل، مما يسمح بتوقيعه مرة أخرى لاحقًا.

توقيع مستندات PDF باستخدام AutoFirm (Windows)

AutoFirma هي أداة مجانية من وزارة الشؤون الاقتصادية والتحول الرقمي مصممة للتوقيع الإلكتروني على المستندات. وهي موثوقة، ومتوافقة مع الشهادات الشائعة (p12/pfx)، ومرنة للغاية للتوقيعات المرئية والعلامات المائية.

تنزيل وتثبيت AutoFirma

قم دائمًا بالتنزيل من الموقع الرسمي لبوابة الإدارة الإلكترونية: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. ستجد هناك برامج تثبيت لأنظمة ويندوز (32/64 بت) ، ولينكس، وماك أو إس. اختر البرنامج المناسب لنظامك.

على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام ويندوز 10 ذي 64 بت، قم بتنزيل حزمة AutoFirma لنظام ويندوز 64 بت (ملف AutoFirma64.zip). فك ضغط الملف، وشغّل برنامج التثبيت (على سبيل المثال، AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe)، وأكمل معالج التثبيت. بمجرد الانتهاء، سيتم تثبيت التطبيق وسيكون جاهزًا للتوقيع.

إعداد الشهادة الرقمية في Windows

للتوقيع، ستحتاج إلى شهادة صالحة، إما مثبتة في مخزن شهادات ويندوز أو متوفرة في ملف بصيغة p12/pfx . إذا كانت لديك في ملف، فقم بتثبيته بالنقر المزدوج أو النقر بزر الماوس الأيمن واختيار "تثبيت PFX".

سيطلب منك المعالج تحديد مخزن الوجهة : المستخدم الحالي (لمستخدمك فقط) أو الكمبيوتر المحلي (لجميع المستخدمين). أدخل كلمة مرور الشهادة، وفعّل حماية المفتاح الخاص، وحدد خيار التصدير إذا كنت ترغب في استخراجها لاحقًا. يمكنك السماح لنظام Windows باختيار مخزن "الشخصي" تلقائيًا.

بعد الموافقة، سيتم تثبيت الشهادة وستكون متاحة لمتصفحات إنترنت إكسبلورر/إيدج/كروم . إذا كنت تستخدم فايرفوكس، فتذكر أنه يدير مخزن شهاداته الخاص، وستحتاج إلى استيراد الشهادة من المتصفح نفسه. يكتشف AutoFirma شهادات النظام ويتيح لك أيضًا تحديدها من ملف أو من مخزن شهادات فايرفوكس.

توقيع ملف PDF باستخدام AutoFirma

افتح برنامج AutoFirma وانقر على " تحديد الملفات المراد توقيعها ". اختر ملف PDF الذي تريد توقيعه. سيكتشف التطبيق أنه ملف PDF وسيعرض لك خيارين للجزء المرئي:

• التوقيع المرئي في ملف PDF: أضف مربعًا يحتوي على صورة (توقيعك الممسوح ضوئيًا) ونص.
• العلامة التجارية المرئية (العلامة المائية): إدراج صورة على صفحة واحدة أو أكثر في الموضع الذي تحدده.

يمكنك تفعيل كلا الخيارين. عند النقر على "توقيع"، حدد الصفحة والمنطقة التي سيظهر فيها مربع التوقيع. يتيح لك برنامج AutoFirma تعديل الإحداثيات والعرض والارتفاع ، بل ويمكنك إنشاء صفحة فارغة في النهاية لوضع توقيعك إذا رغبت في ذلك.

أضف صورة لتوقيعك بخط يدك (بصيغ مثل JPEG أو GIF أو PNG ) والنص الذي ترغب في عرضه. تذكر أن هذه الصورة لأغراض جمالية فقط؛ أما الصلاحية القانونية فتُستمد من التوقيع الرقمي المُثبت في شهادتك . راجع المعاينة، وإذا كان كل شيء صحيحًا، فوافق. يمكنك حفظ هذه الإعدادات لاستخدامها لاحقًا.

إذا أضفت علامة تجارية ظاهرة، سيطلب منك المساعد صورةً (مثلاً، شعار) وموضعها. يُفيد هذا في إبراز هوية المؤلف أو تحديد المؤسسة في الوثائق الرسمية أو المؤسسية.

اختر الآن الشهادة الرقمية التي ستستخدمها للتوقيع. يعرض برنامج AutoFirma شهادات النظام، ولكن يمكنك تغيير المصدر (متجر Firefox أو ملف p12/pfx). بناءً على إعدادات الأمان التي تم تكوينها أثناء التثبيت، سيُطلب منك تأكيد الشهادة أو إدخال كلمة مرورها.

أخيرًا، حدد مكان حفظ ملف PDF الموقّع واسم الملف (يضيف AutoFirma عادةً اللاحقة "_signed"). عند الانتهاء، ستتلقى إشعارًا يفيد بإتمام العملية بنجاح، ويمكنك فتح المستند للتحقق من النتيجة.

عند فتح ملف PDF باستخدام قارئك (مثل Adobe Acrobat Reader)، ستظهر لك رسالة تأكيد تُشير إلى أن الملف مُوقّع وأن التوقيعات صحيحة. من لوحة التوقيع، يمكنك الاطلاع على "تفاصيل التوقيع" و"تفاصيل الشهادة" للتأكد من الجهة المُصدرة وفترة الصلاحية وغيرها من الخصائص.

تسجيل الدخول باستخدام Microsoft Edge والأدوات الأخرى

إذا كنت بحاجة إلى إضافة توقيع سريع على ملف PDF دون الحاجة إلى تثبيت أي برامج، فإن متصفح مايكروسوفت إيدج يتضمن أدوات للتعليق التوضيحي تُساعدك في ذلك. تذكر أن هذا توقيع مرئي، وليس توقيعًا رقميًا مشفرًا.

• افتح ال PDF في Edge.
• استخدم شريط أدوات التحرير/العرض العلوي.
• اختر رسم ويضبط لون وسمك الخط.
• قم بتتبع توقيعك باستخدام الماوس أو إصبعك أو القلم على شاشة تعمل باللمس.

يتيح لك برنامج Adobe Acrobat Reader إضافة توقيع بخط اليد عن طريق استيراد صورة أو رسمها. تدعم خدمات الإنترنت مثل SmallPDF هذه الخيارات، بل وتتيح لك التقاط التوقيع بخط اليد باستخدام كاميرا هاتفك . تذكر: هذه التوقيعات مريحة وسريعة، لكنها لا تغني عن التوقيع الرقمي الموثق بشهادة رسمية عند الحاجة إلى إضفاء الصفة القانونية.

تطبيقات التوقيع: أيها تختار وما هي القيود الموجودة؟

توجد برامج يومية (مثل Word و Adobe Acrobat) يمكنها توقيع المستندات التي تقوم بإنشائها، ولكن لها عيبان رئيسيان : ليس كل منشئي المستندات يوقعون عليها أيضًا، ويحتاج المستلم عمومًا إلى نفس التطبيق للتحقق من التوقيع بشكل صحيح.

تتغلب أدوات التوقيع الإلكتروني المتخصصة (مثل AutoFirma ) على هذه العوائق: فهي قادرة على توقيع أي نوع من الملفات تقريبًا، ويمكن تحميلها مجانًا. بالنسبة للإجراءات الإدارية أو سير العمل الرسمي للمستندات، تُعد AutoFirma عادةً الخيار الأنسب.

التحقق من صحة وإلغاء وفهمها

بعد التوقيع، يُنصح بالتحقق من صحة التوقيع. ستُظهر لك أدوات العرض ما إذا كانت الشهادة صالحة، وما إذا كانت سلسلة الثقة صحيحة، وما إذا كان المحتوى لم يُعدّل منذ التوقيع. في حال وجود أي خطأ، ستظهر لك تحذيرات بشأن شهادة منتهية الصلاحية أو جهة إصدار غير معروفة.

بإمكان جهات إصدار الشهادات إلغاء الشهادات (على سبيل المثال، في حال اختراق المفتاح). وتستعين أنظمة التحقق بقوائم الإلغاء أو الخدمات الإلكترونية للتأكد من موثوقية الشهادة . ومن هنا تبرز أهمية استخدام الشهادات الصادرة عن جهات إصدار الشهادات المعتمدة.

عندما يتلقى ملف Office طابعًا زمنيًا من خادم آمن ، فإن هذا التوقيع يكتسب سمات التصديق في ظروف معينة، مما يساعد على تعزيز سلسلة الثقة وتحديد تاريخ التوقيع بشكل لا لبس فيه.

نصائح عملية وأخطاء شائعة

قبل التوقيع، تأكد من صحة شهادتك وحفظها في الموقع الصحيح (الشخصي، أو المستخدم، أو الكمبيوتر). إذا كنت تستخدم AutoFirma، فتأكد من ظهور الشهادة في قائمة اختيارها، أو جهّز ملف p12/pfx وكلمة المرور الخاصة به.

في برنامج Office، حدد ما إذا كنت بحاجة إلى خط مرئي لتوجيه المُوقِّع، أو ما إذا كنت تُفضِّل توقيعًا غير مرئي لتجنب التأثير على التصميم. تذكَّر أنه بمجرد التوقيع، قد يصبح المستند للقراءة فقط، لذا قم بإجراء جميع التغييرات قبل التوقيع.

إذا لم يتمكن المستلم من التحقق من التوقيع، فقد لا تكون الشهادة صادرة عن جهة إصدار شهادات موثوقة لنظامه. في البيئات المغلقة، يتمثل أحد الحلول في توزيع شهادة الجذر/الشهادة الوسيطة للمؤسسة لضمان الثقة . أما في البيئات المفتوحة، فيُنصح دائمًا باستخدام جهة إصدار شهادات عامة معترف بها.

عند تضمين صورة لتوقيعك في ملف PDF، تذكر أنها مجرد إضافة شكلية . ما يُثبت صحة التوقيع فعلاً هو التوقيع الرقمي المستند إلى شهادتك؛ وهو ما سيراه المستلم في لوحة التوقيع عند مراجعة التفاصيل.

مصادر ومراجع مفيدة

للحصول على مزيد من التفاصيل حول التوقيعات الرقمية في Office، يمكنك الرجوع إلى الوثائق الرسمية والموارد العامة. على سبيل المثال، الأدلة العملية حول كيفية توقيع مستندات PDF باستخدام برامج قراءة الملفات الشائعة، والمواد الصادرة عن الجهات الحكومية التي تشرح عملية التحقق من الشهادات.

• دليل FNMT حول توقيعات PDF: PDF (verificación ولجنة الموقعين)
• دليل إدارة أراغون: PDF (خيارات التوقيع الالكتروني (بصيغة PDF)

إتقان هذه الأدوات سيمكنك من تلبية أي حاجة تقريبًا: بدءًا من طلب توقيع مستند Word باستخدام خانة التوقيع ، وصولًا إلى إغلاق عقد PDF باستخدام AutoFirma، أو إضافة توقيع بخط اليد في Edge عندما تحتاج فقط إلى علامة مرئية . مع شهادة صالحة، وتعليمات واضحة، وتحقق نهائي، يصبح التوقيع الرقمي في Windows عملية بسيطة وموثوقة.