ميزات مفيدة في برنامج Word للعمل مع ملفات PDF

إنفورماتيك ديجيتال » موارد » ميزات مفيدة في برنامج Word للعمل مع ملفات PDF

أصبحت ملفات PDF هي الصيغة القياسية لمشاركة المستندات في العمل والجامعة، وفي أي بيئة رقمية تقريبًا. من الشائع استخدام برامج محددة أو محولات عبر الإنترنت، ولكن ما يجهله الكثيرون هو أن يتضمن برنامج مايكروسوفت وورد أدوات قوية لإنشاء ملفات PDF وتحريرها وحمايتها دون الحاجة إلى تثبيت أي شيء آخر.إذا كنت تستخدم برنامج Word بالفعل في حياتك اليومية، فيمكنك الحصول على المزيد منه ببضع نقرات فقط.

وفي السطور التالية سنتناول هذا الأمر بهدوء ما الذي يمكن لبرنامج Word فعله بملفات PDF، وكيف يقارن بالخدمات عبر الإنترنت مثل iLovePDF أو PDF24 Creator؟ وفي أي الحالات يكون استخدام حلٍّ ما أكثر فائدة من الآخر؟ ستلاحظ أنه من خلال الجمع بين وظائف برنامج Word الأصلية وبعض الأدوات المتخصصة، يمكنك تلبية أي حاجة تقريبًا تتعلق بهذا التنسيق، بدءًا من التحويل البسيط وصولًا إلى الأرشفة طويلة الأمد بصيغة PDF/A أو الحماية بكلمة مرور.

ما الذي يمكن لبرنامج مايكروسوفت وورد فعله بملفات PDF اليوم؟

لم يعد برنامج Word مجرد معالج نصوص لإنشاء مستندات DOCX. فقد تم دمجه في عدة إصدارات حتى الآن. دون استخدام أدوات خارجية. ويشمل ذلك فتح ملفات PDF كمستندات قابلة للتحرير، وتصديرها إلى تنسيقات PDF مختلفة (بما في ذلك PDF/A)، وتطبيق إجراءات أمنية أساسية مثل حماية كلمة المرور.

صُممت هذه الإمكانيات بحيث يمكن للمستخدم العادي يمكنك إدارة معظم مستندات PDF الخاصة بك من داخل حزمة Office نفسهافي سياقات العمل والتعليم والإدارة، حيث يكون تنسيق PDF هو التنسيق السائد لمشاركة المعلومات وأرشفتها، فإن هذا يمثل توفيرًا كبيرًا للوقت ويتجنب الاعتماد على تطبيقات متعددة.

يعكس دمج هذه الوظائف اتجاهاً واضحاً في تطوير البرمجيات: مركزة المهام التي كانت تتطلب سابقًا برامج متخصصة في تطبيقات واسعة الاستخدامبدلاً من تثبيت محرر ملفات PDF، وعارضها، ومحولها، وأداة أمان، يتم تلبية العديد من الاحتياجات الأساسية مباشرة في برنامج Word.

ومع ذلك، من المهم أن نفهم أنه على الرغم من أن وظائف PDF في برنامج Word مفيدة للغاية للمهام اليومية، إنها لا تغطي جميع السيناريوهات المتقدمةإذا كنت بحاجة إلى تحكم دقيق للغاية في حجم الملف، أو إعدادات الأمان حسب الأذونات، أو عمليات التحويل المجمعة، فقد يكون هذا الخيار مناسبًا لك بشكل أفضل. أكمل برنامج Word بأدوات محددة، وهو أمر سنراه لاحقًا.

تحرير ملف PDF مباشرة من برنامج Microsoft Word

واحدة من النقاط الأكثر إثارة للاهتمام هي ذلك يمكن لبرنامج Word فتح ملف PDF وتحويله تلقائيًا إلى مستند قابل للتحريربالنسبة للمستخدم، فإن العملية بسيطة مثل فتح ملف PDF من برنامج Word؛ حيث يتولى البرنامج عملية التحويل الداخلي إلى تنسيق Word حتى تتمكن من العمل بشكل مريح مع المحتوى.

تقليديًا، عندما كنت ترغب في تعديل ملف PDF، كان عليك استخدام برامج متخصصة أو خدمات عبر الإنترنت تُعيد الملف بتنسيق مختلف. أما مع ميزة استيراد ملفات PDF في برنامج Word، يمكنك تعديل النصوص، وإعادة ترتيب الفقرات، وتغيير الأنماط، أو إعادة استخدام أجزاء من المعلومات دون مغادرة التطبيق.يُعد هذا الأمر مفيدًا بشكل خاص في التقارير والعقود والمواد الأكاديمية أو الوثائق الإدارية التي يتم تحديثها بشكل متكرر.

نضع في اعتبارنا أن التحويل ليس دائمًا مثاليًا بنسبة 100%.وهذا أمر طبيعي. في المستندات البسيطة ذات النصوص والصور المنظمة جيدًا والتي لا تحتوي على عناصر معقدة كثيرة، تكون النتيجة عادةً مطابقةً للأصل إلى حد كبير. أما في ملفات PDF ذات التنسيقات المعقدة، والأعمدة المتعددة، ومربعات النصوص العائمة، أو الرسومات المضمنة، فقد تطرأ بعض التغييرات الطفيفة في التصميم: فواصل أسطر مختلفة، أو مواضع معدلة قليلاً، أو أنماط مُكيَّفة مع تنسيق برنامج Word.

ومع ذلك، بالنسبة لمعظم الاستخدامات الشائعة، إن التوازن بين الدقة وسهولة التحرير أكثر من كافٍالشيء المهم هو أن يظل المحتوى متاحًا: يمكنك تصحيح الأخطاء، وتحديث البيانات، وترجمة النصوص، أو استخراج ما تحتاجه فقط دون الحاجة إلى إعادة التصميم من الصفر أو الاعتماد على سلسلة من التحويلات.

من وجهة نظر الإنتاجية، هذا يجعل برنامج وورد نوعًا من جسر بين عالم ملفات PDF وعالم الملفات القابلة للتعديلتفتح ملف PDF، وتُعدّله حسب احتياجاتك، ثم تحفظه مرة أخرى كملف Word، أو تُصدّره مرة أخرى كملف PDF مُعدّل. كل ذلك ضمن سير عمل متواصل وبدون أدوات إضافية.

إنشاء ملفات PDF وPDF/A من برنامج Word لأرشفة موثوقة

بالإضافة إلى الفتح والتحرير، يسمح برنامج Word أيضًا قم بتصدير مستنداتك مباشرة إلى PDF بتنسيقات مختلفة.تتمثل الممارسة المعتادة في إنشاء ملف PDF قياسي للمشاركة عبر البريد الإلكتروني أو التحميل إلى منصة أو الطباعة، ولكن برنامج Word قادر أيضًا على إنشاء ملفات بتنسيق PDF/A، وهو مصمم خصيصًا للتخزين طويل الأجل.

يختلف معيار PDF/A عن معيار PDF التقليدي في أن يحتوي الملف نفسه على جميع الموارد اللازمة لعرضه.: الخطوط والصور وملفات تعريف الألوان المضمنة، وما إلى ذلك. وهذا يتجنب الاعتماد على العناصر الخارجية التي قد تتسبب بمرور الوقت في ظهور المستند بشكل مختلف أو في فقدان بعض العناصر إذا لم يتمكن المستخدم من العثور على تلك الموارد على النظام.

في برنامج Word، يتم عادةً إنشاء هذه الملفات من خيارات الحفظ أو التصدير، حيث يمكنك تحديد تنسيق PDF، وفي الإعدادات الإضافية، أشر إلى رغبتك في الامتثال لمعيار ISO PDF/Aوبهذه الطريقة، سيكون الملف الناتج مناسبًا لـ الأرشفة الإلكترونية وفقًا للمتطلبات التي تفرضها العديد من المؤسسات.

تُعد هذه الإمكانية مثيرة للاهتمام بشكل خاص في المجالات القانونية والإدارية والتوثيقية والتعليمية والمؤسسيةحيثما يلزم حفظ المستندات لسنوات أو حتى عقود مع ضمان بقائها على حالها. تُعدّ الملفات والقرارات والعقود المهمة والتقارير الرسمية والوثائق التاريخية أمثلة واضحة على الاستخدامات التي يكون فيها استخدام PDF/A مناسبًا تمامًا.

ومع ذلك، فإن PDF/A عادةً ما ينتج ملفات أكبر قليلاً من ملفات PDF العاديةلأنه يتطلب تضمين عناصر يمكن حذفها أو الإشارة إليها خارجيًا في ملف PDF عادي. إنه نوع من ضمان التوافق طويل الأمد، على حساب استهلاك مساحة أكبر قليلًا. في بيئة لم يعد فيها التخزين بالغ الأهمية كما كان عليه الحال قبل سنوات، تُعد هذه الزيادة في الحجم عادةً ثمنًا معقولًا مقابل راحة البال بأن المستندات ستبقى سليمة.

قم بحماية ملف PDF بكلمة مرور من برنامج Word

من الميزات المفيدة الأخرى التي يوفرها برنامج وورد هي القدرة على قم بحماية ملف PDF بكلمة مرور أثناء عملية الحفظ نفسهايُعد هذا الخيار مثاليًا عند العمل مع معلومات سرية سيتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني، أو مشاركتها في السحابة، أو تخزينها في مواقع يمكن الوصول إليها من قبل عدة أشخاص.

الإجراء بسيط للغاية: عند اختيارك حفظ الملف أو تصديره إلى PDF، يمكنك الوصول إلى خيارات متقدمة حيث من الممكن تفعيل الحماية باستخدام مفتاح.بعد تحديد الخيار المناسب، سيعرض برنامج Word مربع حوار لإدخال كلمة المرور، ومن تلك اللحظة فصاعدًا لن يتم فتح ملف PDF إلا إذا تم إدخالها بشكل صحيح.

فيما يتعلق بالأمان، تستخدم مايكروسوفت تشفير AES، أحد أكثر المعايير شهرة واستخدامًا على نطاق واسع في مجال حماية البياناتهذا يعني أنه بشرط أن تكون كلمة المرور قوية بما يكفي وأنك لا تشاركها بسهولة، فإن محتوى ملف PDF سيكون محميًا بشكل كافٍ ضد الوصول غير المصرح به.

ومع ذلك، فإن الخيارات التي يقدمها برنامج Word في هذا المجال هي بسيط للغاية مقارنة بأدوات إدارة ملفات PDF الأكثر تطوراًعلى سبيل المثال، لا يمكن استخدام برنامج Word لحظر وظائف معينة في ملفات PDF، مثل منع الطباعة أو تعطيل نسخ النصوص أو تقييد التحرير لأجزاء معينة؛ فالحماية تنطبق على المستند بأكمله، دون استثناء.

بالإضافة إلى ذلك، يتم إنشاء ملفات PDF باستخدام التشفير من برنامج Word إنها تميل إلى شغل مساحة أكبر من اللازم تمامًاهذا أمرٌ غالباً ما يُغفل عنه في المستندات الفردية، ولكنه يصبح ذا أهمية عند إنشاء العديد من الملفات المحمية أو العمل مع مستندات كبيرة. إذا كنتَ بحاجة إلى تحكم أدق، فمن الشائع الجمع بين هذا الاستخدام الأساسي لبرنامج Word وأدوات تتيح لك إدارة الأذونات بدقة متناهية.

مزايا وقيود وظائف PDF المدمجة في برنامج Word

تُعدّ إمكانيات برنامج Word في التعامل مع ملفات PDF بمثابة منقذ حقيقي في الحياة اليومية، ولكنها أيضاً مهمة كن على دراية بحدودهم حتى لا تطلب منهم أكثر مما يستطيعون تقديمه.بالنسبة لمعظم المستخدمين، فإن الميزات القياسية أكثر من كافية؛ وفي حالات أخرى، سيكون من الضروري الترقية إلى حلول متخصصة.

ومن أبرز المزايا التي تبرز ما يلي: لست بحاجة إلى تثبيت برامج إضافية أو الاعتماد على خدمات جهات خارجيةإذا كان برنامج Word مثبتًا بالفعل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فيمكنك تحويل ملفات PDF وتعديلها وحمايتها ببضع نقرات فقط. هذا يُبسط سير عملك، ويقلل من مشاكل التوافق المحتملة، ويُغنيك عن نقل الملفات بين الأنظمة المختلفة.

ومن المزايا الإضافية أيضاً أن كل شيء يتم إنجازه. في واجهة مألوفة، باستخدام أدوات التحرير في برنامج Wordالأنماط، وتتبع التغييرات، والتدقيق الإملائي، والتعليقات، والتحكم في الإصدار... كل هذا يمكن تطبيقه على ملف PDF تم تحويله إلى مستند Word، وهو أمر مريح للغاية عند العمل في فريق أو مراجعة المستندات بشكل تعاوني.

أما من ناحية أخرى، فإن ميزات الأمان والإدارة المتقدمة لا ترقى إلى المستوى المطلوب. لا يسمح بتعيين الصلاحيات لكل مستخدم. التوقيع رقميا بفضل الشهادات المتقدمة، يمكنك التحكم في الطباعة أو النسخ بالتفصيلكما أنه لا يستطيع إجراء ضغط عميق أو تحسين لملفات PDF. في مثل هذه الحالات، توجد برامج وخدمات إلكترونية متخصصة توفر مرونة أكبر بكثير.

كمرجع عام، يمكن القول أن يلبي برنامج Word الاحتياجات الشائعة بشكل جيد للغاية: إنشاء ملفات PDF، وتحريرها بشكل معقول، وحمايتها بكلمة مرور عامة.عندما يزداد مستوى الطلب (المعالجة الضخمة، والأتمتة، والأذونات المحددة، وسير العمل القانوني المعقد)، عندها يصبح الجمع مع الأدوات الخارجية التي تكمل ما لا يفعله برنامج Word أمراً ضرورياً.

المحولات عبر الإنترنت: ما يقدمه iLovePDF مقارنةً ببرنامج Word

إلى جانب ما يقدمه برنامج وورد، توجد خدمات عبر الإنترنت مثل iLovePDF، وهو برنامج متخصص في تحويل وتعديل ملفات PDF من المتصفحتحظى هذه المنصات بشعبية كبيرة لأنها تتيح لك حل مهام محددة دون تثبيت أي شيء ومن أي جهاز تقريبًا متصل بالإنترنت.

في حالة iLovePDF تحديدًا، فإن أداتهم لـ تحويل مستندات Word إلى PDF مجاني وسهل الاستخدامتتضمن العملية المعتادة تحميل ملف بصيغة DOC أو DOCX أو أي صيغة أخرى متوافقة، ثم النقر على زر التحويل، وتنزيل ملف PDF الناتج في غضون ثوانٍ. والهدف من التحويل هو الحفاظ على كلٍ من الصيغة الأصلية وجودة المستند.

لا تقتصر الخدمة على تنسيق Microsoft DOCX التقليدي. يقبل iLovePDF مجموعة متنوعة إلى حد ما من تنسيقات معالجات النصوص، مثل DOC و ODT و OTT و STW و SDW أو SXW، وهو أمر عملي إذا كنت تعمل مع مستندات من مجموعات مكتبية مختلفة (على سبيل المثال، LibreOffice أو OpenOffice) وتريد توحيد كل شيء في ملف PDF دون تعقيد حياتك.

بالإضافة إلى التحويل البسيط، يقدم برنامج iLovePDF مجموعة من الميزات من نفس الواجهة. أدوات إضافية لإجراء المزيد من التعديلات على ملف PDF الناتجيمكنك دمجه مع مستندات أخرى، أو ضغطه لتقليل حجمه، أو إضافة نصوص أو صور، أو تعديل بعض العناصر الأساسية. كل هذا يُمكن القيام به بالتتابع، لذا بعد تحويل مستند Word إلى PDF، يمكنك تطبيق المزيد من التغييرات دون الحاجة إلى تنزيل الملف وإعادة تحميله.

إحدى الميزات المثيرة للاهتمام والمريحة هي القدرة على أرسل الملف المحول إلى أجهزة أخرى باستخدام رمز الاستجابة السريعة (QR code).بعد التحويل، تعرض الصفحة رمزًا محددًا يتم من خلاله إنشاء هذا الرمز؛ ومن خلال مسحه ضوئيًا باستخدام هاتفك المحمول أو جهازك اللوحي، يمكنك تنزيل ملف PDF مباشرةً، مما يسرع بشكل كبير عملية الانتقال بين جهاز الكمبيوتر المكتبي والجهاز المحمول دون الحاجة إلى اللجوء إلى رسائل البريد الإلكتروني أو خدمات التخزين السحابي.

الاستخدام المجاني ومزايا النسخة المميزة من iLovePDF

النسخة الأساسية من iLovePDF هي مجاني بالكامل، ممول من خلال الإعلانات المعروضة على الصفحةيتيح هذا لأي مستخدم إجراء تحويلات لمرة واحدة إلى PDF مجانًا من أي متصفح حديث، على كل من أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة.

لكن بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى اتخاذ خطوة أبعد، توفر المنصة خطة مميزة بميزات متقدمة وحدود موسعةإحدى أكثر الميزات إثارة للاهتمام في هذا الاشتراك هي التحويل الدفعي: القدرة على تحويل عدة ملفات Word إلى PDF في وقت واحد، مما يضاعف الإنتاجية عند العمل مع العديد من المستندات.

باستخدام حساب مميز، يُسمح لك معالجة ما يصل إلى 10 ملفات في الجلسة الواحدة بحد أقصى إجمالي حجم يبلغ 4 جيجابايتتتميز آلية العمل بسهولة استخدامها: يمكنك سحب وإفلات جميع المستندات دفعة واحدة في الأداة الإلكترونية، أو إضافة المزيد من الملفات لاحقًا باستخدام أيقونة الصليب الأحمر. وهذا يغنيك عن تكرار نفس الإجراء لكل ملف على حدة.

بالإضافة إلى التحويلات المتعددة، تتيح النسخة المدفوعة الوصول إلى مجموعة من الأدوات المتقدمة لتحرير وإدارة ملفات PDF بشكل أكثر احترافية.وتشمل هذه، على سبيل المثال، تحويل ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا إلى Word باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR)، والتي تسمح لك باستخراج نص قابل للتحرير من المستندات التي كانت في الأصل مجرد صور.

ومن الميزات الأخرى المثيرة للاهتمام المرتبطة بهذه الخطط القدرة على احفظ المستندات بصيغة PDF/A لأغراض الأرشفة طويلة الأمديجمع هذا بين أسلوب تخزين موثوق وخيارات أمان إضافية. إنها طريقة للانتقال إلى بيئات أكثر احترافية دون التضحية بسهولة استخدام المتصفح.

التوافق عبر المنصات وتطبيقات iLovePDF

إحدى المزايا الكبيرة للخدمات عبر الإنترنت مثل iLovePDF هي أن يمكنك استخدامها من أي نظام تشغيل تقريبًا.في هذه الحالة، توفر المنصة التوافق مع أنظمة التشغيل Windows و iOS و Android، سواء من خلال متصفح الويب أو من خلال تطبيقات مخصصة.

إذا كنت تفضل العمل من جهاز الكمبيوتر الخاص بك، يمكنك قم بتنزيل تطبيق iLovePDF لنظام التشغيل Windowsيتيح لك هذا دمج بعض ميزاته مباشرةً في سير عملك على سطح المكتب دون الحاجة إلى فتح المتصفح في كل مرة. وإذا كنت تفضل استخدام الهاتف المحمول أو الجهاز اللوحي، فيمكنك أيضًا تثبيت التطبيق على جهازك الذي يعمل بنظام iOS أو Android وإجراء التحويلات والتعديلات أثناء التنقل.

الشرط الأساسي الوحيد لاستخدام هذه الأدوات عبر الإنترنت لا يزال يجب أن يكون لديك اتصال إنترنت فعالبمجرد الانتهاء من ذلك، تصبح بقية العملية سهلة للغاية: تقوم بتحميل الملف، واختيار الإجراء المطلوب (تحويل، دمج، ضغط، إلخ)، ثم تنزيل النتيجة. بالنسبة لمعظم المستخدمين، العملية بسيطة للغاية لدرجة أنها لا تتطلب أي خبرة مسبقة.

من خلال دمج هذه التطبيقات مع الميزات الأصلية لبرنامج Word، يمكنك إنشاء سير عمل مرن للغايةيمكنك تعديل المستند أو تجهيزه في برنامج Word، ثم إنشاء نسخة PDF أولية، ورفعها إلى الأداة الإلكترونية إذا كنت بحاجة إلى إجراء عمليات أكثر تحديدًا، واستلامها على جهازك المفضل. بهذه الطريقة، تحصل على أفضل ما في كلا النظامين دون التضحية بسهولة التنقل.

بدائل سطح المكتب: برنامج PDF24 Creator وحلول مماثلة

إذا كنت تبحث عن حل لنظام ويندوز لا يعتمد بشكل كبير على المتصفح، فإن أحد الخيارات الشائعة هو PDF24 Creator، تطبيق سطح مكتب بوظائف مشابهة للعديد من الأدوات عبر الإنترنتيتضمن هذا النوع من البرامج عادةً محولات PDF، وخيارات لدمج الملفات أو تقسيمها، وأدوات ضغط، وأدوات أمان وتحرير أساسية.

تتمثل الميزة الرئيسية لهذا النوع من برامج الإقامة في أن لست بحاجة إلى تحميل مستنداتك إلى خادم خارجي.يُعدّ هذا الأمر بالغ الأهمية لبعض المؤسسات لأسباب تتعلق بالخصوصية أو الامتثال للوائح التنظيمية. علاوة على ذلك، ولأنّه يعمل محليًا، يُمكن إنجاز بعض العمليات بشكل أسرع، لا سيما مع الملفات الكبيرة جدًا أو عند محدودية الاتصال بالإنترنت.

برنامج PDF24 Creator، على وجه التحديد، موجه للمستخدمين الذين يحتاجون إلى إدارة العديد من ملفات PDF بشكل دوري إنهم يقدرون وجود لوحة مركزية يمكنهم من خلالها تنفيذ إجراءات متنوعة: التحويل، والدمج، واستخراج الصفحات، وإضافة العلامات المائية، وما إلى ذلك. وبالاقتران مع برنامج Word، يمكن أن يكون مكملاً جيداً عندما تعجز الوظائف الأساسية لمجموعة برامج المكتب.

على أي حال، يُنصح باستخدام برنامج PDF24 Creator بالإضافة إلى البدائل الأخرى المماثلة. حدد المهام التي تؤديها بشكل متكرر ومستوى التحكم الذي تحتاجهبالنسبة لعمليات التحويل البسيطة من Word إلى PDF، فإن Word نفسه عادة ما يكون كافياً؛ أما بالنسبة للمعالجة الأكثر تقدماً أو سير العمل المكثف، فيمكن للبرامج المتخصصة أن تحدث فرقاً في الراحة والإمكانيات.

في نهاية المطاف، السيناريو الأكثر شيوعاً في العديد من بيئات المكاتب هو استخدم برنامج Word لكل ما يتعلق بإنشاء المحتوى وتحريرهوالاعتماد على أدوات مثل iLovePDF أو PDF24 Creator عندما تكون هناك حاجة إلى شيء أكثر تحديدًا: التحويلات المجمعة، والتعرف الضوئي على الأحرف، والضغط القوي، أو التركيبات المعقدة لعدة مستندات.

مع هذا التنوع الواسع من الخيارات، يتضح جلياً سهولة التعامل مع ملفات PDF دون الحاجة إلى التبديل المستمر بين البرامج. يوفر برنامج Word الأساسيات من تحرير وتصدير إلى PDF وحماية بكلمة مرور، بينما تُوسّع الأدوات عبر الإنترنت وتطبيقات سطح المكتب الإمكانيات لمن يحتاجون إلى المزيد. من خلال فهم هذه الوظائف ومعرفة متى يتم استخدام كل خيار، يصبح من السهل إعداد سير عمل فعال وآمن يتناسب مع أي سياق مهني أو شخصي.، بدءًا من التحويل البسيط للعمل الأكاديمي وصولًا إلى الأرشفة طويلة الأجل للوثائق الهامة.