Видове диаграми, които да избягвате в Excel и как да изберете най-добрата алтернатива

Информатек Дигитал » Ресурси » Видове диаграми, които да избягвате в Excel и как да изберете най-добрата алтернатива

Ако работите с електронни таблици ежедневно, знаете, че една добре подбрана диаграма може да превърне безкрайната таблица в ясна и лесна за разбиране история. Но е вярно и това, че лошо проектирана диаграма в Excel Това може да обърка повече, отколкото да помогне: грешки при избора на данни, неподходящи типове визуализация, ненужни 3D ефекти или объркващи оси, които изкривяват посланието.

В тази статия ще разгледаме стъпка по стъпка, Кои диаграми трябва да се избягват или да се използват с изключително внимание в Excel?Как да изберете по-ясни алтернативи и какви най-добри практики ще ви помогнат да направите отчетите си по-четливи, професионални и полезни за вземане на решения, независимо дали правите прости анализи или разширени финансови табла за управление.

Често срещани грешки при създаване на диаграми в Excel и как да ги избегнем

Преди да се заемем с конкретни типове диаграми, си струва да прегледаме някои Много често срещани проблеми при опит за графично представяне на данни в Excelкоето може да ви даде съобщения за грешки, противоречиви резултати или графики, които са невъзможни за разбиране.

Една от най-често срещаните грешки се случва, когато работите с CSV файлове или други текстови форматиВъпреки че може да изглежда правилно, Не всички стойности всъщност се интерпретират като числа от Excel.Понякога остават клетки с форматиране на текст, скрити интервали или различни десетични разделители и при опит за създаване на диаграмата се появява предупреждение, че формулата или избраният диапазон не са валидни.

Ако имате матрица с две колони и стотици редове, но Excel все още не ви позволява да я изобразите графично, е много възможно това В част от диапазона има данни, които смесват текст и числа или лошо обработени празни клеткиВ тези случаи е препоръчително да проверите действителното форматиране на клетките, като използвате инструменти като „Текст в колони“ или Прегледайте ръководството за бази данни в Excel така че всичко да е правилно въведено като число.

Друг често срещан проблем възниква при избирането на данни за осите X и Y в точкова диаграма. Понякога, когато се опитвате ръчно да зададете серията от диалоговия прозорец, Excel връща съобщение, че въведената формула е неправилнаТова може да се случи дори когато просто плъзгате мишката през диапазона. Обикновено се дължи на несъответстващи диапазони (колони с различна дължина), смесени препратки между листове или разделители на аргументи, които не съответстват на системните настройки (точка и запетая срещу запетая).

Освен това, когато работите с файл, запазен като .csv или конвертиран в .txt, Разликите между версиите на Excel (например Windows срещу Mac) могат да повлияятСравнително често се случва диаграмата да се показва перфектно на една платформа, но да показва грешки или да интерпретира колоните по различен начин на друга, особено поради проблеми с десетичния разделител и разделителите на полетата. В тези случаи често е полезно да запишете файла директно като работна книга на Excel (.xlsx), да проверите регионалните настройки и да изградите отново диаграмата от нулата с нормализираните данни.

Изберете правилния тип диаграма според вашата цел

Освен техническите проблеми, един от ключовете за това да не „счупите“ анализите си е Избор на правилния тип диаграма за целта на вашия отчет. Excel предлага голямо разнообразие от типове диаграми: стълбовидни, колонни, линейни, площни, кръгови диаграми, точкови диаграми, мехурчета, радарни диаграми, фуниевидни диаграми, каскадни диаграми и др. Но не всички от тях работят еднакво добре за всеки случай на употреба.

Първото нещо, което трябва да си зададете, е Какво искате да обясните с данните си?Временна тенденция ли е? Сравнение между категории? Как се разделя общата стойност на части? Разпределение? Еволюцията на индикатор спрямо целта? Когато имате ясна тази идея, е много по-лесно да отхвърлите онези графики, които само добавят визуален шум или изкривяват интерпретацията.

Например, ако трябва да покажете еволюция по месеци, Линейната графика обикновено е много по-ясна от кръговата диаграма.Това е така, защото ви позволява да проследявате времевата последователност и да откривате пикове, долини или точки на пречупване. Ако обаче целта ви е да сравните приноса на няколко категории към общата сума, стълбовидна диаграма или подредена площна диаграма може да са по-подходящи, стига да се използват внимателно.

Важно е също да се отбележи броят на категориите или сериите които ще представите. Един и същ тип диаграма може да бъде много четлива с пет категории и да стане напълно неуправляема с двадесет. В този момент понякога е за предпочитане да промените вида на диаграмата, да групирате по-малките категории в „други“ или дори да разделите информацията на няколко по-прости визуализации.

Кога да използвате стълбовидни диаграми и кога те могат да бъдат проблем

Стълбовидните (и колонните) диаграми вероятно са най-често използваният ресурс за сравняване на количества между групиТе работят много добре, когато искате да видите с един поглед коя категория има по-голяма или по-малка стойност или как няколко променливи са разпределени спрямо останалите.

Голямото му предимство е това Визуалното сравнение на дължините е много интуитивноЧовешкото око лесно открива коя лента е по-висока (или по-дълга), стига да са добре разположени и подредени. Ето защо те са толкова полезни в отчети за продажби по продукт, резултати по отдел, сравнения на бюджети между области и т.н.

Тези графики обаче се превръщат в главоболие, когато Броят на категориите е прекомерен или твърде много серии са комбинирани едновременно.Групирана колонна диаграма с десет продукта и четири години сравнение може да се превърне в нечетлива плетеница от цветове, където основното послание е напълно изгубено.

За да се избегне това, е важно да се ограничи броят на видимите ленти в една визуализация. поддържайте равномерно разстояние между колоните и използвайте проста и последователна цветова палитра. Когато списъкът с категории е много дълъг, най-добре е да ги групирате, да филтрирате по най-подходящите или използване на обобщена таблица в Excel да обобщи информацията преди представянето.

Друга грешка, която трябва да се избягва, е използването на 3D ефекти в стълбовидни диаграмиВъпреки че може да изглеждат привлекателни, те изкривяват възприятието за височини и правят изключително трудно сравняването на стойности. Освен това, те добавят ненужен визуален шум, който не допринася абсолютно с нищо за анализа.

Линейни диаграми: идеални за трендове, опасни, ако има твърде много серии

Когато искате да проследите развитието на един или повече индикатори във времето, Линейната графика е класическият вариант и почти винаги е най-препоръчителният.Това ви позволява непрекъснато да проследявате траекторията на всяка серия от данни и бързо да локализирате ключови моменти: пикове в търсенето, резки спадове, сезонност и др.

Основната му сила е простотата: ос X с времето (дни, месеци, години) и ос Y със стойността на индикатораТова е достатъчно, за да може читателят да разбере, почти без усилие, как се държи променливата. Освен това, можете да наслагвате два или три реда, за да сравните например реалните продажби спрямо целевите или различни клиентски сегменти.

Проблемът възниква, когато се опитате да включите твърде много серии в една и съща диаграма. Ако включите осем или десет реда, Цветовете започват да се повтарят, надписите стават нечетливи. И графиката в крайна сметка изглежда като паяжина, където е невъзможно да се проследи всяка тенденция. В тези случаи е по-добре да се раздели анализът на няколко графики или да се откроят само наистина релевантните серии.

Препоръчително е също да се контролира използването на вторични оси. Excel позволява това. Добавете втора ос Y, за да представите индикаторите в различни мащабиПрекомерната им употреба обаче може да обърка читателя и да създаде погрешно впечатление, че напълно различни серии са свързани, само защото споделят едно и също визуално пространство.

Добър трик за избягване на претоварване на графиката е да я придружите с линии от специфични етикети за данни в най-подходящите върхове или долиниВместо да се обозначава всяка точка, това подсилва интерпретацията, без да претрупва визуализацията с числа навсякъде.

Площни диаграми: полезни за кумулативни магнитуди, опасни поради припокривания

Площните графики са подобни на линейните графики, но с разликата, че пространството под линията е запълнено с цвятТова ги прави особено интересни, когато искате да подчертаете кумулативните обеми или относителния принос на различните компоненти във времето.

Например, те могат да работят много добре за представят как различните продуктови линии допринасят за общите месечни продажбиили как времето се разпределя между различните дейности за даден период. Ефектът на „пълнежа“ предава усещане за обем и тежест, което може да бъде много полезно в определени разкази.

Основната му слабост обаче е, че когато има няколко припокриващи се области, Сериите, които остават на заден план, стават трудни за интерпретация.Дори когато се играе с прозрачността, е лесно някои слоеве да станат практически скрити или читателят да не може ясно да различи къде започва и свършва всяка област.

Следователно, ако решите да използвате площни диаграми, препоръчително е ограничете броя на сериите и изберете цветове с добре обмислени контрастиКогато приоритетът е точното сравняване на отделни стойности, може да е за предпочитане да се избере конвенционална линейна диаграма или подредена диаграма с по-малко измерения.

Накратко, площните диаграми са мощен инструмент за разказване на истории за кумулативните величини, но Те не са най-добрият вариант, когато се изисква много прецизно отчитане на всяка стойност. или когато много променливи се обработват едновременно.

Кръгови и поничести диаграми: кога да ги избягвате (почти винаги)

Кръговите диаграми и поничковидните диаграми са сред най-известните на широката публика, но те също така са, далеч от... Това са някои от нещата, които е най-добре да се избягват в Excel, освен в много специфични случаи.Тяхната цел е да покажат как общата сума се разделя на няколко части, но начинът, по който го правят, не винаги допринася за яснота.

Основният проблем е в това Сравняването на ъгли и площи на сектори не е толкова интуитивно, колкото сравняването на дължини.Когато разликите между сегментите са малки или броят на категориите е голям, е почти невъзможно точно да се определи коя допринася повече или по-малко за общата сума. Добавянето на етикети с малки проценти около кръга напълно компрометира четимостта.

Следователно, добро правило е Не използвайте кръгови диаграми с повече от пет сегментаОт този момент нататък представянето става неясно и се превръща в естетическо упражнение с малка аналитична стойност. Ако имате много категории, е по-добре да групирате по-малките в „други“ или просто да използвате сортирана стълбовидна диаграма или друг по-прецизен формат.

Пръстеновидните диаграми споделят същите проблеми и дори ги изострят, като добавят централна празнина, която Това намалява визуалната повърхност на всеки сегмент и допълнително усложнява сравнението.Въпреки че може да изглеждат „хубаво“ в презентация, те рядко са най-подходящият вариант за сериозен анализ.

В обобщение, ако целта ви е читателят бързо да разбере как се дели общата сума, Стълбовидната диаграма, подредена от най-високата към най-ниската, обикновено е много по-ясна от кръговата диаграма.Запазете кръговите диаграми за много прости случаи, с много малко категории и много забележими разлики между тях.

Точкови диаграми и как да се покажат ключови точки на кривата

Точковите диаграми са идеалният инструмент, когато искате анализирайте връзката между две числови променливиПредставяне на едната по оста X и другата по оста Y. Те са особено полезни за визуализиране на корелации, разпределения на данни, точкови диаграми и модели, които не се виждат в таблици.

В много случаи, когато се работи с експериментални данни или пикове на активност, е от интерес да се маркирайте максималната стойност на крива или конкретна точкаВ Excel това може да се направи, като изберете серията от точкови диаграми и добавите етикети на данни само до точката, която искате да маркирате, или като създадете втора серия, която съдържа само тази стойност и ѝ дадете различен формат (различен цвят, по-голям размер, различен маркер).

Една грешка, която трябва да се избягва при дисперсията, е небрежно смесване на данни, които не са правилно форматирани като числаАко някоя от осите съдържа текстови стойности или невалидни клетки, диаграмата може да се провали или да покаже неправилно разположени точки. Изключително важно е да се прегледа внимателно диапазонът от данни, особено когато той идва от CSV файлове или външен импорт.

Друг важен аспект е изборът на правилния диапазон на осите. Excel е склонен да Автоматичното настройване на скалите е възможно, но в някои случаи това може да даде преувеличено усещане за вариация. Или, обратно, изравнете разликите твърде много. Ръчното настройване на минималните и максималните граници може да помогне за по-точно представяне на историята, която искате да разкажете.

И накрая, ако ще работите с много данни, е добра идея Минимизирайте елементи като линии на мрежата, рамки и декорацииВ гъстата точкова диаграма важното е точките да са ясно различими и ако има тенденция, тя да може да бъде идентифицирана с един поглед, дори да се добави линия на тенденцията, когато е уместно.

По-рядко срещани напреднали графики: кога блестят и кога се объркват

В допълнение към класическите диаграми, Excel включва По-необичайни видове графики, които, когато се използват правилно, могат да предоставят много интересна перспектива към вашия анализ. Те обаче са и плодородна почва за естетически злоупотреби и объркване, ако се прилагат без критерии.

Тези усъвършенствани формати включват радарни (или паякообразни) диаграми, водопадни диаграми, фуниевидни диаграми, балонни диаграми, диаграми с етапи, персонализирани диаграми на действителните спрямо целевите стойности, винетни диаграми, стъпаловидни диаграми, диаграми на торнадо и все по-популярните скоростомери. Всички те имат своето предназначение, но разбирането им е ключово. кога предоставят реална стойност и кога е най-добре да ги избягвате.

Общ принцип за тези диаграми е винаги да се дава приоритет Четливостта и достъпността са по-важни от визуалното въздействиеТабло, пълно с екзотични графики, може да изглежда много „модерно“, но ако публиката не ги разбере от пръв поглед, целта на визуализацията се губи.

Ще разгледаме всеки от тези формати, като разгледаме най-подходящите им приложения и рисковете от небрежното им използване, за да знаете кои от тях могат да ви помогнат да разкажете историята си по-добре и кои трябва да се използват само в много специфични контексти.

Радарна или паякообразна диаграма: за много специфични многовариантни сравнения

Радарната диаграма, известна още като паякообразна диаграма, представлява няколко променливи по радиални оси, които произхождат от общ центърВсяка категория е поставена на ос, а стойностите са свързани заедно, образувайки един вид паяжина, която позволява глобално сравнение на профила на всяка серия.

Този тип диаграма е особено полезна за сравняване на силните и слабите страни на различните елементи: продукти спрямо критерии за качество, умения на служителите спрямо стандарт, резултати от проучвания в различни измерения и др. С един поглед е ясно къде всяка серия се отличава и къде не е достатъчно добра.

Проблемът е, че когато се добавят твърде много сериали или твърде много категории, Паяжината се превръща в смесица от припокриващи се линии и полигони много трудно за четене. Освен това, човешкото око не е много добро в оценяването на радиалните разстояния и многоъгълните площи, така че точното сравняване на стойностите може да бъде сложно.

Ето защо е препоръчително да се използват радарни карти с ограничен брой категории и малко серииИ само когато целта е да се покаже общ „профил“, а не точно числово отчитане. Ако се нуждаете от абсолютна точност, таблица или сегментирана стълбовидна диаграма вероятно ще работят много по-добре.

В презентациите тези графики могат да имат значително визуално въздействие, но е важно Обяснете ясно на обществеността какво представлява всяка ос и как да интерпретира областите.за да се избегнат погрешни тълкувания или прибързани заключения.

Водопадната диаграма: много полезна във финансите, опасна, ако категориите се използват прекомерно

Диаграмата на каскадата се използва за да се покаже как началната стойност се влияе от поредица от увеличения и намаления, докато се достигне краен резултатТова е много често срещано във финансовата среда: разбивка на приходите, анализ на маржа, развитие на нетната печалба, промени в бюджета и др.

Силата му се крие във факта, че разделя общата сума на перфектно видими положителни и отрицателни блоковеТова улеснява разбирането къде печелите и къде губите. Всяка междинна колона представлява фактор, а цялата диаграма рисува ясна картина от началната точка до финалната линия.

Рискът възниква, когато Включени са твърде много междинни елементи или са смесени разнородни понятия.Диаграма тип „водопад“ с двадесет различни колони може да бъде толкова объркваща, колкото и безкрайна таблица, и губи онзи педагогически ефект, който я прави толкова мощна.

Етикетирането и мащабирането също трябва да се следят. Ако категориите и стойностите не са ясно представени, Читателят може да интерпретира погрешно приноса на увеличенията и намаленията.или неясното виждане на относителната тежест на всеки един от тях. В управленски контексти, където решенията се вземат бързо, това може да бъде особено деликатно.

Използвана пестеливо, каскадната диаграма е един от най-ценните разширени формати на Excel, но Трябва да се запази за анализи, при които последователното разпределение е наистина уместно. и не просто като декорация.

Фуниевидна диаграма: добра за процеси, лоша, ако се използва за всичко

Фуниевидната диаграма се използва за представяне последователни процеси, при които обемът се намалява етап по етапТова е много типично в маркетинга и продажбите: посещения на уебсайтове, потенциални клиенти, възможности, предложения, сключени продажби и др.

Визуално, това показва серия от хоризонтални блокове, които Те се стесняват прогресивно, за да отразят спада в обема през целия процес. Това помага бързо да се идентифицира къде се губят най-много възможности, къде са концентрирани пречките и кои фази заслужават повече внимание.

Често срещана грешка е желанието да се използва фуниевидната диаграма, за да всякакъв вид йерархична или намаляваща информацияВъпреки че не представлява истински последователен процес, когато използването му е наложено извън контекста на конверсията или ясните потоци, интерпретацията става объркваща и диаграмата губи смисъла си.

Освен това, ако разликите между етапите са много малки, Визуалният ефект на фунията е значително намаленИ може би сортирана стълбовидна диаграма или проста таблица с коефициенти на конверсия би била по-ясна и по-честна алтернатива с данните.

Накратко, използвайте фуниевидната диаграма само когато наистина искате. визуализирайте процес с количествено измерими входни и изходни даннии избягвайте да го използвате само защото изглежда „хубаво“ на таблото.

Балонна диаграма: мощна за три променливи, проблематична, ако ефектът се използва прекомерно

Балонната диаграма е естествено продължение на точковата диаграма, където Всяка точка е представена като балон, чийто размер зависи от трета променливаПо този начин, в едно и също 2D пространство, показвате три измерения: позиция в X, позиция в Y и величина през площта на балона.

Този тип визуализация е много полезна, когато имате нужда анализирайте сложни взаимовръзки между три фактораНапример, цена, възприемано качество и продажби на различни продукти; или приходи, разходи и печалба по регион; или всяка подобна комбинация в пазарни проучвания или анализ на производителността, или дори прехвърлете ги в Power BI когато имате нужда от интерактивни възможности.

Ахилесовата му пета е, че Сравняването на площи на балончета не е толкова интуитивно, колкото сравняването на височини или дължини.Човешкото око е склонно да подценява или надценява разликите в размера и ако мащабът не е избран добре, някои мехурчета могат да изглеждат много по-големи, отколкото са в действителност.

Също така трябва да избягвате претрупването на диаграмата с твърде много балончета. Ако запълните пространството с десетки точки, Мехурчетата се припокриват и цялото губи четливостВ такива случаи е препоръчително данните да се филтрират, групират или сегментират, преди да бъдат показани, така че читателят да може да си направи заключения, без да се изгуби в море от кръгове.

Използвайте балонни диаграми, когато и трите оси на информацията са наистина релевантни за вашия анализ и Ясно обяснете на публиката какво представлява размерът на всяко балонче.за да не си направи никой грешен извод.

Други разширени графики: етапи, действителни спрямо целеви, винетки, разпръснати графики, торнада и скоростомери

В допълнение към типовете, по-видимо вградени в интерфейса, Excel ви позволява да създавате персонализирана разширена графика чрез комбинации от серии и форматикоито са особено ценни във финансовата и управленската област.

Например, диаграмите с етапи подчертават ключови дати по времева линияпомагайки за поставянето на данните в техния исторически контекст и за комуникирането на нефинансовата аудитория с нейното настоящо състояние и постигнатото до момента.

Диаграмите „действителни спрямо целеви“ (очаквани спрямо реалност) са комбинации от колони, линии или други елементи, които Те сравняват постигнатото представяне с поставената цел.Въпреки че няма единен шаблон за създаването им, те са от съществено значение, за да покажат по визуално директен начин дали сте в съответствие с целите.

Графиките с водещи точки са компактни и изключително ефективни: В малко пространство те показват истинската стойност, целта и качествената основа. (например, добри, средни, лоши диапазони). Ето защо те се използват толкова често в таблата за управление, тъй като концентрират много информация, без да претоварват отчета с хиляди разпръснати цифри.

Стъпкасти или стъпаловидни диаграми, от своя страна, позволяват по-добра визуализация на резки скокове в производителносттапоказване на хоризонтални сегменти и дискретни промени вместо гладки линии. Това изяснява къде всъщност се случват промените и помага за интерпретиране на историческите данни, за да се проектират бъдещи сценарии по-точно.

Графиките на Торнадо са изградени от сравнителни ленти, подредени от най-високата към най-нискатаТова обикновено се използва за анализ на чувствителността или за сравняване на показател от два източника (например, продажби на различни продукти в два магазина). Подредени в низходящ ред, те образуват един вид торнадо, което ви позволява да видите с един поглед къде са концентрирани най-големите разлики.

Накрая, графиките в стил скоростомер, вдъхновени от таблата на автомобилите, показват индикатор върху дъга, разделена на зони (червено, жълто, зелено)Те са много популярни във финансовите табла за наблюдение на ключови показатели за ефективност (KPI), тъй като бързо показват дали дадена стойност е в приемлив диапазон или не, въпреки че трябва да се използват с повишено внимание, за да се избегне визуално преувеличаване на минимални промени.

Същият принцип важи и за всички тези усъвършенствани графики: Ако не изясняват посланието, най-добре е да не ги използвате.Целта не е да се запълни докладът с визуални „джаджи“, а по-добре да се съобщи информация, критична за вземането на решения.

Общи най-добри практики при работа с диаграми в Excel

Независимо от вида на избраната от вас диаграма, има редица насоки, които Те ще ви помогнат да направите визуализациите си по-чисти, по-разбираеми и по-професионални.избягване на грешки, които постоянно се наблюдават в презентации и доклади.

Първо, той твърди, че изходните данни са надеждни, пълни и актуалниНикоя диаграма, колкото и впечатляваща да изглежда, няма да компенсира неправилни, остарели или лошо консолидирани данни. Ако базата данни е дефектна, диаграмата ще бъде подвеждаща в най-добрия случай и опасна в най-лошия.

Второ, Винаги избирайте типа графика, която най-добре представя съобщениетоне е най-визуално впечатляващото. Дайте приоритет на бързото четене и интуитивното разбиране пред естетическото въздействие. Също така, опитайте се да сведете до минимум броя на вторичните оси и дублиращите се мащаби, тъй като те често водят до объркване и погрешни тълкувания.

Трето, обърнете внимание на основния дизайн: Използвайте проста и последователна цветова палитра и елиминирайте ненужните линии на мрежата.Избягвайте излишни 3D ефекти и засенчване. Всеки визуален елемент, който не предоставя полезна информация, е разсейващ фактор, който възпрепятства интерпретацията.

И накрая, практикувайте емпатия с аудиторията си. Запитайте се Какво точно трябва да види човекът, който ще чете доклада?Какъв е контекстът, колко време ще му отделят и какво решение трябва да вземат въз основа на тези данни? Адаптирането на нивото на детайлност, вида на диаграмата и начина, по който е представена на тази аудитория, ще направи разликата между забравим доклад и истински инструмент за управление.

В крайна сметка, ключът към избягването на грешки с диаграмите в Excel не е познаването на всички екзотични типове, които съществуват, а Да знаеш кога да избягваш объркващи и кога да избереш по-прости алтернативи и как да приложите няколко добри практики за дизайн и качество на данните, които ще накарат вашите визуализации да разказват правилната история, без излишни украшения и с максимална яснота.