- Електронното фактуриране B2B ще бъде задължително за всички испански компании и самонаети лица в рамките на 1 или 2 години от министерската заповед, която активира решението за публично фактуриране.
- Испанската данъчна агенция (AEAT), чрез Verifactu и хранилището за публични фактури, ще следи за целостта на данните, сроковете за плащане и борбата със закъснелите плащания.
- Компаниите трябва да използват структурирани формати (особено Facturae), одобрен софтуер и да съхраняват фактурите в дигитален вид поне 4 години.
- Неспазването на задължителното електронно фактуриране може да доведе до високи санкции, но предвиждането на промяната ви позволява да постигнете ефективност и да намалите административните разходи.
Задължителното електронно фактуриране ще промени изцяло начина, по който фирмите и фрийлансърите фактурират в Испания. Ако притежавате бизнес, работите на свободна практика или работите в административен отдел, ще искате да разберете какво изисква законът, какви са действителните срокове и какви инструменти ще ви трябват, за да избегнете закъснение и риск от санкции.
Въпреки че тази тема се обсъжда от години, широкото внедряване на електронното фактуриране между предприятия (B2B) все още е във фаза на внедряване и зависи от ключови регулаторни развития: техническите регламенти за Закона Crea y Crece и Министерската заповед, която ще регулира решението за публично фактуриране. Междувременно вече има активни задължения (особено с правителството) и сравнително добре определен график, който трябва да се следи отблизо.
Какво точно е електронна фактура и какво я прави „задължителна“?
Когато говорим за електронна фактура, не говорим за обикновен PDF файл, прикачен към имейл, а за структуриран документ в електронен формат , който се издава, изпраща, получава и съхранява изцяло дигитално, спазвайки много специфични технически и правни изисквания.
Този тип фактура обикновено се генерира във формати, базирани на XML (като Facturae, UBL или CII), които позволяват на счетоводните системи, ERP и платформите за фактуриране да я четат и обработват автоматично, без да се въвеждат данни на ръка или да се преглеждат цифри на хартия.
Валидната електронна фактура трябва да гарантира автентичността на издателя и целостта на съдържанието (обикновено чрез електронен подпис или защитени канали за предаване), да включва всички задължителни полета на Регламента за фактуриране (данъчен номер, данъчни основи, ставки и такси по ДДС, дати, описание, условия за плащане и др.) и да се съхранява в оригиналния си формат за законоустановения период на съхранение.
Описваме го като „задължително“, когато специфично правило изисква при определени операции (например между компании и професионалисти в Испания или с публичната администрация) тази фактура винаги да се издава и получава в електронен формат и да отговаря на специфичен стандарт.
Правна рамка: Закон за създаване и развитие, Закон за борба с измамите, Verifactu и ролята на AEAT
Задължението за използване на електронно фактуриране в Испания се основава на два основни, допълващи се регулаторни стълба: Закон 18/2022 за създаването и растежа на дружествата („Закон за създаване и растеж“) и Закон 11/2021, известен като Закон за борба с измамите . Всеки от тях разглежда различен, но тясно свързан аспект.
От една страна, Законът „Създавай и развивай“ има за цел да насърчи предприемачеството, да намали бюрократичните пречки и да обобщи електронното фактуриране в B2B, за да подобри прозрачността и да се бори със закъснелите плащания. Член 12 въвежда постепенното задължение за използване на електронно фактуриране при транзакции между предприятия и професионалисти.
От друга страна, Законът за борба с измамите се фокусира върху борбата с данъчните измами и регулира т. нар. електронни системи за фактуриране (EBS), като изисква софтуерът да отговаря на редица изисквания за предотвратяване на манипулации (изтриване на фактури, двойна употреба, промяна на записи и др.). В тази рамка беше създадена системата Verifactu , отговорна за автоматичното изпращане на записи за фактуриране до Данъчната агенция.
Агенцията за държавна данъчна администрация (AEAT) ще играе водеща роля: тя трябва да разполага с публично решение за електронно фактуриране , което да действа като централно хранилище и източник на информация за контрол на закъснелите плащания, както и с механизми за получаване на отчети за плащания, закъснения или неплащания от компании и професионалисти.
Когато B2B фактурите се обменят изцяло чрез частни платформи, тези платформи трябва автоматично да изпращат копие от всяка фактура до публичната система . Оттам Испанската данъчна агенция (AEAT) ще извлича статистически данни за плащанията и крайните срокове, които ще се подават в Държавната обсерватория за частни закъснели плащания, за да се следи кои сектори спазват правилата по-ефективно или по-малко ефективно.
Календар: Кога електронното фактуриране между компаниите ще стане задължително?
Въпросът за милион долара е кога електронното фактуриране между бизнеса и професионалистите ще стане задължително. Отговорът зависи от няколко регулаторни етапа и е отложен, но общата структура е ясна: поетапно внедряване, базирано на обема на фактурите.
Законът „Създавай и развивай“ влезе в сила на 19 октомври 2022 г., но спря действието на член 12 (електронно фактуриране B2B) до неговото регулаторно разработване и одобряване на министерската заповед, регулираща техническите подробности на публичното решение и приетите формати.
Това развитие се осъществява чрез Кралски указ и Министерска заповед от Министерството на финансите . Проектът на Кралски указ беше представен за обществено обсъждане през юни 2023 г., а Министерският съвет одобри текста, който разработва електронната фактура B2B, на 24/25 март 2026 г., в очакване на заповедта, която ще активира системата.
След публикуването на министерската заповед, регулираща решението на AEAT за публично фактуриране, ще започнат да текат крайните срокове за фирмите и самонаетите лица, които са следните:
- Компании с оборот над 8 000 000 евроТе ще имат срок от 1 година след публикуването на министерската заповед да се адаптират и да започнат да издават и получават електронни фактури в своите B2B взаимоотношения. В сценариите за дати, обработвани от AEAT, това би могло да ни постави около юли 2027 г.
- Фирми и самонаети лица с оборот под 8 000 000 евроТе ще имат площад от 2 години от същата тази Заповед за адаптиране, което предвидимо би довело до средата на 2028 г.
От този момент нататък, при B2B операции в Испания общото правило ще бъде електронно фактуриране и цифрово съхранение за период от поне 4 години , достъпно за данъчни проверки и проверки по всяко време.
Струва си да се отбележи, че 2026 г. се очертава като критична преходна година : въпреки че пълното задължение за B2B няма да влезе в сила, докато не започнат да текат крайните срокове, компаниите, които изпреварят крайните срокове, ще имат повече свобода на действие да тестват системи, да изграждат екипи и да усъвършенстват процесите, без да се чувстват прибързани.
Връзка с Verifactu и програми за фактуриране
B2B електронното фактуриране и Verifactu са различни части от пъзела, макар и тясно свързани. Докато първото се фокусира върху формата и канала за обмен на фактури , Verifactu се занимава с автоматичното подаване на записи за фактуриране до Испанската данъчна агенция (AEAT) и целостта на тези данни.
След внедряването на Verifactu (юли 2025 г.), програмите за фактуриране, които искат да бъдат актуални, трябва да предоставят серия от функционалности: да генерират пълен и непроменим запис за всяка фактура, да го изпращат до AEAT по избор или автоматично и да оставят недвусмислено доказателство, че няма манипулация.
Планираният график в тази област, след обявения в края на 2025 г. едногодишен мораториум, е приблизително следният: фирмите (юридическите лица) трябва да използват софтуер, съвместим с Verifactu, от 1 януари 2027 г. , докато самонаетите лица и другите данъкоплатци ще имат срок до 1 юли 2027 г.
Засега, с изключение на тези, които вече са задължени чрез други средства (например, фактуриране на администрацията), не е задължително да се изпращат всички фактури до AEAT чрез Verifactu, но ще бъде задължително да се използват одобрени или адаптирани програми, които отговарят на техническите изисквания на Закона за борба с измамите.
На практика това означава, че ще трябва да прегледате текущия си софтуер за фактуриране и да прецените дали да надстроите до Verifactu и B2B електронно фактуриране, дали е необходимо да интегрирате специфичен API или е по-добре да мигрирате към ERP или облачно решение, което вече е подготвено и за двете.
Задължителни изисквания и изключения: кой трябва да издава електронни фактури
Крайната цел е задължението да обхване почти всички B2B транзакции на испанска територия , но регламентите предвиждат нюанси в зависимост от вида на транзакцията, обема на бизнеса и териториалния обхват.
Първо, има група данъкоплатци, които са задължени да правят това от години: всички компании и самонаети лица, които фактурират публичните администрации, са длъжни да издават електронни фактури от януари 2015 г., в съответствие със Закон 25/2013 и Закона за обществените поръчки.
Освен това, тези, които действат като изпълнители и подизпълнители за администрацията по договори над определени суми, също трябва да използват електронно фактуриране в отношенията си помежду си, когато се извършват плащания по тези обществени договори.
Със Закона Crea y Crece електронното фактуриране се разширява до всички транзакции между предприятия (B2B). Очаква се, след като изминат една или две години от министерската заповед, всички частни испански предприятия ще бъдат задължени да използват електронно фактуриране, когато получателят е фирма или професионалист, установен в Испания.
Въпреки това съществуват и се обсъждат някои възможни изключения или освобождавания , които ще определят действителния обхват на задължението. Сред тези, които се появяват в проекти и предварителни съобщения, се открояват следните:
- B2C операцииЗадължението понастоящем не се разпростира върху транзакции с крайни потребители. С други думи, продажбите на частни клиенти все още могат да бъдат документирани с хартиени фактури или неструктурирани формати, освен ако друг регламент не го изисква.
- Транзакции с чуждестранни клиентиИзключени биха били онези, при които едната от страните няма седалище на икономическа дейност, място на стопанска дейност или местоживеене или обичайно местопребиваване за целите на фактурирането в Испания.
- Някои самонаети лица и МСП с много малък обем дейностРазглеждат се сценарии за освобождаване от данък за данъкоплатци, които фактурират по-малко от 85 000 евро годишно, тези, които плащат данъци по опростения данъчен режим, някои селскостопански сектори или определена търговия на едро, въпреки че тези подробности ще трябва да бъдат потвърдени в окончателните разпоредби.
- Транзакции с ниска стойностМного транзакции под 400 евро или такива, за които вече се използват опростени фактури, биха могли да бъдат изключени от строгото задължение за структурирано електронно фактуриране, както и суми под 3.000 евро в сектори като хотелиерство, пътнически транспорт или фризьорство, наред с други.
Във всеки случай, дори когато издаването на електронни фактури не е задължително в дадена ситуация, нищо не пречи на данъкоплатеца доброволно да избере винаги да използва електронни фактури, за да стандартизира своите процеси , нещо, което в средносрочен план може значително да опрости вътрешното управление.
Технически изисквания, формати и документи за фактури
За да се спазят разпоредбите, не е достатъчно просто да се „дигитализира“ фактурата; това трябва да бъде направено във формат, който отговаря на изискванията за структуриране и оперативна съвместимост, установени от закона. В Испания референтният стандарт е Facturae , официалният формат, насърчаван от Министерството на икономиката.
Facturae се базира на XML файл с много строга структура (в момента най-широко използваната версия е 3.2.2), където всяка част от данните се посочва в съответния си етикет: информация за издателя и получателя, подробни редове, данъци, общи суми, методи на плащане и др. Дори малка структурна грешка може да доведе до автоматично отхвърляне от платформите, които валидират фактурата.
Наред с Facturae, регламентите предвиждат приемането на други стандартни структурирани формати, широко използвани в международен план, като UBL (Universal Business Language) или CII, и дори PDF с електронен подпис в определени контексти, при условие че са гарантирани автоматичното му четене и оперативната съвместимост с други системи.
В сектори като транспорт и логистика, приемането на фактури и структурирани формати е особено напреднало, тъй като те позволяват интеграцията на електронни фактури с TMS, ERP, eCMR системи и бележки за доставка , намалявайки несъответствията в сумите и автоматизирайки съгласуванията.
Независимо от формата, софтуерът, който използвате за фактуриране, трябва да може да издава, получава и съхранява фактури в тези стандарти , както и да обменя задължителни статуси (изпратена, приета, отхвърлена, платена и др.), което е ключово за контрол на сроковете за плащане и борба със закъснелите плащания.
Предимства за компаниите и самонаетите лица, освен спазването на закона
Задължителното използване може да звучи като налагане, но истината е, че добре внедрената система за електронно фактуриране предлага много ясни предимства в ежедневието , особено за тези, които боравят със значителен обем документи.
В икономически план, преминаването от хартиен към електронен формат драстично намалява разходите за печат, доставка, физическо архивиране и унищожаване на документи . Освен това, намалява човешките грешки, като елиминира необходимостта от преписване на данни, което води до по-малко връщания и по-малко време, загубено за корекции.
Освен това, централизирането на всички фактури в достъпно дигитално хранилище значително рационализира процеса на намиране на информация, отговаряне на заявки и подготовка на счетоводни приключвания или данъчни декларации. Свързването със счетоводни системи или данъчни формуляри е значително опростено.
От гледна точка на финансовото управление, комбинацията от електронно фактуриране с отчети за състоянието и системи като Verifactu прави много по-трудно прикриването на забавяния на плащанията . Това би трябвало да насърчи култура на по-разумни условия на плащане и да намали търговската просрочия, което е изрична цел на Закона Crea y Crece.
И накрая, въздействието върху устойчивостта и сигурността не е незначително: намаляването на използването на хартия и физическия транспорт на документи намалява екологичния отпечатък, докато съхранението в облак и архивирането минимизират риска от загуба на данни поради хардуерни повреди или добре управлявани инциденти със сигурността.
Критерии за избор на софтуер и планиране на дигиталния преход
Ключът към постигането на всичко горепосочено е софтуерът за фактуриране. Изборът на правилния софтуер – или щателният преглед на този, който вече използвате – е от решаващо значение за плавния преход. Не става въпрос само за спазване на закона, но и за постигане на ефективност в ежедневната ви работа.
Като цяло е разумно да се избере счетоводно или фактуриращо решение, което е съвместимо с Facturae, готово за Verifactu и което позволява автоматизирането на възможно най-много процеси . В идеалния случай системата трябва да интегрира фактуриране, счетоводство, събиране на вземания, плащания, инвентаризация и, ако е възможно, заплати, за да се избегнат информационни силози.
При оценката на инструменти е важно да се вземат предвид аспекти като използваемостта на интерфейса (че е интуитивен и не изисква магистърска степен за издаване на фактура), лекотата на обучение за екипа и кривата на адаптация. Една много мощна, но неизползваема програма често се оказва недостатъчно използвана.
Важно е също така софтуерът да е мащабируем и да се интегрира с други решения, които вече използвате или може да са ви необходими (CRM, POS, платформи за електронна търговия, банкиране и др.), за предпочитане чрез API или стандартни конектори. Това ще окаже огромно влияние с разрастването на бизнеса ви.
Що се отнася до инфраструктурата, много фирми избират облачни приложения, които позволяват достъп от всяко място, дистанционна работа и елиминират необходимостта от поддръжка на собствени сървъри , извършване на ръчни актуализации на версиите или обработка на локални архиви.
Вътрешно обучение и практически стъпки за адаптиране
Колкото и добър да е софтуерът, ако хората, които го използват ежедневно, не го овладеят, промяната може да се превърне в източник на неудовлетвореност. Ето защо е важно да се планира основно, добре фокусирано обучение за персонала, който издава, получава или преглежда фактури.
Една добра стратегия обикновено комбинира кратки обучителни сесии за основно използване на софтуер с кратки справочни материали (вътрешни ръководства, кратки видеоклипове, ЧЗВ) и период на по-интензивна поддръжка, докато се въвежда промяната. Колкото по-лесно е за хората да задават въпроси и да получават отговори на съмненията си, толкова по-плавен ще бъде преходът.
Също така не е препоръчително да се опитвате да дигитализирате всичко наведнъж. Най-разумният подход е да се изготви график с постепенни стъпки , като се започне например с малка група клиенти или доставчици, с които е лесно да се работи, или със специфични видове документи, и се разшири обхватът, когато системата се стабилизира.
Целта е да се спазят задължителните срокове с вече съществуващи процеси, без да се налага импровизация в последния момент. Това включва преглед на вътрешните работни процеси (как се одобряват фактурите, кой ги валидира, как се сверяват плащанията) и адаптирането им към новата дигитална среда, вместо просто да се възпроизвежда процесът, базиран на хартиени документи.
Накрая, ще бъде от съществено значение да се съобщи промяната на клиентите и доставчиците , да се обясни как желаят да получават или изпращат фактури и да се договорят формати и канали, за да се избегнат недоразумения (например дали ще се използват частни платформи, сертифициран имейл, клиентски портали и др.).
Специфични задължения в областта на транспорта и логистиката
Транспортният и логистичният сектор е един от най-засегнатите от реформата, както поради обема на транзакциите, така и поради необходимостта от синхронизиране на счетоводните и логистичните данни . Тук задължителното електронно фактуриране е не само данъчен въпрос, но и оперативен.
Транспортните компании трябва окончателно да се откажат от изпращането на фактури в PDF или хартиен формат и да преминат към оперативно съвместими структурирани формати (Facturae, UBL или CII), които се интегрират с TMS, ERP и платформи на големи международни спедитори или клиенти.
Данните във фактурата трябва да съответстват на свързаните логистични документи (транспортни поръчки, eCMR, бележки за доставка). Всякакви несъответствия в теглото, опаковките или датите могат да доведат до отхвърляне на фактури, забавяне на плащанията или дори до санкции, ако бъдат открити модели на проследяване.
Освен това, логиката на състоянията (фактура изпратена, приета, отхвърлена, платена) става особено важна, за да се избегнат съдебни спорове и забавяния на плащанията , както и за да се спазват максималните срокове за плащане, които законът засилва като мярка срещу забавени плащания.
Въпреки че някои специфични технически задължения за транспорта все още зависят от окончателните регулаторни разработки, ясно е, че компаниите в сектора, които предвиждат промените – чрез адаптиране на своите TMS, ERP и платформи за обмен на документи – ще имат значително предимство, когато електронното фактуриране стане напълно неизбежно.
Санкции и рискове от неспазване на задължителното електронно фактуриране
Пренебрегването на тези промени не е опция. Регламентите предвиждат редица глоби и финансови санкции за тези, които, бидейки задължени да го правят, не издават, управляват или съхраняват правилно електронните си фактури или използват софтуер с двойна употреба или несъвместим софтуер.
Сред санкциите, разглеждани в проектите на наредби и в практиката на Администрацията, са глоби до 10 000 евро за нарушения, свързани със системите за фактуриране, които могат да бъдат увеличени в случаи на рецидив или когато се докаже ясно намерение за измама.
Вземат се предвид и санкции, изчислени като процент от обема на неправилно фактурираните транзакции , например 1% от общата неправилно регистрирана сума, като минималните и максималните суми на тримесечие могат да варират от 300 до 6.000 евро.
Ако нарушението засяга съхранението или запазването на фактурите (например, те не се съхраняват в продължение на изискваните 4 години или не е възможно да бъдат извлечени в оригиналния им формат), глобите могат да бъдат определени на 300 евро за всяка засегната транзакция или 2% от сумата на съответните фактури, което от двете е по-високо.
Освен прякото икономическо въздействие, използването на несъответстващ софтуер или липсата на проследимост във фактурите може да доведе до загуба на помощ, като например „Цифров комплект“ , проблеми с репутацията на клиенти и доставчици и дори, в много сериозни случаи на данъчни измами, до временно спиране на дейността или анулиране на регистрацията на данъкоплатеца.
Как могат да се подготвят фрийлансърите, малките и средни предприятия и големите компании?
Адаптирането към електронно фактуриране не е задължително да бъде травмиращо, ако се подходи към него като добре планиран проект за дигитализация , а не просто като формалност в последния момент. Въпреки че окончателните технически детайли все още зависят от предстоящи разпоредби, има стъпки, които можете да предприемете още сега.
За самонаетите лица първата стъпка обикновено е да изберат проста, но съвместима с електронно фактуриране програма за фактуриране , да конфигурират цифровия сертификат , да се запознаят с новия формат на фактурите и да гарантират, че цялата документация се съхранява сигурно и организирано.
В случай на малки и средни предприятия и по-големи компании, може да е необходим малко по-широк проект, включващ одит на текущата система, интеграция със счетоводство, банки и инвентаризация , дефиниране на нови работни процеси за одобряване на фактури и обучение на различни екипи (администрация, финанси, продажби и др.).
Във всички случаи е силно препоръчително да сте в крак с регулаторните промени (чрез консултации с официални източници или чрез разчитане на специализирани консултанти) и да не се колебаете да поискате професионална помощ, особено ако обработвате големи обеми фактури или работите в няколко държави с различни разпоредби.
Целта е, когато изискването е напълно въведено, издаването, получаването и архивирането на електронни фактури да бъде естествена част от ежедневните операции на бизнеса, без прекъсвания или смущения в дейността.
Широко разпространеното въвеждане на задължителното електронно фактуриране може да изглежда като сложно предизвикателство, но ако се управлява ефективно, то се превръща в реална възможност за модернизиране на процесите, намаляване на разходите, получаване на контрол върху финансите и подобряване на отношенията с държавните агенции и бизнес партньорите . Ранното започване на подготовката е най-добрият начин това законово задължение да се превърне в ясно конкурентно предимство.
