Автоматичен отговор в WhatsApp: Пълно ръководство за настройването му

Информатек Дигитал » приложения » Автоматичен отговор в WhatsApp: Пълно ръководство за настройването му

Ако използвате WhatsApp ежедневно, знаете, че не винаги можете да отговаряте мигновено. За тези моменти, наличието на автоматичен отговор в WhatsApp или поне добре конфигурирани автоматични отговори е безценно: спестява време, управлява очакванията и поддържа разговора, дори когато не сте на разположение.

Днес има няколко начина да се постигне това: на Android с приложения, които използват известия ; на iPhone, използвайки официалните инструменти на WhatsApp Business ; и освен това WhatsApp тества начин за оставяне на гласови бележки след неотговорени повиквания , който действа като телефонен секретар за повиквания, направени чрез самото приложение. Нека разгледаме пълно ръководство, за да накараме всичко това да работи.

Какво всъщност означава „автоматично отговаряне“ в WhatsApp днес?

Когато говорим за гласова поща в WhatsApp, всъщност имаме предвид две концепции: от една страна, автоматични отговори на съобщения в чата (съобщения за отсъствие, приветствени съобщения, бързи отговори и др.); от друга, опцията да оставите аудио съобщение, когато не отговаряте на повикване , която WhatsApp в момента пуска в бета версия. Това са допълващи се решения: първото се справя с ежедневните задачи в чата; второто симулира традиционна система за гласова поща в контекста на обажданията в WhatsApp.

В Android официалното приложение не предлага автоматични отговори, но приложения на трети страни могат да постигнат това, като четат и отговарят директно от известия . В iPhone опциите извън официалното приложение са много ограничени без джейлбрейк, така че най-практичният начин да направите това е с WhatsApp Business , който предлага приветствени съобщения, съобщения за отсъствие и бързи отговори за професионална употреба.

Освен това, бета версията на WhatsApp за Android включва бутон за записване и изпращане на гласова бележка, когато получателят не отговори на повикване. По този начин човекът получава както известие за пропуснато повикване, така и вашето аудио съобщение в чата, всичко на едно място без никакви допълнителни стъпки.

За бизнеса и екипите за поддръжка тези функции са ключови: данните показват, че 62% от клиентите вярват, че марките могат по-добре да персонализират своите преживявания, например като предлагат канали като WhatsApp Business ; а 64% искат чатботовете да предоставят услуги наравно с човешките агенти. Автоматизацията без загуба на човешкия контакт е пътят напред.

Ако обмисляте да създадете своя собствена система за отговор в WhatsApp , по-долу обяснявам какво можете да правите на Android, как работи на iPhone с Business и как работи новата аудио опция след пропуснати повиквания.

Android: Автоматични отговори с приложения (AutoResponder и WhatsAuto)

Приложението WhatsApp за Android не предлага тази функция по подразбиране, но инструменти като AutoResponder за WhatsApp и WhatsAuto я прилагат надеждно. Номерът е, че те следят вашите известия и когато пристигне ново съобщение, което отговаря на правило, отговарят директно от самото известие . Не им е необходим пълен достъп до WhatsApp, а само разрешение за четене и отговаряне на известия.

Първата стъпка е да предоставите достъп до известия. В Android просто отворете приложението, отидете в настройките за достъп до известия , когато бъдете подканени, и включете съответния превключвател. След това се върнете в приложението и можете да създадете свои собствени правила.

В AutoResponder, например, можете да дефинирате отговори за всички съобщения или само за конкретни текстови съобщения . Ако искате да отговаряте общо на всеки, който ви изпраща съобщение, изберете опцията, еквивалентна на „Всички“, и попълнете полето за отговор с текста, който ще бъде изпратен автоматично. Безплатната версия покрива основните функции, а ако това не е достатъчно, Pro версията (еднократно плащане от около 14,99 евро ) отключва екстри, като например часове за активност.

Друго предимство е, че можете да ограничите правилата до конкретни хора или групи , да предотвратите задействането им в определени чатове или да коригирате честотата, за да избегнете спам. WhatsAuto предлага нещо подобно: позволява ви да решите на кои групи или контакти да отговорите, да блокирате повтарящи се съобщения и да планирате времеви интервали, така че автоматичният отговор да се изпълнява само когато ви е удобно.

Типичен работен процес в Android може да изглежда така: създавате глобално правило „Аз съм далеч“, второ, по-приятелско правило като приветствено съобщение за първите контакти и трети набор от специфични правила с ключови думи („работно време“, „адрес“, „цена“), които връщат конкретно съобщение. Вашите чатове ще бъдат обслужвани дори когато сте далеч.

• Дава разрешение на Известия когато приложението го поиска.
• Създайте общи правила (всички чатове) и специфични правила (ключови думи, контакти или групи).
• Активирайте, ако имате нужда, графици така че да важи само извън работното ви време.
• Избягвайте ефекта на „спам“, като коригирате честотата и ограниченията за изпращане в групи.

Ако работите с групи, WhatsAuto ви позволява да изберете дали да избягвате автоматични отговори или да изпращате по едно известие на група, за да предотвратите препълването на разговора. Това е лесен начин да бъдете учтиви, без да нарушавате потока на чата.

iPhone: WhatsApp Business за отсъствия, приветствия и преки пътища

В iOS забравете за клонингите на AutoResponder в App Store: извън официалната екосистема няма жизнеспособни алтернативи без джейлбрейк . Препоръчителният вариант е да използвате WhatsApp Business (можете да го настроите с вашия номер, дори ако сте самонаето лице или бизнес с едно лице) и да се възползвате от вградените му инструменти.

Две основни функции са приветствените съобщения (изпращат се само първия път, когато някой ви изпрати съобщение) и съобщенията „отсъствам“ (които действат като автоматичен отговор, когато не сте на разположение). За да ги активирате, отидете в Настройки на WhatsApp Business > Бизнес инструменти > Съобщения „отсъствам“. Включете ги, напишете съобщението си и изберете дали искате да го изпращате винаги, през определен период от време или извън работното си време.

Приложението ви позволява също да избирате получатели: можете да го изпратите до всички, само до тези, които не са в адресната ви книга, до всички с изключение на някои или само до конкретен списък с контакти . Гъвкаво е, макар и по-ограничено от това, което можете да постигнете с Android и специални приложения.

Друга функция на WhatsApp Business, която значително ускорява обслужването на клиентите, са бързите отговори . Можете да запазвате шаблони (до 50, според документацията) и да им присвоите клавишна комбинация, за да ги изпращате незабавно. Идеално за работно време, местоположение, правила за връщане или често задавани въпроси.

За да създадете тези запазени отговори в WhatsApp Business, отворете менюто с три точки > Бизнес инструменти > Бързи отговори > Добавяне. Напишете съобщението си и му задайте пряк път (например /hours). Запазете и сте готови.

Когато ги изпращате на мобилното си устройство, има две опции: като прикачен файл (икона на кламер > Бързи отговори и изберете желания) или като въведете наклонена черта "/" в текстовото поле, за да се покажат всички ваши шаблони и да изберете един. В WhatsApp Web или Desktop не забравяйте, че мултимедийните файлове не се поддържат в тези бързи отговори, така че не включвайте аудио и видео файлове в шаблоните.

Струва си да се отбележи, че макар Business да предлага тези инструменти, той не достига нивото на гранулираност на приложенията за Android на трети страни: не можете да разчитате на сложни ключови думи или специфични за контактите правила с такава прецизност. Въпреки това, той е повече от достатъчен за повечето бизнеси и потребители.

И ако имате джейлбрейк: още опции (с нюанси)

Всеки, който е направил джейлбрейк на своя iPhone и има инсталирана Cydia, може да намери настройки като WaAutoReply , която се интегрира в настройките на WhatsApp с опция „Автоматичен отговор“, за да активира и автоматично изпраща съобщението ви. Уловката е, че съвместимостта е ограничена до iOS 8, 9 и 10 , без гаранция за по-нови версии; ако изберете този вариант, вие поемате рисковете и потенциалните несъвместимости.

Отговаряне на пропуснати повиквания: Автоматични гласови бележки (бета версия)

WhatsApp тества функция, която, макар и да не е традиционен телефонен секретар, служи за подобна цел. Когато обаждане или видеообаждане приключи без отговор , на екрана се появява трета опция: „Запис на гласово съобщение “. Това ви позволява да оставите аудио съобщение, което се изпраща директно до чата, заедно с известието за „пропуснато повикване“.

Има два начина да го използвате: от екрана, който виждате веднага след пропуснато повикване (където ще видите опции за обратно повикване, отмяна или запис на гласово съобщение) и от самия чат, като докоснете известието за пропуснато повикване , което ви отвежда до опцията за гласово съобщение. Това е бързо, практично и ви спестява необходимостта от многократни опити за обратно повикване или писане на дълго съобщение, ако предпочитате да говорите.

Тази нова функция се въвежда в най-новата бета версия на WhatsApp за Android, като се появяват съобщения за версии като 2.25.23.21 . Разпространява се постепенно: може да имате бета версията и все още да не виждате опцията. Когато достигне стабилната версия, тя ще завърши картината за тези, на които им е липсвала функцията за „отговор“ в WhatsApp.

Компанията знае, че използването на гласови бележки е скочило драстично (милиарди се изпращат ежедневно), така че интегрирането на този поток в чата е логично: дневникът на пропуснатите повиквания и вашето аудио са на едно място, без жонглиране или допълнителни приложения.

Съобщения и шаблони, които работят: готови за употреба примери

За да започнете добре, ето няколко примера, които можете да адаптирате към собствения си стил. Не забравяйте, че целта е бързо да изясните очакванията , да отговорите на често задавани въпроси и да държите човека информиран безпроблемно.

Поздрави (първи контакт)

• Здравейте! Как можем да ви помогнем днес? Ние сме внимателни към вашето съобщение.
• Добре дошли в . Какво ви трябва Тук сме, за да ви помогнем.
• Добро утро/следобед/вечер. Кажете ни как можем да ви помогнем. да ти помогна.

Отсъствия (извън работно време или почивки)

• Здравейте! В момента не сме на разположение. Ще ви отговорим възможно най-скоро
• Благодаря, че писахте! Работното ни време е XX до YY ч. Ще се свържем с вас веднага щом се върнем.
• Отсъстваме за момент. Оставете съобщението си и връщаме се с теб скоро.

персонализирани съобщения

• Здравейте, виждаме, че сте получили поръчката си. Какво си помисли? продуктът?
• Здравейте, ! Свързахте се с нас този месец. Как да се подобрим? вашият опит?
• Здравей! Знаем, че ти харесва. Ето купон за следващата ти покупка.

За клиенти, които бързат

• Здравейте! Получихме вашата заявка и вече сме там управление.
• За да проверите състоянието на поръчката си, посетете и използвайте кода, който ви изпратихме по имейл.

Практически стъпки според вашето устройство

Ако настройвате всичко от нулата, това е кратката пътна карта, която трябва да следвате в зависимост от вашата платформа. Ще видите, че с малки изключения, не са ви необходими никакви технически познания.

Android с AutoResponder/WhatsAuto

1. Инсталирайте избраното приложение и му предоставете достъп до известия когато те питам.
2. Създайте първото си правило: „За всички съобщения“ с общ текст за отсъствие.
3. Добавяне на правила от ключови думи (график, адрес, цени) и коригирайте получателите.
4. В Pro активирайте времеви слотове, така че просто работа когато си далеч.
5. В групи ограничете честотата или избягвайте да отговаряте, за да не насища.

iPhone с WhatsApp Business

1. Отворете WhatsApp Business и отидете на Инструменти за компанията.
2. Настройте „Съобщение при отсъствие“ с опция „винаги“, „по избор“ или „време извън работно време“ работно време.
3. Дефинирайте получатели (всички, не са в адресната книга, всички освен… или конкретен списък).
4. Активирайте „Приветствено съобщение“ за първи контакти с ясно и приятелски.
5. Създавам Бързи отговори („/schedule“, „/address“ и т.н.) с често използваните от вас шаблони.

Изпращайте бързи отговори в Business

• Като прикачен файл: Отворете чата, докоснете иконата клипс, отидете на „Бързи отговори“ и изберете.
• От текстовото поле: въведете „/“ и изберете шаблона за вмъкване и Публикувай.
• Запомнете: В уеб/настолни компютри бързите не поддържат мултимедия.

Защо тези функции подобряват вниманието ви (и резултатите ви)

Ползите не са само оперативни; те влияят и върху удовлетвореността. С автоматизирани и бързи отговори, вие отговаряте на очакванията за незабавност и яснота , спестявате време на агентите и повишавате производителността на екипа.

Последните проучвания показват, че 62% от клиентите вярват, че компаниите биха могли да персонализират повече тяхното преживяване, а 64% очакват чатботовете да работят на човешко ниво. Ако обемът се увеличи, автоматизацията освобождава екипа ви, без да се жертва персонализираното обслужване.

Много компании преминават към по-разговорен, по-малко транзакционен модел на поддръжка. Шаблоните, използването на предпочитани канали като WhatsApp и проследяването на взаимодействията помагат за приоритизиране и по-бързо разрешаване на проблеми. Това е печелившо както за клиента, така и за бизнеса.

Реален случай: Chazki и автоматизация в WhatsApp

Chazki, логистичен стартъп, създаден в Перу и фокусиран върху доставките до последната миля, отбеляза бърз растеж, който засили контактите с клиентите му. Чрез интегрирането на WhatsApp с платформата си за обслужване на клиенти и използването на предварително написани съобщения, те успяха да предложат незабавни отговори на клиентите, които искаха да знаят състоянието на поръчките си. Стандартите, шаблоните и автоматизацията бяха ключови за мащабирането, без да се губи човешкият подход.

Добри практики, за да направите телефонния си секретар да не изглежда като робот

Автоматизацията трябва да бъде фина. Поддържайте естествен и достъпен тон , ясно посочете следващата стъпка (кога ще отговорите, как да проверите статуса) и избягвайте дълги обяснения. Ясният и кратък отговор е много по-ефективен от три заобиколни отговора.

Използвайте променливи, където е уместно (например името на клиента) и актуализирайте шаблоните си често. Ако промените работното си време, адреса, правилата или промоциите си, уверете се, че бързите ви отговори отразяват тази промяна незабавно.

Определете си разумно работно време: ако работите от 9 до 18, активирайте съобщението „отсъствам“ извън това работно време. А ако отивате на почивка, създайте специално съобщение с датата на завръщане и алтернативен контакт за спешни случаи.

В груповите чатове е най-добре да бъдете внимателни. Настройте един учтив отговор за всяка група или деактивирайте автоматичните отговори в тези чатове. Това ще предотврати досаждането на хора и ще поддържа разговора да протича гладко.

И накрая, комбинирайте автоматизацията с човешка намеса: оставете машината да филтрира, поздравява или докладва и накарайте човек да поеме контрола, когато е необходимо. Тази комбинация обикновено е ненадмината.

Бързи често задавани въпроси (ЧЗВ)

Необходимо ли е WhatsApp Business да има автоматични отговори на iPhone? Да. Без джейлбрейк, това е препоръчителният и поддържан метод от WhatsApp.

Приложенията за Android четат ли съобщенията ми? Те работят, като имат достъп до известия; извличат текста оттам, за да отговорят директно от известието. Прегледайте разрешенията и правилата на всяко приложение, за да се предпазите от фишинг.

Функцията за гласови бележки за пропуснати повиквания достъпна ли е за всички? Все още не. Тя е в бета версия и се въвежда постепенно. Може да отнеме известно време, за да достигне до вашето устройство.

Колко бързи отговора мога да запазя в Business? До 50, според официалната документация.

Мога ли да персонализирам всеки контакт в Business толкова, колкото в Android? Не е на същото ниво на детайлност; ако имате нужда от сложни правила, Android с приложения на трети страни предлага повече контрол.

Настройването на ефективна „система за отговор“ в WhatsApp е постижимо: на Android, с приложения, които автоматизират известията ; на iPhone, с надеждните бизнес инструменти; и по време на разговори, с новата опция за гласови бележки след пропуснати повиквания. С няколко корекции и добре съставени съобщения можете да предоставите бърза и постоянна поддръжка, без да сте залепени за телефона си.

Свързана статия:

Спасете вашите разговори! Разберете как да възстановите изтритите съобщения в WhatsApp в 5 лесни стъпки