ERP система и контрол на запасите: пълно ръководство за вашия склад

Информатек Дигитал » Ресурси » ERP система и контрол на запасите: пълно ръководство за вашия склад

La управление на запасите и контрол на инвентара Контролът на инвентара се превърна в един от най-важните проблеми за всеки бизнес, от малки търговци на дребно до големи дистрибутори. Когато няма подходящ контрол върху това какво влиза, какво излиза и какво всъщност е на склада, е много лесно да се загубят продажби, разходите да се повишат рязко и да се усложнят всички ежедневни операции.

Добър ERP система, специализирана в инвентаризацияЧесто поддържан от WMS софтуер за физически контрол на склада, той позволява автоматизация на процесите, видимост в реално време и трансформира склада в стратегически компонент на бизнеса, а не просто „зона за плащане“, където нещата се импровизират ежедневно; всичко това е част от дигитална трансформация в компаниите.

ERP система и управление на запасите: основни понятия

Когато говорим за това управление на запасите Говорим за целия процес на проследяване, контрол и планиране на инвентара на една компания: от снабдяването и съхранението до продажбите или вътрешното потребление. Това включва познаване на наличните артикули, в какви количества, къде се намират и в какво състояние.

Ключова част от това управление включва поддържането балансирани нива на запаситеС други думи, не става въпрос нито за недостиг (което води до повреди и загуба на продажби), нито за натрупване на твърде много (което води до допълнителни финансови разходи, липса на място и риск от остаряване). За да се постигне това, е важно да се предвиди бъдещото търсене и да се коригират покупките стратегически, вместо да се действа по интуиция.

ERP системата влиза в действие като централизирана платформа за данни която интегрира инвентаризация, покупки, продажби, счетоводство, договори, следпродажбено обслужване и в много случаи производство. Цялата информация се събира в единна база данни, което намалява дублирането, ръчните грешки и забавянията при актуализирането на данните. Тази еволюция е съобразена с тенденции в технологиите и дигиталния бизнес.

Благодарение на ERP системата, компанията може анализирайте поведението на акциите в реално време, откриване на проблемни референции, наблюдение на тенденциите в потреблението и вземане на по-обективни решения относно обществени поръчки, търговски оферти или реорганизация на складове.

Освен това, ERP системата, ориентирана към инвентара, позволява записва и контролира всяко движение Автоматично въвеждане и излизане. Когато се направи покупка, наличността се актуализира; когато се направи продажба или се произведе продукт, съответните единици се приспадат, всичко това без да се разчита на разпръснати електронни таблици или хартиени записи.

Защо ERP е от съществено значение за контрол на запасите

Имайте a Модерна ERP система за управление на запасите Това вече не е лукс, а практическа необходимост за компаниите, които искат да бъдат конкурентоспособни. Без този инструмент, контролът на инвентара често разчита на ръчни процеси, електронни таблици и остарели системи, които не предлагат надежден или актуален изглед.

С ERP всяка операция, която влияе върху инвентара, е... записи по проследим начинПоръчки за покупка, приемни бележки, продажби, връщания, потребление на продукция и корекции на инвентара. Тази проследимост опростява одитите, прегледа на инцидентите и спазването на разпоредбите за качество в регулираните сектори.

Друго важно предимство е възможността за оптимизирайте минималните и максималните нива за всеки артикул. ERP системата, подкрепена от историята на продажбите и сроковете за изпълнение, може да изчисли препоръчителните минимални нива на запасите и да генерира предупреждения, когато има риск от изчерпване на количествата или излишък на запасите.

В много случаи системата позволява блокиране на продажбата на продукти, които са изчерпаниТова избягва ужасяващите „отрицателни запаси“, които причиняват толкова много изкривявания. Помага за поддържане на съгласуваност на данните и намаляване на грешките в среди с висока текучест на персонала.

ERP системата също така улеснява визия за множество складове Управление на запасите: различни клонове, магазини, централни складове и сателити могат да се управляват координирано, с вътрешни трансфери, консолидиран поглед върху глобалните запаси и анализ по логистични центрове.

Ограничения на ERP без усъвършенствана WMS система в дистрибуцията

В дистрибуторски компании с голям обем операции, множество локации и голямо разнообразие от продукти, една ERP система сама по себе си може да се окаже неефективна от оперативна гледна точка, ако не е допълнена от... WMS софтуер (Система за управление на складове) специализирани и с решения за автоматизация, като например роботи в логистиката.

ERP системата е проектирана да планирайте, записвайте и анализирайтеВъпреки това, не винаги е подробно описано как продуктите физически се движат в склада: конкретни местоположения, маршрути за комплектоване, вътрешни движения в реално време или разширено управление на местоположенията и зоните, което често изисква автономни операции за изпълнението му.

Без WMS е често срещано да възникват проблеми грешки при подготовката на поръчкатаЛипса на проследимост на вътрешните движения, прекомерно време за комплектоване и неефективно използване на наличното пространство. Всичко това води до забавяния, допълнителни разходи и по-лошо обслужване на клиентите.

Чрез интегрирането на ERP и WMS се постига следното: ERP определя глобалните стандарти за планиране и информацияWMS системата управлява изпълнението и валидирането на физическите движения в склада. Всяко получаване, прехвърляне, местоположение, подготовка и изпращане се записва и синхронизира със счетоводството и инвентара на продажбите.

По този начин управлението на запасите с ERP престава да се основава на теоретични данни и преминава към да отразява точно действителното състояние на складаНамаляване на несъответствията между физическите наличности и регистрираните наличности, едно от най-големите главоболия след интензивни кампании за продажби.

Пиково търсене, продажби и дисбаланс на запасите

След кампании с голям обем, като например разпродажби, Черен петък или пикови сезони (например, зима в модата), много магазини се оказват изправени пред сложен сценарий: изчерпани артикули, които не са открити навреме, излишъци от сезонни продукти, несъответствия между теоретичната и физическата наличност и хаотично разпределение на местоположенията.

През тези пикови периоди, приоритетът обикновено е обслужвайте поръчките възможно най-бързоТова води до ускорени процеси на комплектоване, ръчни корекции на инвентара без подходяща валидация и непълни записи, което води до натрупани грешки, които са трудни за откриване, когато кампанията приключи.

Междувременно някои артикули се продават като топъл хляб и се разпродават без планирано попълване, докато други Те остават неподвижни, заемайки ценно пространствоТози дисбаланс между висок и нисък оборот ограничава способността на склада да се подготви за следващия сезон.

Целият този дисбаланс има пряко въздействие върху финанситеПрекомерното складиране означава задържан капитал, по-високи разходи за съхранение и риск продуктът да остарее; недостигът на стоки представлява загуба на продажби и недоволни клиенти, които може да търсят алтернативи от конкуренцията.

Добре конфигурирана ERP система, свързана с WMS, помага за да преодолеем тази ситуация след кампанията чрез частични или общи инвентаризации, контролирани корекции и реорганизация на местоположенията, като винаги се разчита на надеждни данни и автоматизирани процеси, вместо на импровизирани корекции.

Стратегии за регулиране на склада след интензивна кампания

След като потопа от поръчки отшуми, не е достатъчно просто да „оставим склада да се установи“. Необходима е реорганизация. структурирана регуларизация което възвръща контрола върху запасите, коригира параметрите за попълване и физически реорганизира пространството.

Едно от първите решения е да се избере между обща инвентаризация или циклична инвентаризацияПълната проверка на инвентара преглежда целия склад наведнъж, но може да изисква частично спиране на операциите. Цикловото броене, от друга страна, преглежда групи от артикули непрекъснато, което е много полезно след периоди на висока активност за откриване на несъответствия, без да се спира дейността.

Друга ключова стъпка е стратегическа реорганизация на локациитеПреместването на продуктите според прогнозите за ротация (например, приближаване на артикули, за които се очаква да се продават най-много през следващата кампания, до зоните за доставка) значително подобрява ефективността на комплектоването.

WMS системите позволяват записване на инциденти и Прилагане на автоматични корекции на запасите в реално време, предотвратявайки несъответствията, открити по време на процеса на регулиране, да останат „в неизвестност“. Всяка корекция се синхронизира с ERP, като се гарантира, че моментната снимка на инвентара в системата съответства на физическата реалност.

Цялата тази работа по фина настройка води до складът е по-добре подготвен за следващата кампания, с добре разположени препратки, коригирани нива на наличностите и ясни данни за прецизиране на прогнозите за покупки и избягване на повтарящи се грешки.

Пример за употреба: WMS модул, интегриран в ERP система за дистрибуция

В взискателни дистрибуторски среди, някои ERP системи включват или се интегрират с специфичен WMS модул който следи местоположенията, вътрешните движения, детайлното проследяване и автоматизацията на складовите процеси.

Този тип модул позволява задайте конкретно местоположение на всяка единицаНезависимо дали по слот, рафт, пътека или зона, това значително подобрява точността на инвентара и намалява грешките при подготовката на поръчките, тъй като операторът знае точно къде да отиде.

Всяко получаване, прехвърляне, комплектоване, попълване на запаси и изпращане е регистриран незабавно в систематаПо този начин, управлението на запасите, наблюдавано в ERP системата, е перфектно съобразено със случващото се в склада, без да е необходимо дублиране на записи или разчитане на памет или ръкописни бележки.

Освен това, тези модули обикновено включват оптимизирани маршрути за бране и интелигентни правила за попълване на запаси, които възлагат задачи на складовия персонал по най-ефективния възможен начин, намалявайки времето за престой и ненужното движение.

Друг силен момент е наличието на ключови показатели за ефективностОборот на продуктите, процент на брак, несъответствия в наличностите, ниво на обслужване и др. С тези данни на разположение, мениджърите могат да вземат стратегически решения за това кои продукти да промотират, кои да преразгледат или как да реорганизират логистичното пространство.

Практически пример в МСП: a3ERP и контрол на запасите

В случая с много МСП, скокът обикновено е да се премине от управлявайте инвентара с Excel или по-стари програми да внедри ERP система, като например a3ERP, която интегрира покупки, продажби, счетоводство, производство и контрол на запасите в една и съща среда.

Модулът за инвентаризация a3ERP е предназначен да помогне на малките и средни предприятия да имат контрол на запасите в реално времеВсяко влизане и излизане се записва автоматично, което ви позволява да знаете по всяко време колко бройки от даден продукт има, къде се намират и в какво състояние са.

Тази система поддържа управление на множество складовеТова е много полезно за компании с клонове, физически магазини или множество складове. Позволява прехвърляния между складове, корекции на инвентара и генериране на консолидирани отчети за общите нива на запасите.

Особено интересна характеристика е Задаване на минимални и максимални стойности с предупрежденияПотребителят определя нивата на безопасност за всеки артикул, а системата предупреждава, когато нивата на запасите доближат тези прагове, което улеснява предвиждането на потенциални недостиг или ненужен излишък.

Освен това, a3ERP има опцията да забрана на отрицателните акциитака че даден продукт да не може да бъде регистриран като напускащ, ако няма достатъчно бройки, като по този начин се избягват несъответствия и несъответствия в среди с висока текучество на продукти.

Разширена проследимост: партиди, серии и дати на годност

В сектори като хранително-вкусовата промишленост, козметиката, здравеопазването или промишлеността, пълна проследимост на продукта Това не е бонус, а законово или качествено изискване. Тук ERP системата трябва да надхвърля простото проследяване на количествата.

Със системи като a3ERP е възможно управление на серийни номера и партидиТова позволява проследяване на всяка единица или група единици от покупката или производството до продажбата или крайното потребление, което прави възможно бързото откриване на евентуални проблеми.

Характеристики като размери, цветове или версии В сектори, където артикулите споделят един и същ референтен номер, но имат вариации (мода, обувки, технически продукти), това избягва дублирането на записи и намалява грешките в поръчките.

За артикули, които изтичат или имат ограничен живот, ERP системата позволява контрол. дати на изтичане и кодирани местоположения в склада, улеснявайки стратегии като FIFO или FEFO и минимизирайки риска от загуби поради изтичане на срока на годност.

Цялото това ниво на детайлност при проследяването улеснява съответствие с регулаторните органи и одитизащото пътят на всеки продукт може да бъде реконструиран бързо и точно, без да се налага търсене във файлове или физически документи.

Отчети, табла за управление и вземане на решения

Записването на всяка транзакция е безполезно, ако информацията не се използва след това. Ето защо съвременните ERP системи включват отчети за запасите и табла за управление проектирано така, че ръководството да може с един поглед да види състоянието на инвентара.

Типичните доклади включват тези от оборот на продукти, остарели запасиАнализ на маржовете по референтен номер, ниво на обслужване и сравнения между складове или сезони, което помага да се открие къде се губят пари или кои артикули са наистина печеливши.

В много случаи тези списъци могат лесно експортиране в Excel или се интегрирайте с BI инструменти, за да извършвате по-задълбочен анализ, да комбинирате данни от различни области на компанията или да създавате визуални табла, съобразени с всеки потребителски профил.

Визуализирането на тенденциите и прогнозите за предлагането позволява планирайте покупките си по-точно, намалявайки риска от спешни поръчки и минимизирайки логистичните разходи, нещо особено ценно на пазари с променящи се цени или дълги срокове за изпълнение.

Тази способност за преобразуване на данните в полезна информация прави разликата между склад, който просто реагира, и такъв, който предвижда проблеми и възможности, използвайки ERP като истински инструмент за бизнес разузнаване.

Автоматизация на складовите наличности и пример за избегнати дефицити

Автоматизацията, предлагана от ERP система като a3ERP, позволява намаляване на ръчната намеса в много повтарящи се задачи, намалявайки човешките грешки и освобождавайки време на екипа за задачи с по-висока стойност, като например анализ или подобрение на процесите.

Представете си малък или среден дистрибутор на електроснабдяване, който стартира кампания за един от своите водещи продукти. В среда без ERP система е вероятно да възникнат проблеми. лавини от поръчки, недостиг на стоки и логистичен хаос, с раздразнени клиенти и разходи за извънредни ситуации.

При правилно конфигурирана система, когато се достигне минималното количество за този продукт, ERP системата изпраща автоматични известия до мениджъра по покупкитекоето може да планира поръчки за подмяна с достатъчно време, за да се избегнат изчерпвания на количествата.

Междувременно, складовият модул следи пратки от различни центровеТой записва напусканията и актуализира наличностите, а отговорните лица имат ежедневни отчети за оборота на продуктите, за да коригират прогнозите.

Резултатът е много по-контролирана кампания: без значителни повреди, с по-добро ниво на обслужване до клиента и без постоянно да се прибягва до спешен транспорт или прибързани покупки, които увеличават разходите.

Интеграция на склада с останалата част от компанията

Едно от големите предимства на ERP, ориентирано към складовите наличности, е, че складът престава да бъде „изолиран силоз“ за пълна интеграция с продажби, покупки, счетоводство и производствоВсичко, което се случва в една област, автоматично се отразява и на останалите.

Когато се регистрира продажба, системата незабавно приспадане на единиците от съответния склад, актуализирайки наличността за останалите потребители и избягвайки продажбата на това, което не е налично.

В момента, в който покупката бъде регистрирана, ERP увеличава наличностите и актуализира средната ценаТова се отразява в маржа на последващите продажби и в счетоводството, без да се въвеждат данни два пъти.

Ако компанията произвежда, производственият модул автоматично консумира суровини в склада и генерира готови продукти, когато производствената поръчка е завършена, затваряйки цикъла по последователен и проследим начин.

Тази пълна интеграция гарантира, че информацията е винаги налична. синхронизирани, актуализирани и налични за всички отдели, намаляване на конфликтите между областите и подобряване на вътрешната координация.

Когато една компания предприеме тази стъпка и свърже склада с останалите процеси, тя обикновено забелязва... Цялостно подобрение в ефективността, обслужването и рентабилносттазащото решенията се вземат въз основа на реални данни, а не на възприятия или остарели електронни таблици.

За правилно управление на инвентара чрез ERP система с добър модул за управление на складовите наличности и, когато е необходимо, интегрирана WMS системаТова ви позволява да преминете от реактивен склад, който винаги гаси пожари, към стратегически склад, който поддържа рентабилността на бизнеса, намалява финансовите рискове, дължащи се на излишък или липса на запаси, и подобрява способността на компанията да предвижда търсенето и да реагира по-добре на своите клиенти.