Google Docs AI: Как да използвате изкуствен интелект във вашите документи

Информатек Дигитал » Ресурси » Google Docs AI: Как да използвате изкуствен интелект във вашите документи

Ако използвате Google Docs ежедневно, вероятно сте забелязали, че напоследък навсякъде се появяват нови опции, задвижвани от изкуствен интелект. Google интегрира Gemini и Workspace Labs в Google Docs, за да ви помогне да пишете, обобщавате и дори да слушате документите си без усилие. Всичко това звучи много футуристично, но също така повдига въпроси: кой може да го използва, как точно работи и какво се случва с вашите данни?

В тази статия ще разгледаме стъпка по стъпка всички функции за изкуствен интелект, които Google Docs предлага в момента : панела „Помогнете ми да пиша (Labs)“, четенето на глас, аудио резюмета, генерирани от Gemini, изпращането на коментари, как да деактивирате тези функции и какви данни се събират, когато ги използвате. Ще видите и добавки като DocGPT , които отвеждат писането, задвижвано от изкуствен интелект, в Google Docs на още по-високо ниво.

Какво представлява Google Workspace Labs и как се интегрира с Google Docs?

Преди всичко е важно да се разбере едно нещо: много от функциите с изкуствен интелект на Google Docs са част от експерименталната програма Google Workspace Labs . Това не е функция, достъпна за всички, а по-скоро тестова среда за доверени потребители, които се съгласяват да изпробват нови функции.

За да проверите дали имате достъп, просто отворете документ в Google Docs на компютъра си и потърсете в лявата странична лента (или в контекстното меню) опцията „Помогнете ми да пиша (Labs)“. Ако видите този панел, това означава, че вашият акаунт е част от програмата и можете да започнете да експериментирате с генеративните функции на изкуствения интелект.

Важно е да се разбере, че Workspace Labs е тестова среда, а не краен продукт . Google ясно заявява това: предложенията, които виждате, не представляват непременно официалното мнение на компанията и не трябва да се приемат като професионален съвет (медицински, правен, финансов или друг). Освен това, може да генерира невярна, непълна или неподходяща информация , така че винаги трябва да преглеждате съдържанието, преди да го използвате сериозно.

„Помогнете ми да пиша“ в Google Docs: Изкуствен интелект за създаване и пренаписване на съдържание

В Workspace Labs, звездната функция в Google Docs е „Помогнете ми да пиша“. С този асистент можете да пишете нов текст или да трансформирате съществуващ текст, използвайки моделите с изкуствен интелект на Google (Gemini и свързани технологии). В момента обаче е достъпна само на компютри.

Този инструмент се интегрира директно в редактора на документи. От самия панел можете да създавате чернови от нулата, да префразирате параграфи, да съкращавате или разширявате съдържание , да променяте тона или да заявявате специфично форматиране, като например списъци с маркирани символи. По същество това е вграден асистент за писане в Документи, без дори да напускате браузъра си.

Имайте предвид, че всички тези функции са във фаза на тестване, така че качеството на отговорите може да варира значително в зависимост от заявката . Google подчертава, че инструментът „се учи“ от обратната връзка от потребителите, така че вашият принос е ключов за усъвършенстване на резултатите в средносрочен план.

Как да използваме изкуствен интелект, за да пишем нов текст от нулата

Ако искате Google Docs да ви помогне да създавате съдържание там, където в момента няма нищо, можете да използвате опцията „Помогнете ми да пиша“, за да генерирате нов текст . Процесът е прост и се фокусира върху така наречените „заявки“ или „подкани“.

За да започнете, отворете документ на компютъра си, поставете курсора там, където искате да вмъкнете съдържанието, и в страничната лента щракнете върху „Помогнете ми да пиша “. Ще се отвори поле, където можете да въведете заявката си – тоест инструкция на естествен език, указваща какво искате изкуственият интелект да напише вместо вас.

Възможностите са огромни: можете да поискате всичко - от стихотворение за живота на 6-годишно дете до „практическо ръководство за използване на косачка за трева“ или „благодарствено писмо след интервю за работа“. Колкото по-ясна и конкретна е заявката, толкова по-вероятно е резултатът да е близък до това, което сте имали предвид.

След като напишете заявката си, щракнете върху „Създаване “. Само за няколко секунди Google Docs ще генерира чернова на текст и ще я покаже в прозореца с предложения. Оттам можете да прегледате съдържанието, да го редактирате ръчно или да го прецизирате допълнително, като използвате вградените инструменти на изкуствения интелект.

След първоначалното генериране имате няколко допълнителни опции: можете да изпращате коментари, посочващи дали предложението е добро или лошо , да редактирате заявката, която сте направили в началото, за да генерирате нова версия, или да използвате менюто „Уточняване“, за да трансформирате получения текст, без да се налага да започвате отначало.

В „Уточняване“ можете да избирате различни настройки: да променяте тона между формален и неформален , да обобщавате съдържанието, за да се фокусирате върху ключовите точки, да го организирате като списък с водещи символи, да го разширявате, за да го направите по-обширно и детайлно, да го съкращавате, за да го направите по-кратко, или да опитате „Повторен опит“, което генерира напълно нова версия. В последния случай имайте предвид, че ако приемете новата версия, няма да можете да се върнете към предишната в интерфейса на Labs.

Когато сте доволни от генерирания от изкуствен интелект резултат, просто щракнете върху „Вмъкни “. Текстът ще бъде поставен във вашия документ на мястото на курсора и можете да го редактирате както всеки друг документ в Google Docs.

Използвайте изкуствен интелект на Google Docs, за да пренапишете и трансформирате съществуващ текст

В допълнение към писането от нулата, „Help Me Write (Labs)“ ви позволява да пренапишете текст, който вече сте създали . Това е полезно, ако имате чернова, с която не сте доволни, ако искате да адаптирате тона за различна аудитория или ако трябва да съкратите много информация.

За да използвате тази функция, отворете документа си на компютъра си и изберете текста, който искате да промените . След като бъде избран, ще намерите опцията „Помогнете ми да пиша (Лаборатории)“ в страничната лента. Щракването върху нея ще покаже набор от специфични действия, предназначени да трансформират това съдържание.

Сред наличните опции са няколко много практични: „Промяна с искане“, която ви позволява да обясните как точно искате да промените текста ; „Префразиране“, така че изкуственият интелект да изрази същото с други думи; „Съкращаване“, за да получите по-кратка версия; или „Разработване“, за да разширите и добавите повече информация.

Имате и стилови команди като „По-формално“ или „По-неформално “, идеални за адаптиране на текст към служебен имейл, институционална комуникация или, обратно, към социални медии или лични съобщения. Други полезни опции включват „С маркирани символи“ за преобразуване на параграфи в структуриран списък и „Обобщение“ за маркиране на ключовите точки от плътен блок текст.

Когато изкуственият интелект генерира новата версия, можете да оцените предложението като добро или лошо , да редактирате първоначалната си заявка за допълнително прецизиране или да продължите да правите промени, като използвате бутона „Прецизиране“. Има дори опция „Повторен опит“, за да генерирате различен вариант на същия текст.

В края на процеса ще ви бъдат предложени три опции: „Замяна“ , за да замените генерирания текст с оригинала, „Вмъкване“ , за да добавите новата версия под съществуващото съдържание или да затворите панела, за да запазите текста такъв, какъвто е бил. По този начин можете да сравнявате версии, без да губите никаква работа.

Четене на документи, задвижвано от изкуствен интелект: функцията „Слушане“ в Google Docs

Отвъд писането, Google отвежда изкуствения интелект в друго измерение в Документи: четенето на документите ви на глас . Функцията се нарича „Listen“ и генерира естествени аудио версии на съдържанието, проектирани така, че да можете да консумирате текста, без да се налага да го гледате на екрана.

Тази функция е идеална, ако използвате Google Docs повече за четене, отколкото за писане, или ако трябва да преглеждате съдържание, докато правите нещо друго (например по време на пътуване до работа или докато изпълнявате монотонни задачи). Изкуственият интелект на Gemini преобразува текста в аудио с изискан и сравнително естествен синтетичен глас.

За да го използвате, отворете документа си в настолната версия на Google Docs и отидете в менюто „Инструменти > Аудио > Слушане на този раздел“ . Веднага щом активирате опцията, съдържанието на документа ще започне да се възпроизвежда, сякаш е непрекъснат звук.

В същото време на екрана ще се появи плаващ плейър , който можете да местите свободно из интерфейса. От този малък контрол ще имате достъп до действия като пауза или възобновяване на възпроизвеждането, прескачане напред или назад и регулиране на скоростта, за да слушате по-бързо или по-бавно според темпото си.

Едно от интересните предимства е, че можете да избирате между различни гласови профили , всеки със свой уникален характер. Това прави слушането по-приятно и персонализирано, особено ако прекарвате много часове на ден в слушане на дълги документи.

Освен това, Google ви позволява да вграждате този аудиозапис директно в самия документ. Можете да вмъкнете персонализируем бутон, който възпроизвежда съдържанието, без да напускате страницата, което е много полезно, ако работите в екип и искате други сътрудници да слушат текста, без да се налага сами да го конфигурират.

Аудио резюмета, генерирани от Gemini в Google Docs

Другата важна нова функция, свързана със звука, е опцията „Слушане на резюме на документа“ . Вместо да чете целия документ, Gemini генерира кратко словесно резюме на неговото съдържание, включително информация от множество свързани раздели, когато е приложимо.

Тези резюмета обикновено траят само няколко минути и се фокусират върху подчертаването на най-важните идеи в текста . Стилът на разказване е подобен на този, използван от Gemini в собственото им приложение, с естествен глас и темпо, предназначено да ви помогне бързо да усвоите ключовата информация.

От малкия плейър, който се появява, когато активирате функцията, можете да регулирате скоростта на възпроизвеждане или да избирате между различни гласове и стилове: разказвач, убедителен, подобен на треньор и т.н. Не е безкрайно персонализиране, но е достатъчно, за да адаптирате изживяването към контекста, в който слушате.

За да получите достъп до тези аудио резюмета в уеб версията на Google Docs, отидете на „Инструменти > Аудио > Слушане на резюме на документ“ . След това Docs ще генерира резюмето, задвижвано от изкуствен интелект, и ще покаже плейър с времева линия, специфична за това резюме.

Според Google, тази функция е особено полезна за тези, които работят с дълги документи и нямат време да ги прочетат изцяло или да слушат пълен текст. Само за няколко минути можете да наваксате с бележки от среща, технически доклад или документ, споделен от вашия екип.

Самата компания споменава практически примери: използване на аудио резюмета за преглед на бележки преди важна среща , обобщаване на дълги доклади и достъп до най-важните моменти за кратко време или позволяване на мениджъри и лидери да вземат бързи решения въз основа на обемни документи.

Ограничения и наличност на аудио функции, задвижвани от изкуствен интелект, в Документи

Всичко това звучи много мощно, но има няколко важни ограничения, които трябва да се вземат предвид, преди да базирате работния си процес на тези функции. Първото е максималният размер на документите , които могат да бъдат прочетени с инструмента „Listen“. В момента четенето спира, когато документът надвиши 20 000 знака.

Това означава, че ако работите с много големи текстове, ще трябва да ги разделите на няколко документа, за да се възползвате от функцията за четене. Това ограничение е особено важно за доклади, дълги ръкописи или дипломни работи, където е лесно да се превиши този брой.

Друго ключово ограничение е наличието на платформа и език . Както пълните четения, така и аудио резюметата в момента са ограничени до настолната версия на Google Docs и английския език. Ако искате да използвате тези инструменти на мобилно устройство или на испански, ще трябва да изчакате бъдещи актуализации.

Трябва също да знаете, че не всички акаунти в Google имат достъп. Тези възможности са предназначени предимно за професионална и образователна среда и се предлагат на клиенти на Google Workspace със специфични платени планове или абонати на усъвършенстваните услуги с изкуствен интелект на Google.

Плановете, които в момента поддържат аудио резюмета и функции за четене, задвижвани от изкуствен интелект, включват Business Standard и Plus, Enterprise Standard и Plus, плъгина Google AI Ultra за бизнес , плъгина Google AI Pro за образование и абонаменти за Google AI Pro и Ultra. Тези опции в момента не са налични за безплатни акаунти.

Google започна глобалното внедряване на тези функции в Документи, като очакваният срок за достигане до всички акаунти в рамките на допустимите планове е около 15 дни . Както и при други функции с изкуствен интелект, достъпът може да бъде разширен по-късно, но към момента няма гаранции за стандартни потребители без абонамент.

Изпращане на обратна връзка за генерирания от изкуствен интелект текст и аудио

Gemini и другите модели, които Google Workspace използва с изкуствен интелект, са в процес на непрекъснато обучение и самата компания признава, че понякога няма да може да обработи правилно заявката ви или че може да предложи безполезни или откровено грешни предложения.

За да подобри качеството и безопасността на тези инструменти, Google насърчава потребителите да предоставят обратна връзка за генерираното съдържание . Точно под всеки блок текст, създаден от изкуствения интелект (или свързан с аудио изживяването), ще видите опциите „Добро предложение“ или „Лошо предложение“.

Ако изберете „Лошо предложение“, ще се отвори малък формуляр, където можете да посочите вида на открития проблем (неточност, обидно съдържание, неподходяща информация и др.) и да добавите допълнителни коментари с повече контекст. Тази информация помага на компанията да коригира своите модели и да прилага по-ефективни филтри.

В долната част на този поток за обратна връзка ще намерите връзка с надпис „Какви данни ще бъдат прикачени?“. ​​Оттам можете да прегледате точно каква информация се изпраща заедно с вашата обратна връзка: например откъси от публикацията, генериран текст и някои контекстуални данни . Ако не искате това да бъде включено, можете да премахнете отметката от квадратчето с надпис „Прикачете събраните данни към вашата обратна връзка, за да ни помогнете да подобрим практическата работа с продукта“.

В по-късна стъпка ще видите и опция за „Допълнителен контекст (съдържание, използвано като препратка за създаване на резултати).“ Отново можете да решите дали да включите този контекст в подадената информация или да го оставите. Накрая просто кликнете върху „Напред“ и след това върху „Изпращане“, за да завършите процеса.

Ако искате да изпратите по-обща обратна връзка, не само за конкретен резултат, можете да отидете в горното меню на Google Документи и да използвате „Помощ > Помогнете ни да подобрим Документи“ . А ако откриете правен проблем (например проблеми с авторските права или незаконно съдържание), има специален начин да подадете официално искане до Google.

Поверителност и данни: какво събира Google, когато използвате Workspace Labs в Документи

Един от основните проблеми, свързани с изкуствения интелект в Google Docs, е управлението на личните данни и съдържанието на вашите документи . Google е доста ясен в обяснението какво се събира, когато използвате „Помогнете ми да пиша (Labs)“ и други свързани функции в средата на Workspace Labs.

Когато използвате тези инструменти, Google може да използва и съхранява заявките, които въвеждате или избирате , текста, който избирате за пренаписване, съдържанието, генерирано от самия изкуствен интелект, съдържанието от вашия документ, което е било използвано като справка, и коментарите, които изпращате относно резултатите.

Тези данни се използват за предлагане, подобряване и разработване на продуктите, услугите и технологиите за машинно обучение на Google . С други думи, те се използват не само за фина настройка на специфичната функционалност на Документи, но и за други по-широки инициативи за изкуствен интелект, които компанията преследва.

Google посочва, че данните ви от Workspace Labs могат да бъдат четени, оценявани, анотирани и преглеждани от хора . Google обаче уточнява, че когато използва записи, избрани от самата компания (както е описано в Декларацията за поверителност), за генериране на резултати, тя обобщава или псевдонимизира това съдържание и резултатите, преди да ги изпрати за човешки преглед, освен ако изрично не ги изпратите като част от обратната си връзка.

Поради всички тези причини Google препоръчва да не включвате лична, поверителна или чувствителна информация в заявките си или в съдържанието, което възнамерявате да обработвате с помощта на функциите на Workspace Labs. В крайна сметка, дори с процеси на псевдонимизация и вътрешен контрол, тази информация все още може да захранва системи с изкуствен интелект и в някои случаи да бъде прегледана от човек.

Ако сте особено загрижени за тези аспекти, е добре да прегледате внимателно Декларацията за поверителност и Условията на Google Workspace Labs за лични или бизнес акаунти. Тези документи подробно описват как се използват данните, колко дълго се съхраняват и какви са вашите права като потребител.

Как да изключите „Помогнете ми да пиша“ и да излезете от Workspace Labs

Ако след като изпробвате функциите на изкуствения интелект в Документи, решите, че предпочитате да не използвате Workspace Labs , имате възможност да напуснете програмата. Това обаче е важно решение, защото в момента напускането на Workspace Labs означава трайна загуба на достъп до всички негови функции.

С други думи, ако напуснете Workspace Labs, не само функцията „Помогнете ми да пиша“ в Google Docs ще бъде деактивирана, но и ще спрете да виждате всички други експериментални функции на изкуствения интелект, свързани с вашия акаунт. Освен това Google заявява, че няма да можете да се присъедините отново към програмата със същия акаунт.

Ако обмисляте да напуснете поради опасения за поверителност или контрол на съдържанието, препоръчително е внимателно да претеглите плюсовете и минусите. Можете да продължите да използвате Документи по традиционния начин, без да прибягвате до табла за управление с изкуствен интелект, но ако искате да сте сигурни, че съдържанието ви не се обработва чрез Workspace Labs , официалното напускане на програмата е най-прекият път.

Gemini в Документи: Корекция на граматиката и подобряване на писането

Освен възможностите си за генериране на текст в насипно състояние, Gemini се позиционира и като асистент за подобряване на качеството на писането . Подобно на други езикови модели (LLM), той може да открива граматически грешки, правописни грешки и проблеми с глаголните времена или пунктуацията.

Можете да го помолите да прегледа текст, който вече сте написали, и да го коригира директно или да предложи по-добре написани алтернативи . Това е особено полезно, ако пишете на няколко езика, тъй като изкуственият интелект помага за поддържане на по-естествен стил, като се избягват неудобни фрази или прекалено буквални преводи.

Освен това, способността да се комбинира този преглед с опции за тон (по-формален или по-неформален) прави Близнаците интересен съюзник за адаптиране на едно и също съдържание към различни контексти: сериозни доклади, вътрешни комуникации, публикации в блогове, социални медии и др.

Външни плъгини: DocGPT като AI асистент в Google Docs

Вградените функции на Google не са единственият начин за използване на изкуствен интелект в Документи. Има добавки на трети страни, като DocGPT, асистент за писане, базиран на GPT-4/ChatGPT на OpenAI , който се интегрира директно в средата на Google Документи и Таблици.

Този плъгин обещава да ви помогне с голямо разнообразие от задачи: генериране на идеи за публикации в блогове , писане на пълни параграфи, почистване на списъци с имена, адреси или компании, класифициране на мнения с анализ на настроенията, обобщаване на отзиви, писане на отговори на онлайн коментари или тестване на алтернативни версии на същото предложение.

Предназначен е и за тези, които работят с рекламни текстове и дигитален маркетинг : може да ви помогне с текстове за реклами в Google и Facebook, SEO метаданни (заглавия и описания), текстове за целеви страници или дори с управление на каталози за онлайн магазини на платформи като Shopify или Amazon.

По отношение на чисто документалните аспекти, DocGPT ви позволява да създавате очертания за дадено съдържание , да разширявате статии, да изготвяте имейли или публикации в блогове, да обобщавате бележки от срещи, да превеждате съдържание на множество езици или да променяте общия стил на текст, за да отговаря по-добре на вашата аудитория.

Плъгинът използва усъвършенствана технология за генериране на език, което му позволява да генерира плавен, човешки текст на над двайсет езика. Той дори поддържа по-специфични приложения, като например писане на скриптове за видеоклипове в YouTube и TikTok, помагайки за създаването на ангажиращи скриптове, съответстващи на определена марка.

Освен това, той включва функции, предназначени да опростят работния процес , като форматиране на документи, автоматизирано добавяне и актуализиране на данни, както и планиране на напомняния и ключови дати. Значителна част от стойността му се крие и в SEO възможностите: DocGPT може да предлага ключови думи и фрази, свързани с вашата тема, за да подобри класирането в търсачките.

В крайна сметка, той е представен като мощен инструмент за заети хора, които трябва да спестят време, да подобрят писането си и да оптимизират съдържание, без да напускат екосистемата на Google. Важно е обаче да се помни, че Google Docs е регистрирана търговска марка на Google LLC и че тези добавки на трети страни имат свои собствени условия и политики за поверителност.

Комбинацията от Gemini, Workspace Labs, аудио функции и добавки като DocGPT трансформира Google Docs в нещо повече от текстов редактор, базиран в облак: той се е превърнал в център за писане, задвижван от изкуствен интелект , където можете да изготвяте, пренаписвате, слушате, обобщавате и оптимизирате почти всеки тип документ. Разбирането на това как работи всеки компонент, неговите ограничения и последиците за поверителността е ключово за извличане на максимума от него, без да губите контрол над съдържанието си.