Šta su anonimne životinje na Google Drive-u i kako ih kontrolisati

Informatec Digital » Resursi » Šta su anonimne životinje na Google Drive-u i kako ih kontrolisati

Ako ste ikada mirno radili na dokumentu, proračunskoj tablici ili prezentaciji i iznenada vidjeli ikonu životinje s čudnim imenom u gornjem desnom uglu , vjerovatno ste se malo uplašili. Ovi znatiželjni posjetioci su takozvane "anonimne životinje" Google Drivea i, iako mogu privući pažnju, ne moraju nužno značiti da ste hakovani ili nešto slično.

Google je odlučio dodati dašak humora nečemu tako ozbiljnom kao što je upravljanje dozvolama prikazujući neidentificirane korisnike kao životinje sa slatkim imenima: Anonimni tvor, Anonimna koala, Anonimni zec, Anonimni kraken... Iza svakog od njih stoji stvarna osoba koja pregleda vašu datoteku, ali iz različitih razloga, ne pojavljuju se sa svojim imenom ili Google računom. Pogledajmo detaljnije šta su oni tačno, zašto se pojavljuju i kako možete sve držati pod kontrolom.

Šta su anonimne životinje na Google disku?

Anonimne životinje su u suštini korisnici koji pregledavaju ili uređuju Google datoteku (Dokumente, Tabele ili Slajdove) bez da ih identifikuje račun koji je vama vidljiv . Umjesto prikazivanja njihovog imena i profilne slike, Google ih predstavlja siluetom životinje i oznakom poput "anonimni morž" ili "anonimna vjeverica".

Ovo se posebno dešava kada se dokument dijeli putem javne veze ili veze kojoj može pristupiti bilo ko sa vezom . U tim slučajevima, Google ne može uvijek povezati aktivnost korisnika sa određenim imenom, pa koristi ovaj sistem anonimnih "ljubimaca" kako bi naznačio da neko drugi trenutno pristupa datoteci.

Iza svake životinje stoji korisnik koji može jednostavno čitati ili uređivati ​​sadržaj, ovisno o konfiguriranim dozvolama datoteke . Sam sistem anonimnih životinja ne dodaje rizik; ono što čini razliku je vrsta pristupa koju ste odobrili dokumentu.

Neko vrijeme, Google je koristio samo boje kako bi razlikovao svaku osobu povezanu s dijeljenim dokumentom . Kako su se alati za saradnju razvijali, kompanija je odlučila da ih učini vizualnijim i intuitivnijim te je počela povezivati ​​svakog neidentificiranog korisnika sa životinjom, pored toga što im je davala vlastitu ikonu.

Popis je prilično dug i raznolik: planinska koza, iguana, koala, lemur, krokodil, mravojed, dinosaurus, delfin, patka, slon, tvor, lisica, žaba, žirafa, jež, nilski konj, hijena, šakal, leopard, tigar, lama, morska krava, kuna, majmun, orangutan, vidra, panda, pingvin, oklopnjak, aksolotl, jazavac, šišmiš, dabar, bivol, deva, kameleon, gepard, vjeverica, činčila, čupakabra, kormoran, kojot, vrana, dingo, kljunač, piton, rakun, nosorog, ovca, rovka, tvor, kornjača, morž, vuk, džepni gofer... Svako od ovih imena može se pojaviti kao "anonimno" u vašim dokumentima.

Zašto se pojavljuju nepoznati korisnici ili anonimne životinje?

Kada vidite korisnika kojeg ne prepoznajete, bilo da se radi o neobičnom imenu ili čak anonimnoj životinji , to je obično zbog načina na koji ste podijelili datoteku i kako joj je ta druga osoba pristupila. Google navodi nekoliko tipičnih situacija u kojima se to može dogoditi i korisno je biti svjestan njih kako biste izbjegli iznenađenja.

Jedan od najčešćih razloga je taj što je datoteka dijeljena s distribucijskom listom ili mailing listom . U tim slučajevima, dokument se šalje cijeloj grupi (na primjer, radnom timu ili razredu), a kada neko s te liste pristupi datoteci putem općeg linka, može se pojaviti kao anonimni korisnik ako nema individualnog poziva ili ako nije prijavljen sa svojim uobičajenim računom.

Također je vrlo uobičajeno da se anonimna životinja pojavi jer je datoteka podijeljena s nekim ko nema Google račun ili nije prijavljen . Ako ta osoba otvori link, moći će pristupiti datoteci u skladu s dozvolama koje ste joj dali (pregled, komentiranje ili uređivanje), ali Google ne može prikazati njeno pravo ime na vrhu, otuda i ikona životinje.

Još jedan vrlo čest scenario je da neko sa dozvolama za uređivanje ili pristupom linku proslijedi taj link trećim stranama . Zamislite da dijelite radni dokument sa kolegom, a on zauzvrat proslijedi link drugoj osobi u svom timu, a da vam to ne kaže. Ova nova osoba se može prijaviti kao anonimni korisnik i vama se pojaviti kao "anonimna lisica" ili bilo koja druga životinja dok pregleda sadržaj.

Također možete vidjeti nepoznato ime umjesto uobičajenog kontakta jer je ta osoba promijenila ime svog Google računa . Ako sumnjate da bi to mogao biti neko koga poznajete, možete provjeriti njihovu adresu e-pošte u postavkama "Dijeljenje" unutar same datoteke da biste to saznali.

U mnogim slučajevima, razlog za ovaj neovlašteni pristup je taj što je datoteka konfigurirana kao "javna na webu" ili "dostupna svima s linkom ". U ovim načinima dijeljenja, svako ko primi link, kopira ga ili ga pronađe može pristupiti i pregledati (ili čak uređivati) datoteku u skladu s opcijama koje ste odabrali, čak i ako je sistem prikazuje kao anonimnu datoteku.

Kako Google identificira anonimne životinje

Kada vidite ikone životinja u gornjoj traci Google dokumenata, tabela ili prezentacija, Google zapravo ukazuje na prisustvo korisnika koji su pristupili datoteci bez ličnog poziva ili bez da vam je njihov profil vidljiv . To ne znači da sistem nije svjestan njih; to jednostavno znači da ćete ih vi, kao vlasnik ili urednik, vidjeti samo kroz ovaj generički prikaz.

Google jasno razlikuje pojedinačno pozvane korisnike i korisnike koji se pridružuju putem dijeljenog linka . Osobe kojima ste poslali ličnu pozivnicu putem e-pošte prikazat će se sa svojim imenom i, ako je imaju, sa svojom profilnom slikom. Nasuprot tome, oni koji se pridruže isključivo putem općeg linka, bez direktnog pozivnice, prikazat će se kao anonimni korisnici.

Ovo ponašanje se također primjenjuje kada je dokument otvoren za "svakoga ko ima link" ili "svako na internetu ga može pronaći i pregledati ". U tim slučajevima, ne kontrolišete pojedinačno ko mu pristupa, pa Google ne navodi njihova prava imena, već ih grupira pod životinjskim aliasima kako biste mogli vidjeti koliko je ljudi istovremeno povezano i koje dijelove dokumenta pregledavaju.

Sistem boja i životinja vam omogućava da lako identifikujete koje dijelove teksta svaki korisnik pregleda u realnom vremenu . Svaka anonimna životinja će imati svoj kursor, selekciju i boju ikone, tako da čak i ako ne vidite njeno pravo ime, možete pratiti njene radnje unutar datoteke.

Važno je napomenuti da prava imena ljudi možete vidjeti samo ako im eksplicitno odobrite pristup putem personalizirane pozivnice ili ako su dio mailing liste povezane s određenim email adresama. U suprotnom, oni će se i dalje pojavljivati ​​kao anonimne životinje, čak i ako iz konteksta možete pretpostaviti ko su.

Ako ikada želite provjeriti da li nepoznato ime u vašoj datoteci pripada nekome koga poznajete, možete otvoriti dijaloški okvir "Dijeli" i pregledati adrese e-pošte koje imaju pristup . U tom odjeljku, zadržavanjem miša iznad imena korisnika prikazat će se njihova adresa e-pošte, što vam omogućava da potvrdite da li je to osoba koju ste tražili.

Tipične situacije u kojima se pojavljuju anonimne životinje

U praksi, anonimne životinje se obično pojavljuju kad god se intenzivno koriste dijeljeni linkovi i dokumenti konfigurirani za širok pristup . Ovo je vrlo uobičajeno u okruženjima za učenje, okruženjima za saradnju ili otvorenim projektima gdje je poželjno da više ljudi može istovremeno pregledavati ili uređivati.

Na primjer, ako ste nastavnik ili instruktor i podijelite dokument s cijelim razredom putem linka na obrazovnoj platformi ili u masovnoj e-poruci , većina vaših učenika može mu pristupiti bez potrebe da ih pojedinačno pozivate. Kako počnu pristupati dokumentu, vidjet ćete "anonimnu pandu", "anonimnog delfina", "anonimnu ovcu" i druge kako paradiraju na vrhu dok konsultuju ili popunjavaju informacije.

U kompanijama i radnim timovima, također je uobičajeno koristiti generičke linkove kako bi im bilo ko u timu mogao pristupiti. Možda neko iz odjela za ljudske resurse podijeli tabelu s linkom u internom chatu tako da je svako kome je potreban može pogledati. Ako se ljudi ne prijave sa svojim glavnim računom ili pristup nije ograničen na određene korisnike, te kolege ćete vidjeti kao anonimne korisnike.

U otvorenijim projektima, kao što su javni kolaborativni dokumenti, obrasci s dijeljenim rezultatima ili vodiči za zajednicu, anonimne životinje su praktično uobičajene. Svatko tko ima link može se pridružiti, a uvid u broj učesnika dobit ćete samo zahvaljujući tim ikonama životinja koje se pojavljuju i nestaju u stvarnom vremenu.

Postoje i običniji slučajevi, kao što je kada dijelite dokument s prijateljem koji nema Gmail račun ili koji mu pristupa iz anonimnog prozora preglednika bez prijave . Čak i ako je to neko kome vjerujete, Google će ga vidjeti kao anonimnog posjetitelja i stoga mu dodijeliti jedan od ovih slatkih životinjskih pseudonima.

Rizici i nesporazumi: Jesu li anonimne životinje opasne?

Vidjeti "anonimnog krakena" ili "anonimnog tvora" kako luta vašim dokumentom može ostaviti utisak da je neko provalio, ali prisustvo ovih anonimnih životinja samo po sebi ne podrazumijeva bilo kakvo hakovanje ili kršenje sigurnosti . To je jednostavno Googleov način da prikaže korisnike čiji identitet nije povezan s imenom koje vam je vidljivo.

Problem nije u samoj životinji, već u dozvolama za dijeljenje datoteke . Ako je dokument postavljen kao javan ili dostupan svima putem linka, normalno je da vidite anonimne životinje, jer to znači da ste dozvolili takav široki pristup.

Međutim, ako počnete vidjeti neočekivane anonimne korisnike u datoteci za koju ste mislili da je privatna , to bi mogao biti znak da se dokument dijeli s više ljudi nego što ste mislili ili da ga je neko ko ima pristup proslijedio bez da vas je obavijestio. U tom slučaju trebali biste pregledati postavke dijeljenja i prilagoditi dozvole.

Još jedna uobičajena zabluda je da, budući da su anonimni, ovi korisnici ne mogu ostaviti trag ili nemaju ograničenja. U stvarnosti, njihova sposobnost djelovanja unutar datoteke ovisi o tome što ste postavili: ako imaju samo dozvolu za čitanje, neće moći ništa uređivati ​​ili brisati ; ako ste im dozvolili uređivanje, moći će mijenjati sadržaj, ali kao i svaki drugi urednik.

Sa stanovišta privatnosti, Google interno bilježi aktivnosti kako bi održao sigurnost usluge, ali ćete vidjeti samo "životinju" kao takvu. Ako ste zabrinuti ko bi mogao pregledavati osjetljivi dokument, rješenje nije toliko u "lovu" anonimne životinje koliko u pravilnom ograničavanju ko može primiti link i šta mogu učiniti unutar datoteke.

Kako ograničiti ko može pregledavati ili uređivati ​​vašu datoteku

Ako želite smanjiti ili eliminirati pojavljivanje anonimnih životinja u svojim dokumentima, ključno je prilagoditi dozvole za dijeljenje tako da im mogu pristupiti samo osobe koje odaberete . Google Drive nudi nekoliko opcija za kontrolu ovoga sa znatnom preciznošću.

Najsigurniji način upravljanja pristupom je slanje personaliziranih pozivnica na određene adrese e-pošte . Umjesto dijeljenja javnog linka, dodajete korisnike jednog po jednog koji bi trebali moći pregledavati, komentirati ili uređivati ​​datoteku. Na taj način, kada joj pristupe, prikazat će se sa svojim imenima, a ne kao anonimni korisnici.

Još jedna ključna mjera je izbjegavanje, kad god je to moguće, načina rada "svako ko ima link može pregledati/uređivati" . Ova postavka je vrlo pogodna za brzo dijeljenje, ali otvara vrata za kruženje linka više nego što je predviđeno, što potencijalno može dovesti do toga da se u dokumentu nađu stranci - ili barem neidentificirani korisnici.

Ako ste već podijelili datoteku i počnete vidjeti previše nepoznatih korisnika, dozvole možete promijeniti u bilo kojem trenutku pomoću dugmeta "Dijeli" . Tamo možete opozvati opći pristup, ograničiti ga na određene osobe, promijeniti nivo pristupa s "urednik" na "čitatelj" ili čak potpuno prestati dijeliti datoteku.

U dokumentima gdje želite da ljudi samo čitaju, ali ne i da uređuju bilo šta, preporučljivo je konfigurirati opciju samo za čitanje . Na ovaj način, čak i ako neko pristupi dokumentu putem širokog linka i pojavi se anonimno, neće moći mijenjati sadržaj. Ovo je posebno korisno za izvještaje, priručnike ili informativne dokumente koji ne zahtijevaju zajedničko uređivanje.

Konačno, dobra je ideja povremeno provjeriti napredne opcije dijeljenja na Google Driveu . Tamo možete vidjeti ko može dijeliti datoteku, ko može dodavati nove korisnike i postoje li naslijeđene dozvole iz nadređenih mapa koje bi mogle utjecati na nju. Brz pregled ovih opcija može vam uštedjeti mnogo problema s pristupom.

Najbolje prakse za izbjegavanje iznenađenja s anonimnim životinjama

Pored pravilnog konfigurisanja dozvola, postoji niz najboljih praksi koje će vam pomoći da kontrolišete svoje dokumente na Google Drive-u i smanjite pojavu neočekivanih korisnika . Ne radi se o životu u strahu, već o tome da budete jasni u vezi s tim ko pristupa vašim dokumentima i zašto.

Jedna od prvih preporuka je da dobro razmislite kome ćete dati pristup prije dijeljenja linka . Ako je sadržaj osjetljiv ili ličan, najbolje je da odvojite nekoliko sekundi da unesete adrese e-pošte određenih osoba koje bi ga trebale vidjeti, umjesto da pribjegavate tipičnom "svako ko ima link može mu pristupiti".

Kad god je moguće, pokušajte slati datoteke putem personaliziranih pozivnica umjesto javnih linkova . Ovaj jednostavan korak osigurava da kada otvorite dokument, vidite prava imena povezanih osoba, a ne skupinu životinja čiji identitet ne prepoznajete u potpunosti.

Još jedna dobra praksa je pregledati zadane dozvole koje dajete prilikom dijeljenja cijelih mapa . Ponekad je cijela mapa otvorena za mnogo više ljudi nego što mislite, a kada kreirate novu datoteku unutar nje, ona nasljeđuje tu konfiguraciju. To može rezultirati dokumentima koji su kreirani sa širim pristupom nego što je predviđeno.

Ako radite u timu, može biti korisno dogovoriti se o nekim internim pravilima o tome kako se linkovi dijele . Na primjer, odlučiti da se dokumenti ne prosljeđuju izvan grupe bez prethodne konsultacije s vlasnikom ili da se datoteke s osjetljivim podacima nikada ne ostavljaju u načinu rada "svi s linkom". Ova mala pravila značajno smanjuju rizik od neovlaštenog pristupa.

Konačno, ako naiđete na anonimnu životinju u važnoj datoteci, shvatite to kao znak da ukratko pregledate postavke dijeljenja i potvrdite da je sve kako treba . Ne mora biti ništa ozbiljno, ali je dobar izgovor da se osigura da samo prave osobe mogu pregledavati ili uređivati ​​taj sadržaj.

Razumijevanje šta su anonimne životinje, zašto se pojavljuju i kako njima upravljati omogućava vam da u potpunosti iskoristite saradnju u realnom vremenu na Google Drive-u bez ugrožavanja sigurnosti i privatnosti vaših datoteka . Uz pravilno konfigurisane dozvole i odgovorno korištenje linkova, ove životinje će prestati biti misteriozna prijetnja i postati samo prijateljska znatiželja koja ukazuje na to da drugi rade s vama na istom dokumentu.