Google Docs AI: Kako koristiti umjetnu inteligenciju u svojim dokumentima

Informatec Digital » Resursi » Google Docs AI: Kako koristiti umjetnu inteligenciju u svojim dokumentima

Ako svakodnevno koristite Google dokumente, vjerovatno ste primijetili nove opcije zasnovane na vještačkoj inteligenciji koje se u posljednje vrijeme pojavljuju svuda. Google integriše Gemini i Workspace Labs u Google dokumente kako bi vam pomogao da bez napora pišete, sažimate, pa čak i slušate svoje dokumente. Sve ovo zvuči vrlo futuristički, ali također postavlja pitanja: ko to može koristiti, kako tačno funkcioniše i šta se dešava sa vašim podacima?

U ovom članku ćemo korak po korak detaljno objasniti sve funkcije umjetne inteligencije koje Google Dokumenti trenutno nude : panel "Pomozite mi da pišem (Labs)", čitanje naglas, audio sažetke koje generira Gemini, slanje komentara, kako onemogućiti ove funkcije i koji se podaci prikupljaju kada ih koristite. Vidjet ćete i dodatke poput DocGPT-a , koji pisanje uz pomoć umjetne inteligencije unutar Google Dokumenta podižu na još viši nivo.

Šta je Google Workspace Labs i kako se integriše sa Google Dokumentima?

Prije svega, važno je razumjeti jednu stvar: mnoge AI funkcije Google Dokumenata dio su eksperimentalnog programa Google Workspace Labs . To nije funkcija dostupna svima, već okruženje za testiranje za pouzdane korisnike koji pristaju isprobati nove funkcije.

Da biste provjerili imate li pristup, jednostavno otvorite dokument u Google dokumentima na računaru i potražite opciju "Pomozite mi da pišem (Labs)" u lijevoj bočnoj traci (ili u kontekstnom meniju). Ako vidite ovu ploču, to znači da je vaš račun dio programa i da možete početi eksperimentirati s generativnim AI funkcijama.

Važno je shvatiti da je Workspace Labs okruženje za testiranje, a ne konačni proizvod . Google to jasno stavlja do znanja: prijedlozi koje vidite ne predstavljaju nužno službeno mišljenje kompanije i ne treba ih shvatati kao profesionalni savjet (medicinski, pravni, finansijski ili bilo koji drugi). Nadalje, mogu generirati netačne, nepotpune ili neprikladne informacije , tako da uvijek trebate pregledati sadržaj prije nego što ga ozbiljno koristite.

„Pomozi mi da pišem“ u Google dokumentima: Vještačka inteligencija za kreiranje i prepisivanje sadržaja

Unutar Workspace Labsa, glavna funkcija u Google Dokumentima je "Pomozi mi da pišem". Pomoću ovog asistenta možete pisati novi tekst ili transformirati postojeći tekst koristeći Googleove AI modele (Gemini i srodna tehnologija). Međutim, trenutno je dostupan samo na računarima.

Ovaj alat se direktno integriše u uređivač dokumenata. Iz samog panela možete kreirati nacrte od nule, preformulisati paragrafe, skratiti ili proširiti sadržaj , promijeniti ton ili zatražiti određeno formatiranje kao što su liste s grafičkim oznakama. U suštini se radi o asistentu za pisanje ugrađenom u Dokumente, bez napuštanja preglednika.

Imajte na umu da su sve ove funkcije u fazi testiranja, tako da kvalitet odgovora može uveliko varirati ovisno o zahtjevu . Google naglašava da alat "uči" iz povratnih informacija korisnika, tako da je vaš doprinos ključan za poboljšanje rezultata u srednjoročnom periodu.

Kako koristiti vještačku inteligenciju za pisanje novog teksta od nule

Ako želite da vam Google dokumenti pomognu u kreiranju sadržaja tamo gdje trenutno nema ničega, možete koristiti opciju "Pomozi mi da napišem" da biste generirali novi tekst . Proces je jednostavan i fokusira se na ono što je poznato kao "zahtjevi" ili "upiti".

Za početak, otvorite dokument na računaru, postavite kursor tamo gdje želite umetnuti sadržaj i u bočnoj traci kliknite na "Pomozi mi da napišem ". Otvorit će se okvir u koji možete unijeti svoj zahtjev - odnosno instrukciju na prirodnom jeziku koja pokazuje šta želite da vještačka inteligencija napiše za vas.

Mogućnosti su ogromne: možete zatražiti bilo šta, od pjesme o životu šestogodišnjaka do "praktičnog vodiča za korištenje kosilice" ili "pisma zahvalnosti nakon razgovora za posao". Što je zahtjev jasniji i konkretniji, veća je vjerovatnoća da će rezultat biti blizu onoga što ste imali na umu.

Nakon što napišete svoj zahtjev, kliknite na "Kreiraj ". Za samo nekoliko sekundi, Google dokumenti će generirati nacrt teksta i prikazati ga u prozoru s prijedlozima. Odatle možete pregledati sadržaj, ručno ga urediti ili ga dodatno precizirati koristeći ugrađene alate umjetne inteligencije.

Nakon početnog generiranja, imate nekoliko dodatnih opcija: možete poslati komentare u kojima navodite da li vam je prijedlog dobar ili loš , urediti zahtjev koji ste podnijeli na početku kako biste generirali novu verziju ili koristiti meni "Pročisti" kako biste transformirali rezultirajući tekst bez potrebe da ponovo počinjete ispočetka.

U okviru opcije "Pročisti" možete odabrati različite postavke: promijeniti ton između formalnog i neformalnog , sažeti sadržaj kako biste se fokusirali na ključne tačke, organizirati ga kao listu s grafičkim oznakama, proširiti ga kako biste ga učinili opširnijim i detaljnijim, skratiti ga kako biste ga učinili konciznijim ili pokušati s opcijom "Ponovi", koja generira potpuno novu verziju. U ovom posljednjem slučaju, imajte na umu da ako prihvatite novu verziju, nećete se moći vratiti na prethodnu u Labs interfejsu.

Kada ste zadovoljni rezultatom koji generira vještačka inteligencija, jednostavno kliknite na "Umetni ". Tekst će biti postavljen u vaš dokument na lokaciju kursora i možete ga uređivati ​​baš kao i bilo koji drugi dokument u Google dokumentima.

Koristite Google Docs AI za prepisivanje i transformaciju postojećeg teksta

Pored pisanja od nule, "Help Me Write (Labs)" vam omogućava da prepišete tekst koji ste već kreirali . Ovo je korisno ako imate nacrt s kojim niste zadovoljni, ako želite prilagoditi ton drugoj publici ili ako trebate sažeti mnogo informacija.

Da biste koristili ovu funkciju, otvorite dokument na računaru i odaberite tekst koji želite izmijeniti . Nakon odabira, u bočnoj traci ćete pronaći opciju "Pomozite mi da pišem (Labs)". Klikom na nju otvorit će se skup specifičnih radnji osmišljenih za transformaciju tog sadržaja.

Među dostupnim opcijama je nekoliko vrlo praktičnih: „Izmijeni sa zahtjevom“, koja vam omogućava da objasnite tačno kako želite promijeniti tekst ; „Preformuliraj“ tako da AI izrazi istu stvar drugim riječima; „Skrati“ da biste dobili kraću verziju; ili „Razvij“ da biste proširili i dodali više informacija.

Također imate stilske naredbe poput "Formalnije" ili "Neformalnije ", savršene za prilagođavanje teksta poslovnoj e-pošti, institucionalnoj komunikaciji ili, obrnuto, društvenim mrežama ili ličnim porukama. Druge korisne opcije uključuju "Glasanje" za pretvaranje paragrafa u strukturiranu listu i "Sažetak" za isticanje ključnih tačaka gustog bloka teksta.

Kada vještačka inteligencija generira novu verziju, možete ocijeniti prijedlog kao dobar ili loš , urediti svoj početni zahtjev za daljnje poboljšanje ili nastaviti s promjenama pomoću dugmeta "Usavrši". Postoji čak i opcija "Pokušaj ponovo" za generiranje drugačije varijacije istog teksta.

Na kraju procesa, nude vam se tri opcije: "Zamijeni" da biste generirani tekst zamijenili originalnim, "Umetni" da biste novu verziju dodali ispod postojećeg sadržaja ili zatvorite panel da biste zadržali tekst kakav je bio. Na ovaj način možete upoređivati ​​verzije bez gubitka ikakvog rada.

Čitanje dokumenata uz pomoć umjetne inteligencije: funkcija "Slušanje" u Google dokumentima

Pored pisanja, Google u Docs-u podiže vještačku inteligenciju u drugu dimenziju: čitanje dokumenata naglas . Funkcija se zove "Listen" i generira prirodne audio verzije sadržaja, dizajnirane tako da možete konzumirati tekst bez potrebe da ga gledate na ekranu.

Ova funkcija je idealna ako Google dokumente koristite više za čitanje nego za pisanje ili ako trebate pregledati sadržaj dok radite nešto drugo (na primjer, tokom putovanja na posao ili dok obavljate monotone zadatke). Geminijeva umjetna inteligencija pretvara tekst u zvuk s uglađenim i relativno prirodnim sintetičkim glasom.

Da biste ga koristili, otvorite dokument u desktop verziji Google dokumenata i idite na meni "Alati > Audio > Poslušaj ovu karticu" . Čim aktivirate opciju, sadržaj dokumenta će početi da se reprodukuje kao da je neprekidni zvuk.

Istovremeno, na ekranu će se pojaviti plutajući plejer koji možete slobodno kretati po interfejsu. Pomoću ove male kontrole imat ćete pristup radnjama kao što su pauziranje ili nastavak reprodukcije, preskakanje naprijed ili nazad i podešavanje brzine za brže ili sporije slušanje u skladu s vašim tempom.

Jedna od zanimljivih prednosti je što možete birati između različitih glasovnih profila , svaki sa svojim jedinstvenim karakterom. Ovo čini slušanje ugodnijim i personalizovanijim, posebno ako provodite mnogo sati dnevno slušajući duge dokumente.

Nadalje, Google vam omogućava da ugradite ovaj audio direktno u sam dokument. Možete umetnuti prilagodljivo dugme koje reprodukuje sadržaj bez napuštanja stranice, što je vrlo korisno ako radite u timu i želite da drugi saradnici slušaju tekst bez potrebe da ga sami konfigurišu.

Audio sažeci generirani od strane Geminija u Google dokumentima

Druga važna nova funkcija vezana za zvuk je opcija "Slušanje sažetka dokumenta" . Umjesto čitanja cijelog dokumenta, Gemini generira kratak verbalni sinopsis njegovog sadržaja, uključujući informacije iz više povezanih kartica kada je to primjenjivo.

Ovi sažeci obično traju samo nekoliko minuta i fokusiraju se na isticanje najvažnijih ideja u tekstu . Stil naracije sličan je onome koji Gemini koristi u svojoj aplikaciji, s prirodnim glasom i tempom osmišljenim da vam pomogne da brzo usvojite ključne informacije.

Iz malog playera koji se pojavljuje kada aktivirate funkciju, možete podesiti brzinu reprodukcije ili birati između različitih glasova i stilova: narator, uvjerljiv, nalik treneru itd. Nije riječ o beskonačnom prilagođavanju, ali je dovoljno da prilagodite iskustvo kontekstu u kojem slušate.

Da biste pristupili ovim audio sažecima u web verziji Google Dokumenata, idite na "Alati > Audio > Poslušajte sažetak dokumenta" . Dokumenti će zatim generirati sažetak pokretan umjetnom inteligencijom i prikazati player s vremenskom linijom specifičnom za taj sinopsis.

Prema Googleu, ova funkcija je posebno korisna za one koji rade s dugim dokumentima i nemaju vremena da ih u potpunosti pročitaju ili poslušaju cijelu naraciju. Za samo nekoliko minuta možete pročitati bilješke sa sastanka, tehnički izvještaj ili dokument koji je podijelio vaš tim.

Sama kompanija navodi praktične primjere: korištenje audio sažetaka za pregled bilješki prije važnog sastanka , sažimanje dugih izvještaja i pristup najvažnijim dijelovima u kratkom vremenu ili omogućavanje menadžerima i liderima da brzo donose odluke na osnovu obimnih dokumenata.

Ograničenja i dostupnost audio funkcija pokretanih umjetnom inteligencijom u Dokumentima

Sve ovo zvuči vrlo moćno, ali postoji nekoliko važnih ograničenja koja treba uzeti u obzir prije nego što svoj radni tok zasnujete na ovim funkcijama. Prvo je maksimalna veličina dokumenata koji se mogu pročitati pomoću alata "Listen". Trenutno se čitanje zaustavlja kada dokument pređe 20.000 znakova.

To znači da ako radite s vrlo velikim tekstovima, morat ćete ih podijeliti u nekoliko dokumenata kako biste iskoristili funkciju čitanja. Ovo ograničenje je posebno relevantno za izvještaje, duge rukopise ili teze, gdje je lako prekoračiti taj broj.

Još jedno ključno ograničenje je dostupnost platforme i jezika . I potpuni sažeci za čitanje i audio sažeci trenutno su ograničeni na desktop verziju Google dokumenata i engleski jezik. Ako želite koristiti ove alate na mobilnom uređaju ili na španskom, morat ćete pričekati buduća ažuriranja.

Također biste trebali znati da nemaju svi Google računi pristup. Ove mogućnosti su prvenstveno namijenjene profesionalnim i obrazovnim okruženjima i nude se korisnicima Google Workspacea s određenim plaćenim planovima ili pretplatnicima na Googleove napredne AI usluge.

Planovi koji trenutno podržavaju audio sažetke i funkcije čitanja zasnovane na vještačkoj inteligenciji uključuju Business Standard i Plus, Enterprise Standard i Plus, dodatak Google AI Ultra za poslovanje , dodatak Google AI Pro za obrazovanje i pretplate na Google AI Pro i Ultra. Ove opcije trenutno nisu dostupne na besplatnim računima.

Google je započeo globalno uvođenje ovih funkcija u Dokumentima, s procijenjenim vremenskim okvirom od oko 15 dana da budu dostupne svim računima unutar odgovarajućih planova. Kao i kod drugih AI funkcija, pristup se može proširiti kasnije, ali trenutno nema garancija za standardne korisnike bez pretplate.

Pošaljite povratne informacije o tekstu i zvuku generiranom umjetnom inteligencijom

Gemini i ostali modeli koje Google Workspace koristi s umjetnom inteligencijom su u stalnom učenju , a sama kompanija priznaje da ponekad neće moći pravilno obraditi vaš zahtjev ili da može ponuditi nekorisne ili potpuno pogrešne prijedloge.

Kako bi poboljšao kvalitet i sigurnost ovih alata, Google potiče korisnike da daju povratne informacije o generiranom sadržaju . Odmah ispod svakog bloka teksta koji generira umjetna inteligencija (ili je povezan s audio iskustvom), vidjet ćete opcije "Dobar prijedlog" ili "Loš prijedlog".

Ako odaberete "Loš prijedlog", otvorit će se mali obrazac u kojem možete naznačiti vrstu otkrivenog problema (netačnost, uvredljiv sadržaj, neprikladne informacije itd.) i dodati dodatne komentare s više konteksta. Ove informacije pomažu kompaniji da prilagodi svoje modele i primijeni efikasnije filtere.

Na dnu tog toka povratnih informacija naći ćete link koji kaže "Koji će podaci biti priloženi?". Odatle možete pregledati tačno koje se informacije šalju uz vaše povratne informacije: na primjer, odlomke iz objave, generirani tekst i neke kontekstualne podatke . Ako ne želite da ovo bude uključeno, možete poništiti odabir polja "Priložite prikupljene podatke svojim povratnim informacijama kako biste nam pomogli da poboljšamo iskustvo s proizvodom".

U kasnijem koraku, vidjet ćete i opciju za "Dodatni kontekst (sadržaj koji se koristi kao referenca za kreiranje rezultata)." Opet, možete odlučiti hoćete li uključiti ovaj kontekst u slanje ili ga izostaviti. Na kraju, samo kliknite na "Dalje", a zatim na "Pošalji" da biste dovršili proces.

Ako želite poslati općenitije povratne informacije, ne samo o određenom rezultatu, možete otići u glavni meni Google dokumenata i koristiti "Pomoć > Pomozite nam da poboljšamo Dokumente" . A ako otkrijete pravni problem (na primjer, probleme s autorskim pravima ili ilegalni sadržaj), postoji poseban način za podnošenje formalnog zahtjeva Googleu.

Privatnost i podaci: šta Google prikuplja kada koristite Workspace Labs u Dokumentima

Jedan od glavnih problema koji se tiču ​​vještačke inteligencije u Google dokumentima je upravljanje ličnim podacima i sadržajem vaših dokumenata . Google je prilično eksplicitan u objašnjavanju šta se prikuplja kada koristite "Pomoć pri pisanju (Labs)" i druge povezane funkcije unutar okruženja Workspace Labs.

Kada koristite ove alate, Google može koristiti i pohranjivati ​​zahtjeve koje unesete ili odaberete , tekst koji odaberete za prepisivanje, sadržaj koji generira sama umjetna inteligencija, sadržaj iz vašeg dokumenta koji je korišten kao referenca i komentare koje pošaljete o rezultatima.

Ovi podaci se koriste za ponudu, poboljšanje i razvoj Googleovih proizvoda, usluga i tehnologija mašinskog učenja . Drugim riječima, koriste se ne samo za fino podešavanje specifičnih funkcionalnosti Dokumenata, već i za druge šire inicijative u oblasti vještačke inteligencije koje kompanija provodi.

Google navodi da vaše podatke iz Workspace Labsa mogu čitati, ocjenjivati, komentirati i pregledavati i ljudski recenzenti . Međutim, Google navodi da prilikom korištenja unosa koje je odabrala sama kompanija (kako je opisano u Obavještenju o privatnosti) za generiranje rezultata, taj sadržaj i rezultate agregira ili pseudonimizira prije nego što ih pošalje na ljudski pregled, osim ako ih izričito ne pošaljete kao dio svojih povratnih informacija.

Iz svih ovih razloga, Google preporučuje da ne uključujete lične, povjerljive ili osjetljive informacije u svoje zahtjeve ili u sadržaj koji namjeravate obraditi pomoću funkcija Workspace Labsa. U konačnici, čak i uz procese pseudonimizacije i interne kontrole, ove informacije i dalje mogu opskrbljivati ​​AI sisteme, a u nekim slučajevima ih može pregledati i čovjek.

Ako ste posebno zabrinuti zbog ovih aspekata, preporučuje se da pažljivo pregledate Obavještenje o privatnosti i Uslove korištenja Google Workspace Labsa za lične ili poslovne račune. Ovi dokumenti detaljno opisuju kako se podaci koriste, koliko dugo se čuvaju i vaša prava kao korisnika.

Kako isključiti opciju „Pomoć pri kucanju“ i izaći iz Workspace Labsa

Ako nakon isprobavanja AI funkcija u Dokumentima odlučite da radije ne želite koristiti Workspace Labs , imate mogućnost napustiti program. Međutim, ovo je važna odluka jer trenutno napuštanje Workspace Labsa znači trajni gubitak pristupa svim njegovim funkcijama.

Drugim riječima, ako napustite Workspace Labs, ne samo da će opcija "Pomozi mi da pišem" u Google dokumentima biti onemogućena, već ćete prestati vidjeti i sve druge eksperimentalne AI funkcije povezane s vašim računom. Nadalje, Google navodi da se nećete moći ponovo pridružiti programu s istim tim računom.

Ako razmišljate o odlasku zbog zabrinutosti oko privatnosti ili kontrole sadržaja, preporučljivo je pažljivo odvagnuti prednosti i nedostatke. Možete nastaviti koristiti Dokumente na tradicionalan način bez pribjegavanja AI nadzornim pločama, ali ako želite biti sigurni da se vaš sadržaj ne obrađuje putem Workspace Labsa , službeno napuštanje programa je najdirektniji put.

Gemini u Dokumentima: Ispravljanje gramatike i poboljšanje pisanja

Pored mogućnosti generiranja teksta u velikim količinama, Gemini se pozicionira i kao asistent za poboljšanje kvalitete vašeg pisanja . Poput drugih jezičkih modela (LLM-ova), može otkriti gramatičke greške, pravopisne greške i probleme s glagolskim vremenima ili interpunkcijom.

Možete ga zamoliti da pregleda tekst koji ste već napisali i direktno ga ispravi ili predloži bolje napisane alternative . Ovo je posebno korisno ako pišete na više jezika, jer vještačka inteligencija pomaže u održavanju prirodnijeg stila, izbjegavajući nespretne fraze ili previše doslovne prijevode.

Nadalje, mogućnost kombiniranja ove recenzije s opcijama tona (formalnijim ili neformalnijim) čini Blizance zanimljivim saveznikom za prilagođavanje istog sadržaja različitim kontekstima: ozbiljnim izvještajima, internoj komunikaciji, objavama na blogu, društvenim mrežama itd.

Vanjski dodaci: DocGPT kao AI asistent unutar Google Docs-a

Googleove ugrađene funkcije nisu jedini način korištenja umjetne inteligencije u Dokumentima. Postoje dodaci trećih strana poput DocGPT-a, asistenta za pisanje zasnovanog na OpenAI-jevom GPT-4/ChatGPT-u koji se direktno integrira u okruženje Google Dokumenata i Tablica.

Ovaj dodatak obećava da će vam pomoći u širokom spektru zadataka: generiranju ideja za objave na blogu , pisanju kompletnih paragrafa, čišćenju lista imena, adresa ili kompanija, klasifikaciji mišljenja analizom sentimenta, sažimanju recenzija, pisanju odgovora na online komentare ili testiranju alternativnih verzija istog prijedloga.

Također je dizajniran za one koji rade s reklamnim tekstovima i digitalnim marketingom : može vam pomoći s tekstovima za Google i Facebook oglase, SEO metapodacima (naslovima i opisima), tekstovima za odredišne ​​stranice ili čak s upravljanjem katalogom za online trgovine na platformama poput Shopifyja ili Amazona.

Što se tiče isključivo dokumentarnih aspekata, DocGPT vam omogućava da kreirate nacrte za određeni sadržaj , proširite članke, napravite nacrte e-poruka ili objava na blogu, sažmete bilješke sa sastanaka, prevedete sadržaj na više jezika ili promijenite cjelokupni stil teksta kako bi bolje odgovarao vašoj publici.

Dodatak koristi naprednu tehnologiju generiranja jezika, što mu omogućava da generira tečan, ljudski tekst na preko dvadeset jezika. Čak podržava i specifičnije upotrebe, kao što je pisanje skripti za YouTube i TikTok videozapise, pomažući u kreiranju zanimljivih skripti koje su usklađene s određenim brendom.

Nadalje, uključuje funkcije dizajnirane za pojednostavljenje radnog procesa , kao što su formatiranje dokumenata, automatsko dodavanje i ažuriranje podataka te zakazivanje podsjetnika i ključnih datuma. Značajan dio njegove vrijednosti leži i u njegovim SEO mogućnostima: DocGPT može predložiti ključne riječi i fraze povezane s vašom temom kako bi se poboljšao rang na pretraživačima.

U konačnici, predstavljen je kao moćan alat za zaposlene ljude kojima je potrebno uštedjeti vrijeme, poboljšati svoje pisanje i optimizirati sadržaj bez napuštanja Google ekosistema. Međutim, važno je zapamtiti da je Google Docs registrirani zaštitni znak tvrtke Google LLC i da ovi dodaci trećih strana imaju vlastite uvjete i politike privatnosti.

Kombinacija Geminija, Workspace Labsa, audio funkcija i dodataka poput DocGPT-a transformira Google Docs u više od običnog uređivača teksta u oblaku: postao je centar za pisanje pokretan umjetnom inteligencijom gdje možete pisati, prepisivati, slušati, sažimati i optimizirati gotovo svaku vrstu dokumenta. Razumijevanje načina rada svake komponente, njenih ograničenja i implikacija na privatnost ključno je za maksimalno iskorištavanje bez gubitka kontrole nad vašim sadržajem.

Povezani članak:

Razlike između lokalne umjetne inteligencije i umjetne inteligencije u oblaku: kompletan vodič