Jak digitálně podepisovat dokumenty ve Windows: Office, PDF a další

Informatec Digital » Windows » Jak digitálně podepisovat dokumenty ve Windows: Office, PDF a další

Infografika: Příklad snímku obrazovky pro podepisování dokumentů ve Windows.

Podepisování dokumentů z Windows je mnohem víc než jen čmárání do PDF. Digitální podpis ověřuje autora, zachovává obsah a může poskytnout časové razítko; zatímco ručně psaný podpis nebo obrázek podpisu poskytuje pouze vizuální vzhled. V této praktické příručce se dozvíte, jak se přihlásit v Office (Word, Excel a PowerPoint) , jak to udělat s AutoFirma pro PDF a jaké máte možnosti v Microsoft Edge, a zároveň se dozvíte o certifikátech, ověřování a odstraňování podpisů.

Pokud již denně pracujete s dokumenty, budete chtít rozlišovat mezi různými typy podpisů a vědět, jaké záruky každý z nich nabízí. S digitálním podpisem založeným na certifikátech si příjemce může ověřit, že soubor nebyl změněn a že podepisující je ten, za koho se vydává; s jednoduchým vlastnoručním podpisem tomu tak není. Pojďme se pustit do detailů, ale bez opomenutí.

Související článek:

Co je hashování? Kompletní vysvětlení, použití a jak funguje v digitální bezpečnosti.

Co je to vlastně digitální podpis?

Digitální podpis je jako šifrovaná elektronická pečeť aplikovaná na digitální obsah (dokumenty, makra , e-maily). Tato pečeť potvrzuje dvě věci: že dokument pochází od podepisujícího a že nebyl od doby podpisu změněn. Je důležité si uvědomit, že zabezpečení není zajištěno vizuálním vzhledem podpisu, ale spíše kryptografií a ověřováním certifikátu.

Pro digitální podepisování dokumentů potřebujete platný digitální certifikát . Tento certifikát obsahuje váš veřejný klíč a je vydán důvěryhodnou certifikační autoritou (CA) . Certifikát je podobný elektronickému průkazu totožnosti a má datum vypršení platnosti (obvykle ročně), takže jej budete muset po vypršení platnosti obnovit nebo si pořídit nový.

Digitální podpisy poskytují čtyři hlavní záruky: autenticitu (identifikaci podepisujícího), integritu (obsah nebyl upraven), nepopiratelnost (podepisující nemůže popřít, že podepsal) a za určitých podmínek certifikaci časovým razítkem , pokud je dokument opatřen časovým razítkem z důvěryhodného serveru.

Aby tato důvěra platila, musí být splněno několik podmínek: podpis musí být platný , certifikát nesmí být vypršel, vydavatel musí být důvěryhodný a certifikát musí být vydán akreditovanou certifikační autoritou. Bez těchto požadavků by ověření mohlo selhat nebo by se v prohlížeči dokumentů mohla zobrazit varování.

Získejte digitální certifikát ve Windows

Pokud si budete vyměňovat podepsané dokumenty s třetími stranami, je nejlepší získat certifikát od uznávané certifikační autority (CA) třetí strany . Certifikáty vydává mnoho veřejných institucí, společností a akreditovaných poskytovatelů a existují i ​​bezplatné možnosti. Tento certifikát umožní ostatním ověřit váš podpis, aniž by vás museli používat jako referenci.

Pokud potřebujete dokumenty podepsat okamžitě a nechcete si certifikát zakoupit, systémy Windows a Office vám umožňují vytvořit si vlastní certifikát pro okamžité použití ve vašem prostředí. Mějte na paměti, že tento přístup je určen pro testování nebo interní scénáře, protože ověření třetí stranou může vyžadovat certifikát vydaný externí důvěryhodnou autoritou pro univerzální ověření.

Ve Windows si můžete prohlížet osobní certifikáty z úložiště certifikátů systému. Například ve starších prostředích bylo běžné, že k nim bylo možné přistupovat přes Internet Explorer přes Nástroje > Možnosti Internetu > Obsah > Certifikáty > karta Osobní. Přestože se Internet Explorer již nepoužívá, úložiště certifikátů zůstává aktivní a sdílí ho Edge a dokonce i Chrome.

Přihlašování v Microsoft Office: Viditelné a neviditelné čáry

Office přidává velmi užitečnou funkci: řádek pro podpis . Je to značka podobná čáře, kterou byste viděli na tištěném dokumentu, ale s dalšími funkcemi. Umožňuje vám určit, kdo má podepsat, jaké pokyny má dodržovat, a po dokončení procesu příjemce vygeneruje digitální podpis .

Když vložíte řádek pro podpis do aplikace Word nebo Excel, autor může zadat údaje o zamýšleném podepisujícím (jméno, titul, e-mail) a pokyny, například „před podpisem si zkontrolujte obsah“. Po odeslání elektronického souboru správné osobě se jí zobrazí řádek a oznámení s žádostí o podpis . Zachycením její viditelné reprezentace (napsané na stroji, ručně nebo z obrázku) Office současně přidá digitální podpis k ověření její identity.

Vytvořte řádek pro podpis ve Wordu nebo Excelu

Chcete-li do dokumentu nebo tabulky vložit řádek pro podpis, umístěte kurzor na místo, kam jej chcete vložit, a ve skupině Text přejděte na Vložit > Řádek pro podpis . V poli nastavení můžete vyplnit pole, která se zobrazí pod řádkem.

1. Zadejte jméno navrhovaného podepisujícího.
2. V případě potřeby doplňte pozice nebo titul profesionální.
3. Zahrnuje emailová adresa podepisujícího (volitelné).
4. Napište instrukce pro podepisujícího (např. kontrola správnosti obsahu před podpisem).
5. Aktivujte, pokud chcete tyto možnosti: povolit komentáře podepisujícího a ukažte Fecha podpis podél řádku.

Pokud dokument vyžaduje více podpisů, opakujte postup a přidejte další řádky na příslušných místech. Každý člověk tak bude vědět, kam se má podepsat, a pracovní postup bude přehledný.

Podepište řádek podpisu

Příjemce souboru by měl najet myší na řádek, kliknout pravým tlačítkem myši a vybrat možnost Podepsat . Pokud byl dokument otevřen v chráněném zobrazení a je důvěryhodný, měl by pro pokračování kliknout na tlačítko „Přesto upravit“.

1. Můžete napsat své jméno pro napsaný podpis vedle X.
2. Pokud máte dotykové zařízení nebo tablet, můžete remíza podpis na obraze.
3. Nebo můžete použít jeden obrázek vašeho podpisu pomocí „Vybrat obrázek“ a vyberte soubor z počítače.
4. Pro dokončení vyberte PodepsatOffice přidá digitální podpis a dole zobrazí tlačítko „Podpisy“.

Po dokončení bude v dokumentu uvedeno, že obsahuje digitální podpisy , a podrobnosti si můžete prohlédnout v panelu podpisů, kde si můžete ověřit platnost, vydavatele certifikátu a další důvěryhodné informace.

Odstranění viditelných digitálních podpisů

Pokud jste udělali chybu nebo potřebujete proces zopakovat, můžete podpis odstranit kliknutím pravým tlačítkem myši na řádek podpisu a výběrem možnosti „Odstranit podpis“. Systém vás požádá o potvrzení; po potvrzení bude podpis odstraněn a dokument se vrátí do upravitelného stavu.

Neviditelné digitální podpisy ve Wordu, Excelu a PowerPointu

Pokud nechcete zobrazovat viditelné pole pro podpis, Office vám také umožňuje podepsat se neviditelně . Podpis je vložen do souboru a je označen tlačítkem „Podpisy“ a informacemi v zobrazení Soubor > Informace.

Chcete-li jej přidat, přejděte do nabídky Soubor > Informace , vyberte možnosti ochrany dokumentu a klikněte na „Přidat digitální podpis“. Office zobrazí oznámení s podrobnostmi o procesu; poté v poli Podepsat uveďte účel podpisu a potvrďte tlačítkem „Podepsat“.

Po vložení podpisu se soubor stane pouze pro čtení , aby se zabránilo neoprávněným úpravám. Pokud jej potřebujete znovu upravit, musíte podpis odstranit nebo vytvořit novou verzi dokumentu.

Chcete-li odstranit neviditelný podpis, vraťte se do nabídky Soubor > Informace a otevřete panel podpisů. Vedle jména podepisujícího klikněte na šipku, vyberte možnost „Odebrat podpis“ a potvrďte tlačítkem „Ano“. Tím se soubor obnoví do upravitelného stavu, což umožní jeho pozdější opětovný podpis.

Podepisování PDF dokumentů pomocí AutoFirm (Windows)

AutoFirma je bezplatný nástroj od Ministerstva hospodářství a digitální transformace určený pro elektronické podepisování dokumentů. Je spolehlivý, kompatibilní s běžnými certifikáty (p12/pfx) a vysoce flexibilní pro viditelné podpisy a vodoznaky.

Stáhněte a nainstalujte AutoFirmu

Vždy stahujte z oficiálních webových stránek elektronického administrativního portálu: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Tam najdete instalační programy pro Windows (32/64 bitů) , Linux a macOS. Vyberte si ten, který odpovídá vašemu systému.

V počítači s 64bitovým systémem Windows 10 si stáhněte balíček AutoFirma pro 64bitový systém Windows (soubor AutoFirma64.zip). Rozbalte soubor, spusťte instalační program (například AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe) a dokončete průvodce. Po dokončení bude aplikace nainstalována a připravena k podepsání.

Příprava digitálního certifikátu ve Windows

K podepsání budete potřebovat platný certifikát, buď nainstalovaný v úložišti certifikátů systému Windows, nebo dostupný v souboru p12/pfx . Pokud jej máte v souboru, nainstalujte jej dvojitým kliknutím nebo kliknutím pravým tlačítkem myši a výběrem možnosti „Instalovat PFX“.

Průvodce se vás zeptá na cílové úložiště : Aktuální uživatel (pouze pro vašeho uživatele) nebo Místní počítač (pro všechny uživatele). Zadejte heslo certifikátu, povolte ochranu soukromým klíčem a vyberte možnost exportu, pokud chcete certifikát v budoucnu extrahovat. Můžete nechat systém Windows automaticky vybrat úložiště „Osobní“.

Po přijetí bude certifikát nainstalován a dostupný pro Internet Explorer/Edge/Chrome . Pokud používáte Firefox, nezapomeňte, že si spravuje vlastní úložiště certifikátů a budete jej muset importovat z prohlížeče. AutoFirma detekuje systémové certifikáty a také vám umožňuje vybrat je ze souboru nebo úložiště certifikátů Firefoxu.

Podepište PDF s AutoFirmou

Otevřete AutoFirmu a klikněte na „ Vybrat soubory k podepsání “. Vyberte PDF, který chcete podepsat. Aplikace rozpozná, že se jedná o PDF, a nabídne vám dvě možnosti pro viditelnou část:

• Viditelný podpis V PDF: přidejte rámeček s obrázkem (vaším naskenovaným podpisem) a textem.
• Viditelná značka (vodoznak): Vložte obrázek na jednu nebo více stránek na vámi určenou pozici.

Můžete aktivovat obě možnosti. Po kliknutí na tlačítko „Podepsat“ vyberte stránku a oblast, kam se má vložit pole pro podpis. AutoFirma vám umožňuje upravit souřadnice, šířku a výšku a v případě potřeby dokonce vytvořit prázdnou stránku na konci pro umístění podpisu.

Přidejte obrázek svého ručně psaného podpisu (ve formátech jako JPEG, GIF nebo PNG ) a text, který chcete zobrazit. Mějte na paměti, že tento obrázek slouží pouze k estetickým účelům; právní platnost je zajištěna digitálním podpisem založeným na vašem certifikátu . Zkontrolujte náhled a pokud vše vypadá správně, potvrďte. Tato nastavení si můžete uložit pro pozdější použití.

Pokud zahrnete viditelnou značku, asistent se zeptá na obrázek (například logo) a jeho umístění. To je užitečné pro zvýraznění autorství nebo identifikaci organizace v oficiálních nebo firemních dokumentech.

Nyní vyberte digitální certifikát, který použijete k podepsání. AutoFirma zobrazuje systémové certifikáty, ale můžete změnit zdroj (úložiště Firefoxu nebo soubor p12/pfx). V závislosti na nastavení zabezpečení nakonfigurovaném během instalace budete vyzváni k potvrzení nebo k zadání hesla certifikátu .

Nakonec rozhodněte, kam se má podepsaný PDF soubor uložit, a zadejte název souboru (AutoFirma obvykle přidává příponu „_signed“). Po dokončení se zobrazí oznámení, že proces byl úspěšně dokončen, a můžete dokument otevřít a ověřit si výsledek.

Když otevřete PDF soubor v čtečce (například Adobe Acrobat Reader), měla by se zobrazit ověřovací zpráva s informací, že je soubor podepsán a že podpisy jsou platné. V panelu podpisu si můžete prohlédnout „Podrobnosti o podpisu“ a „Podrobnosti o certifikátu“, kde si můžete ověřit vydavatele, dobu platnosti a další vlastnosti.

Přihlaste se pomocí Microsoft Edge a dalších nástrojů

Pokud potřebujete rychle vytvořit podpis na PDF a nechcete nic instalovat, Microsoft Edge obsahuje nástroje pro tvorbu anotací, které vám s tím mohou pomoci. Mějte na paměti, že se jedná o vizuální podpis, nikoli o kryptografický digitální podpis.

• Otevřete PDF v Edge.
• Použijte horní panel nástrojů pro úpravy/prohlížení.
• Vyberte Kreslení a upravuje barvu a tloušťku tahu.
• Obkreslete svůj podpis myší, prstem nebo stylusem na dotykové obrazovce.

Adobe Acrobat Reader vám také umožňuje přidat ručně psaný podpis importem obrázku nebo jeho nakreslením. Online služby jako SmallPDF tyto možnosti podporují a dokonce vám umožňují zachytit ručně psaný podpis fotoaparátem . Nezapomeňte: tyto podpisy jsou pohodlné a rychlé, ale nenahrazují digitální podpis s certifikátem, když potřebujete právní platnost.

Podpisové aplikace: Kterou si vybrat a jaká jsou její omezení?

Existují běžné programy (Word, Adobe Acrobat), které dokáží podepsat dokumenty, které generují, ale mají dvě typické nevýhody : ne všichni tvůrci dokumentů je také podepisují a příjemce obvykle potřebuje stejnou aplikaci k ověření podpisu.

Specializované nástroje pro elektronický podpis (například AutoFirma ) tyto překážky překonávají: dokáží podepsat téměř jakýkoli typ souboru a jsou ke stažení zdarma. Pro administrativní postupy nebo formálnější pracovní postupy s dokumenty je AutoFirma obvykle nejvhodnější volbou.

Ověření, zrušení a pochopení platnosti

Po podepsání je vhodné zkontrolovat platnost podpisu. Prohlížeče ukážou, zda je certifikát platný, zda je řetězec důvěryhodnosti správný a zda nebyl obsah od podepsání změněn. Pokud je něco v nepořádku, zobrazí se varování o vypršeném certifikátu nebo o neznámém vydavateli.

Certifikační autority mohou certifikáty zrušit (například pokud je klíč ohrožen). Ověřovací systémy konzultují seznamy zrušených certifikátů nebo online služby, aby potvrdily, že certifikát zůstává důvěryhodný . Proto je důležité používat certifikáty od akreditovaných certifikačních autorit.

Když soubor Office obdrží časové razítko ze zabezpečeného serveru , tento podpis za určitých okolností získá certifikační atributy, což pomáhá posílit řetězec důvěryhodnosti a jednoznačně datovat čas podpisu.

Praktické tipy a časté chyby

Před podpisem ověřte, zda je váš certifikát platný a uložen ve správném umístění (Osobní, Uživatelský nebo Počítač). Pokud používáte AutoFirmu, zkontrolujte, zda se certifikát zobrazuje v jeho selektoru, nebo mějte připravený soubor p12/pfx a jeho heslo.

V Office se rozhodněte, zda potřebujete viditelnou čáru pro vedení podepisujícího, nebo zda dáváte přednost neviditelnému podpisu , aby nedošlo k ovlivnění návrhu. Nezapomeňte, že po podepsání se dokument může stát pouze pro čtení, proto před podpisem proveďte všechny změny .

Pokud příjemce nemůže ověřit podpis, certifikát nemusí pocházet od důvěryhodné certifikační autority pro jeho systém. V uzavřenějších prostředích je jedním z řešení distribuce kořenového/přechodného certifikátu organizace k navázání důvěry . V otevřených prostředích vždy používejte uznávanou veřejnou certifikační autoritu.

Pokud vkládáte obrázek svého podpisu do PDF souboru, mějte na paměti, že se jedná o čistě kosmetický prvek . Podpis skutečně ověřuje digitální podpis založený na vašem certifikátu; ten příjemce uvidí v panelu podpisu při kontrole údajů.

Užitečné zdroje a reference

Další podrobnosti o digitálních podpisech v Office naleznete v oficiální dokumentaci a veřejně dostupných zdrojích. Například v praktických příručkách, jak podepisovat dokumenty PDF pomocí oblíbených čteček, a v materiálech od vládních agentur, které vysvětlují ověřování certifikátů.

• Průvodce FNMT pro PDF podpisy: Stáhnout PDF (ověación a panel signatářů)
• Průvodce správou Aragonu: Stáhnout PDF (možnosti elektronický podpis (v PDF)

Zvládnutí těchto nástrojů vám umožní reagovat na téměř jakoukoli potřebu: od žádosti o podepsání dokumentu Word s podpisovým řádkem až po uzavření smlouvy o PDF s AutoFirmou nebo přidání ručně psaného podpisu v Edge, když potřebujete pouze vizuální značku . S platným certifikátem, jasnými pokyny a konečným ověřením se digitální podepisování ve Windows stává jednoduchým a spolehlivým procesem.