- Bezplatné úložiště od Googlu (15 GB) je sdíleno mezi Gmailem, Diskem a Fotografiemi a po jeho zaplnění je odesílání a přijímání e-mailů blokováno.
- Nástroj Google One vám umožňuje diagnostikovat, co zabírá nejvíce místa, a hromadně mazat e-maily, soubory a fotografie, přičemž vždy vysypává koš.
- Filtry podle velikosti, data a typu obsahu v Gmailu, na Disku a ve Fotkách pomáhají eliminovat velké přílohy, staré e-maily a videa, která zabírají místo.
- Pokud vám i po optimalizaci stále chybí místo, alternativou je upgrade na Google One nebo požádání administrátora o další úložiště v pracovních účtech.
Pokud denně používáte Gmail, vaše schránka se pravděpodobně stala digitálním šuplíkem na odpadky : tisíce e-mailů, newslettery, které si nikdy nepřečtete, obrovské přílohy a aby toho nebylo málo, Fotky Google a Disk také přidávají gigabajty do hromady. I když se může zdát, že 15 GB, které vám Google dává, stačí na všechno, jakmile se zaplní, začnou se objevovat varování a problémy.
Když se blížíte limitu úložiště, Google vás může odpojit: Gmail přestane odesílat a přijímat e-maily , Disk přestane nahrávat soubory a Fotografie přestanou zálohovat. Než k tomuto bodu dosáhnete, stojí za to se naučit, jak organizovaným, rychlým a především nerušeným způsobem uvolnit místo v Gmailu (a ve zbytku účtu Google), aniž byste přišli o cokoli důležitého.
Jak funguje úložiště Google a proč se Gmail zaplňuje
První věc, kterou je třeba pochopit, je, že oněch 15 GB bezplatného úložiště není jen pro Gmail: je sdíleno mezi Gmailem, Diskem Google a Fotky Google . Kromě toho existují i další méně viditelné prvky, jako jsou zálohy WhatsAppu v systému Android nebo data z aplikací, které také využívají stejný úložný prostor.
Když je úložiště na limitu, Google uplatňuje řadu poměrně závažných omezení . V Gmailu nemůžete odesílat ani přijímat zprávy a příchozí e-maily se odesílateli vracejí s oznámením o plné schránce. Na Disku se nové soubory již nesynchronizují ani nenahrávají a v Dokumentech, Tabulkách, Prezentacích a dalších kancelářských aplikacích Google nemůžete vytvářet nové dokumenty ani povolit ostatním upravovat stávající.
Ve Fotkách Google toto blokování znamená, že se nebudou vytvářet žádné nové zálohy fotografií a videí . Všechno, co jste si uložili, tam stále bude, ale žádný nový obsah se nepřidá, dokud neuvolníte nebo nezakoupíte další úložný prostor. A pozor: pokud nic neuděláte, můžete důležité e-maily promeškat celé dny, aniž byste si to uvědomili.
Chcete-li zkontrolovat zbývající úložný prostor, zobrazí se vám v dolní části Gmailu indikátor využití. Odtud se dostanete na stránku správy úložiště, která podrobně zobrazuje, kolik místa Gmail, Disk a Fotky využívají samostatně . Toto je nejjasnější způsob, jak přesně určit, kde je problém.
Použijte Google One a oficiální nástroj k obnovení místa
Google centralizoval téměř vše, co souvisí s úklidem úložného prostoru na platformě Google One. I bez předplatného můžete pomocí panelu správy úložiště zjistit, co zabírá místo, a hromadně smazat to, co nepotřebujete.
V počítači přejděte do služby Google One a přejděte do sekce Úložiště. Najdete tam sekci s názvem „Získejte zpět svůj prostor “, která seskupuje možnosti uvolnění prostoru podle služby (Gmail, Disk, Fotky) a podle typu obsahu (velké soubory, spam, položky v koši atd.).
V části „Uvolnit místo v účtu“ si můžete prohlédnout kategorie, jako jsou položky v koši, spam, velmi velké soubory nebo obsah aplikací. V závislosti na kategorii budete mít možnosti řazení , filtrování nebo změny zobrazení (seznam nebo mřížka), což usnadní kontrolu velkého množství položek před jejich smazáním.
Ve Fotkách Google se na stejném panelu zobrazují fotografie a videa připravené ke smazání. Pokud si chcete něco ponechat, můžete si to stáhnout do počítače a poté to odeslat do koše. Po výběru toho, co chcete odstranit, klepněte na Smazat (nebo na „Přesunout do koše“, pokud jste ve Fotkách) a na dotaz od Googlu potvrďte zaškrtnutím políčka souhlas s trvalým smazáním.
Mějte na paměti, že pokud mažete tisíce položek najednou , může trvat až 48–72 hodin, než se uvolněné místo ve vašem účtu správně projeví. Nepanikařte, pokud se ukazatel zpočátku sotva pohybuje.
Diagnostika problému: Disk, Gmail nebo Fotky
Než začnete mazat věci bezmyšlenkovitě, je dobré zjistit, která služba využívá nejvíce místa. Přejděte na drive.google.com/drive/quota a prohlédněte si soubory na Disku seřazené od největšího po nejmenší. To je velmi přehledný způsob, jak zjistit, zda vám místo zabírají videa, velké zálohy nebo dokumenty, které máte už roky.
V tomto zobrazení jednoduše klikněte pravým tlačítkem myši na libovolný velký soubor, který nepotřebujete, a vyberte možnost „Přesunout do koše “. Jakmile budete mít v koši dostatečný počet souborů, přejděte do složky „Koš“ na Disku a kliknutím na „Vysypnout koš“ uvolněte místo.
V případě Gmailu se diagnostika provádí přímo v samotném e-mailu, přičemž se používají vyhledávací operátory, jako je larger:10M, pro nalezení zpráv s velkými přílohami nebo filtry podle data pro nalezení velmi starých e-mailů. Něco podobného se děje i ve Fotkách, kde jsou videa obvykle hlavními viníky nadměrného úložného prostoru.
U pracovních nebo školních účtů (Google Workspace) je limit úložiště stanoven vaší licencí nebo vaším administrátorem. V těchto případech, pokud zjistíte, že si nemůžete přímo zakoupit další úložiště, budete muset kontaktovat svého administrátora , aby upgradoval váš tarif nebo uvolnil úložiště z konzole organizace.
Pokročilý trik: Uvolněte Gmail přenesením všech e-mailů na jiný účet
Pokud jste typ, který nikdy nic nemaže a váš účet hromadí zprávy už léta, nejrychlejším řešením nemusí být přesunout celou historii Gmailu na jiný účet, ale přesunout celou historii Gmailu na jiný účet . Tímto způsobem prakticky vyprázdníte doručenou poštu, aniž byste přišli o e-maily, které si chcete ponechat.
Proces zahrnuje vytvoření nového účtu Gmail a jeho konfiguraci pro stahování všech e-mailů ze starého účtu přes POP3 a odstranění kopie ze starého účtu. Než cokoli uděláte, důrazně doporučujeme použít Google Takeout k vytvoření úplné zálohy vašich e-mailů pro případ jakýchkoli problémů během přenosu.
V původním účtu přejděte do Nastavení > „Zobrazit všechna nastavení“ > „Přeposílání a POP/IMAP“ a povolte přístup POP pro všechny zprávy. Je důležité vybrat možnost „Smazat kopii Gmailu při přístupu ke zprávám přes POP “, protože tím zajistíte, že e-maily stažené novým účtem budou automaticky smazány i z původního účtu.
Dále se přihlaste ke svému novému účtu Gmail a přejděte do Nastavení > „Účty a import“. V části „Zkontrolovat poštu z jiných účtů“ přidejte svůj starý účet a podle pokynů jej nakonfigurujte přes POP3. Spustí se hromadné stahování, které může v závislosti na objemu e-mailů trvat značnou dobu.
Jakmile ověříte, že všechny důležité zprávy byly úspěšně staženy do nového účtu, můžete v něm zakázat POP dotazy a v původním účtu vyprázdnit koš , abyste zcela uvolnili místo. Je to drastické opatření, ale je extrémně účinné pro účty se sklony k digitálnímu hromadění.
Čištění Gmailu krok za krokem: velikost, stáří, spam a koš
Kromě druhého triku s účtem se vyplatí naučit, jak spravovat Gmail zevnitř. Prvním logickým krokem je vyhledat e-maily s největšími přílohami , protože smazáním jen několika zpráv můžete uvolnit spoustu megabajtů (nebo dokonce gigabajtů) najednou.
Z vyhledávacího panelu Gmailu můžete rozbalit pokročilé možnosti (šipka napravo od vyhledávacího panelu) a pomocí pole „Velikost“ vyhledat zprávy větší než X MB. Můžete také přímo použít syntaxi size:20MB nebo larger:10M ve vyhledávacím panelu. Je důležité dodržovat formát (bez mezer a M pro megabajty), jinak bude vyhledávání v bajtech a nebude fungovat.
Jakmile uvidíte všechny velké e-maily, zkontrolujte, které si opravdu potřebujete ponechat. Pokud máte důležité dokumenty, nejprve si stáhněte přílohy do počítače nebo jiné cloudové služby a poté e-mail smažte a vysypte koš . Tím zajistíte, že neztratíte žádné informace a uvolníte co nejvíce místa.
Další účinnou taktikou je zaměřit se na velmi staré e-maily. Pomocí operátoru `older_than:1y` můžete vyhledat všechny zprávy starší než jeden rok; „y“ pro roky můžete podle potřeby nahradit „m“ pro měsíce nebo „d“ pro dny. Znovu vyberte všechny e-maily, které již nepotřebujete uchovávat, a smažte je.
Nezapomeňte zkontrolovat složky Spam a Koš. Zprávy se sice po 30 dnech automaticky smažou, ale do té doby vše v nich zabírá místo . V obou složkách najdete tlačítko pro vyprázdnění všech zpráv najednou („Vysypat koš nyní“ nebo „Smazat všechny spamové zprávy nyní“).
Čištění doručené pošty je zbytečné, pokud jste po dvou měsících zpátky v původním stavu. Jedním z nejlepších způsobů, jak udržet Gmail pod kontrolou, je odhlásit se z odběru e-mailů, které vám nepřinášejí žádný prospěch . Většina newsletterů a marketingových e-mailů obsahuje odkaz „Odhlásit se“ ve spodní části zprávy a Gmail někdy zobrazuje podobnou zkratku vedle jména odesílatele.
Pokud vás desítky newsletterů skutečně zahlcují, vyplatí se na chvíli otevřít několik propagačních e-mailů, odhlásit se z jejich odběru a tím omezit neustálý proud, který zaplňuje vaši schránku a úložný prostor. Méně příchozích e-mailů znamená méně e-mailů, které budete muset v budoucnu mazat.
Můžete si také vytvořit automatické filtry pro archivaci určitých zpráv, jejich odeslání pod konkrétní štítek nebo jejich přesunutí přímo do koše. Ve vyhledávacím panelu Gmailu můžete pomocí tlačítka možností filtrovat podle odesílatele, předmětu, velikosti nebo klíčových slov a poté se rozhodnout, co dělat se všemi e-maily, které odpovídají danému vzoru.
Používání štítků a kategorií pomáhá udržovat čistou schránku, aniž byste museli mazat úplně všechno. Karty Gmailu (Hlavní, Sociální sítě, Propagace, Oznámení, Fóra) již poskytují počáteční filtrování; pokud si zvyknete občas kontrolovat Propagace a Sociální sítě, abyste je téměř úplně vyprázdnili, bude to mít obrovský dopad na úložný prostor.
A nezapomeňte, že „archivace“ neuvolňuje místo; pouze odstraňuje e-maily z hlavního zobrazení. Je to užitečné pro udržení pořádku v e-mailech, ale pokud chcete obnovit gigabajty, musíte e-maily skutečně smazat a poté vysypat koš.
Videa, fotky a velké soubory ve Fotkách Google
Ačkoli se vyhledávání zaměřuje na Gmail, velká část problému často spočívá v Google Photos. Videa, zejména ta ve vysokém rozlišení, mohou během několika měsíců rychle zaplnit úložný prostor, pokud provádíte časté automatické zálohování.
Chcete-li cílit pouze na videa, můžete přejít na speciální URL adresu Fotky pro tento typ obsahu: https://photos.google.com/search/_tv_video. Tam uvidíte všechna svá videa najednou a můžete si vybrat ta, která již nepotřebujete posílat do koše.
Další užitečný způsob zobrazení najdete na adrese https://photos.google.com/unsupportedvideos, kde jsou uvedena videa, která nejsou kompatibilní s Fotkami, a proto se v jiných vyhledáváních snadno nezobrazují. Tyto typy souborů také zabírají místo, takže pokud je nepotřebujete, klidně je smažte.
Karta Prozkoumat ve Fotkách Google seskupuje obsah podle osob, míst, snímků obrazovky, videí nebo výtvorů, jako jsou animace a filmy. Je to skvělé místo pro nalezení skupin starých nebo opakujících se fotografií (například výletu z doby před lety, který už máte uložený na pevném disku) a uvolnění několika gigabajtů najednou.
Jakmile do koše odešlete velké množství fotografií a videí, přejděte do sekce „Koš“ ve Fotkách a klepněte na „Vysypnout koš“. Stejně jako v Gmailu a na Disku se prostor ve skutečnosti neobnoví , dokud tento krok nedokončíte . A opět, pokud smažete velké množství obsahu, může chvíli trvat, než se změny projeví v panelu úložiště.
Disk Google, zálohy WhatsApp a další často přehlížené funkce
Kromě e-mailů a fotografií může váš účet Google obsahovat i další skryté položky, které zabírají značné množství místa. Jasným příkladem jsou zálohy WhatsAppu v systému Android , které jsou uloženy na Disku a již nějakou dobu se započítávají do vašeho limitu úložiště.
Chcete-li si tyto zálohy zkontrolovat v telefonu, otevřete aplikaci Google One, přejděte do sekce Úložiště a v části „Uvolnit místo na účtu“ vyhledejte možnost „Smazat další položky“ a vyberte WhatsApp. Tam si můžete prohlédnout dostupné zálohy a smazat ty, které již nepotřebujete.
Pokud to chcete udělat z prohlížeče, můžete přejít na adresu one.google.com/backup/management/whatsapp. Vedle každé zálohy najdete možnost „Smazat zálohu “. I když aktuální zálohu smažete, WhatsApp bude v budoucnu zálohy vytvářet i nadále podle nastavení aplikace, proto zkontrolujte i tato nastavení, abyste se vyhnuli častému generování velkých souborů.
Na Disku se kromě nahraných souborů zobrazují také položky, které s vámi sdíleli ostatní lidé. Je důležité vědět, že soubory v sekci „Sdíleno se mnou“ se nezapočítávají do vaší kvóty úložiště (započítává je vlastník), pokud si nevytvoříte kopii nebo nenahrajete vlastní soubory do sdílených složek. V takovém případě se kopie nebo nové soubory započítávají do vaší kvóty.
A konečně, Disk pro počítače může zobrazovat jiné využití úložiště než na webu, protože sdílené soubory, které synchronizujete, zabírají místo na vašem místním pevném disku, i když neovlivňují vaše cloudové úložiště. Toto je normální chování a neznamená, že vám Google bere další gigabajty.
Časté problémy s uvolňováním místa a jak je řešit
Jednou z nejčastějších chyb je domněnka, že se místo uvolní okamžitě. Když smažete mnoho položek za sebou, může systémům Googlu trvat 48 až 72 hodin, než úložiště správně přepočítají. Během této doby se může počítadlo zdát zamrzlé, i když jste si již udělali domácí úkoly.
Pokud jste si v Google One zakoupili další úložiště a nová kapacita se nezobrazuje, počkejte až 24 hodin. Pokud se po uplynutí této doby stále nezobrazuje, odhlaste se ze svého účtu Google, znovu se přihlaste a zkontrolujte platební stránku, zda platba proběhla. Pokud byla platba na vaši kartu stržena, ale nové úložiště se nezobrazuje, je možné, že jste si tarif zakoupili na jiném účtu ; zkontrolujte, zda nemáte otevřeno více účtů.
Na iPhonu nebo iPadu někdy pomůže vynutit zavření aplikace Google One a její opětovné otevření, aby se synchronizovala se servery. Konkrétní kroky pro zavření aplikací se liší v závislosti na verzi iOS, takže pokud si nejste jisti, je nejlepší se obrátit na podporu Apple.
Dalším častým problémem je, že i po upgradu na tarif s vyšším nebo nižším úložištěm Gmail stále neumožňuje odesílat ani přijímat e-maily. V těchto případech je nejlepší počkat až 24 hodin , odhlásit se a znovu se přihlásit, a dokonce zkusit odeslat e-mail z anonymního okna nebo jiného prohlížeče (Edge, Firefox atd.), abyste vyloučili problémy s ukládáním do mezipaměti.
Také panuje určitý zmatek ohledně fotografií v režimu „Úspora úložiště“ (dříve „Vysoká kvalita“) nahraných před 1. červnem 2021: tyto obrázky a videa se nezapočítávají do vaší kvóty úložiště . Pokud smažete velké množství tohoto typu obsahu, právě z tohoto důvodu se nemusí projevit žádné změny ve využití úložiště.
Kdy má smysl platit za Google One a jak to spravovat
Pokud vám i po důkladném vyčištění stále dochází místo, nebo se prostě nechcete držet limitu 15 GB, můžete zvážit upgrade svého tarifu na Google One. K dispozici jsou placené možnosti s kapacitou od 100 GB úložného prostoru navíc, přičemž kapacita (a cena) se v případě potřeby zvyšuje.
Google čas od času nabízí novým uživatelům bezplatné zkušební verze Google One. V takových případech obdržíte pozvánku k aktivaci zkušebního období, během kterého si po omezenou dobu budete moci zdarma užívat více úložného prostoru. Budete muset přidat platební metodu, ale poplatek vám nebude účtován až do konce zkušební doby , za předpokladu, že si nezapomenete předplatné zrušit před uplynutím lhůty, pokud nemáte zájem o pokračování.
Pokud spravujete Google One přes web (ne přes Apple App Store), můžete změnit svůj tarif, přepnout z měsíčního na roční nebo jej zrušit v sekci nastavení Google One v části „Změnit tarif“. V systému Android můžete předplatné spravovat také prostřednictvím nastavení aplikace a obchodu Google Play.
Na iPhonu a iPadu je to složitější: pokud jste si tarif zakoupili přes webové stránky, nebudete ho moci změnit z aplikace . V takovém případě budete muset svůj aktuální tarif zrušit na webových stránkách Google One a pokud jej chcete spravovat výhradně z iOS, přihlásit se k odběru nového tarifu v App Storu.
Naopak, pokud máte účet pro práci nebo školu, nemůžete si sami dokoupit další úložný prostor. Budete muset požádat svého administrátora Google Workspace o zvýšení limitu nebo změnu licence , protože tyto účty jsou spravovány centrálně.
Uvolnění místa v Gmailu a účtu Google v konečném důsledku zahrnuje kombinaci několika strategií: používání oficiálního nástroje Google One, mazání velkých a starých e-mailů (s neustálým vymazáváním spamu a koše), kontrolu Disku, Fotek a záloh, jako je záloha WhatsAppu, a lepší správu newsletterů a obsahu, který denně dostáváte. Pokud vám 15 GB stále nestačí, upgrade na Google One by mohl být nejpohodlnějším způsobem, jak přestat neustále bojovat s varováním „úložiště je téměř plné“.