- Metody pro zobrazení dostupné kvóty úložiště a spotřebovaného prostoru z webové a desktopové aplikace.
- Podrobné strategie pro uvolnění místa smazáním velkých souborů, vyprázdněním koše a správou příloh Outlooku.
- Základní rozdíly ve správě úložiště mezi osobními účty a profesionálními nebo vzdělávacími účty.
Někdy trávíme život ukládáním dokumentů, fotografií a složek do cloudu, aniž bychom si uvědomovali, že prostor není nekonečný. Najednou narazíme na obávané varování „ disk plný“ a zasekneme se, nemůžeme nahrát ani jeden další soubor. To může být skutečná bolest hlavy, pokud pracujete v týmu nebo máte důležité soubory čekající na synchronizaci.
Dobrou zprávou je, že Microsoft 365 nabízí několik způsobů, jak vnést řád do našeho digitálního chaosu. Nejde jen o mazání kvůli samotnému mazání, ale o identifikaci toho, co zabírá nejvíce místa , abyste se mohli chytře rozhodovat o tom, co si ponechat a co poslat rovnou do koše, ať už používáte osobní nebo firemní účet.
Kontrola úložiště z počítače
Pokud si raději nechcete otevírat prohlížeč, můžete se na to rychle podívat v aplikaci Synchronizace systému Windows. Stačí vyhledat modrou ikonu OneDrive v oznamovací oblasti (poblíž hodin), kliknout na ni pravým tlačítkem myši a otevřít ozubené kolo v nastavení. Tam vyhledejte sekci Spravovat úložiště ; tím se dostanete na stránku, kde uvidíte procento využitého úložiště a, co je nejužitečnější, seznam největších souborů seřazených podle velikosti, abyste se mohli rovnou dostat k věci.
Správa prostřednictvím webového portálu OneDrive
Pro ty, kteří dávají přednost pohodlí webového prohlížeče, je přístup na webové stránky nejkomplexnější možností. Po přihlášení se v levém navigačním panelu na první pohled zobrazí, kolik místa máte k dispozici a kolik jste využili. Kliknutím na tuto hodnotu budete automaticky přesměrováni do sekce metrik úložiště na OneDrive , kde můžete složku po složce analyzovat, co zaplňuje vaše cloudové úložiště.
Existuje rychlý trik, jak se dostat rovnou k věci: můžete navštívit URL adresu onedrive.live.com/?v=managestorage . To vám umožní přeskočit několik kliknutí a dostat se přímo ke správě kvót, kde máte také tlačítko pro vyprázdnění koše – což je klíčový krok, protože smazané soubory se nadále započítávají do vaší kvóty, dokud je trvale neodstraníte.
Rozdíly mezi osobními a profesionálními účty
Mít osobní OneDrive není totéž jako mít pracovní nebo školní. V osobních účtech je limit obvykle určen vaším předplatným Microsoft 365 nebo bezplatným tarifem. Pokud limit překročíte, vaše soubory se stanou jen pro čtení , což znamená, že si je můžete stáhnout, ale nemůžete je upravovat ani přidávat nic nového.
U profesionálních nebo vzdělávacích účtů je správa jiná, protože o kvótě úložiště rozhoduje správce IT vaší organizace . Pokud vám dojde místo, kromě smazání souborů je nejlepší možností kontaktovat technickou podporu vaší společnosti a požádat o zvýšení kvóty. Mějte na paměti, že u těchto účtů úložiště zahrnuje jak vaše osobní složky, tak i všechny položky v koši webu.
Jak efektivně uvolnit místo
Když je vaše cloudové úložiště plné, nestačí smazat jen pár fotek. Pro důkladné vyčištění je nejlepší zkontrolovat několik věcí. Nejprve přejděte do koše OneDrive a úplně ho vyprázdněte; je úžasné, kolik gigabajtů se tam nashromáždí, aniž bychom si toho vůbec všimli. Je také dobré se podívat na sdílené složky , protože někdy synchronizujeme obsah z jiných zdrojů, což by mohlo ovlivňovat kapacitu našeho úložiště.
Dalším kritickým problémem je e-mail. Protože Microsoft 365 integruje úložiště, mohou přílohy z Outlook.com zabírat místo. Přejděte do nastavení předplatného v Outlooku a rozbalte sekci Úložiště e-mailů . Tam můžete e-maily třídit podle velikosti a mazat ty s obrovskými přílohami. Nezapomeňte také odstranit položky ze složek Nevyžádaná pošta a Smazaná pošta.
Pokud používáte modernější nástroje, jako je Microsoft Loop nebo Designer , nezapomeňte si uklidit pracovní prostory. V Loopu můžete mazat zastaralé stránky a nápady a v Designeru je důležité zkontrolovat sekci Moje projekty a odstranit všechny obrázky generované umělou inteligencí, které již nepotřebujete.
Tipy, jak zabránit zaplnění úložiště
Abyste se tomuto stresu opět vyhnuli, je dobré dodržovat několik osvědčených postupů. Například se vyhněte ukládání datových souborů Outlooku (.pst) na OneDrive, protože aplikace je neustále udržuje otevřené a může zpomalit synchronizaci počítače. Podobně, pokud máte komprimované soubory (ZIP, RAR) a zároveň si ponecháváte původní soubory, zbytečně duplikujete použitý prostor.
Chytrou strategií je přesunout nepotřebné složky v cloudu do lokálního umístění na pevném disku . Jednoduše přetáhněte soubory ze složky OneDrive do jakékoli jiné složky v počítači, která není synchronizovaná. Nezapomeňte také vyčistit složku fotoaparátu v telefonu , protože automatické zálohy se často zaplní snímky obrazovky a memy, které nepřinášejí žádnou hodnotu.
Optimalizace cloudového úložiště vyžaduje pravidelnou kontrolu metrik úložiště a vyprazdňování košů v různých službách společnosti Microsoft. Kombinací čištění OneDrivu, odstraňování velkých příloh v Outlooku a správy místních souborů můžete zajistit, že váš pracovní postup nebude přerušen nedostatkem úložného prostoru, a maximálně tak využít nástroje pro analýzu velikosti, které platforma nabízí jak ve webových, tak i v desktopových aplikacích.