Sådan signerer du dokumenter digitalt i Windows: Office, PDF og mere

Informatic Digital » Windows » Sådan signerer du dokumenter digitalt i Windows: Office, PDF og mere

Infografik: Eksempel på skærmbillede til underskrivelse af dokumenter i Windows.

At underskrive dokumenter fra Windows er meget mere end blot at skrive i en PDF. En digital signatur godkender forfatteren, bevarer indholdet og kan give et tidsstempel, hvorimod en håndskrevet signatur eller et billede af en signatur kun giver et visuelt udseende. I denne praktiske vejledning kan du se, hvordan du logger i Office (Word, Excel og PowerPoint) , hvordan du gør det med AutoFirma til PDF'er, og hvilke muligheder du har med Microsoft Edge, samtidig med at du dækker certifikater, validering og fjernelse af signaturer.

Hvis du allerede arbejder med dokumenter dagligt, bør du skelne mellem de forskellige typer signaturer og vide, hvilke garantier hver enkelt tilbyder. Med en digital signatur baseret på certifikater kan modtageren bekræfte, at filen ikke er blevet ændret, og at underskriveren er den, de påstår at være; med en simpel håndskrevet underskrift er dette ikke tilfældet. Lad os komme til sagen, men uden at udelade noget.

Relateret artikel:

Hvad er hashing? En komplet forklaring, anvendelser og hvordan det fungerer inden for digital sikkerhed.

Hvad er en digital signatur egentlig?

En digital signatur er som et krypteret elektronisk segl, der anvendes på digitalt indhold (dokumenter, makroer , e-mails). Dette segl bekræfter to ting: at dokumentet stammer fra underskriveren, og at det ikke er blevet ændret, siden det blev underskrevet. Det er afgørende at forstå, at sikkerhed ikke leveres af en signaturs visuelle udseende, men snarere af kryptografi og certifikatvalidering.

For at underskrive dokumenter digitalt skal du bruge et gyldigt digitalt certifikat . Dette certifikat indeholder din offentlige nøgle og udstedes af en betroet certificeringsmyndighed (CA) . Certifikatet ligner et elektronisk ID og har en udløbsdato (normalt årligt), så du skal forny det eller få et nyt, når det udløber.

Digitale signaturer giver fire hovedgarantier: ægthed (identifikation af underskriveren), integritet (indholdet er ikke blevet ændret), uafviselighed (underskriveren kan ikke benægte, at vedkommende har underskrevet) og, under visse betingelser, certificering med et tidsstempel, hvis dokumentet er tidsstemplet fra en betroet server.

For at denne tillid kan være effektiv, skal flere betingelser være opfyldt: signaturen skal være gyldig , certifikatet må ikke være udløbet, udgiveren skal være betroet , og certifikatet skal være udstedt af en akkrediteret CA. Uden disse krav kan verifikationen mislykkes eller vise advarsler i dokumentfremviseren.

Få et digitalt certifikat i Windows

Hvis du skal udveksle underskrevne dokumenter med tredjeparter, er det bedst at få dit certifikat fra en anerkendt tredjeparts certifikatmyndighed (CA ). Mange offentlige institutioner, virksomheder og akkrediterede udbydere udsteder certifikater, og der er også gratis muligheder. Dette certifikat giver andre mulighed for at verificere din underskrift uden at skulle bruge dig som reference.

Hvis du har brug for at underskrive dokumenter med det samme og ikke ønsker at købe et, giver Windows og Office dig mulighed for at oprette dit eget certifikat til øjeblikkelig brug i dit miljø. Husk, at denne tilgang er beregnet til test eller interne scenarier, da tredjepartsverifikation kan kræve et certifikat udstedt af en ekstern betroet myndighed til universel validering.

I Windows kan du se personlige certifikater fra systemets certifikatlager. I ældre miljøer var det f.eks. almindeligt at få adgang til dem via Internet Explorer ved at gå til Værktøjer > Internetindstillinger > Indhold > Certifikater > fanen Personlig. Selvom IE ikke længere bruges, forbliver certifikatlageret aktivt og deles af Edge og endda Chrome.

Log ind i Microsoft Office: Synlige og usynlige linjer

Office tilføjer en meget nyttig funktion: signaturlinjen . Det er en markør, der ligner den linje, du ville se på et udskrevet dokument, men med ekstra funktioner. Den giver dig mulighed for at angive, hvem der skal underskrive, hvilke instruktioner der skal følges, og genererer en digital signatur, når modtageren fuldfører processen.

Når du indsætter en signaturlinje i Word eller Excel, kan forfatteren angive den tilsigtede underskrivers oplysninger (navn, titel, e-mail) og instruktioner som f.eks. "Gennemgå indholdet før underskrivelse". Når den elektroniske fil sendes til den rette person, vil de se linjen og en meddelelse, der anmoder om deres underskrift . Ved at registrere deres synlige repræsentation (maskinskrevet, håndskrevet eller med billede) tilføjer Office samtidig den digitale signatur for at godkende deres identitet.

Opret en signaturlinje i Word eller Excel

For at indsætte en signaturlinje i dit dokument eller regneark skal du placere markøren, hvor du vil have den vist, og gå til Indsæt > Signaturlinje i gruppen Tekst. I indstillingsfeltet kan du udfylde de felter, der vises under linjen.

1. Gå ind i navn af den foreslåede underskriver.
2. Tilføj, hvis det er relevant, stilling eller titel professionel.
3. Inkluderer mail addresse af underskriveren (valgfrit).
4. Skriv instruktioner for underskriveren (f.eks. kontrol af indholdets nøjagtighed inden underskrift).
5. Aktivér hvis du ønsker disse muligheder: tillad kommentarer af underskriveren og vis Fecha underskrift langs linjen.

Hvis dokumentet kræver flere underskrifter, skal du gentage processen for at tilføje flere linjer på de relevante punkter. På denne måde ved hver person, hvor de skal underskrive, og arbejdsgangen bliver overskuelig.

Underskriv en signaturlinje

Modtageren af ​​filen skal holde musen over linjen, højreklikke og vælge Signer . Hvis dokumentet blev åbnet i beskyttet visning og er betroet, skal de klikke på "Rediger alligevel" for at fortsætte.

1. Du kan skrive dit navn til en maskinskrevet underskrift ved siden af ​​X'et.
2. Hvis du har en touch-enhed eller tablet, kan du tegne signaturen på maleriet.
3. Eller du kan bruge en billede af din signatur med “Vælg billede” og vælg filen fra din computer.
4. For at afslutte skal du vælge SkiltOffice tilføjer den digitale signatur og viser knappen "Signaturer" nederst.

Når dokumentet er færdigt, vil det angive, at det indeholder digitale signaturer , og du kan se detaljerne fra signaturpanelet for at bekræfte gyldighed, certifikatudsteder og andre pålidelige oplysninger.

Fjern synlige digitale signaturer

Hvis du har lavet en fejl eller har brug for at gentage processen, kan du fjerne en signatur ved at højreklikke på signaturlinjen og vælge "Fjern signatur". Systemet vil bede om bekræftelse; efter bekræftelse vil signaturen blive fjernet, og dokumentet vender tilbage til sin redigerbare tilstand.

Usynlige digitale signaturer i Word, Excel og PowerPoint

Hvis du foretrækker ikke at vise en synlig signaturboks, giver Office dig også mulighed for at underskrive usynligt . Signaturen er integreret i filen og angives med knappen "Signaturer" og oplysninger i visningen Filer > Info.

For at tilføje den skal du gå til Filer > Info , vælge indstillingerne for dokumentbeskyttelse og klikke på "Tilføj en digital signatur". Office viser en meddelelse med detaljer om processen. Angiv derefter formålet med signaturen i feltet Underskriv, og bekræft med "Underskriv".

Når en signatur indsættes, bliver filen skrivebeskyttet for at forhindre uautoriserede ændringer. Hvis du har brug for at redigere den igen, skal du fjerne signaturen eller oprette en ny version af dokumentet.

For at fjerne en usynlig signatur skal du gå tilbage til Filer > Info og åbne signaturpanelet. Klik på pilen ud for underskriverens navn, vælg "Fjern signatur" og bekræft med "Ja". Dette vil gendanne filen til dens redigerbare tilstand, så den kan underskrives igen senere.

Underskriv PDF-dokumenter med AutoFirm (Windows)

AutoFirma er et gratis værktøj fra Ministeriet for Økonomi og Digital Transformation, der er designet til elektronisk underskrift af dokumenter. Det er pålideligt, kompatibelt med almindelige certifikater (p12/pfx) og yderst fleksibelt til synlige underskrifter og vandmærker.

Download og installer AutoFirma

Download altid fra den officielle hjemmeside for elektronisk administration: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Der finder du installationsprogrammer til Windows (32/64 bit) , Linux og macOS. Vælg det, der passer til dit system.

På en 64-bit Windows 10-computer skal du downloade AutoFirma-pakken til Windows 64-bit (filen AutoFirma64.zip). Pak filen ud, kør installationsprogrammet (f.eks. AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe), og fuldfør guiden. Når det er færdigt, vil applikationen være installeret og klar til signering.

Forbered det digitale certifikat i Windows

For at underskrive skal du bruge et gyldigt certifikat, enten installeret i Windows-certifikatlageret eller tilgængeligt i en p12/pfx-fil . Hvis du har det i en fil, skal du installere det ved at dobbeltklikke eller højreklikke og vælge "Installer PFX".

Guiden vil spørge dig om destinationslageret : Nuværende bruger (kun for din bruger) eller Lokal computer (for alle brugere). Indtast certifikatadgangskoden, aktiver beskyttelse af privat nøgle, og vælg eksportmuligheden, hvis du vil kunne udpakke det i fremtiden. Du kan lade Windows automatisk vælge lageret "Personligt".

Efter accept vil certifikatet blive installeret og tilgængeligt for Internet Explorer/Edge/Chrome . Hvis du bruger Firefox, skal du huske, at den administrerer sit eget certifikatlager, og du skal importere det fra selve browseren. AutoFirma registrerer systemcertifikater og giver dig også mulighed for at vælge dem fra en fil eller Firefox' certifikatlager.

Underskriv en PDF med AutoFirma

Åbn AutoFirma, og klik på " Vælg filer, der skal underskrives ". Vælg den PDF, du vil underskrive. Programmet vil registrere, at det er en PDF, og tilbyde dig to muligheder for den synlige del:

• Synlig signatur I PDF-filen: Tilføj en boks med et billede (din scannede signatur) og tekst.
• Synligt brand (vandmærke): Indsæt et billede på en eller flere sider på den angivne position.

Du kan aktivere begge muligheder. Når du klikker på "Underskriv", skal du vælge siden og det område, hvor signaturfeltet skal placeres. AutoFirma giver dig mulighed for at justere koordinater, bredde og højde og endda oprette en tom side til sidst, hvor du kan placere din signatur, hvis du foretrækker det.

Tilføj et billede af din håndskrevne underskrift (i formater som JPEG, GIF eller PNG ) og den tekst, du vil vise. Husk, at dette billede kun er til æstetiske formål; den juridiske gyldighed er givet af den digitale signatur baseret på dit certifikat . Gennemgå forhåndsvisningen, og accepter, hvis alt ser korrekt ud. Du kan gemme disse indstillinger til senere brug.

Hvis du inkluderer et synligt brand, vil assistenten bede om billedet (f.eks. et logo) og dets placering. Dette er nyttigt til at fremhæve forfatterskab eller identificere organisationen i officielle eller virksomhedsdokumenter.

Vælg nu det digitale certifikat, du vil bruge til at underskrive. AutoFirma viser systemcertifikaterne, men du kan ændre kilden (Firefox-butik eller p12/pfx-fil). Afhængigt af de sikkerhedsindstillinger, der blev konfigureret under installationen, vil du blive bedt om bekræftelse eller certifikatadgangskoden.

Til sidst skal du beslutte, hvor den signerede PDF skal gemmes, og filnavnet (AutoFirma tilføjer normalt suffikset "_signed"). Når du er færdig, vil du se en meddelelse om, at processen er gennemført, og du kan åbne dokumentet for at bekræfte resultatet.

Når du åbner PDF-filen med din læser (f.eks. Adobe Acrobat Reader), bør du se en valideringsmeddelelse, der angiver, at filen er signeret , og at signaturerne er gyldige. Fra signaturpanelet kan du se "Signaturoplysninger" og "Certifikatoplysninger" for at bekræfte udsteder, gyldighedsperiode og andre egenskaber.

Log ind med Microsoft Edge og andre værktøjer

Hvis du hurtigt har brug for at tegne en signatur på en PDF og ikke ønsker at installere noget, indeholder Microsoft Edge annotationsværktøjer, der kan hjælpe. Husk, at dette er en visuel signatur, ikke en kryptografisk digital signatur.

• Åbn PDF i Edge.
• Brug den øverste redigerings-/visningsværktøjslinje.
• Vælg tegne og justerer stregens farve og tykkelse.
• Tegn din underskrift med din mus, finger eller stylus på en berøringsskærm.

Adobe Acrobat Reader giver dig også mulighed for at tilføje en håndskrevet signatur ved at importere et billede eller tegne det. Onlinetjenester som SmallPDF understøtter disse muligheder og giver dig endda mulighed for at optage den håndskrevne signatur med dit kamera . Husk: Disse signaturer er praktiske og hurtige, men de erstatter ikke en digital signatur med et certifikat, når du har brug for juridisk gyldighed.

Signaturapps: Hvilken skal man vælge, og hvilke begrænsninger er der?

Der findes almindelige programmer (Word, Adobe Acrobat), der kan underskrive de dokumenter, de genererer, men de har to typiske ulemper : ikke alle dokumentskabere underskriver dem også, og modtageren har generelt brug for det samme program for at bekræfte underskriften korrekt.

Dedikerede elektroniske signaturværktøjer (som f.eks. AutoFirma ) overvinder disse barrierer: de kan underskrive næsten alle typer filer og er gratis at downloade. Til administrative procedurer eller mere formelle dokumentarbejdsgange er AutoFirma normalt den mest passende løsning.

Bekræft, tilbagekald og forstå gyldigheden

Efter underskrift er det en god idé at kontrollere underskriftens gyldighed . Viserne vil vise, om certifikatet er gyldigt, om tillidskæden er korrekt, og om indholdet ikke er blevet ændret siden underskriften. Hvis noget er galt, vil du se advarsler om et udløbet certifikat eller en ukendt udsteder.

Certifikatudstedende myndigheder kan tilbagekalde certifikater (for eksempel hvis nøglen er kompromitteret). Verifikationssystemer konsulterer tilbagekaldelseslister eller onlinetjenester for at bekræfte, at certifikatet forbliver troværdigt . Derfor er det vigtigt at bruge certifikater fra akkrediterede CA'er.

Når en Office-fil modtager et tidsstempel fra en sikker server , får den pågældende signatur under visse omstændigheder certificeringsattributter, hvilket hjælper med at styrke tillidskæden og entydigt datere signeringstidspunktet.

Praktiske tips og almindelige fejl

Før du underskriver, skal du kontrollere, at dit certifikat er gyldigt og gemt på den korrekte placering (Personlig, Bruger eller Computer). Hvis du bruger AutoFirma, skal du kontrollere, at certifikatet vises i dets vælger, eller have p12/pfx- filen og dens adgangskode klar.

I Office skal du beslutte, om du har brug for en synlig linje til at guide underskriveren, eller om du foretrækker en usynlig signatur for at undgå at påvirke designet. Husk, at når du har underskrevet, kan dokumentet blive skrivebeskyttet, så foretag alle ændringer, før du underskriver.

Hvis modtageren ikke kan bekræfte signaturen, er certifikatet muligvis ikke fra en betroet CA for deres system. I mere lukkede miljøer er én løsning at distribuere organisationens rod-/mellemcertifikat for at etablere tillid . I åbne miljøer skal du altid bruge en anerkendt offentlig CA.

Når du integrerer et billede af din signatur i en PDF, skal du huske på, at det udelukkende er kosmetisk . Det, der virkelig validerer signaturen, er den digitale signatur baseret på dit certifikat; det er det, modtageren vil se i signaturpanelet, når de undersøger detaljerne.

Nyttige ressourcer og referencer

For yderligere oplysninger om digitale signaturer i Office kan du konsultere officiel dokumentation og offentlige ressourcer. For eksempel praktiske vejledninger til, hvordan man underskriver PDF-dokumenter med populære læsere, og materialer fra offentlige myndigheder, der forklarer certifikatverifikation.

• FNMT-vejledning til PDF-signaturer: Download PDF (verifikation og panel af underskrivere)
• Vejledning til administrationen af ​​Aragonien: Download PDF (muligheder for elektronisk signatur (i PDF-format)

Ved at mestre disse værktøjer kan du imødekomme næsten ethvert behov: lige fra at bede nogen om at underskrive et Word-dokument med en underskriftslinje til at lukke en PDF-kontrakt med AutoFirma eller tilføje en håndskrevet underskrift i Edge, når du kun har brug for et visuelt mærke . Med et gyldigt certifikat, klare instruktioner og endelig verifikation bliver digital signering i Windows en enkel og pålidelig proces.