Sådan organiserer du filer på din pc og holder tingene ryddelige uden at blive skør

Informatic Digital » Recursos » Sådan organiserer du filer på din pc og holder tingene ryddelige uden at blive skør

Mange mennesker får en ny computer, harddisk eller endda en helt ny SSD, og ​​inden for få måneder er det et komplet rod. Jo mere plads vi har, jo flere filer har vi en tendens til at samle.Fotos, dokumenter, downloads, videoer, arbejdsprojekter, kursusnotater… og sådan ender det med at være umuligt at finde noget, når vi har allermest travlt.

Den gode nyhed er, at det ikke er så kompliceret at blive organiseret, hvis du ved, hvor du skal starte. Ved at kombinere mulighederne i Windows selv med nogle specialiserede programmerDu kan gå fra at have en katastrofal pc til et logisk, rent og letvedligeholdende mappesystem, både til dit personlige liv og dit daglige arbejde.

Hvorfor er det så vigtigt at organisere dine pc-filer korrekt?

Ud over besættelsen af ​​orden, Det er næsten en nødvendighed at have dine computerfiler velstrukturerede.I dag foregår en stor del af vores liv på vores pc'er: regninger, kontrakter, familiebilleder, arbejdsrapporter, præsentationer, PDF'er med vigtige papirer osv. At miste en vigtig fil eller at bruge 20 minutter på at finde den er ikke bare frustrerende; det kan føre til, at du kommer for sent til en deadline eller endda mister værdifulde oplysninger.

Derudover Et uorganiseret mappesystem gør søgning meget langsommere.Det er ligegyldigt, om du har en meget kraftfuld computer: hvis hvert dokument er placeret et forskelligt sted med tilfældige navne som "final_def_definitive2.docx", spilder du tid og mental energi, hver gang du skal finde noget.

Et andet nøglepunkt er det God organisering kræver, at du gennemgår indholdet fra tid til andenDette hjælper med at slette det, du ikke længere har brug for, hvilket frigør diskplads. vide hvilke filer der optager plads og opdage dubletter eller store filer, der optager gigabyte uden grund (gamle sikkerhedskopier, ukomprimerede videoer osv.).

Endelig Hvis I deler en computer eller arbejder i et team, er et sammenhængende organisatorisk system afgørende. Det er forskellen på, om nogen kan finde en fil på få sekunder, eller om bare "ejeren af ​​kaos" ved mere eller mindre, hvor alting er.

Grundlæggende gode vaner før du rører ved noget

Før du begynder at oprette mapper, som om der ikke er nogen morgendag, er det vigtigt at lægge nogle enkle fundamenter. Der er nogle vaner, der vil spare dig for en masse hovedpine. og det er tilrådeligt at tage det i brug nu, selvom du endnu ikke har foretaget en større pc-oprydning.

Til at begynde med, Glem alt om skrivebordet som en "almen løsning" og konsultation Sådan organiserer du dit digitale skrivebordDet er meget praktisk at smide alt, hvad du downloader eller opretter i løbet af dagen, der, men om et par uger vil du have et tæppe af ikoner, hvor intet er til at skelne. Ideelt set bør dit skrivebord kun indeholde genveje til de programmer, du bruger dagligt, og papirkurven.

Et andet meget nyttigt udgangspunkt er Brug en stor generisk mappe som base for altWindows indeholder allerede en mappe kaldet "Dokumenter", som normalt er det perfekte sted at centralisere personlige og arbejdsmæssige filer. Derfra kan du opbygge hele dit interne hierarki på en lagdelt måde.

Det er også vigtigt ikke at overdrive detaljeniveauet. At oprette en mappe til absolut alt er lige så slemt som slet ikke at oprette nogen mappe.Prøv at få din struktur til at give mening, men uden at havne i en labyrint af undermapper, hvor det kræver fem klik og åbning af ti forskellige niveauer at gemme et dokument.

Sådan får du mest muligt ud af Windows Stifinder

Windows indeholder nogle meget nyttige indbyggede værktøjer til at organisere indholdet af hver mappe, selvom det er sandt, at Native organisering har sine begrænsningerDe indstillinger, du anvender på én mappe, nedarves ikke automatisk af resten, så hvis du ønsker et specifikt kriterium flere steder, skal du finjustere det manuelt.

Når du åbner Stifinder, vises som standard visningen "Hurtig adgang" (i nyere versioner kaldes den "Stifinders startside"). Denne skærm giver dig et hurtigt overblik over dine seneste og foretrukne filer.både fra selve pc'en og fra onlinetjenester som Office.com, og er normalt mere praktisk end at gå direkte ind i "Denne pc" og kombinere det med teknikker til søg hurtigere efter filer på din pc.

Hvis du er mere tryg ved altid at have adgang til de klassiske drev og mapper, Du kan ændre Explorerens oprindelige opførselØverst i indstillingsmenuen har du indstillingen "Åbn Stifinder i:", hvor du kan vælge at åbne den direkte i "Denne pc" i stedet for "Start".

Når du er inde i en hvilken som helst mappe, Højreklik på et tomt område i filområdet åbner en meget interessant menu. for at styre, hvordan indholdet præsenteres. Derfra kan du sortere, gruppere og konfigurere, hvilke informationskolonner du vil se, blandt andet.

De to nøglefunktioner på et visuelt niveau er "Sorter efter" og "Gruppér efter". Med "Sorter efter" bestemmer du sorteringskriterierne i mappen (navn, ændringsdato, type, størrelse osv.) og om du vil se det i stigende eller faldende rækkefølge. I Windows 10 er der også en "Mere..."-knap, der giver adgang til en meget lang liste af yderligere felter, som der kan sorteres efter.

I tilfælde af "Gruppér efter", Indholdet er opdelt i blokke i henhold til det valgte kriterium. (efter dato, efter filtype, efter størrelse, efter tags osv.). Hver gruppe fungerer visuelt som en slags undermappe i den aktuelle mappe med en overskrift, der angiver kategorien og filerne nedenunder.

Det interessante er, at Inden for hver gruppering kan du anvende din egen ordreFor eksempel kan du gruppere mappen "Downloads" efter "Dato" (i dag, i går, sidste uge osv.) og samtidig sortere efter type eller størrelse inden for hver blok for hurtigere at finde det, du leder efter.

I begge funktioner åbner knappen "Mere" (findes i Windows 10 og i "Gruppér efter" også i Windows 11) et vindue, hvor Du kan vælge, hvilke detaljer du vil have vist som kolonner For disse elementer: oprettelsesdato, forfattere, højde eller bredde i tilfælde af billeder, videovarighed, år, billedbredde og en lang tekst osv.

Opret et simpelt, men effektivt mappehierarki

Nøglen til ikke at blive skør er at tænke over din struktur med sund fornuft. Ideelt set bør du kunne samle hovedindholdet på din pc i et par mapper på øverste niveau.og derfra kun forgrene sig, når det er nødvendigt.

Hvis du bruger den samme computer til personlige anliggender og til arbejde, er et godt udgangspunkt Opret to store mapper i "Dokumenter"En med dit navn (til dine personlige ting) og en anden med navnet på din virksomhed eller dit professionelle projekt (til arbejdsrelaterede anliggender). Inden for hver enkelt kan du yderligere opdele efter områder: "Fakturaer", "Klienter", "Projekter", "Fotos", "Kurser" osv.

Tænk på et træ: fra det generelle til det specifikke, men uden at overdrive niveauerneFor eksempel, Fotos → 2024 → Rejser → Sevilla. Du behøver ikke en undermappe til "Sevilla om dagen", "Sevilla om natten", "Sevilla med venner", medmindre du rent faktisk håndterer tusindvis af billeder, og denne sondring er nyttig for dig.

Et nyttigt trick er at spørge dig selv: "Hvordan skulle jeg kunne søge efter denne fil om seks måneder?"Hvis det første, der falder dig ind, er projektnavnet, så skriv det først. Hvis det, du husker, er datoen (en termin, et skoleår, et år), så strukturer det efter datoer. Det vigtige er, at tilgangen er konsekvent og altid gentages.

Undgå også at duplikere mapper til lignende ting. Jo flere parallelle mapper du har med lignende navne, desto mere sandsynligt er det, at du gemmer en fil det forkerte sted.En enkelt, velorganiseret "Klienter"-mappe er bedre end "Nye klienter", "Gamle klienter", "Mine klienter" osv. med blandede dokumenter.

Sådan navngiver du mapper og dokumenter strategisk

Det nytter ikke at have en ordentlig mappestruktur, hvis det senere Filnavnene er umulige at fortolkeDet er her, navngivningskonventioner kommer i spil: et ensartet og gentageligt navngivningssystem, der giver dig mulighed for at finde ethvert dokument ved hjælp af systemets søgefelt.

Det ideelle er, at Alle relaterede filer følger det samme mønsterDu kan basere det på datoen, projektets eller klientens navn, dokumenttypen ... eller kombinere flere elementer. For eksempel kan du til budgetter bruge noget i retning af: "2020-02-04_budget_ClientAlpha.docx". Ideen er, at du ved at læse det allerede ved, hvad det handler om.

Bemærk også, at Listevisningen i Windows viser normalt kun de første par tegn. Angående filnavnet: Hvis du bruger meget lange navne fulde af detaljer, vil det være svært at læse dem med det samme. Noget kort, men informativt er bedre end et helt afsnit.

En anden meget nyttig strategi er Brug små "koder" i begyndelsen af ​​navnet for at ændre den alfabetiske rækkefølgeFor eksempel vil filer, der starter med "_", vises øverst på listen i mappen, så du kan reservere dette præfiks til det, du åbner dagligt ("_Aktuelt-Projekt", "_Fakturaer-aktuel-måned"...).

Tilsvarende Navne, der starter med "@", placeres normalt lige efter dem, der har et understregningstegn.Du kan bruge dette til vigtige dokumenter, som du ikke behøver at se først. For resten kan du bruge tal i begyndelsen ("1_Generel plan", "2_Rapporter" osv.), hvis det hjælper dig med at opretholde en logisk rækkefølge.

Daglige vaner: Undgå kaos, før det opstår

En computer går meget hurtigt i stykker, når vi arbejder på fuld kapacitet. Vi downloadede en PDF, lod den ligge i Downloads "til senere" og gemte hurtigt et Word-dokument på skrivebordet. Og før vi ved af det, er der hundredvis af filer stablet op på improviserede steder.

Den mest effektive måde at bekæmpe dette på er at følge en simpel regel: indsend dokumenterne på det tidspunktMed andre ord, hver gang du opretter eller downloader en fil, skal du bruge 10 sekunder på at gemme den direkte i den mappe, hvor den skal forblive på lang sigt, med dens korrekte navn.

Den lille gestus forhindrer dig i at skulle bruge en time i slutningen af ​​ugen på at forsøge at huske, hvad hver navnløs fil var, eller hvor i alverden du gemte den præsentation, du skal bruge til i morgen. "Jeg bestiller det senere" betyder normalt "Jeg bestiller det aldrig"..

Alligevel glider tingene altid gennem nåleøjet. Derfor er det en god idé at sætte et bestemt tidspunkt af, for eksempel om fredagen inden dagens udgang, til at udfør en hurtig gennemgang af de modstridende mapperSkrivebord, downloads, midlertidige dokumenter osv. På få minutter kan du flytte det manglende til dets plads, slette dubletter og tømme papirkurven.

Hvis du har svært ved at holde dit skrivebord tomt, kan du anvende en hjemmelavet version af "Desktop Zero"-metoden. Opret en mappe med navnet "Skrivebordsfiler" Og når du ser for mange løse filer rode på din baggrund, så træk dem alle derhen. Åbn derefter mappen og flyt forsigtigt alt tilbage til dets endelige placering.

Organiser dine arbejdsfiler bedre

I det professionelle miljø er uorganiseringen endnu mere mærkbar. Det er meget almindeligt at ende med skrivebordet fyldt med hverdagsdokumenter., forskellige versioner af præsentationer, rapporter downloadet fra klienter, ressourcer delt af kolleger osv.

En praktisk anbefaling er Gem aldrig arbejdsdokumenter direkte på skrivebordetBrug altid din mappe "Dokumenter" eller, hvis virksomheden har et internt netværk eller et cloud-system, de officielle delte placeringer (netværksdrev, OneDrive, Google Drive osv.). På denne måde kan du også få adgang til disse filer fra andre enheder.

Tænk over, hvordan du rent faktisk arbejder, i din professionelle portefølje. Du kan have en "Arbejds"-filzone, en "Ventende"-filzone og en "Arkiveret"-filzone.Dokumenterne sendes fra den ene til den anden afhængigt af deres status, hvilket hjælper dig med at være klar over, hvad der stadig er aktivt, og hvad du kan lade være.

Hvis du deler dokumenter med andre, så prøv at blive enige om en fælles minimumsnavngivningskonvention. Det er ikke det samme at have en mappe med "Endelig_rapport", "Ny_rapport", "Seneste_rapport" end en anden med “2024-03_Report-clientX_v1”, “2024-03_Report-clientX_v2” osv. På teamniveau sparer dette tusindvis af spørgsmål via e-mail og chat.

Når det er muligt, Det udnytter også fordelene ved at arbejde direkte i skyen.Mange platforme gemmer automatisk versioner, giver dig mulighed for at søge efter indhold i dokumenter og letter deling uden at skulle duplikere filer på tusind forskellige websteder; tjek vores Guide til software til cloudlagring at vælge den bedste mulighed.

Udnyt tredjepartsprogrammer til at automatisere sorteringsprocessen

Hvis du vil gå et skridt videre og lade computeren gøre noget af arbejdet for dig, findes der flere meget interessante værktøjer. Disse programmer analyserer dine filer og omarrangerer dem efter regler som du selv definerer (efter type, efter dato, efter størrelse osv.).

En af de mest omfattende muligheder er Organiser mine filer. Denne software fungerer på Windows, Linux og macOS. og fokuserer på automatisk at klassificere filer efter forskellige egenskaber: filtypenavn, type, oprettelsesdato, størrelse og mere.

Efter at du har downloadet det fra dets officielle hjemmeside og installeret det, vil det første gang bede dig om at vælge hvilket drev eller hvilken mappe du vil sortere. Fra knappen “+ TILFØJ MAPPE” kan du tilføje andre placeringerDisse vil blive vist i venstre side af brugerfladen. I det centrale område vil du se et cirkeldiagram, der bruger farver til at vise, hvilke filtyper der optager mest plads.

Det er meget nemt at bruge: Når du klikker på “Organiser”, flytter programmet automatisk filerne i henhold til de definerede regler.Dette opretter nye mapper på den oprindelige placering, organiseret efter type, dato eller andre kriterier, du vælger. På bare et par minutter kan du forvandle en kaotisk mappe til noget meget mere læsbart.

Et andet populært program er Easy File Organizer. Den er tilgængelig til Windows (inklusive fra Microsoft Store), Linux og macOS.Dens styrke ligger i dens smarte filtre og brugerdefinerede regler.

Med Easy File Organizer kan du definer kriterier såsom filtype, filtypenavn, oprettelsesdato eller navnApplikationen analyserer alt indhold og grupperer filer, der matcher hver regel, i mapper. Inden for disse mapper kan du også oprette yderligere underafsnit for endnu mere præcis organisering.

Processen er ret automatisk: Efter at have scannet de ruter, du angiver, anvender programmet en række regler (som du konfigurerer på forhånd) til at omdøbe, flytte eller endda slette specifikke filer, så alt holdes i orden med meget lidt manuel indgriben.

File Juggler er et andet værktøj, der fokuserer på at automatisere filarbejdsgange. Dens mål er at forhindre dig i at spilde tid på at flytte dokumenter et efter et igen.Den analyserer løbende bestemte mapper, og så snart nye filer dukker op, der opfylder bestemte betingelser, behandler den dem i henhold til de handlinger, du har defineret.

I dette tilfælde Reglerne kan være baseret på navnet, filtypen eller endda indholdet af filen.Når programmet er konfigureret, kan det omdøbe dokumenter, flytte dem til deres korrekte mappe, oprette sikkerhedskopier eller rydde op i dem, hvis de ikke længere er nødvendige. Det kan downloades fra dets hjemmeside.

For dem, der administrerer store multimediebiblioteker, især musik, er der TagScanner. Det er et gratis program med fokus på lydfiler og deres metadata. (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes osv.).

Med TagScanner er det første, du skal gøre, at udføre en søgning og uploade din samling af lydfiler. Derfra kan du redigere tags i bulk og omdøbe sange i henhold til deres metadata og omorganisere hele mapper efter et logisk mønster af navne (kunstner, album, spornummer osv.).

Du kan endda oprette forbindelse til onlinedatabaser for at udfylde manglende oplysninger (f.eks. albumcovers eller albumdetaljer). Det er en meget effektiv måde at organisere kaotiske musikbiblioteker på. uden at skulle gå sang for sang.

Organiser filer med tags i Windows takket være tagging

Ud over mapper er der en anden meget interessant måde at organisere på: etiketterne eller "tags"Windows tilbyder ikke denne funktion som standard, men der findes værktøjer som Tagging, der tilføjer denne funktionalitet direkte til Stifinder.

Tagging er ikke et selvstændigt program som sædvanligt, men et ekstra panel, der er integreret i selve Windows StifinderNår den er installeret, vil du se, at højreklik på en eller flere filer vil vise nye muligheder relateret til tags.

For at begynde at bruge det, skal du anmode om en gratis licensnøgle på deres hjemmeside. Alt du skal gøre er at indtaste dit navn og din e-mailadresse.Du vil modtage en første e-mail for at bekræfte din konto og en anden e-mail med din aktiveringsnøgle.

Når du åbner en mappe, som du vil sortere efter tags, er den grundlæggende proces enkel. Vælg de filer, du vil tagge, højreklik, og vælg indstillingen "Tag med".Derfra kan du gå til "Flere tags", hvorefter et vindue kaldet "Vælg tag" åbnes.

I det vindue, Ved at højreklikke på "Tags" kan du oprette en "Ny taggruppe".Det vil sige en ny gruppe af tematiske tags (for eksempel "Projekter", "Mennesker", "Prioritet"). Inden for gruppen opretter du, igen med højreklik, specifikke tags ("Haster", "Klient X", "2024" osv.) og anvender dem på de valgte filer.

Fra det øjeblik, I tagpanelet kan du tydeligt se, hvilke filer der har fået tildelt hvert tag.Det gode er, at du ikke behøver at genskabe tagsene: de vil altid være tilgængelige fra kontekstmenuen, så du kan markere nye dokumenter med blot et par klik.

En anden stor fordel er det En enkelt fil kan have flere tags på samme tidDette giver dig mulighed for at blande og matche tilgange: efter projekt, efter indholdstype, efter år, efter prioritet ... uden at skulle duplikere filer i flere mapper. I store informationssamlinger er denne "parallelle" organisering uvurderlig.

Specifikke værktøjer til at holde styr på dit skrivebord

Hvis du er en af ​​de personer, der, uanset hvor hårdt du prøver, altid ender med et fuldt skrivebord, kan du også stole på programmer, der er designet netop til det. I Windows er der for eksempel Hegn, en betalt software, der opretter "blokke" eller containere på selve skrivebordet.

Med hegn fungerer hver blok som et separat område: Du kan have én boks til appgenveje, en anden til mapper og en anden til de seneste dokumenter.osv. Programmet kan automatisk omarrangere ikonerne i henhold til de hovedkategorier, du definerer.

På denne måde, selvom du stadig har ting på dit skrivebord, De vil ikke være spredt over hele skærmenmen grupperet og visuelt mærket, hvilket i høj grad reducerer følelsen af ​​kaos.

På macOS findes der derimod værktøjer som Hazel, der tillader definere meget detaljerede regler for flytning af filer mellem mapper baseret på navn, type, dato eller endda indhold. Og Finders "smarte mapper"-system fungerer som livefiltre, der automatisk viser filer, der opfylder bestemte betingelser, uden at duplikere dem.

På både Mac og Windows gør kombinationen af ​​lidt personlig disciplin og disse automatiseringer det muligt at Opretholdelsen af ​​orden er næsten gennemsigtigDu bliver ved med at arbejde, og systemet sætter tingene på plads.

I sidste ende handler det ikke om at være besat af at organisere dine pc-filer korrekt, men om at gøre dit liv lettere. Hvis du definerer en logisk mappestruktur, skal du bruge ensartede navne, arkivere undervejs og understøtte alt dette med de rigtige værktøjer. (Windows Stifinder, etiketter, automatiske organiseringsprogrammer…), vil din computer ophøre med at være et bundløst hul af mistede dokumenter og blive et værktøj, hvor du finder alt hurtigt, uden stress og uden at spilde timer på at lede efter ting, du ved, du har "et sted".