- Mit Copilot können Sie bis zu fünf OneDrive-Dokumente gleichzeitig analysieren, zusammenfassen und vergleichen, ohne sie öffnen zu müssen.
- Für diese Funktion ist ein aktives Microsoft 365-Abonnement (Personal oder Family) sowie eine Copilot Pro- oder Enterprise-Lizenz erforderlich.
- Es ist mit den meisten gängigen Textformaten kompatibel, wie z. B. Word-, PDF-, PowerPoint-Dateien und Tabellenkalkulationen.
Das ist Ihnen sicher schon tausendmal passiert: Ihr Cloud-Speicher ist voll mit Dokumenten, Verträgen oder Berichten, und wenn Sie eine bestimmte Information benötigen, müssen Sie Datei für Datei öffnen, als suchten Sie die Nadel im Heuhaufen. Das ist mühsam und reine Zeitverschwendung. Um dieses Problem zu lösen, hat Microsoft Copilot in OneDrive integriert – ein KI-Tool, das Ihre Dateien analysiert und Ihnen die Antwort in einem einfachen Chat liefert.
Das Geniale an diesem System ist, dass es nicht nur im Web funktioniert, sondern sich auch direkt in den Windows 11-Datei-Explorer integriert . Schluss mit dem endlosen Navigieren durch Ordner! Sie können jetzt KI direkt am Desktop nach dem Inhalt Ihrer PDF- oder Word-Dokumente fragen. Damit das alles funktioniert, benötigen Sie jedoch ein korrekt konfiguriertes Microsoft 365-Ökosystem und die entsprechende Lizenz, da diese Funktion nicht standardmäßig für alle Nutzer aktiviert ist.
So starten Sie Copilot unter Windows Explorer 11
Wenn Sie KI nutzen möchten, ohne Ihre lokalen Ordner zu verlassen, ist das Vorgehen recht intuitiv. Suchen Sie zunächst die Datei oder die Dokumentengruppe, mit der Sie arbeiten möchten. Bei nur einer Datei klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wenn Sie mehrere Dateien analysieren möchten, können Sie bis zu fünf Dateien gleichzeitig auswählen und dann mit der rechten Maustaste auf eine der ausgewählten Dateien klicken.
Im Kontextmenü, das sich öffnet, wählen Sie die Option „OneDrive “ und anschließend „Frage stellen “. Wenn Sie OneDrive zum ersten Mal nutzen, werden Sie wahrscheinlich aufgefordert, sich bei Ihrem Microsoft-Konto anzumelden. Danach öffnet sich ein Chatfenster, in dem Copilot Ihnen einige Anregungen für den Einstieg gibt. Sie können Ihre Fragen aber auch unten eingeben und auf „Senden“ klicken.
Copilot über die Webversion von OneDrive verwenden
Manchmal ist es praktischer, alles über den Browser zu verwalten. Gehen Sie dazu mit Ihrem Konto auf onedrive.com und navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Ihre Dokumente gespeichert sind. Genau wie auf Ihrem Computer können Sie ein bis fünf Dateien auswählen und auf die Schaltfläche „Copilot“ klicken, die unten rechts auf dem Bildschirm erscheint.
Wenn Sie nur an einem Dokument interessiert sind, gibt es einen schnelleren Weg: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Datei, klicken Sie auf die Schaltfläche „Copilot“ und wählen Sie „Frage stellen “. Der Chat öffnet sich sofort, und Sie können Ihre Frage stellen. Diese Methode ist ideal für alle, die die vollständige Browseroberfläche bevorzugen und eine umfassendere visuelle Kontrolle über ihre Cloud-Dateien wünschen.
Was kann man mit dieser KI konkret anfangen? Praktische Beispiele
Copilot dient nicht nur zum Stellen einfacher Fragen, sondern ist ein leistungsstarkes Produktivitätstool. Besonders effektiv ist es beim Zusammenfassen umfangreicher Dokumente . Wenn Sie beispielsweise ein 80-seitiges PDF haben und vor einem Meeting keine Zeit zum Lesen finden, können Sie die KI bitten, die wichtigsten Punkte in Sekundenschnelle zu extrahieren.
Eine weitere sehr nützliche Funktion ist der Dateivergleich . Stellen Sie sich vor, Sie haben drei Vertragsversionen und möchten wissen, welche Klauseln sich geändert haben. Anstatt alle drei Versionen durchzulesen und die Unterschiede zu unterstreichen, lassen Sie Copilot eine Vergleichstabelle oder eine Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen erstellen. Die Funktion ist auch hilfreich, um spezifische Daten zu extrahieren, beispielsweise die Frage: „Wie hoch ist das Marketingbudget für diesen Monat?“, basierend auf mehreren ausgewählten Tabellenkalkulationen.
Wichtige Anforderungen, Lizenzen und Einschränkungen
Nicht jeder kann diese Funktionen sofort nutzen. Um Copilot in OneDrive zu aktivieren, ist ein Microsoft 365 Personal- oder Familienabonnement erforderlich . Wichtig: Beim Familienabonnement hat nur der Hauptabonnent Zugriff auf die Copilot-Funktionen; andere Familienmitglieder sind ausgeschlossen.
Im professionellen Umfeld benötigen Sie ein Bildungs- oder Geschäftskonto mit einer zugewiesenen Copilot-Lizenz für Microsoft 365. Falls diese Option nicht angezeigt wird, hat der Administrator Ihrer Organisation sie wahrscheinlich im Microsoft 365 Admin Center deaktiviert.
Unterstützte Formate und Einschränkungen
- Office-Dokumente: Unterstützt DOC, DOCX, PPT, PPTX und XLSX.
- Universelle Formate: Es funktioniert mit PDF-, TXT-, RTF- und Webdateien wie HTML oder ASPX.
- Neue Formate: Es ist nun mit Loop- und Fluid-Dateien kompatibel.
Trotz seiner Leistungsfähigkeit hat Copilot seine Grenzen. Aktuell kann es weder Bilder , Videos noch OneNote-Notizbücher verarbeiten, Microsoft arbeitet jedoch daran, diese Funktion bald hinzuzufügen. Zudem gibt es eine Größenbeschränkung: Dateien dürfen maximal 150 MB groß sein , damit die KI sie lesen kann. Außerdem ist zu beachten, dass die gemeinsame Analyse auf maximal fünf Dateien pro Abfrage beschränkt ist.
Datenschutz, Sicherheit und KI-Guthaben
Viele Menschen machen sich Sorgen um den Schutz ihrer Daten. Copilot respektiert die Zugriffsrechte strikt ; es kann nur die von Ihnen ausgewählten oder explizit mit Ihnen geteilten Dateien lesen. Wenn Sie Microsoft Purview zur Verschlüsselung von Daten mit Vertraulichkeitskennzeichnungen verwenden, respektiert die KI diese Nutzungsrechte und greift nicht auf vertrauliche Informationen zu.
Andererseits ist es wichtig, die KI-Guthaben zu erwähnen . Jedes Mal, wenn Sie eine Zusammenfassung anfordern oder Dokumente vergleichen, wird ein Guthaben von Ihrem Abonnement abgezogen. Diese werden automatisch abgezogen. Daher empfiehlt es sich, die Abfragen effizient zu nutzen , um ein vorzeitiges Aufbrauchen der Guthaben zu vermeiden.
Der Einsatz dieser Technologie revolutioniert das Dokumentenmanagement durch den Wechsel von manueller Suche zu direkter Abfrage. Durch die Integration der Möglichkeit, mehrere Dateien aus der Windows 11-Umgebung und dem Web zusammenzufassen und zu vergleichen, wird die Datenanalysezeit optimiert, vorausgesetzt, die entsprechende Microsoft 365-Lizenz ist vorhanden und die von der Plattform festgelegten Format- und Größenbeschränkungen werden eingehalten.