Χρήσιμες λειτουργίες του Word για εργασία με αρχεία PDF

Informatec Digital » Πόροι » Χρήσιμες λειτουργίες του Word για εργασία με αρχεία PDF

Τα αρχεία PDF έχουν γίνει η τυπική μορφή για την κοινή χρήση εγγράφων στην εργασία, στο πανεπιστήμιο και σχεδόν σε οποιοδήποτε ψηφιακό περιβάλλον. Είναι σύνηθες να χρησιμοποιούνται συγκεκριμένα προγράμματα ή διαδικτυακοί μετατροπείς, αλλά αυτό που πολλοί άνθρωποι δεν γνωρίζουν είναι ότι Το Microsoft Word περιλαμβάνει ισχυρά εργαλεία για τη δημιουργία, την επεξεργασία και την προστασία PDF χωρίς να χρειάζεται να εγκαταστήσετε οτιδήποτε άλλο.Αν χρησιμοποιείτε ήδη το Word στην καθημερινή σας ζωή, μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις δυνατότητές του με μερικά μόνο κλικ.

Στις επόμενες γραμμές θα το εξετάσουμε αυτό με ψυχραιμία Τι μπορεί να κάνει το Word με αρχεία PDF και πώς συγκρίνεται με ηλεκτρονικές υπηρεσίες όπως το iLovePDF ή το PDF24 Creator; και σε ποιες περιπτώσεις είναι πιο συμφέρουσα η χρήση της μίας ή της άλλης λύσης. Θα δείτε ότι συνδυάζοντας τις εγγενείς λειτουργίες του Word με ορισμένα εξειδικευμένα εργαλεία, μπορείτε να καλύψετε σχεδόν οποιαδήποτε ανάγκη σχετίζεται με αυτήν τη μορφή, από μια απλή μετατροπή έως μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση σε PDF/A ή προστασία με κωδικό πρόσβασης.

Τι μπορεί να κάνει το Microsoft Word με αρχεία PDF σήμερα;

Το Word δεν είναι πλέον απλώς ένας επεξεργαστής κειμένου για τη δημιουργία εγγράφων DOCX. Για αρκετές εκδόσεις τώρα, το πρόγραμμα έχει ενσωματώσει χωρίς τη χρήση εξωτερικών εργαλείων. Αυτό περιλαμβάνει το άνοιγμα PDF ως επεξεργάσιμα έγγραφα, την εξαγωγή σε διάφορες μορφές PDF (συμπεριλαμβανομένων PDF/A) και την εφαρμογή βασικών μέτρων ασφαλείας, όπως η προστασία με κωδικό πρόσβασης.

Αυτές οι δυνατότητες έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε ο μέσος χρήστης να μπορεί διαχειριστείτε τα περισσότερα από τα έγγραφα PDF σας μέσα από την ίδια τη σουίτα γραφείουΣε επαγγελματικά, εκπαιδευτικά και διοικητικά περιβάλλοντα, όπου το PDF είναι η κυρίαρχη μορφή για την κοινή χρήση και την αρχειοθέτηση πληροφοριών, αυτό αντιπροσωπεύει σημαντική εξοικονόμηση χρόνου και αποφεύγει την εξάρτηση από πολλαπλές εφαρμογές.

Η ενσωμάτωση αυτών των λειτουργιών αντικατοπτρίζει μια σαφή τάση στην ανάπτυξη λογισμικού: Συγκεντρώστε εργασίες που προηγουμένως απαιτούσαν εξειδικευμένα προγράμματα σε εφαρμογές που χρησιμοποιούνται ευρέωςΑντί να εγκαταστήσετε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας PDF, ένα πρόγραμμα προβολής, έναν μετατροπέα και ένα εργαλείο ασφαλείας, πολλές βασικές ανάγκες καλύπτονται απευθείας στο Word.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να κατανοήσετε ότι, ενώ οι λειτουργίες PDF του Word είναι πολύ χρήσιμες για καθημερινές εργασίες, Δεν καλύπτουν όλα τα προχωρημένα σενάριαΕάν χρειάζεστε πολύ καλό έλεγχο του μεγέθους του αρχείου, των ρυθμίσεων ασφαλείας μέσω δικαιωμάτων ή των διαδικασιών μαζικής μετατροπής, αυτό μπορεί να είναι πιο κατάλληλο για εσάς. συμπληρώνουν το Word με συγκεκριμένα εργαλεία, κάτι που θα δούμε αργότερα.

Επεξεργασία αρχείου PDF απευθείας από το Microsoft Word

Ένα από τα πιο ενδιαφέροντα σημεία είναι αυτό Το Word μπορεί να ανοίξει ένα PDF και να το μετατρέψει αυτόματα σε επεξεργάσιμο έγγραφοΓια τον χρήστη, η διαδικασία είναι τόσο απλή όσο το άνοιγμα του PDF από το Word. Το πρόγραμμα φροντίζει για μια εσωτερική μετατροπή σε μορφή Word, ώστε να μπορείτε να εργαστείτε άνετα με το περιεχόμενο.

Παραδοσιακά, όταν θέλατε να τροποποιήσετε ένα PDF, έπρεπε να χρησιμοποιήσετε εξειδικευμένο λογισμικό ή ηλεκτρονικές υπηρεσίες που επέστρεφαν το αρχείο σε διαφορετική μορφή. Με τη λειτουργία εισαγωγής PDF του Word, Μπορείτε να επεξεργαστείτε κείμενο, να αναδιατάξετε παραγράφους, να αλλάξετε στυλ ή να επαναχρησιμοποιήσετε πληροφορίες χωρίς να φύγετε από την εφαρμογή.Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε αναφορές, συμβάσεις, ακαδημαϊκό υλικό ή διοικητική τεκμηρίωση που ενημερώνεται συχνά.

Λάβετε υπόψη ότι Η μετατροπή δεν είναι πάντα 100% τέλεια.Και αυτό είναι φυσιολογικό. Σε απλά έγγραφα με καλά δομημένο κείμενο και εικόνες χωρίς πολλά σύνθετα στοιχεία, το αποτέλεσμα είναι συνήθως πολύ πιστό στο πρωτότυπο. Σε PDF με εξελιγμένες διατάξεις, πολλαπλές στήλες, αιωρούμενα πλαίσια κειμένου ή ενσωματωμένα γραφικά, ενδέχεται να υπάρχουν μικρές αλλαγές στο σχεδιασμό: διαφορετικές αλλαγές γραμμών, ελαφρώς τροποποιημένες θέσεις ή στυλ προσαρμοσμένα στη μορφή του Word.

Ακόμα κι έτσι, για τις πιο συνηθισμένες χρήσεις, Η ισορροπία μεταξύ πιστότητας και ευκολίας επεξεργασίας είναι παραπάνω από επαρκήςΤο σημαντικό είναι ότι το περιεχόμενο παραμένει προσβάσιμο: μπορείτε να διορθώσετε σφάλματα, να ενημερώσετε δεδομένα, να μεταφράσετε κείμενα ή να εξαγάγετε μόνο ό,τι χρειάζεστε χωρίς να χρειάζεται να επανασχεδιάσετε από την αρχή ή να βασιστείτε σε μια αλυσίδα μετατροπών.

Από άποψη παραγωγικότητας, αυτό καθιστά το Word ένα είδος γέφυρα μεταξύ του κόσμου των PDF και του επεξεργάσιμου κόσμουΑνοίγετε το PDF, το προσαρμόζετε στις ανάγκες σας, το αποθηκεύετε ξανά ως έγγραφο Word ή το εξάγετε ξανά ως διορθωμένο PDF. Όλα αυτά με μια συνεχή ροή εργασίας και χωρίς πρόσθετα εργαλεία.

Δημιουργήστε PDF και PDF/A από το Word για αξιόπιστη αρχειοθέτηση

Εκτός από το άνοιγμα και την επεξεργασία, το Word επιτρέπει επίσης Εξαγάγετε τα έγγραφά σας απευθείας σε PDF σε διαφορετικές μορφές.Η συνήθης πρακτική είναι η δημιουργία ενός τυπικού PDF για κοινή χρήση μέσω email, μεταφόρτωση σε μια πλατφόρμα ή εκτύπωση, αλλά το Word είναι επίσης ικανό να δημιουργεί αρχεία σε μορφή PDF/A, η οποία έχει σχεδιαστεί ειδικά για μακροχρόνια αποθήκευση.

Το πρότυπο PDF/A διαφέρει από το συμβατικό PDF στο ότι Περιλαμβάνει μέσα στο ίδιο το αρχείο όλους τους πόρους που είναι απαραίτητοι για την προβολή του.: ενσωματωμένες γραμματοσειρές, εικόνες, προφίλ χρωμάτων κ.λπ. Αυτό αποφεύγει εξωτερικές εξαρτήσεις που, με την πάροδο του χρόνου, θα μπορούσαν να προκαλέσουν διαφορετική εμφάνιση του εγγράφου ή να λείπουν στοιχεία, εάν ο θεατής δεν μπορεί να βρει αυτούς τους πόρους στο σύστημα.

Στο Word, αυτά τα αρχεία συνήθως δημιουργούνται από τις επιλογές αποθήκευσης ή εξαγωγής, όπου μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή PDF και, στις πρόσθετες ρυθμίσεις, Υποδείξτε ότι θέλετε να συμμορφώνεστε με το πρότυπο ISO PDF/AΜε αυτόν τον τρόπο, το αρχείο που προκύπτει θα είναι κατάλληλο για ηλεκτρονική αρχειοθέτηση σύμφωνα με τις απαιτήσεις που θέτουν πολλά ιδρύματα.

Αυτή η πιθανότητα είναι ιδιαίτερα ενδιαφέρουσα σε νομικούς, διοικητικούς, συμβολαιογραφικούς, εκπαιδευτικούς ή θεσμικούς τομείςόπου τα έγγραφα πρέπει να διατηρούνται για χρόνια ή και δεκαετίες, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι παραμένουν τα ίδια. Αρχεία, ψηφίσματα, σημαντικά συμβόλαια, επίσημες αναφορές ή ιστορική τεκμηρίωση είναι σαφή παραδείγματα χρήσεων όπου το PDF/A έχει απόλυτη λογική.

Ωστόσο, το PDF/A συνήθως δημιουργεί αρχεία ελαφρώς μεγαλύτερα από ένα κανονικό PDFΕπειδή απαιτεί ενσωμάτωση στοιχείων που θα μπορούσαν να παραλειφθούν ή να αναφερθούν εξωτερικά σε ένα τυπικό PDF. Είναι ένα είδος μακροπρόθεσμης εγγύησης συμβατότητας, με κόστος την κατάληψη λίγο περισσότερου χώρου. Σε ένα περιβάλλον όπου η αποθήκευση δεν είναι πλέον τόσο κρίσιμη όσο ήταν πριν από χρόνια, αυτή η αύξηση του μεγέθους είναι συνήθως ένα λογικό τίμημα για την ηρεμία ότι τα έγγραφα θα παραμείνουν άθικτα.

Προστατέψτε ένα PDF με κωδικό πρόσβασης από το Word

Μια άλλη πολύ χρήσιμη λειτουργία που προσφέρει το Word είναι η δυνατότητα Προστατέψτε ένα αρχείο PDF με κωδικό πρόσβασης κατά τη διάρκεια της ίδιας της διαδικασίας αποθήκευσηςΑυτή η επιλογή είναι ιδανική όταν εργάζεστε με εμπιστευτικές πληροφορίες που θα αποσταλούν μέσω email, θα κοινοποιηθούν στο cloud ή θα αποθηκευτούν σε τοποθεσίες στις οποίες έχουν πρόσβαση πολλά άτομα.

Η διαδικασία είναι αρκετά απλή: όταν επιλέγετε να αποθηκεύσετε ή να εξαγάγετε σε PDF, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε προηγμένες επιλογές όπου Είναι δυνατή η ενεργοποίηση της προστασίας χρησιμοποιώντας ένα κλειδί.Αφού επιλέξετε την αντίστοιχη επιλογή, το Word θα εμφανίσει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο θα πρέπει να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης και από εκείνη τη στιγμή και μετά το PDF θα ανοίγει μόνο εάν έχει εισαχθεί σωστά.

Όσον αφορά την ασφάλεια, η Microsoft χρησιμοποιεί Κρυπτογράφηση AES, ένα από τα πιο αναγνωρισμένα και ευρέως χρησιμοποιούμενα πρότυπα στον τομέα της προστασίας δεδομένωνΑυτό σημαίνει ότι, εφόσον ο κωδικός πρόσβασης είναι αρκετά ισχυρός και δεν τον κοινοποιείτε επιπόλαια, το περιεχόμενο PDF θα προστατεύεται επαρκώς από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Ωστόσο, οι επιλογές που προσφέρει το Word σε αυτόν τον τομέα είναι αρκετά βασικό σε σύγκριση με πιο προηγμένα εργαλεία διαχείρισης PDFΓια παράδειγμα, δεν είναι δυνατό να χρησιμοποιήσετε το Word για να αποκλείσετε ορισμένες λειτουργίες PDF, όπως η αποτροπή εκτύπωσης, η απενεργοποίηση της αντιγραφής κειμένου ή ο περιορισμός της επεξεργασίας σε ορισμένα μέρη. Η προστασία ισχύει για ολόκληρο το έγγραφο, χωρίς εξαίρεση.

Επιπλέον, τα PDF που δημιουργήθηκαν με κρυπτογράφηση από το Word Τείνουν να καταλαμβάνουν περισσότερο χώρο από όσο είναι απολύτως απαραίτητοΑυτό είναι κάτι που συχνά περνά απαρατήρητο σε μεμονωμένα έγγραφα, αλλά μπορεί να γίνει σχετικό εάν δημιουργείτε πολλά προστατευμένα αρχεία ή εργάζεστε με μεγάλα έγγραφα. Εάν χρειάζεστε πιο λεπτομερή έλεγχο, είναι σύνηθες να συνδυάζετε αυτήν τη βασική χρήση του Word με εργαλεία που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε τα δικαιώματα με λεπτομερή τρόπο.

Πλεονεκτήματα και περιορισμοί των λειτουργιών PDF που είναι ενσωματωμένες στο Word

Οι δυνατότητες χειρισμού PDF του Word είναι πραγματικά σωτήριες στην καθημερινή ζωή, αλλά είναι επίσης σημαντικές. να γνωρίζουν τα όριά τους, ώστε να μην τους ζητούν περισσότερα από όσα μπορούν να προσφέρουνΓια τους περισσότερους χρήστες, τα τυπικά χαρακτηριστικά είναι υπεραρκετά. Σε άλλες περιπτώσεις, θα χρειαστεί να αναβαθμίσετε σε εξειδικευμένες λύσεις.

Μεταξύ των πιο ξεκάθαρων πλεονεκτημάτων, ξεχωρίζει ότι Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε επιπλέον λογισμικό ή να βασιστείτε σε υπηρεσίες τρίτωνΑν έχετε ήδη το Word στον υπολογιστή σας, μπορείτε να μετατρέψετε, να επεξεργαστείτε και να προστατεύσετε αρχεία PDF με μερικά μόνο κλικ. Αυτό απλοποιεί τη ροή εργασίας σας, μειώνει πιθανά προβλήματα συμβατότητας και σας γλιτώνει από την ανάγκη μεταφοράς αρχείων μεταξύ πλατφορμών.

Είναι επίσης ένα πλεονέκτημα ότι όλα γίνονται σε μια οικεία διεπαφή, χρησιμοποιώντας τα εργαλεία επεξεργασίας του WordΣτυλ, παρακολούθηση αλλαγών, ορθογραφικός έλεγχος, σχόλια, έλεγχος εκδόσεων... όλα αυτά μπορούν να εφαρμοστούν σε ένα PDF που έχει μετατραπεί σε έγγραφο Word, κάτι που είναι πολύ βολικό όταν εργάζεστε σε ομάδα ή εξετάζετε έγγραφα από κοινού.

Από την λιγότερο εντυπωσιακή πλευρά, οι λειτουργίες ασφάλειας και προηγμένης διαχείρισης δεν είναι αρκετές. Word Δεν επιτρέπει την εκχώρηση δικαιωμάτων ανά χρήστη. ψηφιακά σημάδι Με προηγμένα πιστοποιητικά, ελέγξτε την εκτύπωση ή την αντιγραφή λεπτομερώςούτε μπορεί να εκτελέσει βαθιά συμπίεση ή βελτιστοποίηση του PDF. Για αυτά τα σενάρια, υπάρχουν συγκεκριμένα προγράμματα και ηλεκτρονικές υπηρεσίες που προσφέρουν πολύ μεγαλύτερη ευελιξία.

Ως γενική αναφορά, μπορεί να ειπωθεί ότι Το Word καλύπτει πολύ καλά τις συνήθεις ανάγκες: τη δημιουργία PDF, την επεξεργασία τους σε αρκετά καλό βαθμό και την προστασία τους με έναν καθολικό κωδικό πρόσβασης.Όταν αυξάνεται το επίπεδο ζήτησης (μαζική επεξεργασία, αυτοματοποίηση, συγκεκριμένα δικαιώματα, σύνθετες νομικές ροές εργασίας), τότε έρχεται στο προσκήνιο ο συνδυασμός με εξωτερικά εργαλεία που συμπληρώνουν ό,τι δεν κάνει το Word.

Μετατροπείς online: τι προσφέρει το iLovePDF σε σύγκριση με το Word

Πέρα από αυτά που προσφέρει το Word, υπάρχουν και διαδικτυακές υπηρεσίες όπως iLovePDF, το οποίο ειδικεύεται στη μετατροπή και επεξεργασία αρχείων PDF από το πρόγραμμα περιήγησηςΑυτές οι πλατφόρμες είναι πολύ δημοφιλείς επειδή σας επιτρέπουν να επιλύετε συγκεκριμένες εργασίες χωρίς να εγκαταστήσετε τίποτα και από σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή με σύνδεση στο διαδίκτυο.

Στη συγκεκριμένη περίπτωση του iLovePDF, το εργαλείο τους για Η μετατροπή εγγράφων Word σε PDF είναι δωρεάν και εύκολη στη χρήσηΗ τυπική διαδικασία περιλαμβάνει τη μεταφόρτωση του αρχείου DOC, DOCX ή άλλης συμβατής μορφής, το κλικ στο κουμπί μετατροπής και τη λήψη του δημιουργημένου PDF σε δευτερόλεπτα. Ο στόχος είναι η μετατροπή να διατηρήσει τόσο την αρχική μορφή όσο και την ποιότητα του εγγράφου.

Η υπηρεσία δεν περιορίζεται στην παραδοσιακή μορφή Microsoft DOCX. Το iLovePDF δέχεται μια αρκετά μεγάλη ποικιλία μορφών επεξεργασίας κειμένου, όπως DOC, ODT, OTT, STW, SDW ή SXW, κάτι που είναι πρακτικό εάν εργάζεστε με έγγραφα από διαφορετικές σουίτες γραφείου (για παράδειγμα, LibreOffice ή OpenOffice) και θέλετε να ενοποιήσετε τα πάντα σε PDF χωρίς να περιπλέξετε τη ζωή σας.

Εκτός από την απλή μετατροπή, το iLovePDF προσφέρει μια σειρά από λειτουργίες από την ίδια διεπαφή. Πρόσθετα εργαλεία για περαιτέρω χειρισμό του PDF που προκύπτειΜπορείτε να το συγχωνεύσετε με άλλα έγγραφα, να το συμπιέσετε για να μειώσετε το μέγεθός του, να προσθέσετε κείμενο ή εικόνες ή να επεξεργαστείτε ορισμένα βασικά στοιχεία. Όλα αυτά μπορούν να γίνουν διαδοχικά, έτσι ώστε μετά τη μετατροπή του εγγράφου Word σε PDF, να μπορείτε να εφαρμόσετε περαιτέρω αλλαγές χωρίς να χρειάζεται να κατεβάσετε και να ανεβάσετε ξανά το αρχείο.

Ένα ενδιαφέρον και βολικό χαρακτηριστικό είναι η δυνατότητα στείλτε το αρχείο που έχει μετατραπεί σε άλλες συσκευές χρησιμοποιώντας έναν κωδικό QRΜετά τη μετατροπή, η σελίδα εμφανίζει ένα συγκεκριμένο εικονίδιο από το οποίο δημιουργείται ο κώδικας. Σαρώνοντάς το με το κινητό σας τηλέφωνο ή το tablet σας, κατεβάζετε απευθείας το PDF, το οποίο επιταχύνει σημαντικά τη μετάβαση μεταξύ επιτραπέζιου υπολογιστή και κινητής συσκευής χωρίς να χρειάζεται να καταφύγετε σε email ή υπηρεσίες αποθήκευσης στο cloud.

Δωρεάν χρήση και πλεονεκτήματα της premium έκδοσης του iLovePDF

Η βασική έκδοση του iLovePDF είναι 100% δωρεάν, χρηματοδοτείται μέσω διαφημίσεων που εμφανίζονται στη σελίδαΑυτό επιτρέπει σε οποιονδήποτε χρήστη να πραγματοποιεί μεμονωμένες μετατροπές από Word σε PDF δωρεάν από οποιοδήποτε σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης, τόσο σε επιτραπέζιες όσο και σε κινητές συσκευές.

Ωστόσο, για όσους χρειάζονται να κάνουν ένα βήμα παραπέρα, η πλατφόρμα προσφέρει ένα premium πρόγραμμα με προηγμένες λειτουργίες και εκτεταμένα όριαΈνα από τα πιο ενδιαφέροντα χαρακτηριστικά αυτής της συνδρομής είναι η μαζική μετατροπή: η δυνατότητα μετατροπής πολλών αρχείων Word σε PDF ταυτόχρονα, η οποία πολλαπλασιάζει την παραγωγικότητα κατά την εργασία με πολλά έγγραφα.

Με έναν premium λογαριασμό, επιτρέπεται Επεξεργαστείτε έως και 10 αρχεία ανά συνεδρία με μέγιστο συνολικό μέγεθος 4 GBΗ ροή εργασίας είναι πολύ βολική: μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε όλα τα έγγραφα ταυτόχρονα στο ηλεκτρονικό εργαλείο ή να προσθέσετε περισσότερα αρχεία αργότερα χρησιμοποιώντας ένα εικονίδιο κόκκινου σταυρού. Αυτό αποφεύγει την επανάληψη της ίδιας διαδικασίας αρχείο προς αρχείο.

Εκτός από τις πολλαπλές μετατροπές, η πληρωμένη έκδοση ξεκλειδώνει ένα Μια σουίτα προηγμένων εργαλείων για την επεξεργασία και διαχείριση PDF με πιο επαγγελματικό τρόπο.Αυτές περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, τη μετατροπή σαρωμένων PDF σε Word χρησιμοποιώντας OCR (οπτική αναγνώριση χαρακτήρων), η οποία σας επιτρέπει να εξάγετε επεξεργάσιμο κείμενο από έγγραφα που αρχικά ήταν απλώς εικόνες.

Ένα άλλο ενδιαφέρον χαρακτηριστικό που σχετίζεται με αυτά τα σχέδια είναι η δυνατότητα Προστατέψτε έγγραφα σε μορφή PDF/A για μακροπρόθεσμη αρχειοθέτησηΑυτό συνδυάζει μια αξιόπιστη προσέγγιση αποθήκευσης με πρόσθετες επιλογές ασφαλείας. Είναι ένας τρόπος για να προχωρήσετε σε πιο επαγγελματικά περιβάλλοντα χωρίς να θυσιάσετε την ευκολία του προγράμματος περιήγησης.

Συμβατότητα μεταξύ πλατφορμών και εφαρμογές iLovePDF

Ένα από τα μεγάλα πλεονεκτήματα των διαδικτυακών υπηρεσιών όπως το iLovePDF είναι ότι Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε από σχεδόν οποιοδήποτε λειτουργικό σύστημα.Σε αυτήν την περίπτωση, η πλατφόρμα προσφέρει συμβατότητα με Windows, iOS και Android, τόσο από το πρόγραμμα περιήγησης ιστού όσο και μέσω ειδικών εφαρμογών.

Αν προτιμάτε να εργάζεστε από τον υπολογιστή σας, μπορείτε να Κατεβάστε την εφαρμογή iLovePDF για WindowsΑυτό σας επιτρέπει να ενσωματώσετε ορισμένες από τις λειτουργίες του απευθείας στη ροή εργασίας του υπολογιστή σας, χωρίς να χρειάζεται να ανοίγετε το πρόγραμμα περιήγησής σας κάθε φορά. Αν προτιμάτε κινητό ή tablet, μπορείτε επίσης να εγκαταστήσετε την εφαρμογή στη συσκευή σας iOS ή Android και να πραγματοποιείτε μετατροπές και επεξεργασίες εν κινήσει.

Η μόνη απαραίτητη προϋπόθεση για τη χρήση αυτών των διαδικτυακών εργαλείων παραμένει έχετε μια λειτουργική σύνδεση στο διαδίκτυοΜόλις γίνει αυτό, η υπόλοιπη διαδικασία είναι αρκετά απλή: ανεβάζετε το αρχείο, επιλέγετε την ενέργεια (μετατροπή, συγχώνευση, συμπίεση κ.λπ.) και κατεβάζετε το αποτέλεσμα. Για τους περισσότερους χρήστες, η διαδικασία είναι τόσο απλή που ουσιαστικά δεν απαιτεί καμία καμπύλη εκμάθησης.

Συνδυάζοντας αυτές τις εφαρμογές με τις εγγενείς λειτουργίες του Word, μπορείτε να ρυθμίσετε μια εξαιρετικά ευέλικτη ροή εργασίαςΕπεξεργαστείτε ή προετοιμάστε το έγγραφο στο Word, δημιουργήστε ένα προκαταρκτικό PDF, ανεβάστε το στο ηλεκτρονικό εργαλείο εάν χρειάζεται να εκτελέσετε πιο συγκεκριμένες λειτουργίες και λάβετε το πίσω στην προτιμώμενη συσκευή σας. Με αυτόν τον τρόπο, απολαμβάνετε τα καλύτερα και των δύο κόσμων χωρίς να θυσιάζετε την κινητικότητα.

Εναλλακτικές λύσεις για υπολογιστές: PDF24 Creator και παρόμοιες λύσεις

Αν ψάχνετε για μια λύση για Windows που δεν βασίζεται τόσο πολύ στο πρόγραμμα περιήγησης, μια αρκετά συνηθισμένη επιλογή είναι PDF24 Creator, μια εφαρμογή για υπολογιστές με λειτουργίες παρόμοιες με πολλά διαδικτυακά εργαλείαΑυτός ο τύπος λογισμικού συνήθως περιλαμβάνει μετατροπείς PDF, επιλογές για συγχώνευση ή διαίρεση αρχείων, εργαλεία συμπίεσης και βασικά βοηθητικά προγράμματα ασφαλείας και επεξεργασίας.

Το κύριο πλεονέκτημα αυτού του τύπου προγράμματος κατοίκων είναι ότι Δεν χρειάζεται να ανεβάσετε τα έγγραφά σας σε εξωτερικό διακομιστή.Αυτό είναι σημαντικό για ορισμένους οργανισμούς για λόγους απορρήτου ή συμμόρφωσης με τους κανονισμούς. Επιπλέον, επειδή εκτελείται τοπικά, ορισμένες λειτουργίες μπορεί να είναι ταχύτερες, ειδικά με πολύ μεγάλα αρχεία ή όταν η σύνδεση στο διαδίκτυο είναι περιορισμένη.

Το PDF24 Creator, συγκεκριμένα, απευθύνεται σε χρήστες που χρειάζονται διαχειρίζεστε πολλά PDF σε επαναλαμβανόμενη βάση Εκτιμούν την ύπαρξη ενός κεντρικού πίνακα από τον οποίο μπορούν να ξεκινήσουν διάφορες ενέργειες: μετατροπή, συγχώνευση, εξαγωγή σελίδων, προσθήκη υδατογραφημάτων κ.λπ. Σε συνδυασμό με το Word, μπορεί να αποτελέσει ένα καλό συμπλήρωμα όταν οι βασικές λειτουργίες της σουίτας γραφείου δεν επαρκούν.

Σε κάθε περίπτωση, με το PDF24 Creator καθώς και άλλες παρόμοιες εναλλακτικές λύσεις, συνιστάται Αξιολογήστε ποιες εργασίες εκτελείτε πιο συχνά και ποιο επίπεδο ελέγχου χρειάζεστεΓια απλές μετατροπές από Word σε PDF, το ίδιο το Word είναι συνήθως αρκετό. Για πιο προηγμένη επεξεργασία ή εντατικές ροές εργασίας, ένα ειδικό λογισμικό μπορεί να κάνει τη διαφορά στην ευκολία και τις δυνατότητες.

Τελικά, το πιο συνηθισμένο σενάριο σε πολλά γραφειακά περιβάλλοντα είναι Χρησιμοποιήστε το Word για οτιδήποτε σχετίζεται με τη δημιουργία και την επεξεργασία περιεχομένουκαι να βασίζεστε σε εργαλεία όπως το iLovePDF ή το PDF24 Creator όταν χρειάζεται κάτι πιο συγκεκριμένο: μαζικές μετατροπές, OCR, δυναμική συμπίεση ή σύνθετοι συνδυασμοί πολλών εγγράφων.

Με αυτό το ευρύ φάσμα επιλογών, είναι σαφές ότι τα αρχεία PDF μπορούν να επεξεργαστούν πολύ εύκολα χωρίς να χρειάζεται να αλλάζουν συνεχώς προγράμματα. Το Word καλύπτει τα βασικά, όπως η επεξεργασία, η εξαγωγή σε PDF και η προστασία με κωδικό πρόσβασης, ενώ τα διαδικτυακά εργαλεία και οι εφαρμογές για υπολογιστές διευρύνουν τις δυνατότητες για όσους χρειάζονται περισσότερα. Κατανοώντας αυτές τις λειτουργίες και γνωρίζοντας πότε να χρησιμοποιείτε κάθε επιλογή, είναι εύκολο να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική και ασφαλή ροή εργασίας προσαρμοσμένη σε οποιοδήποτε επαγγελματικό ή προσωπικό πλαίσιο., από την απλή μετατροπή ενός ακαδημαϊκού έργου έως τη μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση κρίσιμης τεκμηρίωσης.