Kasulikud Wordi funktsioonid PDF-failidega töötamiseks

Informatec Digital » Ressursid » Kasulikud Wordi funktsioonid PDF-failidega töötamiseks

PDF-failidest on saanud standardvorming dokumentide jagamiseks tööl, ülikoolis ja praktiliselt igas digitaalses keskkonnas. Tavaline on kasutada spetsiaalseid programme või veebipõhiseid konvertereid, kuid paljud inimesed ei tea, et Microsoft Word sisaldab võimsaid tööriistu PDF-ide loomiseks, redigeerimiseks ja kaitsmiseks ilma midagi täiendavat installimata . Kui te juba Wordi iga päev kasutate, saate sellest vaid paari klõpsuga palju rohkem kasu.

Järgmistes ridades vaatleme lähemalt, mida Word PDF-failidega teha saab, kuidas see võrdub veebiteenustega nagu iLovePDF või PDF24 Creator ja millistel juhtudel on üks lahendus sobivam kui teine. Näete, et Wordi natiivsete funktsioonide kombineerimisel mõne spetsiaalse tööriistaga saate katta praktiliselt kõik selle vorminguga seotud vajadused, alates lihtsast teisendamisest kuni pikaajalise arhiveerimiseni PDF/A-vormingus või parooliga kaitsmiseni.

Mida saab Microsoft Word tänapäeval PDF-failidega teha?

Word ei ole enam pelgalt tekstitöötlusprogramm DOCX-dokumentide loomiseks. Mitmes versioonis on programmil nüüd funktsioone, mis ei vaja väliseid tööriistu. Nende hulka kuuluvad PDF-failide avamine muudetavate dokumentidena, eksportimine erinevatesse PDF-vormingutesse (sh PDF/A) ja põhiliste turvameetmete, näiteks paroolikaitse rakendamine.

Need võimalused on loodud selleks, et tavakasutaja saaks hallata enamikku oma PDF-dokumentidest otse kontoritarkvarapaketist . Töö-, haridus- ja halduskontekstides, kus PDF on teabe jagamise ja arhiveerimise domineeriv vorming, tähendab see märkimisväärset ajakokkuhoidu ja välistab vajaduse mitme rakenduse järele.

Nende funktsioonide integreerimine peegeldab selget suundumust tarkvaraarenduses: varem spetsiaalseid programme nõudnud ülesannete tsentraliseerimine laialdaselt kasutatavatesse rakendustesse . PDF-redaktori, vaaturi, konverteri ja turvatööriista installimise asemel rahuldatakse paljud põhivajadused nüüd otse Wordis.

Siiski on oluline mõista, et kuigi Wordi PDF-funktsioonid on igapäevaste toimingute jaoks väga kasulikud, ei kata need kõiki keerukamaid stsenaariume . Kui vajate väga täpset kontrolli faili suuruse, õigustel põhinevate turvaseadete või partii teisendamise protsesside üle, võib olla kasulikum täiendada Wordi spetsiaalsete tööriistadega , mida arutame hiljem.

PDF-faili redigeerimine otse Microsoft Wordist

Üks huvitavamaid funktsioone on see, et Word suudab PDF-faili avada ja selle automaatselt redigeeritavaks dokumendiks teisendada . Kasutaja jaoks on protsess sama lihtne kui PDF-faili avamine Wordis; programm tegeleb sisemise teisendamisega Wordi vormingusse, et saaksite sisuga mugavalt töötada.

Traditsiooniliselt pidite PDF-faili muutmiseks kasutama spetsiaalset tarkvara või võrguteenuseid, mis tagastasid faili teises vormingus. Wordi PDF-i impordifunktsiooni abil saate teksti redigeerida, lõike ümber korraldada, stiile muuta või teabe osi taaskasutada ilma rakendusest lahkumata . See on eriti kasulik aruannete, lepingute, akadeemiliste materjalide või sageli värskendatavate haldusdokumentide puhul.

Oluline on meeles pidada, et teisendamine ei ole alati 100% täiuslik ja see on normaalne. Lihtsates dokumentides, mis sisaldavad hästi struktureeritud teksti ja pilte ilma liiga paljude keerukate elementideta, on tulemus tavaliselt originaalile väga truu. Keeruka paigutuse, mitme veeru, ujuvate tekstikastide või manustatud graafikaga PDF-failides võib esineda väiksemaid kujundusmuudatusi: erinevad reavahetused, veidi muudetud positsioonid või Wordi vormingule kohandatud stiilid.

Sellegipoolest on enamiku tavaliste kasutusviiside puhul täpsuse ja redigeerimise lihtsuse tasakaal enam kui piisav . Oluline on see, et sisu jääks ligipääsetavaks: saate parandada vigu, andmeid värskendada, tekste tõlkida või eraldada ainult vajaliku ilma, et peaksite nullist ümber kujundama või konversioonide ahelale lootma.

Tootlikkuse seisukohast muudab see Wordi omamoodi sillaks PDF-maailma ja redigeeritava maailma vahel . PDF-faili saab avada, seda vastavalt oma vajadustele kohandada, salvestada tagasi Wordi dokumendina või eksportida uuesti parandatud PDF-failina. Kõik see sujuva töövoo ja ilma täiendavate tööriistadeta.

Looge Wordist PDF- ja PDF/A-faile usaldusväärse arhiveerimise jaoks

Lisaks avamisele ja redigeerimisele võimaldab Word teil dokumente otse PDF-vormingusse eksportida erinevates vormingutes . Tavapärane praktika on luua standardne PDF-fail jagamiseks e-posti teel, platvormile üleslaadimiseks või printimiseks, kuid Word saab luua faile ka PDF/A-vormingus, mis on spetsiaalselt loodud pikaajaliseks säilitamiseks.

PDF/A standard erineb tavapärasest PDF-ist selle poolest, et see sisaldab kõiki failis endas vaatamiseks vajalikke ressursse : manustatud fonte, pilte, värviprofiile jne. See väldib väliseid sõltuvusi, mis aja jooksul võivad põhjustada dokumendi välimuse muutuse või elementide puudumist, kui vaataja neid ressursse süsteemist ei leia.

Wordis genereeritakse need failid tavaliselt salvestamise või ekspordi valikute kaudu, kus saab valida PDF-vormingu ja lisaseadetes märkida, et soovitakse järgida ISO PDF/A standardit . Nii sobib saadud fail elektrooniliseks arhiveerimiseks vastavalt paljude asutuste nõuetele.

See võimalus on eriti huvitav õigus-, haldus-, notari-, haridus- või institutsioonilistes valdkondades , kus dokumente tuleb säilitada aastaid või isegi aastakümneid, tagades samal ajal nende muutumatuse. Failid, resolutsioonid, olulised lepingud, ametlikud aruanded või ajaloolised dokumendid on selged näited kasutusvõimalustest, kus PDF/A on täiesti mõistlik.

PDF/A-failid on aga tavaliselt tavalisest PDF-ist mõnevõrra suuremad, kuna need nõuavad elementide manustamist, mida saaks tavalises PDF-is välja jätta või millele saaks väliselt viidata. See on omamoodi pikaajaline ühilduvuse garantii, kuid võtab veidi rohkem ruumi. Keskkonnas, kus salvestusruum pole enam nii oluline kui aastaid tagasi, on see mahu suurenemine tavaliselt mõistlik hind meelerahu eest, et dokumendid jäävad puutumatuks.

PDF-faili kaitsmine parooliga Wordis

Teine väga kasulik Wordi funktsioon on PDF-faili salvestamise ajal parooliga kaitsmise võimalus . See valik on ideaalne konfidentsiaalse teabega töötamisel, mis saadetakse e-posti teel, jagatakse pilves või salvestatakse mitmele inimesele ligipääsetavates kohtades.

Protseduur on üsna lihtne: kui valite PDF-vormingus salvestamise või eksportimise, pääsete juurde täpsematele valikutele, kus saate lubada paroolikaitse . Pärast vastava valiku valimist kuvab Word dialoogiboksi, kuhu sisestate parooli; sellest hetkest alates avaneb PDF ainult siis, kui parool on õigesti sisestatud.

Turvalisuse osas kasutab Microsoft AES-krüptimist, mis on üks andmekaitses tunnustatumaid ja laialdasemalt kasutatavaid standardeid . See tähendab, et kui parool on piisavalt tugev ja te ei jaga seda hooletult, on PDF-faili sisu volitamata juurdepääsu eest piisavalt kaitstud.

Wordi valikud selles valdkonnas on aga võrreldes keerukamate PDF-i haldustööriistadega üsna põhilised . Näiteks ei ole Wordi abil võimalik lukustada teatud PDF-i funktsioone, näiteks takistada printimist, keelata teksti kopeerimist või piirata redigeerimist teatud osadega; kaitse kehtib kogu dokumendile ilma eranditeta.

Lisaks kipuvad Wordi krüpteeringuga loodud PDF-failid võtma rohkem ruumi kui hädavajalik – see jääb üksikutes dokumentides sageli märkamatuks, kuid võib muutuda oluliseks, kui genereerite palju kaitstud faile või töötate suurte dokumentidega. Kui vajate täpsemat kontrolli, on tavaline kombineerida see Wordi põhikasutus tööriistadega, mis võimaldavad detailset õiguste haldamist.

Wordi integreeritud PDF-funktsioonide eelised ja piirangud

Wordi PDF-failide töötlemise võimalused on igapäevases kasutuses tõeliseks päästerõngaks, kuid oluline on olla teadlik ka selle piirangutest, et mitte nõuda sellelt rohkem, kui see pakkuda suudab . Enamiku kasutajate jaoks on sisseehitatud funktsioonid enam kui piisavad; muudel juhtudel on vaja üle minna spetsiaalsetele lahendustele.

Üks selgemaid eeliseid on see, et te ei pea installima täiendavat tarkvara ega lootma kolmandate osapoolte teenustele . Kui teil on arvutis juba Word, saate PDF-faile vaid paari klõpsuga teisendada, redigeerida ja kaitsta. See lihtsustab teie töövoogu, vähendab võimalikke ühilduvusprobleeme ja säästab teid failide platvormidevahelise edastamise vajadusest.

Plussiks on ka see, et kõik toimub tuttavas liideses, kasutades Wordi redigeerimistööriistu . Stiilid, muudatuste jälgimine, õigekirjakontroll, kommentaarid, versioonikontroll – kõike seda saab rakendada Wordi dokumendiks teisendatud PDF-failile, mis on meeskonnas töötades või dokumentide ühiselt läbi vaadates väga mugav.

Negatiivse poole pealt jäävad turvalisuse ja täiustatud haldusfunktsioonid alla ootuste. Word ei võimalda teil määrata kasutajaõigusi, digitaalallkirjastada täiustatud sertifikaatidega, printimist või kopeerimist üksikasjalikult hallata ega PDF-faile sügavalt tihendada või optimeerida. Selliste stsenaariumide jaoks on olemas spetsiaalsed programmid ja veebiteenused, mis pakuvad palju suuremat paindlikkust.

Üldreeglina katab Word piisavalt tavalisi vajadusi: PDF-failide loomise, mõistliku toimetamise ja globaalse parooliga kaitsmise . Kui nõudmised suurenevad (masstöötlus, automatiseerimine, spetsiifilised õigused, keerulised juriidilised töövood), on vaja seda kombineerida väliste tööriistadega, et kompenseerida seda, mida Word ei tee.

Veebimuundurid: mida iLovePDF pakub võrreldes Wordiga

Lisaks Wordi pakutavale on olemas ka veebiteenuseid, näiteks iLovePDF, mis on spetsialiseerunud PDF-failide teisendamisele ja redigeerimisele otse brauserist . Need platvormid on väga populaarsed, kuna võimaldavad teil teatud ülesandeid täita ilma midagi installimata ja praktiliselt igast internetiühendusega seadmest.

iLovePDF-i puhul on selle Wordi dokumentide PDF-iks teisendamise tööriist tasuta ja hõlpsasti kasutatav . Tüüpiline protsess hõlmab DOC-, DOCX- või muus ühilduvas vormingus faili üleslaadimist, teisendusnupule klõpsamist ja loodud PDF-faili allalaadimist mõne sekundiga. Idee seisneb selles, et teisendamine säilitab nii dokumendi algse vormingu kui ka kvaliteedi.

Teenus ei piirdu ainult Microsofti traditsioonilise DOCX-vorminguga. iLovePDF aktsepteerib üsna laia valikut tekstitöötlusvorminguid , näiteks DOC, ODT, OTT, STW, SDW või SXW, mis on mugav, kui töötate erinevate kontoritarkvarapakettide (näiteks LibreOffice või OpenOffice) dokumentidega ja soovite kõik probleemideta üheks PDF-failiks koondada.

Lisaks lihtsale teisendamisele pakub iLovePDF samas liideses valikut lisatööriistu saadud PDF-faili edasiseks töötlemiseks : selle ühendamiseks teiste dokumentidega, faili suuruse vähendamiseks tihendamiseks, teksti või piltide lisamiseks või põhielementide redigeerimiseks. Kõike seda saab teha järjestikku, nii et pärast Wordi dokumendi PDF-iks teisendamist saate edasisi muudatusi rakendada ilma faili alla laadimata ja uuesti üles laadimata.

Üks huvitav ja mugav funktsioon on võimalus saata konverteeritud fail QR-koodi abil teistesse seadmetesse . Pärast konverteerimist kuvatakse lehel spetsiaalne ikoon, mille abil kood genereeritakse; selle skannimine mobiiltelefoni või tahvelarvutiga laadib PDF-faili otse alla, kiirendades oluliselt andmeedastust laua- ja mobiilseadmete vahel ilma e-posti või pilvesalvestusteenusteta.

iLovePDF-i premium-versiooni tasuta kasutamine ja eelised

ILovePDF-i põhiversioon on 100% tasuta ja seda rahastatakse saidil kuvatavate reklaamide kaudu . See võimaldab igal kasutajal teha ühekordseid Wordi PDF-iks teisendusi tasuta mis tahes tänapäevases brauseris, nii lauaarvutis kui ka mobiilseadmes.

Neile, kes peavad aga sammu edasi minema, pakub platvorm premium-paketti täiustatud funktsioonide ja suurenenud limiitidega . Selle tellimuse üks huvitavamaid funktsioone on partii teisendamine: võimalus teisendada mitu Wordi faili korraga PDF-iks, mis suurendab oluliselt tootlikkust paljude dokumentidega töötamisel.

Premium-kontoga saate seansi jooksul töödelda kuni 10 faili, mille maksimaalne kogumaht on 4 GB . Töövoog on väga mugav: saate kõik dokumendid korraga veebitööriista lohistada või hiljem punase risti ikooni abil faile lisada. See välistab vajaduse sama protseduuri failide kaupa korrata.

Lisaks mitmele teisendamisele avab tasuline versioon hulga täiustatud tööriistu PDF-ide professionaalsemaks redigeerimiseks ja haldamiseks . Nende hulka kuulub näiteks skannitud PDF-ide teisendamine Wordi vormingusse OCR-i (optilise märgituvastuse) abil, mis võimaldab teil algselt vaid piltidest dokumentidest redigeeritavat teksti eraldada.

Veel üks huvitav nende plaanidega seotud funktsioon on PDF/A-dokumentide pikaajalise arhiveerimise kaitse , ühendades usaldusväärse salvestuslähenemise täiendavate turvavõimalustega. See on viis liikuda professionaalsema keskkonna poole ilma brauseri mugavusest loobumata.

Platvormideülene ühilduvus ja iLovePDF rakendused

Üks iLovePDF-i-suguste veebiteenuste suuri eeliseid on see, et neid saab kasutada praktiliselt igast operatsioonisüsteemist . Sellisel juhul pakub platvorm ühilduvust Windowsi, iOS-i ja Androidiga nii veebibrauseri kui ka spetsiaalsete rakenduste kaudu.

Kui eelistate arvutist töötada, saate alla laadida Windowsi rakenduse iLovePDF , mis võimaldab teil mõned selle funktsioonid otse oma töölaua töövoogu integreerida ilma iga kord brauserit avamata. Kui olete pigem mobiili või tahvelarvuti kasutaja, saate rakenduse installida ka oma iOS-i või Androidi seadmesse ning teha teisendusi ja muudatusi liikvel olles.

Nende veebitööriistade kasutamise ainsaks oluliseks nõudeks on toimiv internetiühendus . Kui see on loodud, on ülejäänud protsess üsna lihtne: laadite faili üles, valite toimingu (teisenda, ühenda, tihendab jne) ja laadite tulemuse alla. Enamiku kasutajate jaoks on protsess nii lihtne, et õppimiskõverat praktiliselt pole.

Kombineerides neid rakendusi Wordi loomulike funktsioonidega, saate luua väga paindliku töövoo : redigeerida või ette valmistada dokumenti Wordis, genereerida PDF-i eelvaate, laadida see üles veebitööriista, kui teil on vaja teha täpsemaid toiminguid, ja saada see tagasi oma eelistatud seadmesse. Nii saate parima mõlemast maailmast, ohverdamata mobiilsust.

Töölaua alternatiivid: PDF24 Creator ja sarnased lahendused

Kui otsite Windowsi lahendust, mis ei sõltu suuresti brauserist, on tavaline valik PDF24 Creator – töölauarakendus, mille funktsioonid sarnanevad paljude veebitööriistadega . Selline tarkvara sisaldab tavaliselt PDF-muundureid, failide ühendamise või jagamise valikuid, pakkimistööriistu ning põhilisi turvalisuse ja redigeerimise utiliite.

Seda tüüpi residenttarkvara peamine eelis on see, et te ei pea oma dokumente välisele serverile üles laadima , mis on mõne organisatsiooni jaoks oluline privaatsuse või regulatiivse vastavuse tõttu. Lisaks, kuna see töötab lokaalselt, võivad mõned toimingud olla kiiremad, eriti väga suurte failide või piiratud internetiühenduse korral.

Täpsemalt on PDF24 Creator suunatud kasutajatele, kes peavad regulaarselt haldama paljusid PDF-faile ja hindavad keskset paneeli, kust saab käivitada erinevaid toiminguid: teisendamine, ühendamine, lehtede eraldamine, vesimärkide lisamine jne. Koos Wordiga võib see olla hea täiendus, kui kontoritarkvara põhifunktsioonid jäävad puudu.

Igal juhul, olenemata sellest, kas kasutate PDF24 Creatorit või muid sarnaseid alternatiive, tasub kaaluda, milliseid ülesandeid te kõige sagedamini teete ja millist kontrolli taset vajate . Lihtsate Wordi-failide PDF-vormingusse teisendamiseks piisab tavaliselt Wordist endast; keerukama töötlemise või intensiivsemate töövoogude jaoks võib spetsiaalne tarkvara mugavuse ja võimaluste osas olulist vahet teha.

Lõppkokkuvõttes on paljudes kontorikeskkondades kõige levinum stsenaarium Wordi kasutamine kõigeks, mis on seotud sisu loomise ja redigeerimisega , ning aeg-ajalt selliste tööriistade nagu iLovePDF või PDF24 Creator kasutamine, kui on vaja midagi spetsiifilisemat: hulgiteisendused, OCR, agressiivne tihendamine või mitme dokumendi keerulised kombinatsioonid.

Tänu laiale valikuvõimaluste valikule on selge, et PDF-failidega töötamine on väga mugav ilma pidevat programmivahetust tegemata. Word hõlmab põhifunktsioone, nagu redigeerimine, PDF-vormingusse eksportimine ja paroolikaitse, samas kui veebitööriistad ja töölauarakendused laiendavad võimalusi neile, kes vajavad enamat. Nende funktsioonide mõistmise ja iga valiku kasutamise aja teadmise abil on lihtne luua tõhus ja turvaline töövoog, mis on kohandatud mis tahes professionaalse või isikliku konteksti jaoks , alates akadeemilise töö lihtsast konverteerimisest kuni kriitiliste dokumentide pikaajalise arhiveerimiseni.