Copilotin käyttäminen OneDrive-tiedostojen kanssa Windowsin Resurssienhallinnassa 11

Informatec Digital » Windows » Copilotin käyttäminen OneDrive-tiedostojen kanssa Windowsin Resurssienhallinnassa 11

Olen varma, että se on tapahtunut sinulle tuhat kertaa: pilvitallennustilasi on täynnä dokumentteja, sopimuksia tai raportteja, ja kun tarvitset tiettyä tietoa, sinun on avattava tiedosto tiedostolta kuin etsisit neulaa heinäsuovasta. Se on hankalaa ja täysin ajanhukkaa. Ratkaistakseen tämän Microsoft on puuttunut asiaan ja integroinut Copilotin OneDriveen , tekoälytyökaluun, joka lukee tiedostosi puolestasi ja antaa sinulle vastauksen yksinkertaisessa keskustelussa.

Tämän järjestelmän hienoin ominaisuus on, että se ei ainoastaan ​​toimi verkossa, vaan se integroituu myös suoraan Windows 11:n Resurssienhallintaan . Ei enää loputtomien kansioiden selaamista; nyt voit kysyä tekoälyltä PDF- tai Word-dokumenttiesi sisällöstä ollessasi edelleen työpöydälläsi. Jotta kaikki tämä toimisi, sinulla on kuitenkin oltava Microsoft 365 -ekosysteemi oikein määritettynä ja asianmukainen lisenssi, koska tämä ominaisuus ei ole oletuksena käytössä kaikilla.

Copilotin suorittaminen Windowsin Resurssienhallinnassa 11

Jos haluat hyödyntää tekoälyä poistumatta paikallisista kansioistasi, prosessi on melko intuitiivinen. Etsi ensin tiedosto tai asiakirjaryhmä, jonka kanssa haluat työskennellä. Jos kyseessä on vain yksi, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Jos haluat analysoida useita, voit valita enintään viisi tiedostoa kerralla ja napsauttaa sitten hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valituista tiedostoista.

Etsi näkyviin tulevasta pikavalikosta OneDrive-vaihtoehto ja valitse "Kysy kysymys ". Jos käytät palvelua ensimmäistä kertaa, järjestelmä todennäköisesti pyytää sinua kirjautumaan Microsoft -tilillesi. Kun teet niin, näkyviin tulee sivukeskustelupaneeli, jossa Copilot ehdottaa ideoita alkuun pääsemiseksi. Voit myös kirjoittaa kysymyksesi alareunaan ja napsauttaa Lähetä-painiketta.

Copilotin käyttö OneDriven verkkoversion kautta

Joskus on kätevämpää hallita kaikkea selaimestasi. Voit tehdä tämän siirtymällä tililläsi osoitteeseen onedrive.com ja siirtymällä kansioon, johon asiakirjasi on tallennettu. Aivan kuten tietokoneellasi, voit valita yhdestä viiteen tiedostoa ja napsauttaa näytön oikeassa alakulmassa näkyvää Copilot-painiketta.

Jos olet kiinnostunut vain yhdestä dokumentista, on olemassa nopeampi tapa: vie kursori tiedoston päälle, napsauta Copilot-painiketta ja valitse "Kysy kysymys ". Keskustelu avautuu välittömästi, ja voit esittää kysymyksesi. Tämä menetelmä sopii ihanteellisesti niille, jotka pitävät parempana täydellistä selainkäyttöliittymää ja haluavat kattavamman visuaalisen hallinnan pilvitiedostoihinsa.

Mitä tällä tekoälyllä oikeasti voi tehdä? Käytännön esimerkkejä

Copilot ei ole tarkoitettu vain yksinkertaisten kysymysten esittämiseen; se on tehokas tuottavuustyökalu. Yksi sen tehokkaimmista käyttötavoista on pitkien dokumenttien yhteenveto . Jos sinulla on 80-sivuinen PDF-tiedosto etkä ehdi lukea sitä ennen kokousta, voit pyytää tekoälyä poimimaan siitä keskeiset kohdat sekunneissa.

Toinen erittäin hyödyllinen ominaisuus on tiedostojen vertailu . Kuvittele, että sinulla on kolme sopimusversiota ja haluat tietää, mitkä lausekkeet ovat muuttuneet. Sen sijaan, että lukisit kaikki kolme ja alleviivaisit erot, pyydät Copilotia luomaan vertailutaulukon tai yhteenvedon tärkeimmistä muutoksista. Se on hyödyllinen myös tiettyjen tietojen poimimiseen, kuten kysyttäessä "Mikä on tämän kuukauden markkinointibudjetti?" useiden valittujen laskentataulukoiden perusteella.

Tärkeitä vaatimuksia, lupia ja rajoituksia

Kaikki eivät voi käyttää näitä ominaisuuksia juuri nyt. Copilotin aktivoimiseen OneDrivessa vaaditaan Microsoft 365 Personal- tai Family-tilaus . On kuitenkin tärkeä rajoitus: Family-tilauksessa vain päätilaajalla on pääsy Copilotin ominaisuuksiin; muut perheenjäsenet eivät voi käyttää niitä.

Ammattimaisessa ympäristössä tarvitset oppilaitos- tai yritystilin , jolle on määritetty Copilot for Microsoft 365 -lisenssi. Jos et näe vaihtoehtoa, organisaatiosi järjestelmänvalvoja on todennäköisesti poistanut sen käytöstä Microsoft 365 -hallintakeskuksessa.

Tuetut muodot ja rajoitukset

• Toimistoasiakirjat: Tukee DOC-, DOCX-, PPT-, PPTX- ja XLSX-tiedostoja.
• Yleiset muodot: Se toimii PDF-, TXT-, RTF- ja verkkotiedostojen, kuten HTML:n tai ASPX:n, kanssa.
• Uudet formaatit: Se on nyt yhteensopiva Loop- ja Fluid-tiedostojen kanssa.

Tehokkuudestaan ​​huolimatta Copilotilla on rajoituksensa. Tällä hetkellä se ei voi käsitellä kuvia , videoita tai OneNote-muistikirjoja, vaikka Microsoft työskenteleekin tämän toiminnon lisäämiseksi pian. Lisäksi tiedostoilla on kokorajoitus: tiedostojen on oltava alle 150 Mt, jotta tekoäly voi lukea ne. Toinen huomionarvoinen yksityiskohta on, että yhteisanalyysin enimmäismäärä on viisi tiedostoa kyselyä kohden.

Tietosuoja, tietoturva ja tekoäly

Monet ihmiset ovat huolissaan siitä, mitä heidän tiedoilleen tapahtuu. Copilot kunnioittaa käyttöoikeuksia tarkasti ; se voi lukea vain valitsemiasi tiedostoja tai tiedostoja, jotka on nimenomaisesti jaettu kanssasi. Jos käytät Microsoft Purview'ta tietojen salaamiseen luottamuksellisuusmerkinnöillä, tekoäly kunnioittaa näitä käyttöoikeuksia eikä käytä rajoitettuja tietoja.

Toisaalta on tärkeää mainita tekoälykrediitit . Joka kerta, kun pyydät yhteenvetoa tai vertailet asiakirjoja, tilauksestasi käytetään yksi krediitti. Nämä vähennetään automaattisesti, joten on suositeltavaa käyttää kehotteita tehokkaasti, jotta krediitit eivät lopu ennenaikaisesti.

Tämän teknologian käyttö mullistaa dokumenttienhallinnan siirtymällä manuaalisesta hakumallista suoraan kyselyyn. Integroimalla mahdollisuuden yhteenvetää ja vertailla useita tiedostoja Windows 11 -ympäristöstä ja verkosta, data-analyysiaika optimoidaan, edellyttäen, että asianmukainen Microsoft 365 -lisenssi on käytössä ja alustan asettamia muoto- ja kokorajoituksia noudatetaan.