Pakollinen sähköinen laskutus: määräykset, määräajat ja valmistautuminen

Informatec Digital » Resurssit » Pakollinen sähköinen laskutus: määräykset, määräajat ja valmistautuminen

Pakollinen sähköinen laskutus muuttaa täysin yritysten ja freelancerien laskutuskäytäntöjä Espanjassa. Jos omistat yrityksen, olet freelancer tai työskentelet hallinnollisessa osastossa, sinun on ymmärrettävä, mitä laki vaatii, mitkä ovat todelliset määräajat ja mitä työkaluja tarvitset välttääksesi myöhästymisen ja seuraamusten riskin.

Vaikka tästä aiheesta on keskusteltu jo vuosia, B2B-e-laskutuksen laajamittainen käyttöönotto on vielä käyttöönottovaiheessa ja riippuu keskeisistä sääntelykehityksistä: Crea y Crece -lain teknisistä määräyksistä ja julkista laskutusratkaisua koskevasta ministeriön määräyksestä. Samaan aikaan on jo aktiivisia velvoitteita (erityisesti hallituksen kanssa) ja melko tarkasti määritelty aikataulu, jota tulisi seurata tarkasti.

Mikä tarkalleen ottaen on sähköinen lasku ja mikä tekee siitä "pakollisen"?

Kun puhumme sähköisestä laskusta, emme viittaa yksinkertaiseen sähköpostiin liitettyyn PDF-tiedostoon, vaan sähköisessä muodossa olevaan jäsenneltyyn asiakirjaan , joka lähetetään, vastaanotetaan ja tallennetaan kokonaan digitaalisesti ja täyttää hyvin erityiset tekniset ja lakisääteiset vaatimukset.

Tämän tyyppinen lasku luodaan yleensä XML-pohjaisissa muodoissa (kuten Facturae, UBL tai CII), joiden avulla kirjanpitojärjestelmät, toiminnanohjausjärjestelmät ja laskutusalustat voivat lukea ja käsitellä sen automaattisesti ilman, että tietoja tarvitsee kirjoittaa käsin tai tarkastella lukuja paperilla.

Pätevän sähköisen laskun on taattava laskuttajan aitous ja sisällön eheys (yleensä sähköisen allekirjoituksen tai suojattujen siirtokanavien avulla), sen on sisällettävä kaikki laskutusasetuksen pakolliset kentät (verotunniste, veroperusteet, alv-kannat ja -maksut, päivämäärät, kuvaus, maksuehdot jne.) ja se on säilytettävä alkuperäisessä muodossaan lain edellyttämän säilytysajan.

Kuvailemme sitä "pakolliseksi", kun tietty sääntö edellyttää, että tietyissä toiminnoissa (esimerkiksi yritysten ja ammattilaisten välillä Espanjassa tai julkishallinnon kanssa) lasku aina lähetetään ja vastaanotetaan sähköisessä muodossa ja tietyn standardin mukaisesti.

Oikeudellinen kehys: Crea y Crece -laki, petostentorjuntalaki, Verifactu ja AEAT:n rooli

Velvoite käyttää sähköistä laskutusta Espanjassa perustuu kahteen pääasialliseen, toisiaan täydentävään sääntelypilariin: lakiin 18/2022 yritysten perustamisesta ja kasvusta ("Luo ja kasvata" -laki) ja lakiin 11/2021, joka tunnetaan petostentorjuntalakina . Kumpikin käsittelee eri, mutta läheisesti toisiinsa liittyvää näkökohtaa.

Yhtäältä Create and Grow -lain tavoitteena on edistää yrittäjyyttä, vähentää byrokraattisia esteitä ja yleistää sähköistä laskutusta yritysten välisessä liiketoiminnassa läpinäkyvyyden parantamiseksi ja maksuviivästysten torjumiseksi. Artikla 12 ottaa käyttöön asteittaisen velvoitteen käyttää sähköistä laskutusta yritysten ja ammattilaisten välisissä liiketoimissa.

Toisaalta petostentorjuntalaki keskittyy veropetosten torjuntaan ja sääntelee niin sanottuja sähköisiä laskutusjärjestelmiä (EBS) edellyttäen, että ohjelmistot täyttävät useita vaatimuksia manipuloinnin (laskujen poistaminen, kaksoiskäyttö, tietueiden muuttaminen jne.) estämiseksi. Tässä kehyksessä luotiin Verifactu- järjestelmä , joka vastaa laskutustietojen automaattisesta lähettämisestä verovirastolle.

Valtion verohallintovirastolla (AEAT) on johtava rooli: sillä on oltava julkinen sähköinen laskutusratkaisu , joka toimii keskitettynä tietovarastona ja tietolähteenä myöhästyneiden maksujen valvomiseksi, sekä mekanismeja maksu-, viivästys- tai maksamatta jättämisilmoitusten vastaanottamiseksi yrityksiltä ja ammattilaisilta.

Kun yritysten väliset laskut vaihdetaan kokonaan yksityisten alustojen kautta, näiden alustojen on automaattisesti lähetettävä kopio jokaisesta laskusta julkiseen järjestelmään . Sieltä Espanjan verovirasto (AEAT) poimii maksu- ja eräpäivätilastot, jotka syötetään yksityisten myöhästyneiden maksujen valtion seurantakeskukseen sen seuraamiseksi, mitkä alat noudattavat sääntöjä enemmän tai vähemmän tehokkaasti.

Kalenteri: Milloin yritysten välinen sähköinen laskutus tulee pakolliseksi?

Miljoonan dollarin kysymys on, milloin sähköinen laskutus yritysten ja ammattilaisten välillä tulee pakolliseksi. Vastaus riippuu useista sääntelyyn liittyvistä virstanpylväistä ja on viivästynyt, mutta yleinen rakenne on selvä: vaiheittainen käyttöönotto laskujen määrän perusteella.

Luo ja kasvata -laki tuli voimaan 19. lokakuuta 2022, mutta se keskeytti 12 artiklan (yritysten välinen sähköinen laskutus) soveltamisen, kunnes sen sääntely on kehitetty ja julkisen ratkaisun teknisiä yksityiskohtia ja hyväksyttyjä formaatteja koskeva ministeriön asetus on hyväksytty.

Tätä kehitystä toteutetaan kuninkaan asetuksella ja valtiovarainministeriön antamalla ministeriön määräyksellä . Kuninkaan asetuksen luonnos jätettiin julkiseen lausuntokierrokseen kesäkuussa 2023, ja ministerineuvosto hyväksyi yritysten välistä sähköistä laskutusta koskevan tekstin 24./25. maaliskuuta 2026 odotettaessa järjestelmän aktivoivaa asetusta.

Kun AEAT:n julkista laskutusratkaisua sääntelevä ministeriön asetus on julkaistu, yritysten ja itsenäisten ammatinharjoittajien lopulliset määräajat alkavat seuraavasti:

• Yritykset, joiden liikevaihto ylittää 8 000 000 euroaHeillä on 1 vuoden määräaika ministeriön määräyksen julkaisemisen jälkeen, jonka mukaan heidän on mukautettava toimintaansa ja aloitettava sähköisten laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen yritysten välisissä suhteissaan. AEAT:n käsittelemissä skenaarioissa tämä voisi sijoittaa meidät heinäkuun 2027 tienoille.
• Yritykset ja itsenäiset ammatinharjoittajat, joiden liikevaihto on alle 8 000 000 euroaHeillä on 2 vuoden aukio samasta sopeutumismääräyksestä, joka ennakoitavasti viittaisi vuoden 2028 puoliväliin.

Siitä hetkestä lähtien Espanjan sisäisissä yritysten välisissä toiminnoissa yleissääntönä on sähköinen laskutus ja digitaalinen tallennus vähintään neljän vuoden ajan , ja tiedot ovat saatavilla verotarkastuksia ja -tarkastuksia varten milloin tahansa.

On syytä huomata, että vuodesta 2026 on tulossa kriittinen siirtymävuosi : vaikka täysi B2B-velvoite ei tule voimaan ennen määräaikojen alkamista, yrityksillä, jotka pääsevät eteenpäin, on enemmän liikkumavaraa testata järjestelmiä, rakentaa tiimejä ja hioa prosesseja ilman kiirettä.

Suhde Verifactuun ja laskutusohjelmiin

Yritysten välinen sähköinen laskutus ja Verifactu ovat palapelin eri osia, vaikkakin läheisesti toisiinsa liittyviä. Ensimmäinen keskittyy laskujen muotoon ja vaihtokanavaan , kun taas Verifactu hoitaa laskutustietojen automaattisen lähettämisen Espanjan verovirastolle (AEAT) ja näiden tietojen eheyden.

Verifactun käyttöönotosta (heinäkuu 2025) lähtien ajan tasalla olevien laskutusohjelmien on tarjottava useita toimintoja: niiden on luotava täydellinen ja muuttumaton tietue jokaisesta laskusta, lähetettävä se AEAT:lle valinnaisesti tai automaattisesti ja jätettävä yksiselitteinen todiste siitä, ettei manipulointia ole tapahtunut.

Suunniteltu aikataulu tällä alueella vuoden 2025 lopussa ilmoitetun vuoden mittaisen moratorion jälkeen on suunnilleen seuraava: yritysten (oikeushenkilöiden) on käytettävä Verifactun kanssa yhteensopivaa ohjelmistoa 1. tammikuuta 2027 alkaen , kun taas itsenäisillä ammatinharjoittajilla ja muilla veronmaksajilla on aikaa 1. heinäkuuta 2027 asti.

Toistaiseksi, lukuun ottamatta niitä, joille on jo muulla tavoin (esimerkiksi laskuttamalla viranomaisille) asetettu velvoite, kaikkien laskujen lähettäminen AEAT:lle Verifactun kautta ei ole pakollista, mutta hyväksyttyjen tai mukautettujen ohjelmien käyttö , jotka täyttävät petostentorjuntalain tekniset vaatimukset, on pakollista.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että sinun on tarkistettava nykyinen laskutusohjelmistosi ja arvioitava, kannattaako se päivittää Verifactu- ja B2B-verkkolaskutusratkaisuun, onko sinun integroitava tietty API vai onko parempi siirtyä ERP- tai pilviratkaisuun, joka on jo valmiina molempia varten.

Pakolliset vaatimukset ja poikkeukset: kenen on lähetettävä sähköisiä laskuja

Perimmäisenä tavoitteena on, että velvoite kattaisi käytännössä kaikki Espanjan alueella tapahtuvat yritysten väliset liiketoimet , mutta säännöksissä on vivahteita riippuen liiketoimen tyypistä, liiketoiminnan volyymista ja alueellisesta soveltamisalasta.

Ensinnäkin on joukko veronmaksajia, joiden on täytynyt tehdä niin vuosia: kaikkien julkishallintoja laskuttavien yritysten ja itsenäisten ammatinharjoittajien on pitänyt lähettää sähköisiä laskuja tammikuusta 2015 lähtien lain 25/2013 ja julkisen sektorin sopimuslain mukaisesti.

Lisäksi tiettyjä arvoja ylittävissä sopimuksissa hallinnon urakoitsijoina ja alihankkijoina toimivien on myös käytettävä sähköistä laskutusta keskinäisessä kanssakäymisessään, kun maksut johtuvat näistä julkisista sopimuksista.

Crea y Crece -lain myötä sähköinen laskutus laajennetaan koskemaan kaikkia yritysten välisiä (B2B) liiketoimia. On odotettavissa, että yhden tai kahden vuoden kuluttua ministeriön asetuksesta kaikkien espanjalaisten yksityisten yritysten on käytettävä sähköistä laskutusta, kun vastaanottaja on Espanjaan sijoittautunut yritys tai ammatinharjoittaja.

Joitakin mahdollisia poikkeuksia tai poissulkemisia on kuitenkin olemassa ja niistä keskustellaan parhaillaan , ja ne määrittelevät velvoitteen todellisen laajuuden. Luonnoksissa ja alustavissa tiedonannoissa esiintyvistä poikkeuksista erottuvat seuraavat:

• B2C-toiminnotVelvoite ei tällä hetkellä ulotu loppukuluttajien kanssa tehtäviin liiketoimiin. Toisin sanoen myynti yksityisasiakkaille voidaan edelleen dokumentoida paperilaskuilla tai strukturoimattomilla muodoilla, ellei jokin muu asetus sitä edellytä.
• Liiketoimet ulkomaisten asiakkaiden kanssaNe suljettaisiin pois, joissa toisen osapuolen taloudellisen toiminnan pääkonttori, kiinteä toimipaikka tai laskutustarkoituksessa kotipaikka tai vakituinen asuinpaikka ei ole Espanjassa.
• Tietyt itsenäiset ammatinharjoittajat ja erittäin pienen volyymin pk-yrityksetVapautusvaihtoehtoja harkitaan verovelvollisille, joiden laskutus on alle 85 000 euroa vuodessa, niille, jotka maksavat veroja yksinkertaistetun verojärjestelmän mukaisesti, joillekin maatalousaloille tai tietylle tukkukaupalle, vaikka nämä tiedot on vahvistettava lopullisissa säännöksissä.
• Vähäarvoiset tapahtumatMonet alle 400 euron tapahtumat tai tapahtumat, joissa jo käytetään yksinkertaistettuja laskuja, voitaisiin jättää strukturoidun sähköisen laskutuksen tiukan velvoitteen ulkopuolelle, samoin kuin alle 3 000 euron summat esimerkiksi majoitus-, henkilöliikenne- tai kampaamoalalla.

Joka tapauksessa, vaikka sähköisten laskujen lähettäminen ei olisi tietyssä tilanteessa pakollista, mikään ei estä veronmaksajaa vapaaehtoisesti valitsemasta aina sähköisten laskujen käyttöä prosessiensa standardoimiseksi , mikä voi keskipitkällä aikavälillä yksinkertaistaa sisäistä hallintoa huomattavasti.

Tekniset vaatimukset, formaatit ja asiakirjojen paperit

Määräysten noudattamiseksi pelkkä laskun "digitalisointi" ei riitä, vaan se on tehtävä muodossa, joka täyttää laissa asetetut rakenne- ja yhteentoimivuusvaatimukset. Espanjassa viitestandardi on Facturae , talousministeriön edistämä virallinen muoto.

Facturae perustuu XML-tiedostoon, jolla on erittäin tiukka rakenne (tällä hetkellä yleisimmin käytetty versio on 3.2.2), jossa jokainen tieto menee vastaavaan tunnisteeseen: laskun myöntäjän ja vastaanottajan tiedot, erittelyrivit, verot, kokonaissummat, maksutavat jne. Jopa pieni rakenteellinen virhe voi aiheuttaa laskun automaattisen hylkäämisen alustoilla, jotka vahvistavat laskun.

Facturaen ohella määräykset mahdollistavat muiden kansainvälisesti laajalti käytettyjen standardoitujen strukturoitujen formaattien , kuten UBL:n (Universal Business Language) tai CII:n, ja tietyissä yhteyksissä jopa sähköisellä allekirjoituksella varustetun PDF:n hyväksymisen, edellyttäen, että sen automaattinen luku ja yhteentoimivuus muiden järjestelmien kanssa taataan.

Kuljetuksen ja logistiikan kaltaisilla aloilla tositteiden ja strukturoitujen formaattien käyttöönotto on erityisen edistynyttä, sillä ne mahdollistavat sähköisten laskujen integroinnin TMS-, ERP- ja eCMR-järjestelmiin sekä toimitusluetteloihin , mikä vähentää summien eroja ja automatisoi täsmäytyksiä.

Muodosta riippumatta laskutusohjelmiston on kyettävä lähettämään, vastaanottamaan ja tallentamaan laskuja näiden standardien mukaisesti sekä vaihtamaan pakollisia tiloja (lähetetty, hyväksytty, hylätty, maksettu jne.), mikä on avainasemassa maksuaikojen hallinnassa ja myöhästyneiden maksujen torjunnassa.

Lain noudattamisen lisäksi yrityksille ja itsenäisille ammatinharjoittajille koituvia etuja

Pakollinen käyttö saattaa kuulostaa velvollisuudelta, mutta totuus on, että hyvin toteutettu sähköinen laskutusjärjestelmä tarjoaa erittäin selkeitä etuja jokapäiväisessä elämässä , erityisesti niille, jotka käsittelevät merkittävää määrää asiakirjoja.

Taloudellisesti katsottuna siirtyminen paperista sähköiseen muotoon vähentää merkittävästi tulostus-, toimitus-, arkistointi- ja asiakirjojen tuhoamiskustannuksia . Lisäksi se vähentää inhimillisiä virheitä poistamalla tiedon litteroinnin tarpeen, mikä johtaa vähentyneisiin palautuksiin ja korjauksiin kuluvaan pienempään aikaan.

Lisäksi kaikkien laskujen keskittäminen helppokäyttöiseen digitaaliseen tietovarastoon virtaviivaistaa huomattavasti tiedon etsimistä, pyyntöihin vastaamista sekä kirjanpidon päättämisen tai veroilmoitusten valmistelua. Yhteydenpito kirjanpitojärjestelmiin tai verolomakkeisiin yksinkertaistuu merkittävästi.

Valtionvarainministeriön näkökulmasta sähköisen laskutuksen yhdistäminen tilannekatsauksiin ja järjestelmiin, kuten Verifactu, tekee maksuviiveiden peittelystä paljon vaikeampaa . Tämän pitäisi edistää kohtuullisempien maksuehtojen kulttuuria ja vähentää kaupallisia maksuhäiriöitä, mikä on Crea y Crece -lain nimenomainen tavoite.

Lopuksi, vaikutus kestävyyteen ja turvallisuuteen ei ole merkityksetön: paperin käytön ja asiakirjojen fyysisen kuljetuksen vähentäminen pienentää ympäristöjalanjälkeä, kun taas pilvitallennus ja varmuuskopiot minimoivat laitteistovikojen tai hyvin hallittujen tietoturvapoikkeamien aiheuttaman tietojen menetyksen riskin.

Ohjelmistojen valintakriteerit ja digitaalisen siirtymän suunnittelu

Kaiken edellä mainitun saavuttamisen avain on laskutusohjelmisto. Oikean ohjelmiston valitseminen – tai jo käyttämäsi ohjelmiston perusteellinen tarkastelu – on ratkaisevan tärkeää sujuvan siirtymän kannalta. Kyse ei ole pelkästään lain noudattamisesta, vaan päivittäisen työn tehostamisesta.

Yleisesti ottaen on järkevää valita kirjanpito- tai laskutusratkaisu, joka on yhteensopiva Facturaen kanssa, valmis Verifactu-yhteensopivaksi ja joka mahdollistaa mahdollisimman monen prosessin automatisoinnin . Ihannetapauksessa järjestelmän tulisi integroida laskutus, kirjanpito, perintä, maksut, varastonhallinta ja mahdollisuuksien mukaan palkanlaskenta, jotta vältetään tietosiilot.

Työkaluja arvioitaessa on tärkeää ottaa huomioon sellaisia ​​​​näkökohtia kuin käyttöliittymän käytettävyys (että se on intuitiivinen eikä vaadi maisterin tutkintoa laskun kirjoittamiseen), oppimisen helppous tiimille ja sopeutumiskäyrä. Hyvin tehokas mutta käyttökelvoton ohjelma päätyy usein alihyödynnetyksi.

On myös tärkeää, että ohjelmisto on skaalautuva ja integroituu muihin jo käyttämiisi tai tarvitsemiisi ratkaisuihin (asiakkuudenhallinta, kassajärjestelmät, verkkokauppa-alustat, pankkipalvelut jne.), mieluiten API-rajapintojen tai vakioliittimien kautta. Tällä on suuri merkitys yrityksesi kasvaessa.

Infrastruktuurin osalta monet yritykset valitsevat pilvisovelluksia, jotka mahdollistavat pääsyn mistä tahansa, etätyön ja poistavat tarpeen ylläpitää omia palvelimia , suorittaa manuaalisia versiopäivityksiä tai hoitaa paikallisia varmuuskopioita.

Sisäinen koulutus ja käytännön toimenpiteet sopeutumiseksi

Vaikka ohjelmisto olisi kuinka hyvä tahansa, muutos voi aiheuttaa turhautumista, jos sitä päivittäin käyttävät ihmiset eivät hallitse sitä. Siksi on tärkeää suunnitella perus- ja hyvin kohdennettua koulutusta laskuja lähettäville, vastaanottaville tai tarkistaville työntekijöille.

Hyvä strategia yhdistää tyypillisesti lyhyitä ohjelmiston peruskäyttöä käsitteleviä koulutustilaisuuksia pikaisiin hakumateriaaleihin (sisäiset oppaat, lyhyet videot, usein kysytyt kysymykset) ja intensiivisempään tukeen muutoksen toteuttamisen aikana. Mitä helpompi ihmisten on esittää kysymyksiä ja saada epäilyksiinsä vastauksia, sitä sujuvampi siirtyminen on.

Kaiken digitalisointia kerralla ei myöskään suositella. Järkevin lähestymistapa on suunnitella asteittain etenevä aikataulu , joka alkaa esimerkiksi pienestä asiakas- tai toimittajaryhmästä, joiden kanssa on helppo työskennellä, tai tietyntyyppisistä asiakirjoista, ja laajentaa laajuutta järjestelmän vakiintuessa.

Tavoitteena on noudattaa pakollisia määräaikoja jo olemassa olevilla prosesseilla ilman, että tarvitsee improvisoida viime hetkellä. Tämä edellyttää sisäisten työnkulkujen (laskujen hyväksyntä, niiden validointi, maksujen täsmäytys) tarkistamista ja niiden mukauttamista uuteen digitaaliseen ympäristöön paperipohjaisen prosessin pelkän kopioinnin sijaan.

Lopuksi on tärkeää tiedottaa muutoksesta asiakkaille ja toimittajille , selittää, miten he haluavat vastaanottaa tai lähettää laskuja, ja sopia muodoista ja kanavista väärinkäsitysten välttämiseksi (esimerkiksi käytetäänkö yksityisiä alustoja, sertifioitua sähköpostia, asiakasportaaleja jne.).

Erityisvelvoitteet kuljetuksessa ja logistiikassa

Kuljetus- ja logistiikkasektori on yksi uudistuksen eniten koettelemista aloista sekä transaktioiden määrän että kirjanpito- ja logistiikkatietojen synkronointitarpeen vuoksi . Tässä pakollinen sähköinen laskutus ei ole pelkästään verotuksellinen, vaan myös operatiivinen kysymys.

Kuljetusyritysten on lopullisesti luovuttava laskujen lähettämisestä PDF- tai paperimuodossa ja siirryttävä yhteentoimiviin strukturoituihin formaatteihin (Facturae, UBL tai CII), jotka integroituvat suurten kansainvälisten rahdinantajien tai asiakkaiden TMS:ään, ERP:hen ja alustoihin.

Laskutietojen on oltava yhdenmukaisia ​​asiaankuuluvien logistiikka-asiakirjojen (kuljetustilaukset, eCMR, rahtikirjat) kanssa. Painojen, pakkausten tai päivämäärien mahdolliset eroavaisuudet voivat johtaa laskujen hylkäämiseen, maksuviivästyksiin tai jopa sakkoihin, jos jäljitettävyysmalleja havaitaan.

Lisäksi tilojen logiikka (lasku lähetetty, hyväksytty, hylätty, maksettu) on erityisen merkityksellinen oikeudenkäyntien ja maksuviivästysten välttämiseksi sekä lain vahvistamien enimmäismaksuaikojen noudattamiseksi maksuviivästysten estämiseksi.

Vaikka jotkin kuljetukseen liittyvät tekniset velvoitteet riippuvat vielä lopullisesta sääntelykehityksestä, on selvää, että alan yritykset, jotka ennakoivat muutoksia – mukauttamalla TMS-, ERP- ja asiakirjojenvaihtojärjestelmiään – saavat merkittävän edun, kun sähköisestä laskutuksesta tulee täysin väistämätön.

Pakollisen sähköisen laskutuksen noudattamatta jättämisen seuraamukset ja riskit

Näiden muutosten huomiotta jättäminen ei ole vaihtoehto. Määräyksissä säädetään useista sakoista ja taloudellisista seuraamuksista niille, jotka velvollisuuden vallitessa eivät laadi, hallinnoi tai tallenna sähköisiä laskujaan asianmukaisesti tai jotka käyttävät kaksikäyttöistä tai vaatimustenvastaista ohjelmistoa.

Määräysluonnoksissa ja hallinnon käytännössä harkittuihin seuraamuksiin kuuluvat jopa 10 000 euron sakot laskutusjärjestelmiin liittyvistä rikkomuksista , joita voidaan korottaa uusimistilanteissa tai kun on todistettu selkeä petostarkoitus.

Myös sakkoja otetaan huomioon, ja ne lasketaan prosenttiosuutena väärin laskutettujen tapahtumien määrästä , esimerkiksi 1 % väärin kirjatusta kokonaissummasta. Minimi- ja maksimimäärät neljännesvuosittain voivat vaihdella 300 eurosta 6 000 euroon.

Jos rikkomus vaikuttaa laskujen säilyttämiseen tai säilytykseen (esimerkiksi niitä ei säilytetä vaadittua neljää vuotta tai niitä ei ole mahdollista palauttaa alkuperäisessä muodossaan), sakko voidaan määrätä 300 euroksi kyseistä tapahtumaa kohden tai 2 prosentiksi kyseisten laskujen summasta sen mukaan , kumpi on suurempi.

Suorien taloudellisten vaikutusten lisäksi vaatimustenvastaisen ohjelmiston käyttö tai laskujen jäljitettävyyden puute voivat johtaa esimerkiksi digitaalisen tukipaketin menettämiseen , maineongelmiin asiakkaiden ja toimittajien kanssa ja jopa erittäin vakavissa veropetostapauksissa toiminnan väliaikaiseen keskeyttämiseen tai verovelvollisen rekisteröinnin peruuttamiseen.

Miten freelancerit, pk-yritykset ja suuryritykset voivat valmistautua?

Sähköiseen laskutukseen sopeutumisen ei tarvitse olla traumaattista, jos siihen suhtaudutaan hyvin suunniteltuna digitalisointiprojektina eikä vain viime hetken muodollisuutena. Vaikka lopulliset tekniset yksityiskohdat riippuvat vielä vireillä olevista määräyksistä, on olemassa askelia, joita voit tehdä jo nyt.

Itsenäisten ammatinharjoittajien ensimmäinen askel on yleensä valita yksinkertainen mutta sähköisen laskutuksen kanssa yhteensopiva laskutusohjelma , määrittää digitaalinen varmenne , tutustua uuteen laskumuotoon ja varmistaa, että kaikki dokumentit tallennetaan turvallisesti ja järjestelmällisesti.

Pk-yritysten ja suurempien yritysten tapauksessa saatetaan tarvita hieman laajempi projekti, joka sisältää nykyisen järjestelmän auditoinnin, integroinnin kirjanpitoon, pankkeihin ja varastohallintaan , uusien laskujen hyväksymisprosessien määrittelyn sekä eri tiimien (hallinto, talous, myynti jne.) koulutuksen.

Kaikissa tapauksissa on erittäin suositeltavaa pysyä ajan tasalla sääntelyn kehityksestä (konsultoimalla virallisia lähteitä tai turvautumalla erikoistuneisiin neuvonantajiin) ja pyytää rohkeasti ammattiapua, varsinkin jos käsittelet suuria laskumääriä tai toimit useissa maissa, joissa on erilaiset säännökset.

Tavoitteena on, että kun vaatimus on kokonaisuudessaan käytössä, sähköisten laskujen lähettäminen, vastaanottaminen ja arkistointi ovat luonnollinen osa yrityksen päivittäistä toimintaa ilman toiminnan häiriöitä tai keskeytyksiä.

Pakollisen sähköisen laskutuksen laajamittainen käyttöönotto saattaa tuntua monimutkaiselta haasteelta, mutta tehokkaasti hallittuna siitä tulee todellinen tilaisuus modernisoida prosesseja, leikata kustannuksia, saada talous hallintaan ja parantaa suhteita viranomaisiin ja liikekumppaneihin . Valmistelujen aloittaminen varhain on paras tapa muuttaa tämä lakisääteinen velvoite selkeäksi kilpailueduksi.