- Hero Link -järjestelmä keskittää dokumentin käytön yhteen pysyvään URL-osoitteeseen, joka ei muutu käyttöoikeuksia muutettaessa.
- Yleisön käyttöoikeuksia on useita eri tasoja anonyymistä ja yleisestä käyttöoikeudesta tietyille henkilöille rajoitettuihin kutsuihin.
- On mahdollista käyttää lisäturvakerroksia, kuten salasanoja, vanhenemispäiviä ja latausten estoa.
- Pääsyoikeuksien hallinnan avulla voit peruuttaa käyttöoikeuksia tai muuttaa käyttäjäroolia ilman, että sinun tarvitsee luoda uusia linkkejä.
Tiimityöskentelyssä sähköpostiliitteiden lähettäminen on menneisyyttä. Nyt ratkaisu on jakaa pääsy reaaliaikaiseen dokumenttiin pilvessä, jolloin kaikki voivat työskennellä saman version parissa ilman, että syntyy päällekkäisiä kopioita. Microsoft OneDrivesta on tullut tähän keskeinen työkalu, joka tarjoaa täyden hallinnan siitä, kuka voi käyttää tiedostojasi ja mitä he voivat niillä tehdä.
Jännittävintä on, että alustaa on kehitetty poistamaan päänsärkyä. Jos olet joskus tuntenut olosi eksyneeksi viiden eri linkin kanssa samaan tiedostoon, tulet iloiseksi kuullessasi, että Hero Link -konsepti on täällä yksinkertaistamassa kaikkea. Pohjimmiltaan se tekee pääsynhallinnasta paljon intuitiivisempaa ja vähemmän virhealttiita varmistaen saumattoman ja ennen kaikkea turvallisen yhteistyön.
Hero Linkin vallankumouksellinen konsepti
Vielä vähän aikaa sitten aina, kun halusit muuttaa tiedoston käyttöoikeuksia, järjestelmä loi uuden URL-osoitteen. Tämä oli todella hankalaa, koska linkki piti lähettää uudelleen kaikille asianosaisille. Hero Linkin myötä Microsoft on ottanut käyttöön pysyvän päälinkin. Tämä tarkoittaa, että URL-osoite ei muutu, vaikka päättäisit muuttaa käyttöoikeudet "vain luku" -tilasta "muokkaus"-tilaan tai vaihtaa kohdeyleisön organisaatiostasi ulkoisiin käyttäjiin.
Tämä muutos on raikas tuulahdus niille, jotka hallinnoivat budjetteja tai tarjouksia asiakkaiden kanssa, sillä se keskittää käyttöoikeushistorian. Jos sinulla oli jo vanhoja linkkejä liikkeellä, älä huoli: ne toimivat edelleen oikein , mutta nyt ne näkyvät ryhmiteltyinä toissijaiseen osioon, kun taas päälinkistä tulee pääkohde ja ensisijainen käyttöreitti.
Jakamisen määrittäminen
Jakamisen aloittaminen on helpointa siirtyä OneDrive-verkkosivustolle. Kirjaudu sisään tililläsi, valitse haluamasi tiedosto tai kansio ja napsauta Jaa -painiketta yläreunassa. Tässä kohtaa taika tapahtuu, sillä voit joko kopioida linkin suoraan tai lähettää sähköpostikutsun.
Jos päätät määrittää linkin yksityiskohtaisesti, rataskuvake on paras ystäväsi. Siellä voit määrittää linkin yleisön . Sinulla on useita vaihtoehtoja: sallia pääsy kaikille (ihanteellinen sosiaaliseen mediaan, vaikka se onkin vähiten turvallinen), rajoittaa pääsy organisaatiosi jäsenille tai rajoittaa pääsy tiettyihin henkilöihin . Tämä viimeinen vaihtoehto on suositeltavin luottamuksellisille tiedostoille, koska vaikka joku lähettäisi kutsun edelleen, vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää sitä.
Lisäasetukset ja käyttöoikeudet
Kyse ei ole vain oven avaamisesta; voit myös asettaa tiukat säännöt sille, mitä vieraat voivat tehdä. Asetusvalikossa voit ottaa muokkaamisen käyttöön , jos haluat heidän tekevän yhteistyötä kanssasi, tai poistaa sen käytöstä, jolloin tiedostosta tulee vain luku -tilassa. Lisäksi käytössä on erittäin hyödyllinen ominaisuus nimeltä "estä lataus ", joka estää käyttäjiä tallentamasta paikallista kopiota asiakirjasta laitteilleen.
Voit lisätä suojauskerroksen asettamalla salasanan , joka sinun on jaettava muulla tavoin kuin linkin kautta. On myös erittäin käytännöllistä asettaa vanhenemispäivämäärä ; tällä tavoin linkki lakkaa automaattisesti toimimasta valitsemanasi päivänä, estäen pääsyn pysymisen avoinna loputtomiin. Lopuksi, jos työskentelet Word-dokumenttien kanssa, voit käyttää tarkistustilaa , joka rajoittaa käyttäjien kommenttien ja ehdotusten jättämistä muuttamatta alkuperäistä tekstiä.
Kansioiden hallinta ja tiedostonhallinta
Koko kansion jakaminen on paras strategia useiden toisiinsa liittyvien tiedostojen hallinnassa. Varovaisuutta on kuitenkin syytä noudattaa: kuka tahansa, jolla on kansion muokkausoikeudet, voi siirtää, nimetä uudelleen tai jopa poistaa minkä tahansa sen sisältämän tiedoston. Erittäin hyödyllinen kikka on, että vastaanottajat voivat lisätä jaetun kansion omaan OneDrive-tiliinsä pikakuvakkeen avulla , mikä helpottaa sen hallintaa omalta tietokoneelta viemättä tilaa henkilökohtaisella tilillään.
Jos et halua käyttää selainta, voit tehdä kaiken tämän Windowsin Resurssienhallinnassa . Tiedoston hiiren kakkospainikkeella napsauttaminen näyttää Jakaminen- ja Hallitse käyttöoikeuksia -vaihtoehdot. Ole kuitenkin varovainen "Kopioi linkki" -painikkeen kanssa, sillä se joskus käyttää yrityksen oletusasetuksia , jotka saattavat olla sallivampia kuin haluaisit.
Kuinka peruuttaa käyttöoikeus ja siivota jaetut tiedostosi
Projekti päättyy, etkä enää halua kenenkään pääsevän käsiksi dokumentteihisi. Voit korjata tämän siirtymällä Tiedoston tiedot -paneeliin ja valitsemalla Hallitse käyttöoikeuksia . Sieltä voit poistaa tiettyjä linkkejä napsauttamalla X-merkkiä tai estää kaikkien käyttöoikeudet kerralla Lopeta jakaminen -vaihtoehdolla .
Pidä asiat järjestyksessä käymällä sivupalkin valikossa Jaettu > Minun tekemäni -välilehdellä. Se on täydellinen paikka tehdä kuukausittainen tarkastus ja poistaa käyttöoikeudet tiedostoista, joita et enää tarvitse. Muista, että jos poistat jakamasi tiedoston, se katoaa kaikilta ja päätyy roskakoriin, josta vain sinä voit palauttaa sen.
Vianmääritys ja vinkkejä järjestelmänvalvojille
Joskus ulkoisen jakamisen painike näyttää olevan poistettu käytöstä. Tämä ei yleensä ole tekninen virhe, vaan yrityksesi IT-järjestelmänvalvojan asettama rajoitus . Jos olet järjestelmänvalvoja, voit muuttaa näitä asetuksia SharePoint-hallintakeskuksessa ja määrittää, sallitaanko anonyymi käyttö vai voivatko vain tietyt käyttöoikeusryhmät lähettää tiedostoja organisaation ulkopuolelle.
Kriittinen tilanne syntyy, kun työntekijä lähtee yrityksestä. Koska OneDrive on henkilökohtainen tili, sen poistamisen jälkeen sen kautta jaetuilla tiedostoilla on vanhenemispäivä . Jotta vältytään tärkeiden tietojen menettämiseltä, paras käytäntö on tallentaa tiimin asiakirjat SharePointiin tai Teamsiin varmistaen, että tieto pysyy organisaatiossa riippumatta siitä, kuka lähtee.
Tehokas OneDrive-hallinta edellyttää nopean käytön ja tietoturvan tasapainottamista. Päälinkin käyttö, tarkkojen kohderyhmien määrittäminen ja säännöllinen tietojesi käyttöoikeuksien tarkistaminen takaavat ammattimaisen työympäristön, jossa ei esiinny tahattomia tietovuotoja.