Google Docs IA: cómo usar la inteligencia artificial en tus documentos

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Si usas Documentos de Google a diario, habrás notado que últimamente aparecen nuevas opciones con IA por todas partes. Google está integrando Gemini y Workspace Labs en Google Docs para ayudarte a escribir, resumir y hasta escuchar tus documentos sin esfuerzo. Todo esto suena muy futurista, pero también plantea dudas: quién puede usarlo, cómo funciona exactamente y qué pasa con tus datos.

En este artículo vamos a destripar, paso a paso, todas las funciones de inteligencia artificial que ofrece Google Docs ahora mismo: el panel “Ayúdame a escribir (Labs)”, las lecturas en voz alta, los resúmenes de audio generados por Gemini, el envío de comentarios, cómo desactivar estas funciones y qué datos se recogen cuando las usas. Además, verás complementos como DocGPT, que llevan aún más lejos la escritura con IA dentro de Google Docs.

Qué es Google Workspace Labs y cómo se integra en Google Docs

Antes de nada, hay que tener clara una idea: muchas de las funciones de IA de Documentos de Google forman parte del programa experimental Google Workspace Labs. No es una característica abierta a todo el mundo, sino un entorno de pruebas para usuarios de confianza que aceptan testear nuevas funciones.

Para comprobar si tienes acceso, basta con abrir un documento en Google Docs desde el ordenador y mirar en el lateral izquierdo (o en la interfaz contextual) si aparece la opción “Ayúdame a escribir (Labs)”. Si ves ese panel, significa que tu cuenta forma parte del programa y puedes empezar a experimentar con las funciones de IA generativa.

Es importante entender que Workspace Labs es un entorno de prueba y no un producto definitivo. Google lo deja claro: las sugerencias que ves no representan necesariamente la opinión oficial de la empresa ni deben tomarse como asesoramiento profesional (ni médico, ni legal, ni financiero, ni similar). Además, puede generar información incorrecta, incompleta o inapropiada, así que debes revisar siempre el contenido antes de usarlo en serio.

“Ayúdame a escribir” en Google Docs: IA para crear y reescribir contenido

Dentro de Workspace Labs, la función estrella en Google Docs es “Ayúdame a escribir”. Con este asistente puedes redactar texto nuevo o transformar el que ya tienes utilizando modelos de IA de Google (Gemini y tecnología relacionada). Eso sí, hoy por hoy sólo está disponible en ordenadores.

Esta herramienta se integra directamente en el editor de documentos. Desde el propio panel puedes generar borradores desde cero, reformular párrafos, acortar o ampliar contenido, cambiar el tono o pedir formatos concretos como listas con viñetas. Es básicamente tener un asistente de redacción incrustado en Docs, sin salir del navegador.

Ten en cuenta que todas estas funciones están en fase de pruebas, por lo que la calidad de las respuestas puede variar mucho según la petición. Google recalca que la herramienta “aprende” de los comentarios que envían los usuarios, así que tu feedback es clave para afinar los resultados a medio plazo.

Cómo usar la IA para escribir texto nuevo desde cero

Si quieres que Google Docs te ayude a crear contenido donde ahora mismo no hay nada, puedes usar la opción de generación de texto nuevo con “Ayúdame a escribir”. El proceso es sencillo y se centra en lo que se conoce como “peticiones” o “prompts”.

Para empezar, abre un documento en un ordenador, sitúa el cursor en el lugar donde quieres insertar el contenido y, en el panel lateral, haz clic en “Ayúdame a escribir”. Se abrirá una caja donde podrás introducir tu petición, es decir, una instrucción en lenguaje natural indicando qué quieres que la IA redacte por ti.

Las posibilidades son muy amplias: puedes pedir desde un poema sobre la vida de un niño de 6 años hasta una “guía práctica para usar una cortadora de césped” o una “carta de agradecimiento tras una entrevista de trabajo”. Cuanto más clara y específica sea la petición, más fácil será que el resultado se acerque a lo que tenías en mente.

Cuando tengas la petición redactada, pulsa en “Crear”. En pocos segundos, Google Docs generará un borrador de texto y lo mostrará en la ventana de sugerencias. A partir de ahí, puedes revisar el contenido, editarlo a mano o seguir afinándolo con las herramientas de la propia IA.

Tras la generación inicial, tienes varias opciones adicionales: puedes enviar comentarios indicando si la sugerencia te ha parecido buena o mala, editar la petición que diste al principio para que genere una nueva versión, o utilizar el menú “Afinar” para transformar el texto resultante sin necesidad de volver a empezar desde cero.

Dentro de “Afinar” puedes elegir distintos ajustes: cambiar el tono entre formal e informal, resumir el contenido para quedarte con los puntos clave, organizarlo como una lista con viñetas, desarrollarlo para que sea más extenso y detallado, acortarlo para hacerlo más conciso o probar un “Reintentar” que genera otra versión completamente nueva. En este último caso, debes tener presente que, si aceptas la nueva versión, no podrás volver a la anterior en la interfaz de Labs.

Cuando estés satisfecho con el resultado generado por la IA, basta con hacer clic en “Insertar”. El texto se colocará en tu documento en el punto donde estaba el cursor, y desde ahí podrás editarlo como cualquier otro contenido normal de Google Docs.

Usar la IA de Google Docs para reescribir y transformar texto existente

Además de escribir desde cero, “Ayúdame a escribir (Labs)” te permite reescribir el texto que ya has creado. Esto es útil si tienes un borrador que no te convence, si quieres adaptar el tono para un público distinto o si necesitas condensar información extensa.

Para aprovechar esta función, abre tu documento en el ordenador y selecciona el fragmento de texto que quieras modificar. Una vez seleccionado, en el panel lateral encontrarás la opción “Ayúdame a escribir (Labs)”. Al pulsarla, aparecerá un conjunto de acciones específicas pensadas para transformar ese contenido.

Entre las opciones disponibles se incluyen varias muy prácticas: “Modificar con una petición”, con la que puedes explicar exactamente cómo quieres cambiar el texto; “Reformular” para que la IA exprese lo mismo con otras palabras; “Acortar” para conseguir una versión más breve; o “Desarrollar” para ampliar y añadir más información.

También tienes comandos de estilo como “Más formal” o “Más informal”, perfectos para adaptar un texto a un correo de trabajo, a una comunicación institucional o, por el contrario, a redes sociales o mensajes cercanos. Otras opciones útiles son “Organizar en viñetas” para convertir párrafos en una lista estructurada, y “Resumir” para destacar los puntos clave de un bloque denso.

Cuando la IA genere la nueva versión, podrás valorar la sugerencia como buena o mala, editar tu petición inicial para afinar más, o seguir encadenando modificaciones a través del botón “Afinar”. Incluso existe la alternativa de “Reintentar” para producir otra variación distinta del mismo texto.

Al final del proceso, se te ofrecen tres caminos: “Reemplazar” para sustituir el texto original por el generado, “Insertar” para añadir la nueva versión debajo del contenido existente, o cerrar el panel para conservar tu texto tal cual estaba. De este modo puedes comparar versiones sin perder trabajo.

Lectura de documentos con IA: función “Escuchar” en Google Docs

Más allá de la escritura, Google está llevando la inteligencia artificial a otra dimensión dentro de Docs: la lectura en voz alta de tus documentos. La función se llama “Escuchar” y genera versiones de audio naturales del contenido, pensadas para que puedas consumir el texto sin tener que mirarlo en pantalla.

Esta característica es ideal si usas Google Docs para leer más que para escribir, o si necesitas revisar contenido mientras haces otra cosa (por ejemplo, durante un trayecto o mientras realizas tareas monótonas). La IA de Gemini se encarga de convertir el texto en audio con una voz sintética cuidada y relativamente natural.

Para usarla, abre tu documento en la versión de escritorio de Google Docs y ve al menú “Herramientas > Audio > Escuchar esta pestaña”. En cuanto actives la opción, empezará a reproducirse el contenido del documento como si fuera un audio continuo.

Al mismo tiempo, aparecerá en pantalla un reproductor flotante que puedes mover libremente por la interfaz. Desde este pequeño control tendrás acceso a acciones como pausar o reanudar la reproducción, adelantar o retroceder, y ajustar la velocidad para escuchar más rápido o más despacio según tu ritmo.

Una de las ventajas interesantes es que puedes elegir entre distintos perfiles de voz, cada uno con su matiz propio. Esto hace la escucha más agradable y personalizable, sobre todo si pasas muchas horas al día oyendo documentos extensos.

Además, Google permite integrar este audio directamente en el propio documento. Puedes insertar un botón personalizable que reproduzca el contenido sin salir de la página, algo muy útil si trabajas en equipo y quieres que otros colaboradores escuchen el texto sin tener que configurarlo por su cuenta.

Resúmenes de audio generados por Gemini en Google Docs

La otra gran novedad relacionada con el audio es la opción de “Escuchar resumen del documento”. En lugar de leer el documento completo, Gemini genera una breve sinopsis verbal de su contenido, incluyendo incluso información de varias pestañas vinculadas cuando corresponde.

Estos resúmenes suelen durar sólo unos pocos minutos y se centran en destacar las ideas más importantes del texto. El estilo de locución es similar al que usa Gemini en su propia aplicación, con una voz natural y un ritmo pensado para que puedas asimilar rápidamente la información clave.

Desde el pequeño reproductor que aparece al activar la función, puedes ajustar la velocidad de reproducción o elegir entre distintas voces y estilos: narrador, persuasivo, tipo entrenador, etc. No es una personalización infinita, pero sí lo suficiente como para adaptar la experiencia al contexto en el que escuchas.

Para acceder a estos resúmenes de audio en la versión web de Google Docs, tienes que ir a “Herramientas > Audio > Escuchar resumen del documento”. Al hacerlo, Docs generará el resumen con IA y mostrará un reproductor con línea de tiempo específico para esa sinopsis.

Según explica Google, esta función es especialmente útil para quienes trabajan con documentos largos y no tienen tiempo de leerlos por completo ni de escuchar una narración íntegra. En unos pocos minutos puedes ponerte al día de las notas de una reunión, de un informe técnico o de un documento compartido por tu equipo.

La propia compañía menciona ejemplos prácticos: usar los resúmenes de audio para repasar notas antes de una reunión importante, sintetizar informes extensos y acceder a los puntos destacados en un corto espacio de tiempo, o facilitar que directivos y responsables tomen decisiones rápidas basadas en documentos densos.

Limitaciones y disponibilidad de las funciones de audio con IA en Docs

Todo esto suena muy potente, pero hay varias limitaciones importantes que conviene tener en cuenta antes de volcar tu flujo de trabajo en estas funciones. La primera es el tamaño máximo de los documentos que se pueden leer con la herramienta “Escuchar”. Actualmente, la lectura se detiene cuando el documento supera los 20.000 caracteres.

Esto implica que si trabajas con textos muy voluminosos, tendrás que dividirlos en varios documentos para poder aprovechar la función de lectura. Es un límite especialmente relevante para informes, manuscritos largos o tesis, donde es fácil superar esa cifra.

Otra restricción clave es la disponibilidad por plataforma e idioma. Tanto la lectura completa como los resúmenes de audio están, por ahora, limitados a la versión de escritorio de Google Docs y al idioma inglés. Si quieres usar estas herramientas en el móvil o en español, tocará esperar a futuras actualizaciones.

También debes saber que no todas las cuentas de Google tienen acceso. Estas capacidades están pensadas sobre todo para el entorno profesional y educativo, y se ofrecen a clientes de Google Workspace con planes de pago concretos o a suscriptores de los servicios de IA avanzados de Google.

Entre los planes que actualmente pueden usar los resúmenes de audio y las funciones de lectura con IA se encuentran: Business Standard y Plus, Enterprise Standard y Plus, el complemento Google AI Ultra for Business, el complemento Google AI Pro for Education y las suscripciones Google AI Pro y Ultra. En cuentas gratuitas, por ahora, estas opciones no están activas.

Google ha iniciado el despliegue global de estas características en Docs con un plazo estimado de unos 15 días para llegar a todas las cuentas dentro de los planes elegibles. Como ha ocurrido con otras funciones de IA, es posible que más adelante se amplíe el acceso, pero de momento no hay garantías para usuarios estándar sin suscripción.

Enviar comentarios sobre el texto y el audio generados por la IA

Gemini y el resto de modelos que usa Google Workspace con IA están en aprendizaje continuo, y la propia empresa reconoce que, a veces, no podrá atender correctamente tu solicitud o que puede ofrecer sugerencias poco útiles o directamente erróneas.

Para mejorar la calidad y la seguridad de estas herramientas, Google invita a los usuarios a enviar comentarios sobre el contenido generado. Justo debajo de cada bloque de texto que produce la IA (o vinculado a la experiencia de audio), verás las opciones “Buena sugerencia” o “Mala sugerencia”.

Si marcas “Mala sugerencia”, se abrirá un pequeño formulario donde podrás indicar el tipo de problema detectado (inexactitud, contenido ofensivo, información inapropiada, etc.) y añadir comentarios adicionales con más contexto. Esta información ayuda a la compañía a ajustar los modelos y a aplicar filtros más efectivos.

En la parte inferior de ese flujo de feedback, encontrarás un enlace del tipo “¿Qué datos se adjuntarán?”. Desde ahí puedes revisar qué información exacta se envía junto con tus comentarios: por ejemplo, fragmentos de la entrada, del texto generado y algunos datos de contexto. Si no quieres que se incluyan, puedes desmarcar la casilla “Adjunta datos recogidos a tus comentarios para ayudarnos a mejorar la experiencia del producto”.

En un paso posterior, también verás una opción sobre “Contexto adicional (contenido que se usa como referencia para crear resultados)”. De nuevo, puedes decidir si permites que ese contexto se incluya en el envío o prefieres mantenerlo fuera. Al final, sólo tienes que pulsar en “Siguiente” y luego en “Enviar” para completar el proceso.

Si lo que quieres es enviar comentarios más generales, no sólo sobre un resultado concreto, puedes ir al menú superior de Google Docs y usar “Ayuda > Ayúdanos a mejorar Documentos”. Y si detectas un problema legal (por ejemplo, cuestiones de copyright o contenido ilícito), dispones de una vía específica para presentar una solicitud formal ante Google.

Privacidad y datos: qué recoge Google al usar Workspace Labs en Docs

Uno de los grandes temas alrededor de la IA en Google Docs es la gestión de los datos personales y del contenido de tus documentos. Google es bastante explícito al explicar qué se recopila cuando usas “Ayúdame a escribir (Labs)” y otras funciones relacionadas dentro del entorno Workspace Labs.

Cuando utilizas estas herramientas, Google puede usar y almacenar las peticiones que introduces o eliges, el texto que seleccionas para reescribir, el contenido generado por la propia IA, el contenido de tu documento que se ha utilizado como referencia y los comentarios que envías sobre los resultados.

Estos datos se utilizan para ofrecer, mejorar y desarrollar productos, servicios y tecnologías de aprendizaje automático de Google. Es decir, no sólo para afinar la función concreta de Docs, sino también para otras iniciativas de IA más amplias que está impulsando la compañía.

Google indica que tus datos de Workspace Labs también pueden ser leídos, calificados, anotados y revisados por revisores humanos. Eso sí, especifica que, cuando utiliza entradas seleccionadas por la propia empresa (como se describe en el Aviso de Privacidad) para generar resultados, agrega o seudonimiza ese contenido y los resultados antes de someterlos a revisión humana, salvo que los envíes tú explícitamente como parte de tus comentarios.

Por todo ello, Google recomienda no incluir información personal, confidencial ni sensible en tus peticiones ni en el contenido que vayas a procesar con las funciones de Workspace Labs. Al final, aunque haya procesos de seudonimización y controles internos, sigue siendo información que puede alimentar sistemas de IA y pasar, en algunos casos, por revisión humana.

Si te preocupan especialmente estos aspectos, es buena idea revisar con detalle el Aviso de Privacidad y los Términos de Google Workspace Labs para cuentas personales o corporativas. Ahí se detalla con más precisión el uso de datos, los plazos de conservación y los derechos que tienes como usuario.

Cómo desactivar “Ayúdame a escribir” y salir de Workspace Labs

Si después de probar las funciones de IA en Docs decides que preferirías no utilizar Workspace Labs, tienes la opción de salir del programa. Eso sí, la decisión es importante porque, a día de hoy, abandonar Workspace Labs implica perder el acceso a todas sus funciones de forma permanente.

En otras palabras, si sales de Workspace Labs, no sólo se desactiva “Ayúdame a escribir” en Documentos de Google, sino que también dejarás de ver cualquier otra característica experimental de IA asociada a tu cuenta. Además, Google indica que no podrás volver a unirte a este programa con esa misma cuenta.

Si te lo estás pensando por cuestiones de privacidad o de control del contenido, es recomendable valorar bien los pros y contras. Puedes seguir usando Docs de forma tradicional sin recurrir a los paneles de IA, pero si quieres estar seguro de que tu contenido no se procesa mediante Workspace Labs, la salida oficial del programa es la vía más directa.

Gemini en Docs: corrección gramatical y mejora de la escritura

Más allá de las funciones de generación masiva de texto, Gemini también se posiciona como un asistente para pulir la calidad de tu escritura. Igual que otros modelos de lenguaje (LLM), es capaz de detectar errores gramaticales, faltas de ortografía y problemas con los tiempos verbales o la puntuación.

Puedes pedirle que revise un texto ya escrito y que lo corrija directamente o sugiera alternativas mejor redactadas. Es especialmente útil si redactas en varios idiomas, ya que la IA ayuda a mantener un estilo más natural, evitando giros extraños o traducciones demasiado literales.

Además, la posibilidad de combinar esta revisión con las opciones de tono (más formal o más informal) hace que Gemini sea un aliado interesante para adaptar el mismo contenido a contextos diferentes: informes serios, comunicados internos, publicaciones de blog, redes sociales, etc.

Complementos externos: DocGPT como asistente de IA dentro de Google Docs

Las funciones integradas de Google no son la única forma de usar IA en Docs. Existen complementos de terceros como DocGPT, un asistente de escritura basado en GPT‑4/ChatGPT de OpenAI que se integra directamente en el entorno de Google Docs y Sheets.

Este complemento promete ayudarte a tareas muy variadas: generar ideas para posts de blog, escribir párrafos completos, limpiar listas de nombres, direcciones o empresas, clasificar opiniones con análisis de sentimiento, resumir reseñas, escribir respuestas a comentarios online o probar versiones alternativas de una misma propuesta.

También está pensado para quienes trabajan con copy publicitario y marketing digital: puede ayudarte con textos para anuncios de Google y Facebook, metadatos SEO (títulos y descripciones), copys de páginas de destino o incluso con la gestión de catálogos para tiendas online en plataformas como Shopify o Amazon.

En la parte puramente documental, DocGPT te permite crear esquemas para una pieza de contenido, expandir artículos, redactar correos o entradas de blog, resumir notas de reuniones, traducir contenido a múltiples idiomas o cambiar el estilo general de un texto para que encaje mejor con tu audiencia.

El complemento se apoya en tecnología avanzada de generación de lenguaje, lo que le permite producir texto fluido y cercano al lenguaje humano en más de dos docenas de idiomas. Incluso contempla usos más específicos como redactar guiones para vídeos de YouTube y TikTok, ayudando a crear scripts atractivos y alineados con una marca concreta.

Además, incluye funciones pensadas para simplificar el flujo de trabajo, como formatear documentos, añadir y actualizar datos de forma automatizada o programar recordatorios y fechas clave. Una parte importante de su valor está también en la vertiente SEO: DocGPT puede sugerir palabras clave y frases relacionadas con tu tema para mejorar el posicionamiento en buscadores.

En definitiva, se plantea como una herramienta potente para personas ocupadas que necesitan ahorrar tiempo, mejorar su escritura y optimizar contenido sin salir del ecosistema de Google. Eso sí, hay que recordar que Google Docs es una marca registrada de Google LLC y que estos complementos terceros tienen sus propios términos y políticas de privacidad.

La combinación de Gemini, Workspace Labs, funciones de audio y complementos como DocGPT está transformando Google Docs en algo más que un editor de texto en la nube: se ha convertido en un centro de escritura asistida por inteligencia artificial en el que puedes redactar, reescribir, escuchar, resumir y optimizar casi cualquier tipo de documento. Entender cómo funciona cada pieza, qué límites tiene y qué implicaciones de privacidad conlleva es clave para sacarle partido sin perder el control sobre tu contenido.