Apa saja hewan anonim di Google Drive dan cara mengendalikannya

Informatec Digital » Sumber daya » Apa saja hewan anonim di Google Drive dan cara mengendalikannya

Jika Anda pernah sedang mengerjakan dokumen, spreadsheet, atau presentasi dengan tenang dan tiba-tiba melihat ikon hewan dengan nama aneh muncul di pojok kanan atas , Anda mungkin sedikit kaget. Pengunjung yang penasaran ini disebut "hewan anonim" di Google Drive , dan meskipun mungkin menarik perhatian, itu tidak selalu berarti Anda telah diretas atau semacamnya.

Google telah memutuskan untuk menambahkan sentuhan humor pada sesuatu yang serius seperti manajemen izin dengan menampilkan pengguna yang tidak dikenal sebagai hewan dengan nama-nama lucu: Sigung Anonim, Koala Anonim, Kelinci Anonim, Kraken Anonim… Di balik setiap hewan tersebut terdapat orang sungguhan yang melihat file Anda, tetapi karena berbagai alasan, mereka tidak muncul dengan nama atau akun Google mereka. Mari kita lihat lebih dekat apa sebenarnya mereka, mengapa mereka muncul, dan bagaimana Anda dapat mengendalikan semuanya.

Apa saja hewan anonim di Google Drive?

Pengguna anonim pada dasarnya adalah pengguna yang melihat atau mengedit file Google (Dokumen, Spreadsheet, atau Slide) tanpa teridentifikasi oleh akun yang terlihat oleh Anda . Alih-alih menampilkan nama dan gambar profil mereka, Google menampilkan mereka dengan siluet hewan dan label seperti "walrus anonim" atau "tupai anonim".

Hal ini terutama terjadi ketika dokumen dibagikan melalui tautan publik atau tautan yang dapat diakses oleh siapa pun yang memiliki tautan tersebut . Dalam kasus tersebut, Google tidak selalu dapat menghubungkan aktivitas pengguna dengan nama tertentu, sehingga Google menggunakan sistem "pet" anonim ini untuk menunjukkan bahwa orang lain saat ini sedang mengakses file tersebut.

Di balik setiap hewan terdapat pengguna yang mungkin hanya membaca atau mengedit konten, tergantung pada izin yang dikonfigurasi pada file tersebut . Sistem hewan anonim itu sendiri tidak menambah risiko; yang membuat perbedaan adalah jenis akses yang Anda berikan ke dokumen tersebut.

Untuk beberapa waktu, Google hanya menggunakan warna untuk membedakan setiap orang yang terhubung ke dokumen bersama . Seiring berkembangnya alat kolaborasi mereka, perusahaan memutuskan untuk membuatnya lebih visual dan intuitif, dan mulai mengaitkan setiap pengguna yang tidak dikenal dengan hewan, selain memberi mereka ikon masing-masing.

Daftarnya cukup panjang dan beragam: kambing gunung, iguana, koala, lemur, buaya, trenggiling, dinosaurus, lumba-lumba, bebek, gajah, musang, rubah, katak, jerapah, landak, kuda nil, hyena, serigala, macan tutul, harimau, llama, manatee, cerpelai, monyet, orangutan, berang-berang, panda, penguin, armadillo, axolotl, luak, kelelawar, berang-berang air, kerbau, unta, bunglon, cheetah, tupai, chinchilla, chupacabra, kormoran, coyote, gagak, dingo, platipus, piton, rakun, badak, domba, tikus kesturi, sigung, kura-kura, walrus, serigala, tupai tanah… Setiap nama ini mungkin muncul sebagai “anonim” dalam dokumen Anda.

Mengapa pengguna tak dikenal atau hewan anonim muncul?

Saat Anda melihat pengguna yang tidak Anda kenal, baik itu nama yang tidak biasa atau bahkan hewan anonim , biasanya hal itu disebabkan oleh cara Anda berbagi file dan bagaimana orang lain mengaksesnya. Google mencantumkan beberapa situasi umum di mana hal ini dapat terjadi, dan ada baiknya untuk mengetahuinya agar terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.

Salah satu alasan paling umum adalah file tersebut dibagikan melalui milis atau daftar distribusi . Dalam kasus ini, dokumen dikirim ke seluruh grup (misalnya, tim kerja atau kelas), dan ketika seseorang dari daftar tersebut mengakses file melalui tautan umum, mereka mungkin muncul sebagai pengguna anonim jika tidak ada undangan individual atau jika mereka tidak masuk dengan akun biasa mereka.

Sangat umum juga jika ikon hewan anonim muncul karena file tersebut dibagikan kepada seseorang yang tidak memiliki akun Google atau tidak masuk . Jika orang tersebut membuka tautan, mereka akan dapat mengakses file sesuai dengan izin yang telah Anda berikan (melihat, berkomentar, atau mengedit), tetapi Google tidak dapat menampilkan nama asli mereka di bagian atas, oleh karena itu muncul ikon hewan.

Skenario umum lainnya adalah seseorang dengan izin pengeditan atau akses ke tautan tersebut telah meneruskannya ke pihak ketiga . Bayangkan Anda berbagi dokumen kerja dengan seorang kolega, dan mereka kemudian meneruskan tautan tersebut kepada orang lain di tim mereka tanpa memberi tahu Anda. Orang baru ini dapat masuk sebagai pengguna anonim dan muncul di hadapan Anda sebagai "rubah anonim" atau hewan lain saat meninjau konten tersebut.

Anda mungkin juga melihat nama yang tidak dikenal alih-alih kontak Anda yang biasa karena orang tersebut telah mengubah nama akun Google mereka . Jika Anda curiga itu mungkin seseorang yang Anda kenal, Anda dapat memeriksa alamat email mereka di pengaturan "Berbagi" di dalam file itu sendiri untuk mengetahuinya.

Dalam banyak kasus, alasan akses tidak sah ini adalah karena file tersebut dikonfigurasi sebagai "publik di web" atau "dapat diakses oleh siapa pun dengan tautan ". Dalam mode berbagi ini, siapa pun yang menerima tautan, menyalinnya, atau menemukannya dapat mengakses dan melihat (atau bahkan mengedit) file sesuai dengan opsi yang telah Anda pilih, meskipun sistem menampilkannya sebagai file anonim.

Bagaimana Google mengidentifikasi hewan anonim

Saat Anda melihat ikon hewan di bilah atas Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, Google sebenarnya menunjukkan keberadaan pengguna yang telah mengakses file tanpa undangan pribadi atau tanpa profil mereka terlihat oleh Anda . Ini bukan berarti sistem tidak menyadari keberadaan mereka; ini hanya berarti bahwa Anda, sebagai pemilik atau editor, hanya akan melihat mereka melalui representasi umum ini.

Google membedakan dengan jelas antara pengguna yang diundang secara individual dan pengguna yang bergabung melalui tautan bersama . Orang yang Anda kirimkan undangan email pribadi akan muncul dengan nama mereka dan, jika ada, foto profil mereka. Sebaliknya, mereka yang bergabung hanya melalui tautan umum, tanpa undangan langsung, akan muncul sebagai pengguna anonim.

Perilaku ini juga berlaku ketika dokumen dibuka untuk "siapa pun yang memiliki tautan" atau "siapa pun di internet dapat menemukan dan melihatnya ". Dalam kasus ini, Anda tidak mengontrol secara individual siapa yang mengaksesnya, jadi Google tidak mencantumkan nama asli mereka tetapi mengelompokkannya di bawah nama samaran hewan sehingga Anda dapat melihat berapa banyak orang yang terhubung pada saat yang sama dan bagian mana dari dokumen yang mereka lihat.

Sistem warna dan hewan memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengidentifikasi bagian teks mana yang sedang ditinjau oleh setiap pengguna secara real-time . Setiap hewan anonim akan memiliki kursor, pilihan, dan warna ikonnya sendiri, sehingga meskipun Anda tidak melihat nama aslinya, Anda dapat mengikuti tindakannya di dalam file tersebut.

Penting untuk dicatat bahwa Anda hanya dapat melihat nama asli orang jika Anda secara eksplisit memberi mereka akses melalui undangan yang dipersonalisasi atau jika mereka termasuk dalam daftar email yang terkait dengan alamat email tertentu. Jika tidak, mereka akan terus muncul sebagai hewan anonim, meskipun Anda dapat menebak siapa mereka dari konteksnya.

Jika Anda ingin memeriksa apakah nama yang tidak dikenal dalam file Anda milik seseorang yang Anda kenal, Anda dapat membuka kotak dialog "Bagikan" dan meninjau alamat email yang memiliki akses . Di bagian tersebut, mengarahkan kursor mouse ke nama pengguna akan menampilkan alamat email mereka, memungkinkan Anda untuk memastikan apakah itu orang yang Anda cari.

Situasi khas di mana hewan anonim muncul

Dalam praktiknya, hewan anonim cenderung muncul setiap kali ada penggunaan intensif tautan bersama dan dokumen yang dikonfigurasi untuk akses luas . Hal ini sangat umum di lingkungan studi, pengaturan kerja kolaboratif, atau proyek terbuka di mana diinginkan agar banyak orang dapat melihat atau mengedit secara bersamaan.

Sebagai contoh, jika Anda seorang guru atau pelatih dan Anda membagikan dokumen kepada seluruh kelas melalui tautan di platform pendidikan atau dalam email massal , sebagian besar siswa Anda dapat mengaksesnya tanpa Anda harus mengundang mereka satu per satu. Saat mereka mulai mengakses dokumen tersebut, Anda akan melihat "panda anonim," "lumba-lumba anonim," "domba anonim," dan lainnya berbaris di bagian atas saat mereka melihat atau mengisi informasi.

Di perusahaan dan tim kerja, penggunaan tautan generik juga umum sehingga siapa pun di tim dapat mengaksesnya. Mungkin seseorang dari departemen sumber daya manusia membagikan spreadsheet dengan tautan tersebut di obrolan internal sehingga siapa pun yang membutuhkannya dapat melihatnya. Jika orang tidak masuk dengan akun utama mereka atau akses tidak dibatasi untuk pengguna tertentu, Anda akan melihat kolega tersebut sebagai pengguna anonim.

Dalam proyek yang lebih terbuka, seperti dokumen kolaboratif publik, formulir dengan hasil bersama, atau panduan komunitas, hewan anonim praktis sudah umum. Siapa pun yang memiliki tautan dapat bergabung, dan Anda hanya akan mengetahui berapa banyak yang berpartisipasi berkat ikon hewan yang muncul dan menghilang secara langsung.

Ada juga kasus yang lebih kasual, seperti ketika Anda berbagi dokumen dengan teman yang tidak memiliki akun Gmail, atau yang mengaksesnya dari jendela peramban penyamaran tanpa masuk . Bahkan jika mereka adalah seseorang yang Anda percayai, Google akan menganggap mereka sebagai pengunjung anonim dan, oleh karena itu, akan memberi mereka salah satu alias hewan lucu ini.

Risiko dan kesalahpahaman: Apakah hewan anonim berbahaya?

Melihat "kraken anonim" atau "skunk anonim" berkeliaran di dokumen Anda mungkin menimbulkan kesan bahwa seseorang telah membobolnya, tetapi kehadiran hewan-hewan anonim ini, dengan sendirinya, tidak menyiratkan peretasan atau pelanggaran keamanan apa pun . Ini hanyalah cara Google untuk menunjukkan kepada pengguna yang identitasnya tidak terkait dengan nama yang terlihat oleh Anda.

Masalahnya bukan pada hewan itu sendiri, tetapi pada izin berbagi file tersebut . Jika dokumen diatur ke publik atau dapat diakses oleh siapa pun melalui tautan, wajar untuk melihat hewan anonim, karena itu berarti Anda telah mengizinkan akses yang luas seperti itu.

Namun, jika Anda mulai melihat pengguna anonim yang tidak terduga dalam file yang Anda kira bersifat pribadi , itu bisa menjadi tanda bahwa dokumen tersebut dibagikan kepada lebih banyak orang daripada yang Anda sadari, atau bahwa seseorang yang memiliki akses telah meneruskannya tanpa memberi tahu Anda. Dalam hal ini, Anda harus meninjau pengaturan berbagi dan menyesuaikan izinnya.

Kesalahpahaman umum lainnya adalah bahwa, karena mereka anonim, pengguna ini tidak dapat meninggalkan jejak atau tidak memiliki batasan. Pada kenyataannya, kemampuan mereka untuk bertindak dalam file bergantung pada pengaturan yang telah Anda tetapkan: jika mereka hanya memiliki izin baca, mereka tidak akan dapat mengedit atau menghapus apa pun ; jika Anda mengizinkan mereka untuk mengedit, mereka akan dapat memodifikasi konten, tetapi seperti editor lainnya.

Dari sudut pandang privasi, Google secara internal mencatat aktivitas untuk menjaga keamanan layanan, tetapi Anda hanya akan melihat "hewan" tersebut. Jika Anda khawatir tentang siapa yang mungkin melihat dokumen sensitif, solusinya bukanlah "memburu" hewan anonim tersebut, melainkan membatasi dengan benar siapa yang dapat menerima tautan dan apa yang dapat mereka lakukan di dalam file tersebut.

Cara membatasi siapa yang dapat melihat atau mengedit file Anda

Jika Anda ingin mengurangi atau menghilangkan kemunculan hewan anonim dalam dokumen Anda, kuncinya adalah menyesuaikan izin berbagi sehingga hanya orang yang Anda pilih yang dapat mengaksesnya . Google Drive menawarkan beberapa opsi untuk mengontrol hal ini dengan presisi yang cukup tinggi.

Cara paling aman untuk mengelola akses adalah dengan mengirimkan undangan yang dipersonalisasi ke alamat email tertentu . Alih-alih membagikan tautan publik, Anda menambahkan pengguna satu per satu yang seharusnya dapat melihat, mengomentari, atau mengedit file tersebut. Dengan begitu, ketika mereka mengaksesnya, mereka akan muncul dengan nama mereka dan bukan sebagai pengguna anonim.

Langkah penting lainnya adalah menghindari, sebisa mungkin, mode "siapa pun dengan tautan dapat melihat/mengedit" . Pengaturan ini sangat nyaman untuk berbagi cepat, tetapi membuka peluang bagi tautan untuk beredar lebih luas dari yang seharusnya, berpotensi sampai ke tangan orang asing—atau setidaknya pengguna yang tidak dikenal—di dalam dokumen Anda.

Jika Anda sudah membagikan file dan mulai melihat terlalu banyak pengguna yang tidak dikenal, Anda dapat mengubah izin kapan saja menggunakan tombol "Bagikan" . Di sana Anda dapat mencabut akses umum, membatasinya untuk orang-orang tertentu, mengubah tingkat akses dari "editor" menjadi "pembaca", atau bahkan menghentikan berbagi file sama sekali.

Pada dokumen yang hanya ingin dibaca orang lain tanpa diedit, sebaiknya atur opsi baca saja . Dengan cara ini, meskipun seseorang mengakses dokumen melalui tautan umum dan tampak anonim, mereka tidak akan dapat mengubah kontennya. Ini sangat berguna untuk laporan, manual, atau dokumen informatif yang tidak memerlukan pengeditan kolaboratif.

Terakhir, ada baiknya untuk sesekali memeriksa opsi berbagi lanjutan Google Drive . Di sana Anda dapat melihat siapa yang dapat berbagi file, siapa yang dapat menambahkan pengguna baru, dan apakah ada izin yang diwarisi dari folder induk yang mungkin memengaruhinya. Tinjauan singkat terhadap opsi-opsi ini dapat menyelamatkan Anda dari banyak masalah terkait akses.

Praktik terbaik untuk menghindari kejutan dengan hewan anonim

Selain mengkonfigurasi izin dengan benar, ada sejumlah praktik terbaik yang akan membantu Anda menjaga dokumen Google Drive Anda tetap terkendali dan meminimalkan akses pengguna yang tidak diinginkan . Ini bukan tentang hidup dalam ketakutan, tetapi tentang memastikan siapa yang mengakses dokumen Anda dan mengapa.

Salah satu rekomendasi pertama adalah mempertimbangkan dengan cermat kepada siapa Anda akan memberikan akses sebelum membagikan tautan . Jika kontennya sensitif atau pribadi, sebaiknya luangkan beberapa detik untuk memasukkan alamat email orang-orang tertentu yang seharusnya melihatnya, daripada menggunakan cara umum "siapa pun yang memiliki tautan dapat mengaksesnya."

Jika memungkinkan, cobalah mengirim file melalui undangan yang dipersonalisasi daripada tautan publik . Langkah sederhana ini memastikan bahwa ketika Anda membuka dokumen, Anda akan melihat nama asli orang-orang yang terhubung, bukan kumpulan hewan yang identitasnya tidak Anda kenali.

Praktik baik lainnya adalah meninjau izin default yang Anda berikan saat berbagi seluruh folder . Terkadang seluruh folder terbuka untuk lebih banyak orang daripada yang Anda sadari, dan ketika Anda membuat file baru di dalamnya, file tersebut mewarisi konfigurasi tersebut. Hal ini dapat mengakibatkan dokumen yang dibuat dengan akses yang lebih luas daripada yang dimaksudkan.

Jika Anda bekerja dalam tim, akan sangat membantu jika menyepakati beberapa aturan internal tentang cara berbagi tautan . Misalnya, memutuskan bahwa dokumen tidak diteruskan ke luar grup tanpa terlebih dahulu berkonsultasi dengan pemiliknya, atau bahwa file dengan data sensitif tidak pernah dibiarkan dalam mode "siapa pun dengan tautan". Aturan-aturan kecil ini secara signifikan mengurangi risiko akses tanpa izin.

Terakhir, jika Anda menemukan gambar hewan anonim dalam file penting, anggap itu sebagai pertanda untuk meninjau kembali pengaturan berbagi Anda dan memastikan semuanya sudah sesuai . Tidak harus sesuatu yang serius, tetapi ini adalah alasan yang baik untuk memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang dapat melihat atau mengedit konten tersebut.

Memahami apa itu hewan anonim, mengapa mereka muncul, dan bagaimana mengelolanya memungkinkan Anda untuk memanfaatkan sepenuhnya kolaborasi waktu nyata Google Drive tanpa mengorbankan keamanan dan privasi file Anda . Dengan izin yang dikonfigurasi dengan benar dan penggunaan tautan yang bertanggung jawab, hewan-hewan ini akan berhenti menjadi ancaman misterius dan menjadi sekadar rasa ingin tahu yang ramah yang menunjukkan bahwa orang lain sedang bekerja dengan Anda pada dokumen yang sama.