- Perbedaan antara tanda tangan digital bersertifikat dan tanda tangan tulisan tangan yang terlihat, serta jaminan keaslian dan integritasnya.
- Office menyediakan baris tanda tangan dan baris tak terlihat, dengan validasi dan kontrol status dokumen.
- AutoFirma menandatangani PDF dengan sertifikat (p12/pfx), menambahkan tanda tangan dan tanda yang terlihat, dan memverifikasi validitas.
Infografis: Contoh tangkapan layar untuk menandatangani dokumen di Windows.
Menandatangani dokumen dari Windows jauh lebih dari sekadar mencoret-coret PDF. Tanda tangan digital mengautentikasi penulis, menjaga konten, dan dapat memberikan cap waktu; sedangkan tanda tangan tulisan tangan atau gambar tanda tangan hanya memberikan tampilan visual. Dalam panduan praktis ini, Anda akan melihat cara menandatangani di Office (Word, Excel, dan PowerPoint) , cara melakukannya dengan AutoFirma untuk PDF, dan opsi apa yang Anda miliki dengan Microsoft Edge, serta membahas sertifikat, validasi, dan penghapusan tanda tangan.
Jika Anda sudah terbiasa bekerja dengan dokumen setiap hari, Anda perlu membedakan berbagai jenis tanda tangan dan mengetahui jaminan apa yang ditawarkan masing-masing. Dengan tanda tangan digital berbasis sertifikat , penerima dapat memverifikasi bahwa file tersebut belum diubah dan bahwa penandatangan adalah orang yang mereka klaim; dengan tanda tangan tulisan tangan sederhana, hal ini tidak berlaku. Mari kita langsung membahas intinya, tanpa mengabaikan hal-hal penting.
Apa sebenarnya tanda tangan digital itu?
Tanda tangan digital seperti segel elektronik terenkripsi yang diterapkan pada konten digital (dokumen, makro , email). Segel ini mengkonfirmasi dua hal: bahwa dokumen tersebut berasal dari penanda tangan dan bahwa dokumen tersebut belum diubah sejak ditandatangani. Sangat penting untuk memahami bahwa keamanan tidak disediakan oleh tampilan visual tanda tangan, melainkan oleh kriptografi dan validasi sertifikat.
Untuk menandatangani dokumen secara digital, Anda memerlukan sertifikat digital yang valid . Sertifikat ini berisi kunci publik Anda dan diterbitkan oleh otoritas sertifikasi (CA) tepercaya . Sertifikat ini mirip dengan identitas elektronik dan memiliki tanggal kedaluwarsa (biasanya setiap tahun), jadi Anda perlu memperbaruinya atau mendapatkan yang baru ketika kedaluwarsa.
Tanda tangan digital memberikan empat jaminan utama: keaslian (identifikasi penanda tangan), integritas (konten belum dimodifikasi), non-penolakan (penanda tangan tidak dapat menyangkal bahwa mereka telah menandatangani), dan, dalam kondisi tertentu, sertifikasi dengan cap waktu jika dokumen tersebut diberi cap waktu dari server tepercaya.
Agar kepercayaan ini efektif, beberapa syarat harus dipenuhi: tanda tangan harus valid , sertifikat tidak boleh kedaluwarsa, penerbit harus tepercaya , dan sertifikat harus dikeluarkan oleh CA terakreditasi. Tanpa persyaratan ini, verifikasi dapat gagal atau menampilkan peringatan di penampil dokumen.
Dapatkan sertifikat digital di Windows
Jika Anda akan bertukar dokumen yang ditandatangani dengan pihak ketiga, sebaiknya Anda memperoleh sertifikat dari Otoritas Sertifikasi (CA) pihak ketiga yang diakui . Banyak lembaga publik, perusahaan, dan penyedia terakreditasi menerbitkan sertifikat, dan ada juga pilihan gratis. Sertifikat ini akan memungkinkan orang lain untuk memverifikasi tanda tangan Anda tanpa perlu menggunakan Anda sebagai referensi.
Jika Anda perlu menandatangani dokumen segera dan tidak ingin membelinya, Windows dan Office memungkinkan Anda membuat sertifikat sendiri untuk penggunaan langsung di lingkungan Anda. Perlu diingat bahwa pendekatan ini ditujukan untuk pengujian atau skenario internal, karena verifikasi pihak ketiga mungkin memerlukan sertifikat yang dikeluarkan oleh otoritas tepercaya eksternal untuk validasi universal.
Di Windows, Anda dapat melihat sertifikat pribadi dari penyimpanan sertifikat sistem. Misalnya, di lingkungan lama, biasanya sertifikat tersebut diakses melalui Internet Explorer dengan membuka Alat > Opsi Internet > Konten > Sertifikat > tab Pribadi. Meskipun IE tidak lagi digunakan, penyimpanan sertifikat tetap aktif dan digunakan bersama oleh Edge dan bahkan Chrome.
Masuk di Microsoft Office: Garis Terlihat dan Tidak Terlihat
Office menambahkan fitur yang sangat berguna: baris tanda tangan . Ini adalah penanda yang mirip dengan baris yang Anda lihat pada dokumen tercetak, tetapi dengan fungsi tambahan. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menentukan siapa yang harus menandatangani, instruksi apa yang harus diikuti, dan menghasilkan tanda tangan digital ketika penerima menyelesaikan prosesnya.
Saat Anda menyisipkan baris tanda tangan di Word atau Excel, penulis dapat menentukan detail penandatangan yang dituju (nama, jabatan, email) dan instruksi seperti "tinjau isi sebelum menandatangani." Ketika file elektronik dikirim ke orang yang tepat, mereka akan melihat baris tersebut dan pemberitahuan yang meminta tanda tangan mereka . Dengan menangkap representasi visual mereka (diketik, ditulis tangan, atau difoto), Office secara bersamaan menambahkan tanda tangan digital untuk mengautentikasi identitas mereka.
Membuat baris tanda tangan di Word atau Excel
Untuk menyisipkan baris tanda tangan di dokumen atau spreadsheet Anda, letakkan kursor di tempat Anda ingin baris tersebut muncul dan buka Sisipkan > Baris Tanda Tangan di dalam grup Teks. Di kotak pengaturan, Anda dapat mengisi kolom yang akan ditampilkan di bawah baris tersebut.
- Masukkan nama dari penandatangan yang disarankan.
- Tambahkan, jika berlaku, posisi atau jabatan profesional
- Termasuk alamat email penandatangan (opsional).
- Menulis instruksi untuk penandatangan (misalnya memeriksa keakuratan konten sebelum menandatangani).
- Aktifkan jika Anda menginginkan opsi ini: izinkan komentar dari penandatangan dan menunjukkan tanggal tanda tangan di sepanjang garis.
Jika dokumen tersebut memerlukan beberapa tanda tangan, ulangi proses untuk menambahkan lebih banyak baris pada titik yang sesuai. Dengan cara ini, setiap orang akan tahu di mana harus menandatangani, dan alur kerja akan jelas.
Tanda tangani baris tanda tangan
Penerima berkas harus mengarahkan kursor ke baris tersebut, klik kanan, dan pilih Tanda Tangan . Jika dokumen dibuka dalam Tampilan Terproteksi dan tepercaya, mereka harus mengklik "Edit saja" untuk melanjutkan.
- Anda dapat menulis nama Anda untuk tanda tangan yang diketik di sebelah X.
- Jika Anda memiliki perangkat sentuh atau tablet, Anda dapat menggambar tanda tangan pada lukisan itu.
- Atau Anda bisa menggunakan satu gambar tanda tangan Anda dengan “Pilih Gambar” dan pilih file dari komputer Anda.
- Untuk menyelesaikan, pilih TandaOffice akan menambahkan tanda tangan digital dan menampilkan tombol "Tanda Tangan" di bagian bawah.
Setelah selesai, dokumen akan menunjukkan bahwa dokumen tersebut menyertakan tanda tangan digital , dan Anda dapat melihat detailnya dari panel tanda tangan untuk memverifikasi keabsahan, penerbit sertifikat, dan informasi tepercaya lainnya.
Hapus tanda tangan digital yang terlihat
Jika Anda membuat kesalahan atau perlu mengulangi prosesnya, Anda dapat menghapus tanda tangan dengan mengklik kanan pada baris tanda tangan dan memilih "Hapus tanda tangan". Sistem akan meminta konfirmasi; setelah konfirmasi, tanda tangan akan dihapus dan dokumen akan kembali ke keadaan yang dapat diedit.
Tanda tangan digital tak terlihat di Word, Excel, dan PowerPoint
Jika Anda lebih suka tidak menampilkan kotak tanda tangan yang terlihat, Office juga memungkinkan Anda untuk menandatangani secara tidak terlihat . Tanda tangan disematkan dalam file dan ditunjukkan oleh tombol "Tanda Tangan" dan informasi di dalam tampilan File > Info.
Untuk menambahkannya, buka File > Info , pilih opsi perlindungan dokumen, dan klik "Tambahkan tanda tangan digital." Office akan menampilkan pemberitahuan dengan detail tentang proses tersebut; kemudian, di kotak Tanda Tangan, tunjukkan tujuan tanda tangan dan konfirmasi dengan "Tanda Tangani."
Saat tanda tangan disisipkan, file menjadi hanya dapat dibaca untuk mencegah modifikasi yang tidak sah. Jika Anda perlu mengeditnya lagi, Anda harus menghapus tanda tangan atau membuat versi baru dokumen tersebut.
Untuk menghapus tanda tangan yang tidak terlihat, kembali ke File > Info dan buka panel tanda tangan. Di sebelah nama penanda tangan, klik panah, pilih "Hapus tanda tangan," dan konfirmasi dengan "Ya." Ini akan mengembalikan file ke keadaan yang dapat diedit, sehingga dapat ditandatangani lagi nanti.
Menandatangani dokumen PDF dengan AutoFirm (Windows)
AutoFirma adalah alat gratis dari Kementerian Urusan Ekonomi dan Transformasi Digital yang dirancang untuk menandatangani dokumen secara elektronik. Alat ini andal, kompatibel dengan sertifikat umum (p12/pfx), dan sangat fleksibel untuk tanda tangan dan watermark yang terlihat.
Unduh dan instal AutoFirma
Selalu unduh dari situs web resmi Portal Administrasi Elektronik: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Di sana Anda akan menemukan penginstal untuk Windows (32/64 bit) , Linux, dan macOS. Pilih yang sesuai dengan sistem Anda.
Pada komputer Windows 10 64-bit, unduh paket AutoFirma untuk Windows 64-bit (file AutoFirma64.zip). Ekstrak file tersebut, jalankan penginstal (misalnya, AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe), dan selesaikan wizard. Setelah selesai, aplikasi akan terinstal dan siap untuk ditandatangani.
Siapkan sertifikat digital di Windows
Untuk melakukan penandatanganan, Anda memerlukan sertifikat yang valid, baik yang terpasang di penyimpanan sertifikat Windows atau yang tersedia dalam file p12/pfx . Jika Anda memilikinya dalam bentuk file, instal dengan mengklik dua kali atau mengklik kanan dan memilih "Instal PFX".
Wizard akan menanyakan kepada Anda penyimpanan tujuan : Pengguna Saat Ini (hanya untuk pengguna Anda) atau Komputer Lokal (untuk semua pengguna). Masukkan kata sandi sertifikat, aktifkan perlindungan kunci pribadi, dan pilih opsi yang dapat diekspor jika Anda ingin dapat mengekstraknya di masa mendatang. Anda dapat membiarkan Windows secara otomatis memilih penyimpanan "Pribadi".
Setelah disetujui, sertifikat akan diinstal dan tersedia untuk Internet Explorer/Edge/Chrome . Jika Anda menggunakan Firefox, ingatlah bahwa Firefox mengelola penyimpanan sertifikatnya sendiri, dan Anda perlu mengimpornya dari browser itu sendiri. AutoFirma mendeteksi sertifikat sistem dan juga memungkinkan Anda untuk memilihnya dari file atau penyimpanan sertifikat Firefox.
Tandatangani PDF dengan AutoFirma
Buka AutoFirma dan klik " Pilih file yang akan ditandatangani ". Pilih PDF yang ingin Anda tandatangani. Aplikasi akan mendeteksi bahwa itu adalah PDF dan menawarkan dua opsi untuk bagian yang terlihat:
- Tanda tangan yang terlihat Dalam PDF: tambahkan kotak dengan gambar (tanda tangan Anda yang dipindai) dan teks.
- Merek yang terlihat (tanda air): Sisipkan gambar pada satu atau beberapa halaman pada posisi yang Anda tentukan.
Anda dapat mengaktifkan kedua opsi tersebut. Saat Anda mengklik "Tanda Tangani," pilih halaman dan area tempat kotak tanda tangan akan ditempatkan. AutoFirma memungkinkan Anda untuk menyesuaikan koordinat, lebar, dan tinggi , bahkan membuat halaman kosong di bagian akhir untuk menempatkan tanda tangan Anda jika Anda mau.
Tambahkan gambar tanda tangan tulisan tangan Anda (dalam format seperti JPEG, GIF, atau PNG ) dan teks yang ingin Anda tampilkan. Perlu diingat bahwa gambar ini hanya untuk tujuan estetika; validitas hukumnya diberikan oleh tanda tangan digital berdasarkan sertifikat Anda . Tinjau pratinjau dan, jika semuanya terlihat benar, terima. Anda dapat menyimpan pengaturan ini untuk digunakan nanti.
Jika Anda menyertakan merek yang terlihat, asisten akan meminta gambar (misalnya, logo) dan letaknya. Ini berguna untuk menyoroti kepemilikan atau mengidentifikasi organisasi dalam dokumen resmi atau perusahaan.
Sekarang pilih sertifikat digital yang akan Anda gunakan untuk menandatangani. AutoFirma menampilkan sertifikat sistem, tetapi Anda dapat mengubah sumbernya (penyimpanan Firefox atau file p12/pfx). Tergantung pada pengaturan keamanan yang dikonfigurasi selama instalasi, Anda akan diminta untuk konfirmasi atau kata sandi sertifikat .
Terakhir, tentukan tempat menyimpan PDF yang telah ditandatangani dan nama filenya (AutoFirma biasanya menambahkan akhiran "_signed"). Setelah selesai, Anda akan melihat pemberitahuan bahwa proses telah berhasil diselesaikan, dan Anda dapat membuka dokumen untuk memverifikasi hasilnya.
Saat Anda membuka PDF dengan pembaca Anda (misalnya, Adobe Acrobat Reader), Anda akan melihat pesan validasi yang menunjukkan bahwa file tersebut telah ditandatangani dan tanda tangan tersebut valid. Dari panel tanda tangan, Anda dapat melihat "Detail Tanda Tangan" dan "Detail Sertifikat" untuk mengkonfirmasi penerbit, periode validitas, dan properti lainnya.
Masuk dengan Microsoft Edge dan alat lainnya
Jika Anda perlu membuat tanda tangan dengan cepat pada PDF dan tidak ingin menginstal apa pun, Microsoft Edge menyertakan alat anotasi yang dapat membantu. Perlu diingat bahwa ini adalah tanda tangan visual, bukan tanda tangan digital kriptografis.
- Buka PDF di Edge.
- Gunakan bilah alat pengeditan/tampilan teratas.
- Pilih Draw dan menyesuaikan warna dan ketebalan goresan.
- Jiplak tanda tangan Anda dengan mouse, jari, atau stylus pada layar sentuh.
Adobe Acrobat Reader juga memungkinkan Anda menambahkan tanda tangan tulisan tangan dengan mengimpor gambar atau menggambarnya. Layanan online seperti SmallPDF mendukung opsi ini dan bahkan memungkinkan Anda mengambil gambar tanda tangan tulisan tangan dengan kamera Anda . Ingat: tanda tangan ini praktis dan cepat, tetapi tidak menggantikan tanda tangan digital dengan sertifikat ketika Anda membutuhkan validitas hukum.
Aplikasi Tanda Tangan: Mana yang Harus Dipilih dan Apa Batasannya?
Terdapat program-program umum (Word, Adobe Acrobat) yang dapat menandatangani dokumen yang mereka hasilkan, tetapi program-program tersebut memiliki dua kelemahan umum : tidak semua pembuat dokumen juga menandatanganinya, dan penerima umumnya membutuhkan aplikasi yang sama untuk memverifikasi tanda tangan dengan benar.
Perangkat lunak tanda tangan elektronik khusus (seperti AutoFirma ) mengatasi hambatan ini: perangkat lunak ini dapat menandatangani hampir semua jenis file dan dapat diunduh secara gratis. Untuk prosedur administratif atau alur kerja dokumen yang lebih formal, AutoFirma biasanya merupakan pilihan yang paling tepat.
Verifikasi, cabut dan pahami validitasnya
Setelah menandatangani, ada baiknya untuk memeriksa keabsahan tanda tangan. Aplikasi penampil akan menunjukkan apakah sertifikat tersebut valid, apakah rantai kepercayaan (chain of trust) sudah benar, dan apakah konten belum dimodifikasi sejak penandatanganan. Jika ada yang salah, Anda akan melihat peringatan tentang sertifikat yang kedaluwarsa atau penerbit yang tidak dikenal.
Otoritas penerbit sertifikat dapat mencabut sertifikat (misalnya, jika kunci sertifikat disalahgunakan). Sistem verifikasi memeriksa daftar pencabutan atau layanan daring untuk memastikan bahwa sertifikat tersebut tetap dapat dipercaya . Oleh karena itu, pentingnya menggunakan sertifikat dari CA (Certificate Authority) yang terakreditasi.
Ketika sebuah berkas Office menerima stempel waktu dari server yang aman , tanda tangan tersebut memperoleh atribut sertifikasi dalam keadaan tertentu, yang membantu memperkuat rantai kepercayaan dan secara jelas menentukan waktu penandatanganan.
Tips praktis dan kesalahan umum
Sebelum menandatangani, pastikan sertifikat Anda valid dan tersimpan di lokasi yang benar (Pribadi, Pengguna, atau Komputer). Jika Anda menggunakan AutoFirma, periksa apakah sertifikat muncul di pemilihnya atau siapkan file p12/pfx dan kata sandinya.
Di Office, tentukan apakah Anda memerlukan garis yang terlihat untuk memandu penanda tangan atau apakah Anda lebih memilih tanda tangan yang tidak terlihat agar tidak memengaruhi desain. Ingatlah bahwa setelah Anda menandatangani, dokumen tersebut mungkin menjadi hanya baca, jadi lakukan semua perubahan sebelum menandatangani.
Jika penerima tidak dapat memverifikasi tanda tangan, sertifikat tersebut mungkin bukan dari CA tepercaya untuk sistem mereka. Dalam lingkungan yang lebih tertutup, salah satu solusinya adalah mendistribusikan sertifikat root/perantara organisasi untuk membangun kepercayaan . Dalam lingkungan terbuka, selalu gunakan CA publik yang diakui.
Saat Anda menyematkan gambar tanda tangan Anda dalam PDF, ingatlah bahwa itu hanya bersifat kosmetik . Yang benar-benar memvalidasi tanda tangan adalah tanda tangan digital berdasarkan sertifikat Anda; itulah yang akan dilihat penerima di panel tanda tangan saat memeriksa detailnya.
Sumber daya dan referensi yang bermanfaat
Untuk detail lebih lanjut mengenai tanda tangan digital di Office, Anda dapat merujuk pada dokumentasi resmi dan sumber daya publik. Misalnya, panduan praktis tentang cara menandatangani dokumen PDF dengan pembaca populer dan materi dari instansi pemerintah yang menjelaskan verifikasi sertifikat.
- Panduan FNMT tentang Tanda Tangan PDF: Unduh PDF (verifikasi dan panel penandatangan)
- Panduan Administrasi Aragon: Unduh PDF (pilihan dari tanda tangan elektronik (dalam PDF)
Menguasai alat-alat ini akan memungkinkan Anda untuk menanggapi hampir semua kebutuhan: mulai dari meminta seseorang untuk menandatangani dokumen Word dengan baris tanda tangan hingga menutup kontrak PDF dengan AutoFirma, atau menambahkan tanda tangan tulisan tangan di Edge ketika Anda hanya membutuhkan tanda visual . Dengan sertifikat yang valid, instruksi yang jelas, dan verifikasi akhir, penandatanganan digital di Windows menjadi proses yang sederhana dan andal.