Come organizzare i file sul tuo PC e mantenere le cose in ordine senza impazzire

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Molte persone acquistano un nuovo computer, un nuovo disco rigido o addirittura un nuovissimo SSD e nel giro di pochi mesi si ritrovano in un disastro totale. Più spazio abbiamo, più tendiamo ad accumulare fileFoto, documenti, download, video, progetti di lavoro, appunti dei corsi... ed è così che diventa una missione impossibile trovare qualcosa quando siamo di fretta.

La buona notizia è che organizzarsi non è poi così complicato se si sa da dove cominciare. Combinando le opzioni di Windows stesso con alcuni programmi specializzatiPuoi passare da un PC disastroso a un sistema di cartelle logico, pulito e facile da gestire, sia per la tua vita personale che per il tuo lavoro quotidiano.

Perché è così importante organizzare correttamente i file del PC?

Oltre l'ossessione per l'ordine, Avere i file del computer ben strutturati è quasi una necessità.Oggigiorno, gran parte della nostra vita è sui nostri PC: bollette, contratti, foto di famiglia, relazioni di lavoro, presentazioni, PDF con documenti importanti, ecc. Perdere un file importante o impiegare 20 minuti per ritrovarlo non è solo frustrante, può farti arrivare in ritardo a una scadenza o persino farti perdere informazioni preziose.

Inoltre, Un sistema di cartelle disorganizzato rallenta notevolmente la ricerca.Non importa se hai un computer molto potente: se ogni documento si trova in un posto diverso, con nomi casuali come "final_def_definitive2.docx", sprecherai tempo ed energie mentali ogni volta che dovrai cercare qualcosa.

Un altro punto chiave è che Una buona organizzazione richiede di rivedere il contenuto di tanto in tantoCiò aiuta a eliminare ciò che non ti serve più, liberando spazio sul disco. sapere quali file occupano spazio e rilevare duplicati o file di grandi dimensioni che occupano gigabyte senza motivo (vecchi backup, video non compressi, ecc.).

Infine, Se si condivide un computer o si lavora in team, è essenziale un sistema organizzativo coerente. È la differenza tra chiunque sia in grado di trovare un file in pochi secondi e solo "il padrone del caos" che sa più o meno dove si trova ogni cosa.

Buone pratiche di base prima di toccare qualsiasi cosa

Prima di iniziare a creare cartelle come se non ci fosse un domani, è importante gettare alcune semplici basi. Ci sono alcune abitudini che ti faranno risparmiare un sacco di grattacapi. ed è consigliabile adottarlo subito, anche se non hai ancora eseguito una pulizia approfondita del PC.

Per cominciare, Dimenticatevi della scrivania come "portatutto" e consulenza Come organizzare il tuo desktop digitaleÈ molto comodo depositare lì tutto ciò che scarichi o crei durante il giorno, ma dopo poche settimane ti ritroverai con un tappeto di icone in cui non si distingue nulla. Idealmente, il desktop dovrebbe contenere solo i collegamenti alle applicazioni che usi quotidianamente e al Cestino.

Un altro punto di partenza molto utile è Utilizzare una cartella generica di grandi dimensioni come base per tuttoWindows include già una cartella chiamata "Documenti", che di solito è il posto perfetto per centralizzare file personali e di lavoro. Da lì, è possibile costruire l'intera gerarchia interna a livelli.

È anche importante non esagerare con i dettagli. Creare una cartella per ogni cosa è tanto sbagliato quanto non crearne alcuna.Cerca di dare un senso alla tua struttura, ma senza cadere in labirinti di sottocartelle in cui salvare un documento richiede cinque clic e aprire dieci livelli diversi.

Come sfruttare al meglio Esplora file di Windows

Windows include alcuni strumenti integrati molto utili per organizzare il contenuto di ogni cartella, anche se è vero che L'organizzazione nativa ha i suoi limitiLe impostazioni applicate a una cartella non vengono ereditate automaticamente dalle altre, quindi se si desidera applicare un criterio specifico in più posizioni, sarà necessario regolarlo manualmente.

Quando si apre Esplora file, per impostazione predefinita viene visualizzata la vista "Accesso rapido" (nelle versioni recenti si chiama "Home Explorer"). Questa schermata ti consente di visualizzare a colpo d'occhio i tuoi file recenti e preferiti.sia dal PC stesso che da servizi online come Office.com, ed è solitamente più pratico che andare direttamente in "Questo PC" e combinarlo con tecniche per cerca i file più velocemente sul tuo PC.

Se ti senti più a tuo agio accedendo sempre alle unità e alle cartelle classiche, È possibile modificare il comportamento iniziale dell'ExplorerIn alto, nel menu delle opzioni, c'è l'impostazione "Apri Esplora file in:", dove puoi scegliere di aprirlo direttamente in "Questo PC" invece che in "Start".

Una volta dentro una cartella, Facendo clic con il tasto destro del mouse su uno spazio vuoto nell'area file si apre un menu molto interessante. per controllare come vengono presentati i contenuti. Da lì puoi ordinare, raggruppare e configurare quali colonne di informazioni visualizzare, tra le altre cose.

Le due funzioni chiave a livello visivo sono "Ordina per" e "Raggruppa per". Con “Ordina per” decidi i criteri di ordinamento all’interno della cartella (nome, data di modifica, tipo, dimensione, ecc.) e se si desidera visualizzarli in ordine crescente o decrescente. In Windows 10, è presente anche un pulsante "Altro..." che consente di accedere a un elenco molto lungo di campi aggiuntivi in ​​base ai quali ordinare.

Nel caso di "Raggruppa per", Il contenuto viene suddiviso in blocchi in base al criterio scelto. (per data, per tipo di file, per dimensione, per tag, ecc.). Ogni gruppo funziona visivamente come una sorta di sottocartella all'interno della cartella corrente, con un'intestazione che indica la categoria e i file sottostanti.

La cosa interessante è che All'interno di ogni raggruppamento puoi applicare il tuo ordineAd esempio, potresti raggruppare la cartella "Download" per "Data" (oggi, ieri, la settimana scorsa, ecc.) e, allo stesso tempo, ordinare all'interno di ogni blocco per tipo o per dimensione, per trovare più rapidamente ciò che stai cercando.

In entrambe le funzioni, il pulsante “Altro” (presente in Windows 10 e in “Raggruppa per” anche in Windows 11) apre una finestra dove Puoi scegliere quali dettagli vuoi che appaiano come colonne Per questi elementi: data di creazione, autori, altezza o larghezza nel caso delle immagini, durata del video, anno, larghezza del fotogramma e così via.

Crea una gerarchia di cartelle semplice ma efficace

La chiave per non impazzire è pensare alla propria struttura con buon senso. L'ideale sarebbe riuscire a racchiudere il contenuto principale del PC in poche cartelle di primo livello.e da lì diramarsi solo quando necessario.

Se si utilizza lo stesso computer per questioni personali e per lavoro, un buon punto di partenza è creare due grandi cartelle all'interno di "Documenti"Una con il tuo nome (per i tuoi dati personali) e un'altra con il nome della tua azienda o del tuo progetto professionale (per questioni lavorative). All'interno di ciascuna, puoi ulteriormente suddividere le sezioni per aree: "Fatture", "Clienti", "Progetti", "Foto", "Corsi", ecc.

Pensa a un albero: dal generale allo specifico, ma senza esagerare con i livelliAd esempio, Foto → 2024 → Viaggi → Siviglia. Non hai bisogno di una sottocartella per "Siviglia di giorno", "Siviglia di notte", "Siviglia con gli amici", a meno che tu non stia effettivamente gestendo migliaia di immagini e questa distinzione ti sia utile.

Un trucco utile è chiedersi: "Come potrei cercare questo file tra sei mesi?"Se la prima cosa che ti viene in mente è il nome del progetto, scrivilo per primo. Se invece ricordi la data (un quadrimestre, un anno scolastico, un anno), struttura il tutto per date. L'importante è che l'approccio sia coerente e sempre ripetuto.

Evita anche di duplicare cartelle per elementi simili. Più cartelle parallele hai con nomi simili, più è probabile che tu salvi un file nel posto sbagliato.Una singola cartella "Clienti" ben organizzata è meglio di "Nuovi clienti", "Vecchi clienti", "I miei clienti", ecc., con documenti misti.

Come nominare cartelle e documenti in modo strategico

Non serve a nulla avere una struttura di cartelle decente se poi I nomi dei file sono impossibili da interpretareÈ qui che entrano in gioco le convenzioni di denominazione: un sistema di denominazione coerente e ripetibile che consente di individuare qualsiasi documento utilizzando la barra di ricerca del sistema.

L'ideale è quello tutti i file correlati seguono lo stesso schemaPuoi basarti sulla data, sul nome del progetto o del cliente, sul tipo di documento... o combinare più elementi. Ad esempio, per i budget potresti usare qualcosa come: "2020-02-04_budget_ClientAlpha.docx". L'idea è che, leggendolo, saprai già di cosa si tratta.

Nota anche quello Solitamente la visualizzazione elenco di Windows mostra solo i primi caratteri. Per quanto riguarda il nome del file: se si utilizzano nomi molto lunghi e pieni di dettagli, sarà difficile leggerli a colpo d'occhio. Un nome breve ma informativo è meglio di un intero paragrafo.

Un'altra strategia molto utile è utilizzare piccoli “codici” all’inizio del nome per modificare l’ordine alfabeticoAd esempio, i file che iniziano con "_" appariranno in cima all'elenco all'interno della cartella, quindi puoi riservare quel prefisso per i file che apri quotidianamente ("_Current-Project", "_Invoices-current-month"...).

Allo stesso modo, I nomi che iniziano con "@" vengono solitamente posizionati subito dopo quelli che hanno un trattino basso.Puoi usare questa opzione per i documenti importanti che non hai bisogno di consultare subito. Per il resto, puoi usare i numeri all'inizio ("1_Piano Generale", "2_Report", ecc.) se ti aiuta a mantenere un ordine logico.

Abitudini quotidiane: evitare il caos prima che si manifesti

Un computer si blocca molto rapidamente quando lavoriamo a pieno regime. Abbiamo scaricato un PDF, lo abbiamo lasciato nella sezione Download "per dopo" e abbiamo salvato in fretta un documento Word sul desktop. E prima che ce ne rendiamo conto, ci troviamo di fronte a centinaia di file ammucchiati in luoghi improvvisati.

Il modo più efficace per combattere questo problema è adottare una semplice regola: archiviare i documenti al momentoIn altre parole, ogni volta che crei o scarichi un file, prenditi 10 secondi per salvarlo direttamente nella cartella in cui deve rimanere a lungo termine, con il nome corretto.

Questo piccolo gesto ti evita di dover passare un'ora alla fine della settimana a cercare di ricordare a cosa si riferisse ogni singolo file senza nome o dove diavolo hai salvato quella presentazione che ti serve per domani. "Lo ordinerò più tardi" di solito significa "Non lo ordinerò mai"..

Tuttavia, le cose sfuggono sempre di mano. Ecco perché è una buona idea riservare un momento specifico, ad esempio il venerdì prima della fine della giornata, per eseguire una rapida revisione delle cartelle in conflittoDesktop, Download, Documenti temporanei, ecc. In pochi minuti puoi spostare ciò che manca al suo posto, eliminare i duplicati e svuotare il cestino.

Se hai difficoltà a tenere il desktop vuoto, puoi provare una versione casalinga del metodo "Desktop Zero". Crea una cartella chiamata qualcosa come "File del desktop" E quando vedi troppi file sparsi che ingombrano lo sfondo, trascinali tutti lì. Poi, apri la cartella e riposiziona con cura ogni cosa nella sua posizione finale.

Organizza meglio i tuoi file di lavoro

Nell'ambiente professionale la disorganizzazione è ancora più evidente. Capita spesso di ritrovarsi con il desktop pieno di documenti di uso quotidiano., diverse versioni di presentazioni, report scaricati dai clienti, risorse condivise dai colleghi, ecc.

Una raccomandazione pratica è Non salvare mai i documenti di lavoro direttamente sul desktopUtilizza sempre la cartella "Documenti" oppure, se l'azienda dispone di una rete interna o di un sistema cloud, le posizioni condivise ufficiali (unità di rete, OneDrive, Google Drive, ecc.). In questo modo, potrai accedere a quei file anche da altri dispositivi.

All'interno del tuo portfolio professionale, pensa a come lavori realmente. È possibile avere una zona file "In lavorazione", una zona file "In attesa" e una zona file "Archiviato".I documenti vengono passati da uno all'altro a seconda del loro stato, il che ti aiuta a capire chiaramente cosa è ancora attivo e cosa puoi lasciare invariato.

Se condividi documenti con altre persone, cerca di concordare una convenzione minima comune per la denominazione. Non è la stessa cosa avere una cartella con "Final_Report", "New_Report", "Latest_Report" rispetto a un altro con “2024-03_Report-clientX_v1”, “2024-03_Report-clientX_v2”, ecc. A livello di team, questo consente di risparmiare migliaia di domande tramite e-mail e chat.

Quando possibile, Sfrutta inoltre i vantaggi del lavoro diretto nel cloud.Molte piattaforme salvano automaticamente le versioni, consentono di cercare contenuti all'interno dei documenti e facilitano la condivisione senza dover duplicare i file su mille siti diversi; dai un'occhiata al nostro guida al software di archiviazione cloud per scegliere l'opzione migliore.

Sfruttare programmi di terze parti per automatizzare il processo di ordinamento

Se si vuole fare un ulteriore passo avanti e far svolgere parte del lavoro al computer, ci sono diversi strumenti molto interessanti. Questi programmi analizzano i tuoi file e li riorganizzano secondo delle regole che ti definisci (per tipo, per data, per dimensione, ecc.).

Una delle opzioni più complete è Organizza i miei file. Questo software funziona su Windows, Linux e macOS. e si concentra sulla classificazione automatica dei file in base a diverse caratteristiche: estensione, tipo, data di creazione, dimensione e altro ancora.

Dopo averlo scaricato dal sito ufficiale e installato, la prima volta ti verrà chiesto di scegliere quale unità o cartella vuoi ordinare. Dal pulsante “+ AGGIUNGI CARTELLA” puoi aggiungere altre posizioniQuesti saranno elencati sul lato sinistro dell'interfaccia. Nell'area centrale, vedrai un grafico a torta che usa i colori per mostrare quali tipi di file occupano più spazio.

È molto facile da usare: Cliccando su “Organizza”, il programma sposterà automaticamente i file in base alle regole definite.In questo modo, vengono create nuove cartelle all'interno della posizione originale, organizzate per tipo, data o qualsiasi altro criterio scelto. In pochi minuti, è possibile trasformare una directory caotica in qualcosa di molto più leggibile.

Un'altra applicazione popolare è Easy File Organizer. È disponibile per Windows (anche tramite Microsoft Store), Linux e macOS.La sua forza risiede nei filtri intelligenti e nelle regole personalizzate.

Con Easy File Organizer puoi definire criteri quali tipo di file, estensione, data di creazione o nomeL'applicazione analizza tutti i contenuti e raggruppa i file che corrispondono a ciascuna regola in cartelle. All'interno di queste cartelle, è anche possibile creare sottosezioni aggiuntive per un'organizzazione ancora più precisa.

Il processo è abbastanza automatico: Dopo aver scansionato i percorsi specificati, il programma applica una serie di regole (che puoi configurare in anticipo) per rinominare, spostare o addirittura eliminare file specifici, mantenendo tutto in ordine con un intervento manuale minimo.

File Juggler è un altro strumento incentrato sull'automazione dei flussi di lavoro dei file. Il suo scopo è quello di impedirti di perdere tempo spostando nuovamente i documenti uno alla volta.Analizza costantemente determinate cartelle e, non appena compaiono nuovi file che soddisfano determinate condizioni, li elabora in base alle azioni da te definite.

In questo caso, Le regole possono basarsi sul nome, sull'estensione o persino sul contenuto del file.Una volta configurato, il programma può rinominare i documenti, spostarli nella cartella corretta, creare backup o ripulirli se non sono più necessari. Può essere scaricato dal sito web.

Per chi gestisce grandi librerie multimediali, soprattutto musicali, c'è TagScanner. È un programma gratuito incentrato sui file audio e sui loro metadati. (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes, ecc.).

Con TagScanner, la prima cosa da fare è effettuare una ricerca e caricare la tua raccolta di file audio. Da lì puoi modificare i tag in blocco, rinominare i brani in base ai loro metadati e riorganizzare intere cartelle seguendo uno schema logico di nomi (artista, album, numero della traccia, ecc.).

È anche possibile connettersi a database online per inserire le informazioni mancanti (ad esempio, copertine o dettagli degli album). È un modo molto efficace per organizzare librerie musicali caotiche. senza dover procedere canzone per canzone.

Organizza i file con i tag in Windows grazie a Tagging

Oltre alle cartelle, esiste un altro modo molto interessante per organizzare: le etichette o “tag”Windows non offre questa funzionalità di default, ma esistono strumenti come Tagging che aggiungono questa funzionalità direttamente a Explorer.

Il tagging non è un programma autonomo come al solito, ma un pannello aggiuntivo integrato in Windows Explorer stessoUna volta installato, vedrai che cliccando con il tasto destro del mouse su uno o più file appariranno nuove opzioni relative ai tag.

Per iniziare a utilizzarlo, dovrai richiedere una chiave di licenza gratuita sul loro sito web. Tutto quello che devi fare è inserire il tuo nome e indirizzo email.Riceverai una prima e-mail per confermare il tuo account e una seconda e-mail con la tua chiave di attivazione.

Quando si accede a una cartella che si desidera ordinare in base ai tag, il flusso di base è semplice. Seleziona i file che vuoi taggare, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli l'opzione "Tagga con".Da lì, puoi andare su "Altri tag" e si aprirà una finestra chiamata "Seleziona tag".

In quella finestra, Cliccando con il tasto destro del mouse su “Tag” puoi creare un “Nuovo gruppo di tag”Si tratta di un nuovo gruppo di tag tematici (ad esempio, "Progetti", "Persone", "Priorità"). All'interno del gruppo, sempre con il tasto destro del mouse, è possibile creare tag specifici ("Urgente", "Cliente X", "2024", ecc.) e applicarli ai file selezionati.

Da quel momento, Nel pannello dei tag vedrai chiaramente a quali file è assegnato ciascun tag.Il vantaggio è che non dovrai ricreare i tag: saranno sempre disponibili nel menu contestuale, così potrai contrassegnare nuovi documenti con un paio di clic.

Un altro grande vantaggio è che Un singolo file può avere più tag contemporaneamenteCiò consente di combinare e combinare gli approcci: per progetto, per tipo di contenuto, per anno, per priorità... senza dover duplicare i file in più cartelle. In grandi raccolte di informazioni, questa organizzazione "parallela" è inestimabile.

Strumenti specifici per tenere sotto controllo il tuo desktop

Se sei una di quelle persone che, per quanto si impegni, finisce sempre per ritrovarsi con un desktop pieno, puoi anche affidarti a programmi progettati proprio per questo. In Windows c'è, ad esempio, Fences, un software a pagamento che crea “blocchi” o contenitori sul desktop stesso.

Con Fences, ogni blocco funge da area distinta: È possibile creare una casella per i collegamenti alle app, un'altra per le cartelle e un'altra ancora per i documenti recenti.ecc. Il programma può riorganizzare automaticamente le icone in base alle categorie principali definite.

In questo modo, anche se hai ancora cose sul tuo desktop, Non saranno sparsi su tutto lo schermoma raggruppati ed etichettati visivamente, il che riduce notevolmente la sensazione di caos.

Su macOS, invece, ci sono strumenti come Hazel che consentono definire regole molto dettagliate per spostare i file tra le cartelle in base al nome, al tipo, alla data o persino al contenuto. E il sistema di "cartelle intelligenti" del Finder funziona come un filtro attivo, visualizzando automaticamente i file che soddisfano determinate condizioni senza duplicarli.

Sia su Mac che su Windows, combinando un po' di disciplina personale con queste automazioni è possibile il mantenimento dell'ordine è quasi trasparenteContinui a lavorare e il sistema rimette le cose a posto.

In definitiva, organizzare correttamente i file del PC non significa essere ossessivi, ma semplificarsi la vita. Se si definisce una struttura di cartelle logica, si utilizzano nomi coerenti, si archivia al volo e si supporta tutto ciò con gli strumenti giusti (Esplora risorse, etichette, programmi di organizzazione automatica…), il tuo computer cesserà di essere un pozzo senza fondo di documenti persi e diventerà uno strumento con cui troverai tutto velocemente, senza stress e senza perdere ore a cercare cose che sai di avere “da qualche parte”.