Guida completa alle funzionalità e alle impostazioni intelligenti di Gmail

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Gmail ha rivoluzionato il modo in cui gestiamo le nostre email , integrando funzionalità intelligenti che vanno ben oltre il semplice invio e la ricezione di messaggi. Queste funzionalità, integrate nell'intero ecosistema di Google Workspace, combinano l'intelligenza artificiale con l'esperienza utente per offrire strumenti organizzativi, risposte rapide, calendari automatici e molto altro.

Negli ultimi anni, Google ha perfezionato ed ampliato queste funzionalità intelligenti, permettendoci non solo di ottimizzare il nostro tempo, ma anche di personalizzare l'esperienza in base alle nostre preferenze in materia di privacy e alle nostre esigenze lavorative o personali. Inoltre, le nuove normative e politiche sulla privacy in Europa hanno conferito agli utenti un controllo ancora maggiore sull'utilizzo dei propri dati in questi servizi intelligenti.

Cosa sono le funzionalità intelligenti di Gmail?

Le funzionalità smart di Gmail sono un insieme di strumenti avanzati che utilizzano l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per semplificare la gestione delle email e aumentare la produttività. Queste funzionalità non sono presenti solo in Gmail, ma si estendono anche ad altre app di Google come Chat e Meet e influenzano il funzionamento di prodotti come Calendar, Drive, Google Maps, Google Assistant e altri servizi dell'ecosistema.

L'obiettivo di questi strumenti è semplificarti la vita e offrirti suggerimenti personalizzati o automazioni , come la categorizzazione automatica delle email, la creazione di eventi sul calendario a partire dalle email, risposte rapide, promemoria contestuali, schede riassuntive per acquisti o viaggi e molto altro.

Le caratteristiche degne di nota includono:

• Filtraggio e categorizzazione automatica della postaGmail organizza automaticamente le email in schede come Principale, Social e Promozioni, così puoi trovare subito quelle più importanti.
• Composizione intelligente e risposte intelligenti: Funzionalità che suggeriscono frasi o risposte complete in base al contenuto del messaggio, risparmiando tempo e fatica.
• Creazione di eventi e promemoriaQuando ricevi email con informazioni su viaggi, prenotazioni, fatture o eventi, Gmail può generare automaticamente voci nel tuo calendario o promemoria nell'Assistente Google.
• Schede riepilogative e tracciamento dei pacchi: Riceverai nella tua casella di posta elettronica schede informative con dettagli sugli acquisti, sulle spedizioni o sui voli, senza dover cercare tra le email.
• Estrazione dati per altri servizi GoogleGmail può condividere informazioni rilevanti dalle tue email per mostrare prenotazioni in Maps, biglietti in Wallet, itinerari raggruppati in Google Travel, tra gli altri usi.

Come funzionano le impostazioni delle funzionalità intelligenti?

Google consente a ciascun utente di gestire autonomamente l'attivazione o la disattivazione delle funzionalità smart in Gmail, Chat, Meet e altri prodotti Workspace. Le impostazioni relative alla privacy e alla personalizzazione sono state particolarmente perfezionate in seguito all'implementazione di normative come il GDPR e il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) europeo.

Ciascuno di questi controlli influisce in modo diverso sull'esperienza:

• Funzionalità intelligenti in Gmail, Chat e Meet: Consentono di utilizzare i dati provenienti da queste applicazioni per personalizzare l'esperienza in questi stessi servizi.
• Funzionalità intelligenti di Google Workspace: Utilizzano l'attività e i contenuti generati in Workspace per personalizzare l'esperienza su tutti gli strumenti Google per le aziende e l'istruzione (Drive, Calendar, ecc.).
• Funzionalità intelligenti in altri prodotti Google: Utilizzano i dati di Workspace per migliorare altre app esterne a Workspace, come Maps, Wallet o l'Assistente.

Ogni impostazione può essere attivata o disattivata separatamente. Ad esempio, puoi attivare le funzionalità intelligenti in Gmail e disattivarle in Google Maps o in altri prodotti Google.

Esempi concreti di funzionalità intelligenti in Gmail e nell'ecosistema Google

Per comprendere meglio la portata di queste funzioni, ecco alcuni esempi di utilizzo comune:

• Creazione automatica di eventi: Le prenotazioni di voli o le conferme degli hotel che ricevi via email generano automaticamente un evento in Google Calendar.
• Scrittura e risposta intelligenti: Quando scrivi un'e-mail, Gmail ti suggerisce frasi complete in base alla tua cronologia e al contenuto del messaggio ricevuto, così non dovrai ricominciare da capo ogni volta che rispondi.
• Raggruppamento delle email e ordinamento per schede: Le email vengono automaticamente ordinate in base all'argomento o alla fonte (notizie, promozioni, social media, ecc.), aiutandoti a tenere la posta in arrivo più organizzata.
• Promemoria utili nell'Assistente: Se ricevi una fattura o un biglietto elettronico, l'Assistente può avvisarti prima della scadenza.
• Schede riassuntive delle informazioni: Gmail visualizza schede con informazioni precise sul pacchetto, sul viaggio o sulla prenotazione sopra le email correlate, in modo che le informazioni più rilevanti siano immediatamente visibili.
• Link a mappe, viaggi e pagamenti: Le prenotazioni di ristoranti o i biglietti per eventi che ricevi via email compaiono automaticamente su Google Maps o nelle tue app fedeltà e di pagamento.

Privacy: quali dati utilizza Gmail e come puoi gestirli?

Una delle preoccupazioni ricorrenti relative a queste funzionalità intelligenti riguarda la privacy. Tutte queste funzionalità richiedono l'accesso a determinate informazioni contenute nelle email e nelle attività all'interno di Workspace, ma Google ha implementato controlli molto specifici in modo che l'utente mantenga sempre il controllo.

Per impostazione predefinita, queste funzionalità sono disabilitate se risiedi in paesi come lo Spazio economico europeo, la Svizzera, il Regno Unito o il Giappone, a causa di normative più restrittive. Se desideri abilitarle, dovrai dare esplicitamente il tuo consenso a Gmail, Chat e Meet per utilizzare i tuoi contenuti al fine di personalizzare la tua esperienza.

Quando abilitata, questa informazione viene utilizzata sia per fornirti funzionalità intelligenti sia per migliorarne le prestazioni , sempre nel rispetto della privacy. Puoi comunque revocare questa autorizzazione in qualsiasi momento dalle impostazioni di Gmail.

Su quale base giuridica Google elabora i tuoi dati?

Google si basa sul consenso dell'utente e su interessi legittimi per elaborare le informazioni provenienti dalle app di Workspace. Quando abiliti le funzionalità intelligenti, acconsenti all'utilizzo da parte di Google dei tuoi contenuti e della tua attività per:

• Personalizza la tua esperienza in Gmail, Chat e Meet con raccomandazioni, risposte e automazioni.
• Migliorare Google Workspace tramite suggerimenti e ricerche personalizzati.
• Ottimizza altri prodotti Google come Maps, Wallet o l'Assistente con informazioni rilevanti estratte dalle tue email.

Possono anche elaborare i dati in forma aggregata per sviluppare nuove funzionalità o migliorare quelle esistenti, garantendo sempre la protezione dei tuoi dati e dando priorità alla privacy.

Durata e controllo dell'utilizzo dei tuoi dati

I tuoi contenuti e la tua attività in Workspace vengono utilizzati finché mantieni attive le funzionalità intelligenti . Se scegli di disattivare una qualsiasi impostazione, i tuoi dati non verranno più utilizzati per personalizzare tali funzionalità, né ora né in futuro.

Eventuali informazioni precedentemente estratte da tali dati potrebbero essere mantenute, ma le nuove informazioni non verranno più elaborate finché l'impostazione è disattivata. Puoi modificare queste autorizzazioni dalle impostazioni di Google Workspace e Gmail.

Come attivare o disattivare le funzionalità intelligenti in Gmail

Google ha semplificato notevolmente il controllo di queste funzionalità . Dalle impostazioni del tuo account puoi decidere se attivarle o disattivarle, sia per uso personale che aziendale, se sei un superamministratore di un'organizzazione.

Le opzioni di base sono:

• Non impostare un valore predefinito, consentendo a ciascun utente di scegliere le proprie impostazioni.
• Imposta un'impostazione predefinita per tutti gli utenti, abilitando automaticamente le funzionalità intelligenti (ma lasciando la possibilità di disattivarle in seguito).

Solitamente, ci vogliono circa 24 ore perché le modifiche vengano applicate a tutti gli account interessati.

Per apportare queste modifiche, vai alle Impostazioni di Gmail, trova la sezione "Funzioni intelligenti e personalizzazione" e seleziona l'opzione desiderata. Se hai già scelto un'opzione ma desideri modificarla, puoi farlo in qualsiasi momento da questa stessa pagina.

Prossimi cambiamenti e aggiornamenti al controllo delle funzionalità intelligenti

Google ha annunciato aggiornamenti alla gestione delle funzionalità smart per Gmail e Google Workspace, specificamente progettati per offrire un controllo ancora più granulare e un'esperienza utente più sicura in termini di privacy. A partire dal primo trimestre del 2025, verrà implementata una nuova pagina delle impostazioni che consentirà un controllo più specifico sull'utilizzo dei dati provenienti da Gmail, Chat e Meet per fornire funzionalità smart sia all'interno di Workspace che in altre applicazioni Google. Queste modifiche non influiscono sulle attuali pratiche di gestione dei dati, ma offrono:

• Controlli dei dati migliorati: Ora puoi decidere in modo più dettagliato dove e come utilizzare i tuoi dati.
• Percorsi utente aggiuntivi: Potrai controllare se i contenuti e le attività di Workspace verranno inseriti in future funzionalità intelligenti, tra cui strumenti come Gemini per Workspace.

Se non imposti le nuove impostazioni predefinite come amministratore, gli utenti riceveranno una notifica in Gmail che chiederà loro di dare nuovamente il consenso a queste impostazioni avanzate. Se cambi idea, puoi facilmente modificare le impostazioni in Gmail, Drive, Chat e Meet. Per capire meglio come gestire questi dati, puoi anche scoprire come utilizzare Google Takeout.

Per qualsiasi ulteriore domanda, Google consiglia di consultare il Centro assistenza o di contattare l'assistenza per ricevere supporto personalizzato.

L'integrazione di funzionalità intelligenti in Gmail e Google Workspace offre un'esperienza personalizzata, automatizzata e molto più produttiva, ma ti consente anche di avere il controllo sulla privacy e sulla gestione dei dati. Con le attuali opzioni di configurazione e i cambiamenti futuri, ora più che mai puoi decidere come utilizzare le tue informazioni e quale livello di personalizzazione e automazione desideri nel tuo lavoro quotidiano. Questi strumenti non solo migliorano la gestione di email e calendario, ma ti consentono anche di ottimizzare a tuo piacimento tutti i servizi correlati all'interno dell'ecosistema Google.