- Elenco completo delle scorciatoie da tastiera per la gestione di Posta, Calendario e notifiche in Outlook.
- Differenze e somiglianze tra Outlook classico, il nuovo Outlook e l'app Mail.
- Collegamenti specifici del calendario: visualizzazioni, navigazione per data e riunioni.
- Impostazione di stili di scelta rapida e utilizzo di azioni rapide per automatizzare le attività.
Imparare a usare le scorciatoie da tastiera di Outlook in Windows 11 è uno dei modi più rapidi per risparmiare tempo ogni giorno. Se passi molte ore a gestire email, appuntamenti e riunioni, ti servirà una guida chiara con le combinazioni di tasti che fanno davvero la differenza, sia nella versione classica di Outlook che nella nuova versione, così come nell'app Posta/Calendario inclusa in Windows.
Di seguito troverete un elenco completo e aggiornato di tutte le scorciatoie da tastiera citate nelle fonti : accesso rapido per comporre e rispondere, navigare tra le cartelle, spostarsi nel calendario, gestire i promemoria, condividere i calendari e molto altro. Abbiamo incluso anche note sull'utilizzo e variazioni di versione , poiché alcune scorciatoie potrebbero cambiare leggermente tra Outlook classico, il nuovo Outlook per Windows e l'app Posta per Windows 10.
Scorciatoie essenziali per partire con il piede giusto
Queste scorciatoie sono quelle che userai più spesso ogni giorno per creare, inviare e navigare nella tua casella di posta senza toccare il mouse.
- Nuovo messaggio o evento: Ctrl+N.
- Invia un'e-mail: Ctrl+Invio.
- risposta: Ctrl+R.
- Rispondi a tutti: Ctrl+Maiusc+R.
- Invia di nuovo: Ctrl+F.
- cancella oggetto: Elimina (eliminazione definitiva: Maiusc+Canc).
- Apri un messaggio in una nuova finestra: Maiusc+Invio.
- Vai a Posta/Calendario/Contatti: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 (in alcune visualizzazioni Contatti è Ctrl+4).
- Visualizza tutte le scorciatoie Nel nuovo Outlook: tasto ?.
Una volta che ci si abitua, ogni tocco fa risparmiare secondi . In fin dei conti, è tempo che si può dedicare ad attività più importanti che a cliccare sull'interfaccia.
Scrittura e formattazione: editing al volo
Nella composizione di e-mail o note, il nuovo Outlook e l'Outlook classico condividono la maggior parte delle scorciatoie di modifica universali.
- Copia/Taglia/Incolla: Ctrl+C / Ctrl+X / Ctrl+V.
- Annulla Ripristina: Ctrl+Z / Ctrl+Y.
- Grassetto/Corsivo/Sottolineato: Ctrl+B / Ctrl+I / Ctrl+U.
- Inserisci il link: Ctrl+K.
- Aumenta/Diminuisci la dimensione del carattere: Ctrl+Maiusc+> / Ctrl+Maiusc+<.
- Elimina la parola a sinistra: Ctrl+Backspace (molto utile per correzioni rapide).
In alcune raccolte di istruzioni troverete indicazioni come Ctrl+N per il grassetto; ricordate che nelle versioni di Outlook per Windows, Ctrl+N di solito crea un nuovo elemento . Se una combinazione di tasti produce un comportamento "strano", verificate la versione esatta che state utilizzando.
Produttività nella posta in arrivo
Grazie a queste scorciatoie potrai spostare i messaggi, applicare gli stati e navigare nelle conversazioni con la massima agilità.
- Vai al messaggio successivo/precedente: Ctrl+> / Ctrl+<.
- Contrassegna come già letto/non letto: Ctrl+Q / Ctrl+U (in alcune configurazioni, non leggere potrebbe essere anche Ctrl+S o O).
- Contrassegna per il follow-up o completa: Inserisci.
- Annulla ricerca: Esc.
- Cerca nella casella di posta: Ctrl+E (anche F3 in diverse visualizzazioni).
- Aggiorna/Sincronizza: Ctrl+M o F9.
Se lavori con molte regole, cartelle e categorie, Ctrl+Y diventa essenziale: è la scorciatoia per la finestra "Vai alla cartella" che ti permette di raggiungere in un secondo la posizione desiderata.
Outlook integra email, calendario e contatti in un'unica interfaccia. Grazie alle seguenti scorciatoie, il passaggio tra le diverse sezioni è immediato.
- Vai a Posta/Calendario/Contatti/Attività: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 / Ctrl+4.
- Vai a Copilot (se disponibile): Ctrl+3 in alcune configurazioni del nuovo Outlook.
- Apri il pannello delle cartelle: Ctrl+Y.
- Espandi/Comprimi sezioniFreccia destra / Freccia sinistra.
- Spostare l'attenzione tra le regioni (pannelli e barra multifunzione): F6 o Tab; durante la composizione, F6 o Alt consentono di accedere alle schede della barra multifunzione.
Un'altra combinazione di tasti molto utile quando si esaminano viste dense è Ctrl++ e Ctrl+- per ingrandire o ridurre, perfetta se si desidera una visualizzazione ampia o per leggere comodamente.
Calendario in dettaglio: crea, visualizza e naviga
Il modulo Calendario dispone di numerose scorciatoie specifiche. Conoscerle vi permetterà di cambiare visualizzazione, navigare tra giorni, settimane e mesi e gestire riunioni e appuntamenti ricorrenti senza perdere di vista gli impegni.
Crea e gestisci appuntamenti e riunioni
- Crea un appuntamento Dalla vista Calendario: Ctrl+N.
- Crea un appuntamento Da qualsiasi vista: Ctrl+Maiusc+A.
- Nuovo avviso di riunione: Ctrl+Maiusc+Q o Alt+H, M, R.
- Apri “Nuovi elementi” Per scegliere cosa creare: Alt+O, N, N.
- Rinvia appuntamento o riunione: Alt+H, F, W o Ctrl+F.
- Rispondi a tutti coloro che sono stati convocati con un messaggio: Ctrl+D (in alcune visualizzazioni) e accesso a Rispondi a tutti con Ctrl+Maiusc+R.
Se hai già un appuntamento o una riunione aperta, puoi impostarne la frequenza usando Ctrl+G. Nota: Ctrl+G può essere usato anche per andare a una data sul calendario; il contesto farà la differenza.
Visualizzazioni del calendario
- Visualizza da 1 a 10 giorni: Alt+1 / Alt+2 / … / Alt+0 (10 giorni).
- Vai a "Oggi": Alt+H, O, D.
- Vista giornaliera: Alt+O, 1, D, D o Ctrl+Alt+1.
- I prossimi 7 giorni: Alt+H, X.
- Vai a una data specifica: Ctrl+G o Alt+H, L.
- Vista mensile: Alt+= o Ctrl+Alt+4.
- Vista settimanale completa: Alt+− (segno meno) o Ctrl+Alt+3.
- Panoramica della settimana lavorativa: Ctrl+Alt+2.
Per spostarsi nel calendario con la tastiera: giorno successivo/precedente con Ctrl+Freccia destra/sinistra; settimana successiva/precedente con Alt+Freccia giù/su; mese successivo/precedente con Alt+Pagina giù/Alt+Pagina su; e per andare alla fine o all'inizio della settimana con Alt+Home/Alt+Fine.
- Citazione precedente/successiva: Ctrl+Virgola (,) o Ctrl+Maiusc+Virgola (,) / Ctrl+Punto (.) o Ctrl+Maiusc+Punto (.).
- Apri l'elemento Quando appare il promemoria: Alt+O.
- Apri la finestra delle notifiche: Alt+V, M.
- Promemoria posticipato: Alt+S.
- Ignora promemoria: Alt+D.
Per assegnare un suono a una notifica : apri File > Opzioni > Avanzate (Alt+F, T, A) e poi premi Alt+P. Usa il tasto Tab per spostarti su "Sfoglia", conferma con Invio e scegli il file audio nella finestra di dialogo "File audio di notifica".
Condividi calendario, gruppi e opzioni
Outlook semplifica la gestione dei calendari condivisi e la pubblicazione online del proprio programma. Le seguenti scorciatoie da tastiera nella barra multifunzione velocizzano queste operazioni.
- Visualizza la programmazione in design orizzontale (confronta i calendari): Alt+H, S, V o Ctrl+Alt+5.
- Aggiungi calendari condivisi oppure creane uno nuovo: Alt+H, O, C.
- Crea un gruppo di calendari oppure aggiungi il calendario del reparto: Alt+H, C, G.
- Invia un calendario via e-mail: Alt+H, E.
- Condividi calendario: Alt+H, S, C.
- Pubblica il calendario online: Alt+H, P, O.
- Condivisione dei permessi da una cartella: Alt+H, F, P.
- Cerca contatti: Alt+O1, B, B.
- Apri la rubrica: Alt+H, A, B.
- Opzioni del calendario di Outlook: Alt+H, C, O.
Se noti che un elemento selezionato non è completamente leggibile dal tuo screen reader, puoi attivare Microsoft Active Accessibility Information (MSAA) premendo Alt+Ctrl+Shift+M per fornire informazioni più dettagliate a JAWS.
Pianificazione dalla finestra della riunione
Quando si crea una riunione, l'apertura dell'Assistente di pianificazione consente di coordinare gli orari: utilizzando Alt+P è possibile accedere allo strumento di pianificazione dalla finestra della riunione e visualizzare la disponibilità affiancata.
Collegamenti a Posta e Calendario per Windows 10
Sebbene l'attenzione sia rivolta a Windows 11, molte organizzazioni utilizzano ancora l' app Posta/Calendario di Windows 10 , le cui scorciatoie rimangono utili e sono state in gran parte mantenute nel nuovo Outlook.
- Passa a Calendario/Posta: Ctrl+2 / Ctrl+1.
- Vai a Posta in arrivo/Posta in arrivo inviata: Ctrl+Maiusc+I / Ctrl+Maiusc+O.
- Viaggiare tra le regioni: F6 o Tab.
- Nastro adesivo durante la scrittura: F6 o Alt.
- Zoom: Ctrl+segno più (+) o Ctrl+segno meno (−).
- CERCAPremere Ctrl+E o F3 per spostare il focus sulla casella di ricerca.
Lavorare con i messaggi
- Contrassegna come già letto/non letto: Ctrl+Q / Ctrl+S.
- Rispondi/Rispondi a tutti/Inoltra: Ctrl+R / Ctrl+Maiusc+R / Ctrl+F.
- Per accettare provvisoriamente un invito: Alt+N.
- Nuovo messaggio: Ctrl+N o Ctrl+Maiusc+M.
- Allegati: Alt+I.
- Controllo ortografico: F7 (attiva anche la scansione del cursore durante la lettura).
- Invia: Alt+S o Ctrl+Invio.
- Rimuovi: Ctrl+D.
Altre scorciatoie utili
- Sincronizzare manualmente: Ctrl+M o F9.
- Contrassegna/Rimuovi contrassegno dalla conversazione: Ctrl+Maiusc+G.
- Cancella la conversazione: Ctrl+D o Canc
- Conversazione in archivio: Inversione.
Per molti utenti, lavorare con una tastiera esterna aumenta la produttività e migliora l'accessibilità rispetto a un touchscreen, soprattutto in presenza di problemi di mobilità o di vista.
Altre combinazioni classiche di Outlook
Queste combinazioni sono molto diffuse negli ambienti lavorativi e negli esami di ammissione, e rimangono valide in gran parte dell'ecosistema Outlook.
- Apri il messaggio ricevuto: Ctrl+A.
- Contrassegna come già letto/non letto: Ctrl+Q / Ctrl+O.
- Crea un nuovo elemento: Ctrl+U (in alcuni elenchi viene utilizzato per alternare tra letti/non letti; può variare).
- Rispondi/Rispondi a tutti/Inoltra: Ctrl+R / Ctrl+Maiusc+R / Ctrl+F.
- CERCA: F3.
- sincronizzare: F9.
- Nuovi compiti: Ctrl+Maiusc+T.
- Nuovo contatto: Ctrl+Maiusc+C.
- Nuova richiesta di riunione: Ctrl+Maiusc+Q.
- Nuova nota: Ctrl+Maiusc+N.
- Nuovo appuntamento: Ctrl+Maiusc+A.
- Nuovo messaggio: Ctrl+Maiusc+M.
- Nuovo gruppo di contatti: Ctrl+Maiusc+L.
- Nuova cartella: Ctrl+Maiusc+E.
- Nuova cartella di ricerca: Ctrl+Maiusc+P.
- Vai a Posta/Calendario/Contatti: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3.
- Vai a un'altra cartella: Ctrl+Y.
- Posta in arrivo/Posta in uscita: Ctrl+Maiusc+I / Ctrl+Maiusc+O.
Si prega di notare che alcuni compiti potrebbero variare leggermente a seconda della versione, della lingua o delle personalizzazioni dell'ambiente della vostra azienda.
Attiva o scegli lo stile di scelta rapida nel nuovo Outlook
Nella nuova versione di Outlook, è possibile personalizzare lo schema delle scorciatoie (Outlook, Outlook.com, Gmail, Yahoo! Mail, ecc.). Se hai disabilitato le scorciatoie o desideri modificarne lo stile, vai su Impostazioni > Generali > Accessibilità e scegli l'opzione che preferisci. Salva le modifiche e il gioco è fatto.
- Stili disponibili: Outlook.com, Yahoo! Mail, Outlook, Gmail.
- Per visualizzare l'elenco delle scorciatoie supportate sullo schermo, premere ? nel nuovo Outlook oppure seguire il collegamento che appare in quella sezione.
Se provenite da Gmail o da un altro servizio, scegliere lo stesso schema o valutare i vantaggi di Outlook rispetto a Gmail semplifica il processo di apprendimento senza rinunciare alla potenza di Outlook.
Passaggi rapidi: automatizza il tuo flusso di lavoro
Sebbene Outlook non consenta di personalizzare tutte le scorciatoie standard, hai a disposizione le Azioni rapide per concatenare attività con un clic o un tasto assegnato (ad esempio: contrassegna come letto e sposta in una cartella).
Crea la tua prima azione rapida
- Apri Outlook e vai alla visualizzazione posta > Casa.
- In Azioni rapide, scegli Crea una nuova azione rapida.
- Assegnare un nome e un'icona, quindi premere OK.
- Seleziona l'azione/le azioni da eseguire e, se lo desideri, assegnare una chiave.
Outlook include sei configurazioni predefinite (Sposta in, Al responsabile, Invia al team, Fatto, Rispondi ed elimina...). Puoi modificarle in base alle tue esigenze: cambia azioni, scorciatoie o icone e salva.
Visualizza l'elenco completo delle scorciatoie in Outlook
Se non sei sicuro di una scorciatoia da tastiera, puoi accedere alla guida integrata: accedi , vai su Impostazioni > Generali > Accessibilità e apri l'elenco. Nel nuovo Outlook, premendo il punto interrogativo (?) si apre un pannello con le scorciatoie compatibili con la tua versione.
Blocco rapido delle scorciatoie utilizzate di frequente (e-mail)
Questo blocco raccoglie le combinazioni citate in varie guide per le attività più comuni in Outlook per Windows.
- Crea messaggio: Ctrl+U o Ctrl+Maiusc+M.
- Apri il messaggio ricevuto: Ctrl+A.
- Rispondi/Rispondi a tutti: Ctrl+R / Ctrl+Maiusc+R.
- Invia: Ctrl+Invio.
- Inoltra come allegato: Ctrl+Alt+O.
- Invia di nuovo: Ctrl+F.
- Segna come letto/non letto: Ctrl+Q / Ctrl+O.
- Contrassegna come email sicura: Ctrl+Alt+J.
- Apri la rubrica: Ctrl+Maiusc+B.
- Controlla i nomi: Ctrl+Maiusc+K.
- Controlla i nuovi messaggi: Ctrl+M o F9.
Ricorda che potrebbero esserci delle sovrapposizioni tra le combinazioni (ad esempio, Ctrl+G) e alcune scorciatoie dipendono dal contesto (se stai modificando un appuntamento, se ti trovi nel calendario, se hai il focus su un pannello specifico, ecc.).
Accessibilità e supporto specializzato
Microsoft offre agli utenti con esigenze specifiche il servizio Accessibility Answer Desk , gestito da professionisti formati nelle tecnologie assistive e in grado di fornire supporto in diverse lingue, inclusa la lingua dei segni. Se lavori nel settore pubblico o in un'azienda, puoi contattare il canale dedicato alle organizzazioni per ricevere assistenza personalizzata.
Padroneggiare queste scorciatoie da tastiera renderà l'utilizzo di Outlook e del suo calendario molto più fluido: crea appuntamenti all'istante , passa da una visualizzazione all'altra senza togliere le mani dalla tastiera, rispondi a più messaggi o posticipa i promemoria senza perdere un colpo. Se alterni tra Outlook classico, il nuovo Outlook e l'app Posta/Calendario, tieni a mente le sottili differenze e scegli lo schema di scorciatoie più adatto alle tue abitudini; dopo qualche giorno, ti accorgerai di quanti minuti risparmierai.